En esta versión el equipo de SmartPoint DMS amplió la funcionalidad de cancelación de documentos, mejoró la búsqueda y el filtrado, amplió las capacidades de acceso y gestión de derechos, y mejoró la experiencia del usuario y la supervisión de las acciones de los usuarios.
Durante el periodo entre el 01.10.24 y el 31.12.24, se desarrollaron las siguientes funcionalidades en el sistema SmartPoint DMS:
Identificación automática de un sustituto al cambiar el estado de la tarea a «Nueva»
¿Cómo funciona?
Cuando se cambia el estado de una tarea a «Nueva», el sistema identifica automáticamente al sustituto que está actuando en ese momento como responsable principal. Comprueba la lista de sustitutos y selecciona al que esté activo en el momento del cambio de estado. Esto significa que el sustituto se considerará automáticamente en el proceso de aprobación posterior.
Por qué será útil
Esta función permite automatizar y seleccionar con precisión a un responsable cuando cambia el estado de una tarea. Simplifica el trabajo de los usuarios, especialmente durante los periodos en los que el responsable principal no está disponible.
Posibilidad de forzar la conversión a PDF
Cómo funciona
Se ha añadido una función de conversión a PDF, que se activa al pulsar un botón especial. Al pulsarlo, el documento o la información seleccionados se convierten automáticamente a un archivo PDF, que se añade automáticamente al bloque de archivos correspondiente.
Por qué será útil
Esta función simplifica la creación de documentos PDF para fijar la versión final de un documento, así como para enviar documentos para su firma, por ejemplo, en Vchasno. Ahorra el tiempo de los usuarios y reduce la dependencia de herramientas de conversión de archivos de terceros.
Filtrado de documentos y tareas para usuarios con la funcionalidad avanzada
Cómo funciona
La función de filtrado en las listas de tareas está ahora disponible no sólo para los administradores, sino también para todos los usuarios. Ahora es posible buscar tareas por intervalo de fechas: de «desde» a «hasta». También puede buscar tareas por una fecha concreta simplemente introduciéndola en ambos campos. Si se deja en blanco el campo «desde», el sistema iniciará la búsqueda a partir de la fecha más antigua, y si no se rellena el campo «hasta», la búsqueda finalizará en la última fecha disponible.
Por qué será útil
El filtro estará disponible para un mayor grupo de usuarios, lo que aumentará la eficacia del trabajo con las tareas. Una búsqueda flexible por intervalo de fechas le permitirá encontrar rápidamente la información necesaria. Esto simplifica el trabajo y reduce el tiempo dedicado a la búsqueda de tareas.
Empleo del directorio de empleados con configuración flexible de las direcciones de correo electrónico
Cómo funciona
El sistema sustituye la lista estándar de Entra ID por una lista personalizada de empleados, lo que permite especificar una dirección de correo electrónico alternativa o utilizarla en los casos en que Entra ID no disponga de una dirección de correo electrónico. Al mismo tiempo, el sistema permite sincronizar los datos con Entra con la posibilidad de desactivar la sincronización de las direcciones de correo electrónico.
Por qué será útil
Esta función ofrece flexibilidad a la hora de trabajar con integraciones, simplifica el manejo de datos de los empleados y permite evitar conflictos relacionados con direcciones de correo electrónico incorrectas o ausentes.
Envío automático por correo electrónico de los informes sobre los directorios cumplimentados incorrectamente
Cómo funciona
El sistema envía a diario un correo electrónico a los administradores del producto con un informe sobre errores en los directorios. En el informe se indican los registros duplicados y las situaciones en las que no hay ninguna entrada en el idioma principal, pero sí en otros idiomas. Las notificaciones se generan automáticamente y se envían una vez al día.
Por qué será útil
Esta función ayuda a los administradores a identificar y corregir rápidamente los errores en los directorios, manteniendo su corrección. La recepción puntual de los informes reduce el riesgo de fallos del sistema y garantiza la actualidad de los datos.
Ajuste de la fecha y la hora para restablecer automáticamente la numeración para el nuevo año, con la posibilidad de utilizar la numeración anterior para cerrar los contratos en el año anterior.
Cómo funciona
La función permite ajustar la fecha y la hora del restablecimiento automático de la numeración para el nuevo año. Por ejemplo, si es necesario finalizar la formalización de contratos con la numeración del año anterior antes del 3 de enero, el sistema seguirá utilizando la numeración antigua hasta la fecha indicada, después de lo cual pasará automáticamente a la nueva numeración.
Por qué será útil
Esta solución proporciona flexibilidad a la hora de trabajar con documentos, ya que permite finalizar todas las operaciones relacionadas con el año anterior sin romper la secuencia de la numeración.
Configuración del filtrado de la visualización de registros agregadas a los directorios
Cómo funciona
La función permite configurar el filtrado para visualizar los registros de Entidades Legales en función de sus necesidades. Puede introducir todos los registros en el directorio, incluyendo los ocultos. Sin embargo, el sistema mostrará automáticamente sólo aquellos registros que estén configurados para ser visualizados.
Por qué será útil
Esto garantiza un manejo eficaz de los datos, ya que permite mantener un directorio común de registros para su procesamiento, al mismo tiempo que oculta la información innecesaria para los usuarios. Este enfoque reduce el riesgo de errores y mejora la usabilidad de los directorios, mostrando sólo los registros relevantes.
Configuración de la navegación desde la página de inicio de la sección «Solicitudes» a las aplicaciones correspondientes (solicitudes de RRHH o financieras) en función de la configuración del directorio.
Cómo funciona
Al hacer clic en la sección «Solicitudes» de la página de inicio, el sistema analiza la configuración del directorio. En función de los parámetros definidos, el usuario se redirige a la aplicación apropiada, por ejemplo, para trabajar con solicitudes de RRHH o financieras. Esto permite acceder rápidamente a la funcionalidad requerida sin tener que realizar pasos innecesarios.
Por qué será útil
Esta función simplifica la navegación para los usuarios, redirigiéndoles automáticamente a la aplicación apropiada en función del tipo de solicitud. Así se ahorra en tiempo, se reducen los errores y se ofrece un acceso más cómodo e intuitivo a las importantes funciones del sistema.
Contracción automática de menú para optimizar el espacio en la pantalla
Cómo funciona
Cuando el usuario amplía la escala de la pantalla o reduce el tamaño de la ventana del navegador, el menú de la izquierda pasa automáticamente al modo compacto. En este modo, sólo muestra los iconos de los elementos principales, y el contenido completo queda disponible al pasar el cursor por encima. La transición va acompañada de una suave animación, lo que hace que los cambios resulten invisibles y cómodos.
Por qué será útil
Esta función permite aprovechar mejor el espacio de la pantalla, manteniendo accesibles los elementos principales incluso en las pantallas pequeñas o cuando se amplía la imagen, incluso cuando se trabaja con una aplicación en Teams. Esto reduce la sobrecarga visual de la interfaz y mejora la usabilidad.
Se ha ampliado la funcionalidad de Anulación, lo que permite al iniciador revocar un documento desde el proceso de aprobación en cualquiera de sus fases.
Cómo funciona:
El iniciador puede anular el documento en cualquier momento del proceso de aprobación, haciendo clic en el botón «Anular» de la ficha del documento. Esto detiene la aprobación posterior del documento. Una vez anulado, los participantes que tenían asignado el documento para su aprobación reciben una notificación automática de que el documento ha sido anulado.
Por qué será útil:
La funcionalidad de anulación ofrece flexibilidad en los casos en que un documento debe corregirse o ya no es relevante para su posterior aprobación. Esto evita que los participantes pierdan el tiempo procesando los documentos irrelevantes y aumenta la eficiencia de los procesos de aprobación.
Se ha ampliado a otros módulos la funcionalidad de compartir los derechos de acceso a las fichas de documentos, lo que permite a los usuarios manejar de forma eficaz y flexible el acceso a los documentos en el sistema.
Cómo funciona:
Los usuarios pueden conceder a otros participantes el acceso para ver el contenido de una ficha de documento. Este proceso se realiza mediante el sistema de configuración de los derechos de acceso, que permite controlar quién tiene derecho a ver la información. Además, es posible revocar los derechos concedidos. Toda la información sobre las acciones se almacena en una pestaña separada de la ficha de documento en el sistema.
Por qué será útil:
Esta funcionalidad aumenta la eficacia de la gestión de documentos y permite compartir información de forma segura dentro de una organización, manteniendo al mismo tiempo el control sobre el acceso a los datos confidenciales.
Ampliación del registro de eventos para mejorar el diagnóstico y la transparencia del sistema
Cómo funciona
La ampliada cobertura del seguimiento de eventos del sistema permite registrar más eventos y detalles de funcionamiento del sistema. Se registran las operaciones clave, cambios de datos, acciones de los usuarios y errores del sistema. Esto cubre una amplia gama de procesos, lo que permite obtener información detallada sobre las acciones realizadas y sus resultados.
Por qué será útil
El ampliado registro de eventos ayuda a diagnosticar y resolver los problemas, proporciona transparencia en el funcionamiento del sistema y permite un seguimiento y análisis más eficientes de las acciones de los usuarios y de los cambios en los datos. Esto aumenta la seguridad, simplifica la auditoría y mejora la fiabilidad general del sistema.
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