Las herramientas basadas en Microsoft pueden proporcionar un sistema multinivel de ciberseguridad de la información que abarca todas las etapas del ciclo de vida de los datos, desde el momento de su creación hasta su almacenamiento, procesamiento y transmisión. Gracias a esta estructura, las organizaciones pueden estar seguras de la integridad, disponibilidad y confidencialidad de su información corporativa. Veamos de qué se componen estos mecanismos.
Medios principales para proteger datos confidenciales
- Defense-in-depth. Se trata de una estrategia de seguridad de datos multinivel que combina la segmentación de la red, autenticación multifactorial, protección de los puntos finales y servicios en la nube. Una de las herramientas clave en este ámbito es la integración con Azure Sentinel – una solución SIEM basada en la IA que proporciona monitoreo centralizado, análisis y respuesta a incidentes de seguridad en tiempo real.
- Protección de datos en Azure. La plataforma en la nube Azure ofrece un amplio conjunto de funciones para proteger la gestión electrónica de documentos. Incluye el cifrado de datos en reposo y en tránsito, también Azure Key Vault para el almacenamiento seguro de claves, certificados y secretos, y el control de acceso basado en roles (RBAC), que permite determinar con precisión quién tiene acceso a qué.
- Seguridad de Microsoft 365. Microsoft 365 proporciona potentes herramientas de seguridad de datos integradas. En particular, DLP (Data Loss Prevention) permite detectar y bloquear la transmisión de información confidencial, EDR (Microsoft Defender for Endpoint) brinda protección activa contra amenazas y ATP (Advanced Threat Protection) ofrece un análisis profundo de archivos adjuntos, enlaces y otros canales de ataque.
- Detección automatizada de amenazas. Gracias a la solución Microsoft Defender, en combinación con Microsoft Sentinel, el sistema detecta automáticamente las amenazas potenciales analizando millones de señales por segundo. Esto permite no solo identificar los riesgos en una fase temprana, sino también reaccionar ante ellos antes de que se produzcan daños.
Además de los mecanismos de protección de la información arriba mencionados, la gestión electrónica de documentos ofrece otra ventaja importante – el cumplimiento de los requisitos y normas internacionales o locales de la seguridad de la información.
Requisitos y estándares internacionales de protección de datos
- GDPR (Reglamento general de protección de datos). Es un reglamento de la Unión Europea que establece reglas de protección de datos personales de los ciudadanos de la UE.
- ISO 27001 (Estándar internacional de para la seguridad de la información). Es un estándar internacional que determina los requisitos del sistema de gestión de la seguridad de información (ISMS).
- Reglamento sobre las firmas electrónicas de la Unión Europea (eIDAS). Es un acto normativo de la UE que regula el uso de firmas electrónicas, identificación digital y servicios de confianza electrónicos, garantizando su validez jurídica en el territorio de la UE.
- NIST (Requisitos del Instituto Nacional de Estándares y Tecnologías de EE. UU.). Son unas normas de la organización gubernamental de EE. UU. que elabora estándares en materia de la ciberseguridad, incluidas recomendaciones sobre gestión de riesgos, criptografía y protección de la información en estructuras públicas y privadas.
Requisitos de la legislación ucraniana para la protección de datos:
- La Ley de Ucrania «Sobre documentos electrónicos y gestión electrónica de documentos» №851-IV del 22 de Mayo de 2003.
- La Ley de Ucrania «Sobre la protección de la información en los sistemas de información y telecomunicaciones» №80/94-ВР del 5 Julio de 1994.
- La Ley de Ucrania «Sobre los servicios electrónicos de confianza» №2155-VIII del 5 de Octubre de 2017. Es un análogo de eIDAS que regula las firmas electrónicas y la certificación.
SmartPoint DMS: qué ventajas y funciones ofrece el sistema de gestión electrónica de documentos
Es casi imposible gestionar el flujo de documentos sin una solución para automatizar los procesos. Por supuesto, un gran equipo de abogados puede comprobar si los documentos de la empresa cumplen con las normas y requisitos necesarios, y un gran equipo de gestores puede configurar manualmente todos los accesos y enviar personalmente los documentos para la firma. Sin embargo, esto requiere mucho tiempo y esfuerzo, además de aumentar el riesgo de error humano. Todos estos procesos se pueden optimizar fácilmente con un sistema de gestión electrónica de documentos. SmartPoint DMS es una solución desarrollada sobre la base de tecnologías Microsoft (Power Automate, SharePoint y Power Apps) que ofrece una amplia gama de herramientas para organizar la gestión de documentos electrónicos de cualquier complejidad. Los módulos del sistema permiten optimizar los procesos de trabajo con documentos internos y externos, ofreciendo una serie de las siguientes ventajas:
- Responsabilidad jurídica: SmartPoint DMS es un sistema legalmente válido. Esto significa que el estándar de gestión de documentos cumple con los requisitos de la legislación vigente.
- Integración con otros sistemas: SmartPoint DMS se integra fácilmente con sistemas CRM, ERP, BI, chatbots, bibliotecas de QES y otras soluciones, lo que permite implementarlo sin problemas en una infraestructura informática ya existente de la empresa.
- Configuración de las rutas de aprobación. El sistema permite configurar cadenas de aprobación ramificadas y personalizadas, automatizando su movimiento entre las personas y departamentos responsables y garantizando la protección de la información confidencial.
- Módulos para diferentes tipos de operaciones. SmartPoint DMS contiene módulos especializados para trabajar con los contratos, correspondencia, licitaciones, adquisiciones, etc. La solución proporciona una gestión integral de todos los tipos de documentos de la empresa.
- Trabajo conjunto en documentos. El sistema soporta la funcionalidad de edición y discusión conjunta de documentos, haciendo que el proceso sea controlable y transparente.
- Trabajo con firmas electrónicas QES (EDS). SmartPoint DMS admite el uso de la firma electrónica cualificada, garantizando la validez legal de los documentos electrónicos de conformidad con la legislación vigente. Además, la solución brinda la posibilidad de firmar y verificar los documentos directamente en el sistema.
- Interfaz intuitiva. El sistema está basado en plataformas low-code de Microsoft SharePoint y Power Platform, lo que permite a la empresa configurar rápidamente los procesos empresariales necesarios en el sistema sin tener conocimientos específicos.
“Gracias a los ajustes adicionales de nuestro modelo de roles, el mecanismo de distribución de accesos y la gestión de permisos de documentos, podemos crear niveles adicionales de seguridad de los datos conforme a las políticas de seguridad de la información de su empresa y garantizar una protección multinivel y controlada tanto de los datos individuales como de toda la infraestructura.” – Volodymyr Moskalenko.
El sistema de gestión electrónica de documentos SmartPoint DMS, además de los protocolos de seguridad estándar basados en Microsoft, protege los datos corporativos mediante los siguientes mecanismos:
- Constructor interno de procesos. Permite distribuir con precisión los derechos de acceso para cada rol en cada etapa del proceso, lo que minimiza los riesgos de acceso no autorizado a los documentos y protege la información contra la eliminación o distorsión maliciosa o accidental.
- Gestión de contrapartes. Una base de datos centralizada con validación de datos, vinculación de documentos y acceso controlado para cada etapa de la interacción.
- Búsqueda basada en el acceso. El usuario solo ve aquellos documentos a los que tiene acceso según el modelo de roles, lo que evita la violación accidental o intencionada de la confidencialidad de datos.
- Modelo de roles integrado. La gestión de los derechos de acceso está implementada a través de un sistema flexible de roles que permite tomar en cuenta la jerarquía corporativa y las especificidades de los procesos empresariales.
- Comunicación integrada. El chat interno y los mecanismos de comentarios permiten debatir los documentos sin necesidad de utilizar herramientas externas, lo que aumenta la seguridad del intercambio de información.
- Obtención automatizada de resultados con valor legal. La integración con servicios como «Vchasno» permite obtener documentos firmados con QES y la confirmación de su almacenamiento, cumpliendo con los requisitos legales.
- Control de cambios y registro de auditoría. Cada acción realizada con un documento queda registrada, incluyendo la hora, el usuario y el contenido de los cambios. Esto garantiza la transparencia y la posibilidad de hacer el seguimiento de los acontecimientos.
McKinsey pronostica que las oportunidades para el crecimiento de la productividad podrían alcanzar al menos un 2 % medio anual durante los próximos diez años, de los cuales un 60 % lo aportarán las tecnologías digitales. El mundo de los negocios se está transformando rápidamente y las empresas que se adaptan oportunamente a las nuevas realidades obtienen una ventaja competitiva. El sistema de gestión electrónica de documentos SmartPoint DMS puede ser una herramienta valiosa en este desarrollo. La implementación garantizará la protección fiable de sus documentos, almacenamiento centralizado, acceso conveniente para los empleados y control de todas las etapas de su procesamiento.
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