de usuarios únicos
al mismo tiempo
de procesamiento
de documentos
de procesamiento
de documentos
mediante la exclusión
del factor humano
Ventajas del sistema de gestión de documentos electrónicos
Escalabilidad y adaptabilidad
La arquitectura del sistema de gestión de documentos electrónicos SmartPoint DMS permite adaptarse fácilmente a las necesidades de distintas unidades de la empresa. Si dispone de varias entidades jurídicas o sucursales, estos serán configurados por separado, pero funcionarán en el marco de un solo sistema.
Esto permite administrar con eficacia los amplios y complejos procesos de gestión de documentos electrónicos, sin necesidad de emplear diferentes sistemas no consolidadas entre sí.
Por lo tanto, la solución EDMS apoya la capacidad de escalado conforme al crecimiento de la empresa, garantizando la flexibilidad y disponibilidad para el desarrollo empresarial.
Fiabilidad de almacenamiento de datos
Sus datos se almacenan en la nube. La solución de automatización de gestión de documentos electrónicos SmartPoint DMS en la nube proporciona una protección adicional gracias a la seguridad multinivel, encriptación de datos y otras tecnologías de protección modernas de Microsoft, minimizando los riesgos de perder o comprometer la información.
Al mismo tiempo, los datos se almacenan en la nube en los recursos del cliente. Esto permite configurar de forma independiente las políticas de seguridad, administrar el acceso y los flujos de trabajo con los datos, lo que aumenta el control de la información y el grado de su protección.
Alineación con los objetivos de desarrollo sostenible
El EDMS SmartPoint DMS proporciona una suave transición a un entorno sin papel y contribuye directamente al logro de los criterios de ESG de su empresa en el ámbito de la ecología, sector social y gestión mediante la minimización de consumo de papeles, residuos y emisión de carbono.
El sistema de gestión de documentos electrónicos SmartPoint DMS le ayuda a seguir los objetivos de desarrollo sostenible, mejorando al mismo tiempo la eficacia de trabajo. Con ayuda de este sistema, las empresas aumentan la productividad y desempeñan un rol activo en la protección de la tierra.
Equilibrio de costes
Con SmartPoint DMS no invierte en la compra y mantenimiento de equipos físicos, como servidores u otra infraestructura para almacenar y procesar los documentos.
El EDMS SmartPoint DMS funciona sobre la base de una suscripción, utilizando los recursos en la nube de Microsoft. Por lo tanto, la empresa paga solamente por el uso real de estos recursos, lo que reduce significativamente los gastos.
Seguridad de la información
Durante la entrada en el sistema, los usuarios del sistema de gestión de documentos electrónicos SmartPoint DMS realizan una autenticación de dos factores, la que incluye no sólo la introducción de una contraseña, sino también un método adicional de confirmación de la identidad, por ejemplo, con ayuda de un código de un solo uso o datos biométricos.
Esto garantiza un alto nivel de protección e imposibilita el acceso a los datos sin una verificación adicional. El sistema de autenticación multinivel reduce el riesgo de acceso no autorizado a la información y garantiza una protección segura de los datos.
Integración flexible
La solución SmartPoint DMS tiene una API universal para la integración con otros sistemas.
En la solución lista para usar ya está configurada por defecto una integración con Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics 365 Finance, Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Slack.
También ofrece una integración con los proveedores de gestión de documentos electrónicos para firmar e intercambiar los documentos en línea. La capacidad de integrarse con varios productos y proveedores le permite crear un ecosistema óptimo para la gestión de documentos electrónicos de su empresa.
Capacidades funcionales del sistema de gestión de documentos electrónicos
de documentos con ayuda de la IA
de ejecución de documentos
de permisos y acceso distribuido
Módulos del sistema de gestión de documentos electrónicos
Solicitar una consulta- Contratos
- Documentación interna
- Documentación externa
- Solicitudes financieras
Funciones adicionales del sistema de gestión de documentos electrónicos
Funcionalidad para almacenar y gestionar de forma cómoda los datos de proveedores y clientes.
Gestión cómoda de los datos de proveedores y clientes.Garantice el control total de interacción con los socios. Obtenga la información sobre las contrapartes mediante la integración con un sistema ERP o trabaje con la base de datos de contrapartes directamente en SmartPoint DMS.
Acceso rápido a todos los datos importantes en un solo sitioLos datos de la contraparte se almacenan en una ficha particular que contiene todos los datos: información básica, cuentas bancarias y documentos descargados.
Un potente mecanismo de comprobación y aprobación de contrapartes.Cuando se detecta un alto nivel de riesgo, la ficha de la contraparte se bloquea. Las contrapartes bloqueadas no pueden ser utilizados para crear documentos, lo que proporciona una seguridad adicional.
Una herramienta para configuración fácil y cómoda de las rutas de aprobación de documentos electrónicos.
Configuración de roles en las fases del proceso. Determine los roles de usuarios y sus derechos de acceso en las distintas fases del proceso, garantizando de esta manera el control y la seguridad del procesamiento de documentos electrónicos.
Monitoreo de ejecución de las fases del procesoUtilice las herramientas de monitoreo de ejecución de las fases de aprobación de documentos electrónicos en tiempo real.
Creación de plantillas para los procesos de aprobación en forma de esquemas gráficos. Genere las plantillas de procesos empresariales en forma de esquemas gráficos claros, lo que simplifica el proceso de modelado y el control de todos los pasos.
Integraciones de
- ERP
- AI
- Chatbot
- CRM
- QES
- SmartPoint Intranet
- DMS
- Power BI
El sistema de gestión de documentos electrónicos SmartPoint DMS se integra fácilmente con otros sistemas CRM, ERP, Bi y de gestión documental, chatbot, bibliotecas de la Firma Digital Cualitativa y SmartPoint Intranet, lo que facilita su integración en la infraestructura de TI actual del Cliente en cualquier nivel de la transformación digital de la empresa.
Los especialistas de SMART business analizarán su infraestructura actual y le proporcionarán recomendaciones sobre cómo integrar correctamente el sistema de automatización de la gestión de documentos electrónicos SmartPoint DMS
Recursos
Todos los materialesSmartPoint DMS Release 4.0 Actualización a gran escala del sistema de gestión electrónica de documentos.
Durante el segundo trimestre de 2025, el equipo de SmartPoint se centró en la mejora de personalización de la interfaz, la ampliación de la administración y las integraciones, así como en el refuerzo de las herramientas de interacción entre los usuarios. Las nuevas funciones están orientadas a aumentar el rendimiento, simplificar la gestión de documentos y tareas, y garantizar un trabajo cómodo para equipos de cualquier tamaño.
Descubra las principales novedades incluidas en SmartPoint DMS Release 4.0.
Enfoque integral para la protección de datos: cómo las herramientas de Microsoft protegen la información corporativa
Impulsadas por la transformación digital, las organizaciones están abandonando cada vez más frecuente los documentos en papel a favor de la gestión electrónica de documentos. Y no se trata solo de reducir los costes de impresión y almacenamiento, sino también de la comodidad y la protección segura de los datos.
En el nuevo artículo analizamos cómo SmartPoint DMS y las tecnologías de Microsoft protegen los datos en cada fase del ciclo de vida de los documentos.
Acerca de SMART business
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SMART business es un socio líder de Microsoft en el desarrollo, implementación y soporte de modernos sistemas ERP, CRM, HRM, desarrollo de servicios en la nube y soluciones basadas en analítica predictiva y aprendizaje automático.
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