La inteligencia artificial (IA) es una tecnología que combina el aprendizaje automático, el reconocimiento automatizado de imágenes y lenguaje, y el análisis de datos. Los modelos de la inteligencia artificial son capaces de analizar grandes volúmenes de datos en plazos muy cortos, hacer conclusiones basadas en ellos, tomar decisiones e interactuar con el entorno.
Esto abre amplias posibilidades para aplicar la IA en distintos productos de software destinados a optimizar los procesos empresariales clave, mejorar la eficiencia y la rentabilidad general de negocios.
La IA es especialmente eficaz para la gestión de documentos, en particular, para desempeñar tareas rutinarias típicas del modelo tradicional de flujo documental. La ordenación, clasificación, extracción de datos necesarios y su transferencia al sistema de contabilidad son tareas que, si se realizan manualmente, son lentas, requieren muchos recursos humanos y conllevan un alto riesgo de errores y duplicaciones.
En cambio, en el sistema moderno de gestión documental (DMS), estos procesos se automatizan mediante el servicio de Azure AI, que se encarga de la extracción de datos de los documentos y su procesamiento. Gracias a la tecnología de IA para el reconocimiento de texto, se consigue reducir a la mitad el tiempo de procesamiento de los documentos y aumentar su precisión hasta un 88 %.
Importante: la implementación de la IA en el flujo documental no se limita a la automatización. Se trata de un buen replanteamiento del enfoque del trabajo con documentos, cuyo objetivo es aumentar la velocidad, la precisión, la conformidad con los estándares y, por último, mejorar la seguridad de la información de la organización.
Veamos cómo funciona.
Azure Document Intelligence — una nueva herramienta en el campo de la gestión moderna de documentos electrónicos
Azure Document Intelligence es un servicio de Azure АІ diseñado para la extracción automatizada de datos de los documentos y su procesamiento posterior con el fin de convertir la información no estructurada en los datos empresariales valiosos.
Las capacidades más importantes de Azure Document Intelligence en el contexto de la automatización de la gestión documentos electrónicos son:
- Obtención de documentos de diversas fuentes y su procesamiento de conformidad con los requisitos de un proceso empresarial específico;
- Análisis de los documentos obtenidos mediante el reconocimiento de metadatos clave y su clasificación posterior.
Principales escenarios de uso de las soluciones para Intelligent Document Processing
Por lo tanto, si usted opta por la digitalización no formal de los documentos en papel y por un sistema de gestión de documentos electrónicos que se ajusta a los procesos empresariales de su empresa y aumenta su competitividad, merece la pena conocer los escenarios de uso de la IA para el procesamiento automatizado de documentos. En particular:
- Programa para el reconocimiento de texto basados en IA capaz de cumplimentar automáticamente las plantillas a partir de los datos obtenidos de los sistemas internos (ERP, CRM, SharePoint).
- Tecnologías de IA para el reconocimiento de texto en tiempo real capaces de realizar diversas verificaciones de documentos: conformidad con la estructura establecida, la legislación vigente o las políticas internas de la empresa, coherencia entre los documentos, así como la presencia de información sensible o confidencial (por ejemplo, si surge la necesidad de utilizar un contrato redactado para un cliente, para el otro es importante asegurarse de que toda la información sensible ha sido eliminada por completo);
- Búsqueda inteligente basada en las tecnologías de IA para el reconocimiento de texto que permite encontrar rápidamente el fragmento necesario en un documento de múltiples páginas;
Importante: la IA generativa entiende el contexto, por lo que no necesita citas textuales —solo hay que describir en forma arbitraria lo que hace falta encontrar.
- El programa para el reconocimiento de texto basado en IA es un corrector excelente. Gracias a él se pueden revisar los documentos para verificar si cumplen con el estilo, las reglas ortográficas y de puntuación; detectar repeticiones, duplicaciones de la información y contradicciones semánticas;
- La inteligencia artificial para el procesamiento automatizado de documentos es un asistente indispensable para gestionar cualquier solicitud de búsqueda de información gracias a su capacidad de analizar rápidamente grandes volúmenes de datos.
Casos típicos de aplicación de la inteligencia artificial para el procesamiento automatizado de documentos
El sistema de gestión de documentos electrónicos con inteligencia artificial es una potente herramienta de automatización que permite a las empresas ahorrar el tiempo y recursos, mejorar la precisión del procesamiento de datos y, por lo tanto, aumentar significativamente los KPI clave y la rentabilidad del negocio.
Hoy en día las tecnologías de IA para el reconocimiento de texto se utilizan con mayor frecuencia para procesar:
- Documentos entrantes y salientes: clasificación automatizada, enrutamiento y archivo de correos electrónicos y documentos;
- Contratos: extracción de condiciones clave, plazos y detalles para acelerar la aprobación y reducir los riesgos;
- Actas de trabajos realizados y facturas: adaptación al estándar aceptado de los documentos financieros, coordinación automática con sistemas contables;
- Documentos de personal: tramitación de órdenes, solicitudes y expedientes personales de conformidad con los requisitos de la legislación laboral;
- Informes reglamentarios: estructuración de los formularios de informes y preparación para su presentación a los organismos de control;
- Manuscritos digitales: archivo y sistematización de bibliotecas digitales.
Ejemplo del uso de la IA para el procesamiento de documentos por parte de la empresa Emaar
Un ejemplo ilustrativo en este contexto es cómo la implementación de Azure Cognitive Services ayudó al elegante centro comercial Emaar, situado en una zona de lujo de Dubái, a ahorrar 8000 horas de trabajo manual al mes.
La empresa aplicó la tecnología de extracción de datos de los documentos mediante la inteligencia artificial en su exclusivo programa de fidelización. La aplicación de este programa permite a los compradores acumular los puntos para canjearlos posteriormente por las compras en el mismo centro comercial o por bonificaciones de los socios. Los puntos se acumulan una vez que el comprador sube a la aplicación el recibo que confirma el pago de la compra.
Debido a que el centro comercial atiende anualmente a más de 80 millones de visitantes en más de 1500 tiendas ubicadas en su territorio, el registro manual de los recibos por parte del personal llevaba mucho tiempo.
Sin embargo, ya en los primeros seis meses de funcionamiento, cuando la lectura de los recibos se delegó a la IA, los gastos de procesamiento se redujeron en más del 50 %.
Cómo se ha implementado la gestión de documentos electrónicos mediante la inteligencia artificial en la solución SmartPoint DMS
SmartPoint DMS es una solución integral para la gestión de documentos electrónicos. Gracias a la tecnología de Azure Document Intelligence, el sistema permite maximizar la eficiencia de todos los procesos empresariales que requieren la verificación, coordinación y aprobación de documentos.
SmartPoint DMS utiliza las tecnologías de inteligencia artificial para reconocer el texto de las imágenes de documentos. Pueden ser archivos procedentes del correo electrónico corporativo o de cualquier directorio protegido donde se suben los documentos escaneados o sus fotocopias.
Azure Document Intelligence procesa estas imágenes y extrae de ellas un conjunto de metadatos necesarios para que el sistema de gestión de documentos electrónicos pueda seguir trabajando con la copia electrónica del documento.
De este modo, el sistema no solo almacena el documento en el formato de imagen o PDF, sino que también extrae automáticamente la información clave (título, fechas, nombres, números de documentos) y crea una ficha del documento basada en ella.
El software para el Procesamiento Inteligente de Documentos (Intelligent Document Processing) puede registrar automáticamente un documento en el sistema o permitir su registro manual.
Una vez registrado, se puede enviar automáticamente una notificación al iniciador, es decir, a la persona que ha creado o enviado el documento.
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Funcionalidad del sistema de gestión de documentos electrónicos SmartPoint DMS como una solución moderna para el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP)
Al crear su propia solución para el Procesamiento Inteligente de Documentos — SmartPoint DMS — el equipo de SMART business analizó detenidamente las tendencias mundiales en DMS, sistemas de gestión de documentos electrónicos disponibles en el mercado ucraniano y las necesidades del entorno empresarial.
Como resultado se creó una plataforma moderna para el Procesamiento Inteligente de Documentos que permite:
- Obtener las imágenes de documentos de distintas fuentes (copias escaneadas, correo electrónico, directorios protegidos);
- Digitalizar los documentos si es necesario;
- Reconocer el texto y extraer metadatos clave;
- Clasificar los documentos mediante la IA basándose en estos metadatos;
- Procesar los datos obtenidos según los requisitos de un proceso empresarial específico;
- Automatizar las acciones posteriores (registro, aprobación, almacenamiento, etc.) si es necesario.
Características clave del uso de IA en el sistema de gestión de documentos electrónicos SmartPoint DMS
Las empresas ya han podido valorar las importantes posibilidades que ofrece el sistema, tales como:
- Amplia compatibilidad con dispositivos: las tecnologías de escaneo son compatibles con la mayoría de los escáneres modernos;
- Flexibilidad en las fuentes de datos: el sistema procesa tanto los documentos escaneados como sus imágenes, incluidas fotocopias recibidas desde el correo electrónico o desde directorios protegidos;
- Universalidad lingüística: la extracción de metadatos es igualmente eficaz para los documentos creados en alfabeto cirílico o latino, lo que es especialmente importante para las empresas que trabajan con los contratos internacionales;
- Automatización del registro: los documentos pueden registrarse automáticamente en el sistema de gestión documental o almacenarse en forma de fichas en el perfil del registrador;
- Aprobación automática: el sistema permite iniciar automáticamente el proceso de aprobación a partir de los metadatos obtenidos del documento.
Sistemas de gestión de documentos electrónicos con servicios de IA integrados: una ventaja competitiva más para el negocio
Según los estudios realizados por McKinsey, el uso de la inteligencia artificial generativa en soluciones modernas para la automatización de procesos empresariales clave puede proporcionar un crecimiento anual de la productividad laboral entre un 0,5 % y un 3,4 %. Esto demuestra el potencial real de la inteligencia artificial como una herramienta para mejorar la productividad en una amplia gama de sectores.
En este contexto los sistemas de gestión de documentos electrónicos integrados con los servicios de inteligencia artificial, en particular, con Azure AI para la extracción automatizada y el procesamiento de datos de documentos, son una de las soluciones más aplicables y prometedoras para alcanzar este objetivo. Son herramientas de vital importancia para las empresas que buscan no solo optimizar el flujo documental, sino también aumentar la estabilidad operativa, la precisión y la escalabilidad de los procesos empresariales principalmente gracias a que el uso del análisis inteligente de documentos permite reducir considerablemente la cantidad de operaciones manuales, aumentar la precisión del procesamiento de datos y garantizar una eficiencia operativa estable.
Gracias a la automatización de la extracción de metadatos, los sistemas no solo pueden acelerar el registro o la aprobación de documentos, sino también garantizar su conformidad con los requisitos empresariales, las políticas internas y los estándares normativos.
La implementación de un sistema de gestión de documentos basado en IA no es solo un paso hacia la transformación digital, sino también una inversión estratégica en la sostenibilidad, flexibilidad y competitividad de la empresa en un entorno de crecimiento constante de los volúmenes de información y de los requisitos para su procesamiento.
