SmartPoint DMS

Сучасна система електронного документообігу з можливостями штучного інтелекту

Максимізуйте ефективність кожного бізнес-процесу, який вимагає перевірки та затвердження документів, призначення та контролю завдань

Замовити консультацію

Power Platform

Microsoft 365

Microsoft Azure

∞ кор.

Необмежена кількість унікальних
 користувачів одночасно

64 %

Зменшення часу
 обробки документів

52 %

Скорочення витрат
 на обробку документів

88 %

Підвищення точності за рахунок
 усунення людського фактора

Переваги системи електронного документообігу

SmartPoint DMS

Масштабування та адаптивність

Архітектура SmartPoint DMS дозволяє легко адаптуватись до потреб різних підрозділів компанії. Якщо у вас декілька юридичних осіб або філій, вони будуть налаштовані окремо, але працюватимуть в рамках єдиної системи.
Це дозволяє ефективно керувати розгалуженими й складними процесами документообігу, без необхідності використання різних неконсолідованих між собою систем.

Таким чином, рішення підтримує можливість масштабування відповідно до зростання компанії, забезпечуючи гнучкість та готовність до розвитку бізнесу.

Надійність збереження даних

Ваші дані зберігаються у хмарі. Хмарне рішення автоматизації документообігу SmartPoint DMS надає додатковий захист завдяки багаторівневій безпеці, шифруванню даних та іншим сучасним технологіям захисту від Microsoft, що мінімізують ризики втрати або компрометації інформації.

При цьому дані зберігаються у хмарі на ресурсах клієнта. Це надає можливість самостійно налаштовувати політики безпеки, управляти доступом і процесами роботи з даними, що підвищує контроль над інформацією й рівень її захищеності.

Відповідність цілям сталого розвитку

SmartPoint DMS забезпечує плавний перехід до безпаперового середовища та безпосередньо сприяє досягненню ESG цілей вашої компанії в сфері екології, соціальної сфери та управління шляхом мінімізації споживання паперу, відходів і викидів вуглецю.

Система електронного документообігу SmartPoint DMS допомагає вам дотримуватися цілей сталого розвитку, одночасно підвищуючи ефективність роботи. Використовуючи цю систему, підприємства підвищують продуктивність і відіграють активну роль у захисті планети.

Збалансованість витрат

Використовуючи SmartPoint DMS, ви не інвестуєте кошти в покупку й обслуговування фізичного обладнання, такого як сервери або інша інфраструктура для зберігання та обробки документів.

SmartPoint DMS працює на основі передплати з використанням хмарних ресурсів Microsoft. Таким чином, компанія сплачує лише за фактичне використання цих ресурсів, що суттєво зменшує витрати.

Інформаційна безпека

Під час входу до системи користувачі SmartPoint DMS проходять двофакторну аутентифікацію, що включає не лише введення пароля, але й додатковий метод підтвердження особи, наприклад, за допомогою одноразового коду або біометричних даних.

Це забезпечує високий рівень захисту та унеможливлює доступ до даних без додаткової верифікації. Багаторівнева система аутентифікації знижує ризик несанкціонованого доступу до інформації та гарантує надійність захисту даних.

Гнучка інтеграція

Рішення SmartPoint DMS має універсальний API для можливості інтегрування з іншими системами.

За замовченням, в коробковому варіанті рішення вже налаштована інтеграція з Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics 365 Finance , Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Slack.

Також передбачена інтеграція з провайдерами електронного документообігу для підписання документів та обміну ними онлайн. Можливість інтеграції з різними продуктами та провайдерами дозволяє вибудувати оптимальну екосистему для електронного документообігу компанії.

Скористайтеся можливістю отримати знижку 50% на впровадження системи електронного документообігу SmartPoint DMS за умови придбання двох продуктів — SmartPoint DMS та SmartPoint Intranet.

Спецпропозиція діє до 31 грудня 2025 року.

Отримати знижку

Функціональні можливості СЕД

SmartPoint DMS

Сканування та розпізнавання
 документів за допомогою AI

Маршрутизація і контроль
виконання документів

Персональний кабінет

Гнучке налаштування дозволів
 та розподілений доступ

Аудит та моніторинг

Зручне погодження документів

Підтримка КЕП

Аналітичні звіти

Інші функціональні переваги

Система SmartPoint DMS використовує технології штучного інтелекту для розпізнавання тексту з відсканованих файлів.

Наприклад, коли ви скануєте документ, СЕД не тільки зберігає його у форматі зображення або pdf, а й автоматично зчитує важливу інформацію (назву, дати, імена, номери документів тощо) і створює картку документа з цією інформацією.

Це скорочує час на реєстрацію документів та знижує ризик помилок, що виникають за ручного введення даних.

Система електронного документообігу SmartPoint DMS дозволяє налаштовувати складні процеси погодження документів, де на основі параметрів, зазначених у картці документа, обирається відповідний маршрут.

Наприклад, електронний документ може проходити через різні етапи погодження залежно від його типу, важливості або відповідальної особи, при чому ці етапи будуть визначатися динамічно.

Тобто СЕД сама розрахує, хто повинен погодити документ на підставі наявної інформації. Це допомагає автоматизувати процеси та зменшити ризик помилок через людський фактор.

Кожний користувач СЕД SmartPoint DMS має персональний кабінет, де може переглядати документи, завдання, повідомлення, а також налаштовувати фільтри, представлення й елементи навігації під себе.

Співробітник може самостійно налаштовувати структуру меню відповідно до власних потреб, змінювати послідовність пунктів, а розділи, що використовуються найчастіше — винести в окремий блок швидкого доступу.

Це дозволяє підвищити зручність користування системою, забезпечує індивідуальний підхід до роботи з інформацією та сприяє ефективнішому виконанню повсякденних завдань.

Система електронного документообігу SmartPoint DMS дозволяє самостійно налаштовувати, хто з користувачів має доступ до конкретної інформації чи документів, на підставі конструктора процесів.

Адміністратори можуть налаштовувати, які ролі в компанії матимуть доступ до даних і на якому етапі роботи з електронним документом. Це дозволяє чітко контролювати, хто і коли може вносити зміни або переглядати інформацію.

Оскільки доступ чітко розподілений і контрольований, це знижує ймовірність випадкових або навмисних несанкціонованих змін у електронних документах.

Система SmartPoint DMS має функціональність для моніторингу всіх дій користувачів, що здійснюються в системі документообігу.

Завдяки аудиту можна відстежувати, які саме зміни були внесені, хто їх вніс і коли.

Це допомагає проактивно перевіряти цілісність даних, забезпечуючи таким чином додатковий рівень безпеки і контроль над бізнес-процесами.

SmartPoint DMS дозволяє погоджувати електронні документи не лише безпосередньо через саму платформу, але й через інші популярні канали комунікації:

Microsoft Outlook – можливість отримувати документи на свою поштову скриньку і надсилати затвердження або коментарі. Інтеграція з електронною поштою забезпечує синхронізацію зі SmartPoint DMS, де зберігається вся історія погоджень і комунікацій.
Microsoft Teams – можливість погоджувати електронні документи безпосередньо у чатах або каналах Microsoft Teams, що значно спрощує комунікацію.
Чат-бот – можливість використовувати у електронному документообігу чат-бот, який може надсилати запити на погодження, отримувати відповіді й автоматично оновлювати статуси документів.

Рішення SmartPoint DMS сумісне з електронними цифровими підписами (ЕЦП).

Система електронного документообігу дозволяє налаштовувати візуалізацію підпису на документах відповідно до вимог, а також здійснює внутрішню верифікацію підписів для підтвердження їхньої дійсності та незмінності електронних документів після підписання.

Комплексно це гарантує, що документи залишаються автентичними та юридично чинними.

За допомогою інтеграції з Power BI в рішенні можна використовувати аналітичні звіти, які формуються на основі даних зі SmartPoint DMS.

Завдяки такому підходу користувачам доступні всі можливості з аналізу та візуалізації різних показників на основі стану погодження електронних документів, а керівники можуть оперативно отримувати аналітику для ухвалення стратегічних рішень.

Рішення SmartPoint DMS максимізує ефективність всіх бізнес-процесів, пов’язаних з документообігом:

Підтримка роботи з різними типами документів – система має модулі для роботи з договорами, тендерами, кореспонденцією, звітами і заявками тощо.
Спільна робота з документами в реальному часі – за допомогою Microsoft 365 Apps (у тому числі Word та Excel) користувачі можуть працювати над документами разом в режимі реального часу.
Автоматичне заповнення файлу документа даними з полів картки – рішення може самостійно заповнювати документ інформацією, взятою з відповідних полів картки, що спрощує роботу з великою кількістю документації.
Використання пошуку карток та файлів з динамічним формуванням набору параметрів – гнучкий та ефективний пошук документів і карток за різними критеріями, які можна корегувати залежно від потреб користувача.

Модулі системи електронного документообігу

Замовити консультацію

SmartPoint DMS – це хмарна система для автоматизації процесів управління документами, яка налічує 6 модулів та дозволяє додавати групи/типи документів в залежності від ваших вимог.

Договори
Внутрішні документи
Зовнішні документи
Заявки фінансові

Функціональні можливості:

Створення та структуроване зберігання карток договорів і додаткових угод.
Можливість делегування/додавання погоджувачів, наглядачів у процесі погодження.
Контроль версій та можливість перегляду вмісту файлів.
Використання шаблонів документів.
Можливість проходження декількох ітерацій погодження одного електронного документу.
Формування друкованого листа погодження.
Гнучке налаштування процесів погодження.
Швидкий та зручний пошук, у тому числі архівних документів.
Призначення завдання на користувача або групу користувачів.
Наповнення списку вендорів.
Додаткові коментарі до картки договору.
Фільтрація та вивантаження реєстрів електронних документів.

Функціональні можливості:

Автоматизація процесів обробки службових, організаційно-розпорядчих електронних документів, заяв працівників (відпустка, лікарняний) та запитів на відрядження, тендерів тощо.
Гнучке налаштування маршрутів обробки електронних документів залежно від параметрів (тип документа, юридична особа, сума, валюта тощо).
Інтеграція з провайдерами електронного документообігу для підписання документів та обміну ними онлайн безпосередньо в картках документів SmartPoint DMS.
Реєстрація, обробка, погодження, виконання та зберігання електронних документів.
Інформування/ виконання завдань через повідомлення з Microsoft Outlook, Microsoft Teams, чат-бота (наприклад, Slack).
Формування резолюції, контроль виконання завдань.
Сканування з розпізнаванням метаданих файлів та автоматичним завантаження в систему.

Функціональні можливості:

Автоматизація процесів обробки вхідних та вихідних документів.
Інтеграція з провайдерами електронного документообігу для підписання документів та обміну ними онлайн безпосередньо в картках документів SmartPoint DMS.
Гнучке налаштування маршрутів обробки електронних документів залежно від параметрів (тип документа, юридична особа, сума, валюта тощо).
Реєстрація, обробка, погодження, виконання та зберігання електронних документів.
Сканування з розпізнаванням метаданих файлів та автоматичним завантаження в систему.
Формування резолюції, контроль виконання завдань.
Інформування/ виконання завдань через повідомлення з Microsoft Outlook, Microsoft Teams, чат-бота (наприклад, Slack).

Функціональні можливості:

Автоматизація процесів обробки заяв на оплату та інших заявок.
Прозорий процес погодження заявок.
Можливість інтеграції з ERP-системою.
Формування додаткових завдань по кроках виконання.
Контроль своєчасного виконання оплат.
Узгодження заявок на оплату через повідомлення або додаток Microsoft Teams.

Компанія SMART business надає знижку 50% на впровадження системи електронного документообігу SmartPoint DMS за умови придбання двох продуктів — SmartPoint DMS та SmartPoint Intranet.

Спецпропозиція діє до 31 грудня 2025 року.

Отримати знижку

Додаткові функції СЕД

SmartPoint DMS

Керування контрагентами

Функціонал для зручного зберігання та управління даними про постачальників і клієнтів.

Зручне управління даними
 про постачальників і клієнтів.
Забезпечте повний контроль над взаємодією з партнерами. Отримуйте інформацію про контрагентів через інтеграцію з ERP-системою або працюйте з базою контрагентів в SmartPoint DMS.
Швидкий доступ до всіх важливих даних в одному місці.
Дані контрагента зберігаються в окремій картці, яка містить всі дані: основну інформацію, банківські рахунки та завантажені документи.
Потужний механізм перевірки
 та погодження контрагентів.
У випадку виявлення високого рівня ризику, картка контрагента блокується. Заблоковані контрагенти не можуть бути використані для створення будь-яких документів, що забезпечує додатковий рівень безпеки.

Конструктор процесів

Інструмент для простого та зручного налаштування маршрутів погодження електронних документів.

Налаштування ролей на етапах процесу.
Визначайте ролі користувачів та їхні права доступу на різних етапах процесу, тим самим забезпечуючи контроль та безпеку обробки електронних документів.
Моніторинг виконання кроків процесу.
Користуйтеся інструментами моніторингу виконання етапів процесів погодження електронних документів у режимі реального часу.
Створення шаблонів процесів погодження у вигляді графічних схем.
Генеруйте шаблони бізнес-процесів у вигляді зрозумілих графічних схем, що спрощує процес моделювання та контроль усіх кроків.

Замовити консультацію

Інтеграції системи електронного документообігу на ринку України

SmartPoint DMS

ERP
AI
Chatbot
CRM
QES
SmartPoint Intranet
ЕДО
Power BI

Система електронного документообігу SmartPoint DMS легко інтегрується з іншими CRM-, ERP-, Bi- та ЕДО системами, чат-ботом, бібліотеками КЕП та SmartPoint Intranet, завдяки чому її легко вбудувати у поточну ІТ-інфраструктуру Замовника на будь-якому рівні цифрової трансформації компанії.

Фахівці SMART business проаналізують вашу поточну інфраструктуру та нададуть рекомендації, як правильно інтегрувати систему автоматизації документообігу SmartPoint DMS

ERP

Інтеграція СЕД SmartPoint DMS з ERP-системами

Безперервний потік даних
Отримуйте безперервний потік даних та можливість працювати з ними в реальному часі завдяки двосторонній взаємодії систем.
Синхронізація довідників
Швидко та безпомилково отримуйте актуальні дані завдяки автоматичній синхронізації довідників між системами.
Прозорість та зручність у роботі
Отримуйте дані для створення та редагування карток документів та визначення актуального статусу погодження. Завдяки інтеграції зберігаються кроспосилання між системами.

enterprise resource planning enterprise resource planning enterprise resource planning enterprise resource planning enterprise resource planning enterprise resource planning enterprise resource planning

Інтеграція з ШІ

Автоматична реєстрація документу
Підвищуйте швидкість реєстрації документів в системі за допомогою автоматизованого процесу реєстрації документів. Це дозволяє значно спростити створення електронних версій документів після сканування.
Інтелектуальний аналіз документу
Інтелектуальний алгоритм обробки документів дозволяє проаналізувати сканований або завантажений файл та створити електронну картку документу разом із заповненими даними.
Гнучка робота з різними типами документів
Використання інструментів штучного інтелекту дозволяє працювати з різними шаблонами та типами документів, налаштовувати розпізнавання файлів, створених за різними стандартами кирилицею або латиницею.

Artificial intelligence Artificial intelligence Artificial intelligence Artificial intelligence Artificial intelligence Artificial intelligence Artificial intelligence

Chatbot

Чат-бот для SmartPoint DMS

Миттєві повідомлення
Оптимізуйте бізнес-процеси завдяки використанню чат-бота для SmartPoint DMS. Отримуйте миттєві повідомлення про необхідність виконати завдання безпосередньо в чат-боті, що значно пришвидшує реагування на важливі дії.
Швидке виконання завдань
Швидко виконуйте завдання без необхідності заходити в СЕД завдяки повідомленням в чат-боті з функціональними кнопками, що дозволяє створювати запити на пошук і отримання поточного статусу документа безпосередньо через чат-бот, без необхідності заходити в систему документообігу.
Персоніфікований доступ до інформації
Забезпечте захист конфіденційної інформації від несанкціонованого доступу. Внутрішня безпека СЕД перевіряє запити від чат-бота і надає доступ тільки до тих документів, до яких у користувача є відповідні дозволи.

Chatbot Chatbot Chatbot Chatbot Chatbot Chatbot Chatbot

CRM

Інтеграція СЕД SmartPoint DMS з CRM

Миттєві повідомлення
Оптимізуйте бізнес-процеси завдяки використанню чат-бота для SmartPoint DMS. Отримуйте миттєві повідомлення про необхідність виконати завдання безпосередньо в чат-боті, що значно пришвидшує реагування на важливі дії.
Швидке виконання завдань
Швидко виконуйте завдання без необхідності заходити в СЕД завдяки повідомленням в чат-боті з функціональними кнопками, що дозволяє створювати запити на пошук і отримання поточного статусу документа безпосередньо через чат-бот, без необхідності заходити в систему документообігу.
Персоніфікований доступ до інформації
Забезпечте захист конфіденційної інформації від несанкціонованого доступу. Внутрішня безпека СЕД перевіряє запити від чат-бота і надає доступ тільки до тих документів, до яких у користувача є відповідні дозволи.

customer relationship management customer relationship management customer relationship management customer relationship management customer relationship management customer relationship management customer relationship management

QES

Інтеграція СЕД SmartPoint DMS з Бібліотеками КЕП

Європейські стандарти електронного підпису
Автоматизуйте процеси підписання та верифікації документів в рамках європейських стандартів електронного підпису завдяки інтеграції системи електронного документообігу SmartPoint DMS з бібліотеками перевірки електронних підписів.
Зручне підписання електронних документів
Підписуйте електронні документи у зручний для вас спосіб у системі електронного документообігу SmartPoint DMS завдяки інтеграції з бібліотеками КЕП.
Швидкий доступ та безпечне зберігання
Отримайте швидкий доступ до підписаних документів завдяки їх зберіганню в системі електронного документообігу SmartPoint DMS.

Qualified Electronic Signature Qualified Electronic Signature Qualified Electronic Signature Qualified Electronic Signature Qualified Electronic Signature Qualified Electronic Signature Qualified Electronic Signature

SmartPoint Intranet

Інтеграція SmartPoint DMS зі SmartPoint Intranet

Виконання співробітниками завдань без перемикання між системами
Виконуйте завдання по погодженню електронних документів та резолюціях без потреби перемикатися між різними системами завдяки інтеграції в межах екосистеми продуктів SmartPoint.
Автоматичне відображення завдань
Спрощуйте виконання поставлених в системі SmartPoint DMS завдань, які автоматично з’являються у Центрі завдань на SmartPoint Intranet.
Покращення ефективності роботи
Працюйте в одному інтерфейсі з іншими співробітниками, що дозволяє отримати швидкий та зручний доступ до всіх необхідних завдань та зосередитися на їх виконанні, підвищуючи загальну ефективність.

SmartPoint Intranet SmartPoint Intranet SmartPoint Intranet SmartPoint Intranet SmartPoint Intranet SmartPoint Intranet SmartPoint Intranet

ЕДО

Інтеграція SmartPoint DMS з провайдерами електронного документообігу

Швидкий, зручний та безпечний документообіг
Швидшо, зручно та безпечно підписуйте, надсилайте та зберігайте документи в електронному вигляді завдяки інтеграції системи електронного документообігу SmartPoint DMS з провайдерами ЕДО.
Безпаперовий режим
Переходьте на безпаперовий режим та слідуйте цілям сталого зростання завдяки інтеграції системи електронного документобігу SmartPoint DMS з системами електронного підпису та управління документами, що дозволяє зменшити витрати на друк, зберігання та пересилку документів, одночасно забезпечуючи їх цілісність і автентичність.
Юридична сила та відповідність вимогам законодавства
Забезпечте юридичну силу документів на державному та міжнародному рівні. Документи, підписані через міжнародні сервіси електронних підписів, мають таку ж юридичну силу, як і підписані вручну, оскільки вони відповідають вимогам міжнародних стандартів.

electronic document flow electronic document flow electronic document flow electronic document flow electronic document flow electronic document flow electronic document flow

Power BI

Інтеграція SmartPoint DMS з Power BI

Формування звітів та дашбордів
дійснюйте безпосередні запити до інформації для формування звітів та дашбордів, створених у Power BI, завдяки інтеграції з Power BI системи електронного документообігу SmartPoint DMS, розробленої на платформах Microsoft 365 та Power Platform.
Зручний інтерфейс додавання звітів
Використовуйте зручний інтерфейс додавання звітів, створених у Power BI, та можливість швидко розширювати їхній набір.
Гнучкість у створенні аналітики
Користуйтеся усіма перевагами та можливостями створення аналітики відповідно до вашого запиту.

electronic document flow electronic document flow electronic document flow electronic document flow electronic document flow electronic document flow electronic document flow

Корисні матеріали

Всі матеріали

Доступно в записі

Як цифровий документообіг знижує фінансові ризики та запобігає помилкам

# Finance

Доступно в записі

Release 4.0 SmartPoint DMS

# Modern work

# Optimization

Доступно в записі

Застосування та перспективи AI-технологій в електронному документообігу

# Modern work

# Data & AI

Доступно в записі

Роль електронного документообігу у забезпеченні конфіденційності та безпеки

# Security

Стаття

Як забезпечити захист даних за допомогою системи електронного документообігу

Під впливом цифровізації процесів в організаціях дедалі частіше відмовляються від паперових документів на користь електронного документообігу. І це не лише про зменшення витрат на друк і зберігання, а й про зручність та надійний захист даних.

У статті розбираємо, як SmartPoint DMS та технології Microsoft захищають інформацію на кожному етапі життєвого циклу документа: контроль доступу, шифрування даних, журнали аудиту, електронний підпис, інтеграція з Azure Sentinel, Data Loss Prevention тощо.

Прочитати статтю

Реліз

SmartPoint DMS Release 4.0: масштабне оновлення системи електронного документообігу

Читати реліз

Про SMART business

Ми поєднуємо передові технології і бізнес-процеси, щоб наші клієнти досягали успіху швидко та ефективно.

SMART business – провідний партнер Microsoft у галузі розробки, впровадження та підтримки сучасних систем ERP-, CRM-, HRM-систем, розробки хмарних сервісів та рішень на основі предиктивної аналітики та машинного навчання.
Маючи 6 з 6 Microsoft Solutions Partner Designations, ми використовуємо лише найкращі практики та новітні інструменти для швидкого досягнення стратегічних бізнес-цілей наших клієнтів.

успішних років
на ІТ-ринку

клієнтів
 у всьому світі

спеціалістів, сертифікованих
Microsoft

країн, кросгалузева
експертиза

Microsoft Solutions Partner Designations