El crecimiento de una empresa va codo a codo con el crecimiento del flujo de datos y volúmenes de la documentación. En un cierto momento el trabajo con los documentos se hace engorroso, y los métodos tradicionales de procesamiento de documentos en papel se hacen cada vez menos eficaces.
Para resolver este problema, las empresas en todo el mundo están pasando en gran medida a la gestión electrónica de documentos. Y mientras que el mercado mundial de software de gestión de documentos se valoró en 4.900 millones de dólares en 2019, se espera que esta cifra alcance 10.200 millones de dólares en 2025 (fuente: financesonline.com).
En este artículo le presentamos el concepto de gestión electrónica de documentos y le explicamos las ventajas de su implementación en los procesos empresariales.
¿Qué es la gestión electrónica de documentos?
La gestión electrónica de documentos (también conocida como EDMS) es un sistema de intercambio y procesamiento de documentos en el formato electrónico. Sustituye a la gestión tradicional de documentos en papel y permite a las organizaciones gestionar, almacenar, compartir y realizar tareas conjuntas con eficacia en un entorno digital.
La gestión electrónica de documentos incluye la creación, redacción, firma, registro, almacenamiento y transferencia de documentos en el formato digital. Para ello se utilizan herramientas informáticas especiales que permiten crear versiones electrónicas de los registros, almacenarlos en forma digital y también garantizar un intercambio de datos seguro entre los participantes del proceso.
¿Por qué la gestión electrónica de documentos es mejor que la de papel?
El EDMS presenta varias ventajas con respecto a la gestión tradicional de los documentos en papel. Entre ellas:
Eficacia
La digitalización permite un intercambio rápido de documentos, reduciendo el tiempo dedicado a su transporte, búsqueda y distribución.
Ahorro de recursos
El empleo de documentos electrónicos reduce los costes de papel, impresión, franqueo y otros gastos asociados a los documentos en papel.
Comodidad
Puede encontrar, ver y redactar fácilmente los registros, así como varios usuarios pueden trabajar sobre los archivos al mismo tiempo.
Seguridad
El EDMS ofrece un alto nivel de protección y confidencialidad de los datos.
Tipos de gestión electrónica de documentos
El EDMS puede clasificarse en base a varios criterios, como los tipos de documentos y los volúmenes de intercambio de datos. A continuación, se exponen descripciones más detalladas de sus tipos principales, así como una clasificación por tipos:
- Interno
Este tipo supone el intercambio de documentos dentro de una organización. Se utiliza para optimizar los flujos de trabajo internos, simplificar la comunicación entre departamentos y acelerar la toma de decisiones. La gestión electrónica interna de documentos puede abarcar varios tipos de documentos: de personal, de gestión, de almacén, de contabilidad, de archivo, etc. - Externo
Este tipo del EDMS incluye la transmisión de datos y documentos entre distintas empresas, entidades estatales o socios. Permite automatizar los procesos de intercambio de documentos, evitar errores y reducir el tiempo necesario para procesar y aprobar los documentos. La gestión electrónica externa de documentos puede incluir registros relacionados con los pedidos, contratos, facturas, logística, licencias, etc.
Clasificación por tipo de documento:
Gestión electrónica de documentos de RRHH
Abarca los registros relacionados con los procesos de RRHH, como las solicitudes de adscripción, cambios en los datos de los empleados, vacaciones, despidos, etc. El EDMS de RRHH es la mejor solución para el trabajo remoto, permite ahorrar tiempo y reducir la carga de trabajo del departamento de RRHH.
De gestión
Son los documentos relacionados con actividades administrativas, incluyendo los informes, presentaciones, planes de desarrollo, documentos estratégicos, etc. Se utilizan para la toma de decisiones en los distintos niveles de gestión.
De almacén
Se refiere al control de inventario, incluyendo las facturas, actas de recepción y entrega de mercancías, listas de inventario, informes de balances, etc.
De contabilidad
Se refiere a la contabilidad financiera y registros contables, incluyendo las facturas, declaraciones fiscales, declaraciones de ingresos y gastos, informes financieros, etc.
De archivo
Abarca los registros que deben archivarse durante un largo periodo de tiempo. Pueden ser documentos sobre las operaciones internas de la organización, contratos, informes, extractos de protocolos, órdenes internas, etc.
La clasificación mencionada sólo incluye los tipos principales de documentos en el contexto del EDMS, pero puede haber sus otros tipos específicos que respondan a las necesidades de una organización o sector concretos.
¿Cómo implementar la gestión electrónica de documentos en su empresa?
El proceso de implementación se puede dividir en varias fases. Entre ellos:
Fase 1. Análisis de las necesidades
Sus acciones: Evalúe las necesidades de gestión electrónica de documentos de su empresa. Determine qué procesos deben automatizarse, qué documentos se utilizan con frecuencia y qué problemas surgen con la gestión de documentos en papel.
Fase 2. Elección del sistema
Sus acciones: Investigue diferentes sistemas de gestión electrónica de documentos que correspondan a las necesidades de su empresa. Analice su funcionalidad, compatibilidad con los sistemas existentes, seguridad y soporte de los clientes. Elija una solución que convenga mejor a su empresa.
Fase 3. Planificación y realización
Sus acciones: Elabore un plan detallado de implementación del EDMS. Defina los criterios de éxito, plazos y recursos.
Fase 4. Formación de los empleados
Sus acciones: Proporcione a los empleados una formación adecuada sobre el uso del nuevo sistema. Organice sesiones de formación, talleres y facilite manuales sobre cómo utilizar el sistema. Asegúrese de que todos los empleados comprenden las ventajas y los procesos de la gestión electrónica de documentos.
Fase 5. Implementación gradual
Comience con la implementación de la gestión electrónica de documentos en un departamento o proyecto y, a continuación, extiéndala gradualmente a toda la empresa. Esto permitirá reducir los riesgos y ofrecerá la oportunidad de corregir los errores o detectar posibles problemas en unas fases tempranas.
Fase 6. Control y actualización
Una vez implementado el sistema, garantice un control y actualizaciones continuos. Controle la productividad, eficacia y satisfacción de los usuarios. Introduzca los cambios necesarios, mejore los procesos y amplíe la funcionalidad del sistema en caso necesario.
La implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos puede simplificar considerablemente el trabajo de su empresa, reducir los costes y aumentar la productividad. Es importante tener un plan claro, implicar a todas las partes interesadas y proporcionar una formación adecuada. La implementación gradual y el control continuo ayudarán a garantizar el éxito del uso de un sistema de gestión electrónica de documentos.
¿Cómo elegir un sistema EDMS?
A la hora de elegir un sistema de gestión electrónica de documentos, es importante tener en cuenta varios aspectos clave, como la funcionalidad, posibilidad de integración con otros sistemas, seguridad, escalabilidad y también la comodidad de la interfaz de usuario.
Si está buscando activamente un sistema de este tipo, le recomendamos que preste su atención a la solución SmartPoint DMS. Cumple todos los criterios descritos anteriormente y, además, ofrece una serie de ventajas adicionales, como el trabajo conjunto sobre los documentos, firma digital, personalización de las rutas de aprobación de documentos y acceso desde dispositivos móviles.
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