La gestión electrónica de documentos (EDI) es un sistema que permite crear, almacenar, transmitir y procesar documentos en formato digital. Implica el uso de tecnologías de la información y software modernos en vez de la gestión de documentos en papel.
Según una investigación de McKinsey, la cantidad de documentos que tienen que procesar las empresas crece exponencialmente cada año, casi en un 50%. Por tanto, la capacidad de optimizar este proceso es un área importante para el crecimiento empresarial en general.
En particular, según los datos de Forrester, las inversiones en la automatización de la gestión de documentos pueden recuperarse en menos de seis meses tras su implementación, y en 3 años se devuelven casi 2,5 veces (248%).
Sin embargo, el valor empresarial de un determinado sistema de gestión electrónica de documentos (EDMS) y cómo afecta a los procesos empresariales sólo se puede determinar evaluando el cambio en los indicadores clave de rendimiento empresarial tras su implementación.
¿En qué KPIs influye la implementación de la gestión electrónica de documentos?
El éxito de cualquier proyecto empresarial, incluida la actualización del ecosistema de TI, tiene una expresión cuantitativa. Se evalúa como un cambio en los KPIs individuales que influyen directamente en la eficiencia y rentabilidad del negocio.
A continuación, se presentan los principales KPIs que permiten evaluar la eficacia de la implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos en una empresa e identificar los puntos flacos para optimizar los procesos. Entre ellos se incluyen:
- Tiempo de procesamiento de documentos: se define como el tiempo medio empleado en la empresa para procesar un documento. Se calcula como la relación entre el tiempo dedicado a procesar todos los documentos y la cantidad de documentos procesados;
- Porcentaje de las tareas terminadas a tiempo: se define como la relación entre las tareas terminadas a tiempo y la cantidad total de las tareas multiplicada por 100;
- Porcentaje de errores en la documentación: se calcula como la relación entre la cantidad de documentos con errores y la cantidad total de documentos multiplicada por 100;
- Ahorro de tiempo en el procesamiento de documentos: diferencia entre el tiempo dedicado al procesamiento manual de documentos y el tiempo necesario para procesar la misma cantidad de documentos tras la automatización de estos procesos;
- Porcentaje de empleados que utilizan EDMS: se define como la relación entre los usuarios activos del sistema y la cantidad total de empleados multiplicada por 100;
- Reducción de los costes operativos, en particular, en papel y suministros de oficina: se calcula como la relación entre los costes de estas necesidades antes y después de la implementación, multiplicada por 100 con respecto a los costes totales;
- Cantidad de documentos procesados en el sistema: se compara la cantidad de documentos procesados en un determinado periodo de tiempo con la cantidad procesada en el mismo periodo antes de la implementación del EDMS;
- Disponibilidad de los documentos o tiempo dedicado por los empleados a la búsqueda de documentos. Se define como la relación entre el tiempo dedicado por el personal a buscar todos los documentos y la cantidad de documentos encontrados;
- Reducción de errores debidos a almacenamiento inadecuado o pérdida de documentos: se define como la relación entre la cantidad de documentos perdidos o almacenados inadecuadamente y la cantidad total de documentos multiplicado por 100;
- Tiempo medio necesario para formar a los empleados a trabajar en el nuevo sistema EDMS.
Resultados de la investigación sobre el impacto de la automatización de la gestión electrónica de documentos en los indicadores clave de rentabilidad empresarial
Hoy en día, existe una serie de investigaciones que resumen la experiencia práctica de las empresas y demuestran que la implementación de la gestión electrónica de documentos permite reducir los costes globales de la empresa, mejorar la eficacia de los procesos empresariales y reducir el tiempo necesario para procesar los documentos.
El resultado de la implementación de EDMS es siempre un aumento de la productividad general y de la rentabilidad empresarial.
En concreto, según las investigaciones de Forrester, la implementación de la gestión electrónica de documentos permite reducir en un 55% el tiempo necesario para procesar los documentos y aumentar en un 45% la productividad del personal.
A su vez, las investigaciones de McKinsey indican que las empresas que han implementado la gestión electrónica de documentos pueden lograr un aumento de la productividad en un 15-25% en los primeros 12-18 meses. Esto se debe principalmente a una clara estrategia de automatización y a una adecuada integración con otros sistemas corporativos.
Dado el coste desmesuradamente alto de crear los documentos manualmente, los analistas de Gartner predijeron en 2019 que en 2025 el 50% de todas las facturas intercambiadas a nivel mundial se crearán y pagarán sin operaciones manuales, y en 2030 esta cifra aumentará hasta el 80%.
Según las conclusiones de los investigadores de McKinsey, sólo con la automatización de los procesos de la gestión de documentos una empresa puede aumentar en escala mundial su productividad entre un 0,8 y un 1,4% anual.
Además, la implementación de sistemas EDMS ayuda a las empresas no sólo a reducir costes, sino también a crear procesos más transparentes y seguros, lo que es importante para aumentar la competitividad y minimizar los riesgos en las condiciones de realidades dinámicas.
Sistema de gestión electrónica de documentos SmartPoint DMS: un motor de los procesos empresariales
En vista de lo expuesto anteriormente, evaluemos el valor empresarial del sistema de gestión electrónica de documentos SmartPoint DMS desarrollado por los profesionales de SMART business – socio principal de Microsoft.
EDMS se basa en el principio de un diseñador de procesos y, por tanto, permite automatizar una serie de procesos empresariales correspondientes mediante la gestión electrónica de documentos.
Como resultado de la implementación de EDMS del SmartPoint DMS, se han alcanzado los siguientes indicadores:
- reducción en un 52% de los costes de procesamiento de documentos, debido principalmente a la disminución de los costes operativos: papel, impresión, envío y almacenamiento de documentos;
- reducción en un 64% del tiempo de procesamiento de documentos y minimización del tiempo dedicado por el personal a las tareas rutinarias;
- alto nivel de seguridad de los datos y transparencia de gestión empresarial, lo que es importante para la conformidad corporativa para y la gestión de riesgos. Y, al mismo tiempo, proporciona un cómodo acceso a los datos desde cualquier lugar con acceso a Internet.
Además de aumentar la eficiencia empresarial, la implementación de SmartPoint DMS también permite aumentar en un 88% la precisión de los documentos. Esto se debe principalmente a la compatibilidad de la integración con otros sistemas corporativos y al intercambio de datos sin fisuras. De este modo se elimina el factor humano y se minimizan los errores que se producen al introducir los datos manualmente.
Impacto de SmartPoint DMS en los KPI
Así, SmartPoint DMS es también una oportunidad para aumentar el nivel de conformidad, ya que todos los procesos se vuelven más claros, más estandarizados y fáciles de verificar. Esto reduce los riesgos para la reputación, algo especialmente importante en sectores como los seguros y las finanzas.
Al mismo tiempo, la implementación de procesos claros y transparentes de aprobación de documentos y la evitación del papeleo contribuyen al aumento del nivel de satisfacción de los empleados, clientes y contratistas de la empresa.
Por tanto, SmartPoint DMS es una solución que no sólo automatiza y optimiza los procesos de creación, procesamiento y almacenamiento de documentos. El producto permite llevar todos los procesos empresariales correspondientes a un nuevo nivel de eficiencia, reduciendo al mismo tiempo los costes operativos y mejorando el control sobre el procesamiento de documentos en todas sus fases.
Esto se debe principalmente a que SmartPoint DMS corresponde a las mejores prácticas europeas de aprobación de documentos y se integra con los sistemas europeos de intercambio de documentos. Además, el sistema está potenciado por tecnologías basadas en la IA, y sus amplias capacidades de integración lo convierten en un elemento orgánico del ecosistema de TI de la empresa.
Si a esto se añaden las amplias posibilidades de personalización, la capacidad de admitir cambios en los procesos y la facilidad de uso es evidente que la implementación del producto puede convertirse en un verdadero motor empresarial.
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