Корисні матеріали

Реалізовано можливість створювати індивідуальну картку документа залежно від його категорії.

Додано можливість одночасного погодження декількох документів.

Додано можливість одночасного відхилення декількох документів.

Розширено пошук за вмістом файлів (Word, Excel, PDF).

Реалізовано можливість повернути погодження на обраний крок.

Реалізовано можливість встановлювати параметри нагадувань або нотифікацій для кроків маршруту погодження.

Оновлено модуль «Внутрішні документи».

Оновлено модуль «Зовнішні документи (вхідні та вихідні)».

Оновлено модуль «Фінансові заявки».

• де CFO втрачають гроші через хаос у документах та приховані ризики;
• як документообіг може стати центром контролю фінансової дисципліни;
• які автоматичні запобіжники та «розумні тригери» дозволяють системі SmartPoint DMS попереджати помилки й шахрайство, підвищуючи точність документів на 88%;
• як автоматизація у реальних кейсах допомогла компаніям закрити слабкі місця та отримати відчутний ефект для бізнесу.

• CFO — щоб посилити управлінський контроль, забезпечити прозорість витрат і досягати стратегічних фінансових цілей.
• Керівникам фінансових департаментів — які прагнуть підвищити ефективність погоджень, пришвидшити фінансові процеси та оптимізувати cash flow.
• Контролерам і фінансовим менеджерам — для практичного розуміння, як зменшити помилки, виключити ручні втручання та зменшити затримки.
• Фінансовим і бізнес-аналітикам — які працюють із великими масивами даних і потребують гнучких аналітичних інструментів для прийняття рішень.
• ІТ-директорам і менеджерам з цифрової трансформації — щоб побачити, як інтеграція IT-рішень може підвищити ефективність фінансового управління.
• COO / операційним директорам — для яких важливо забезпечити узгодженість фінансових і операційних процесів у масштабах компанії.
• Власникам та топменеджерам середнього і великого бізнесу — які прагнуть підвищити керованість і прозорість завдяки цифровим інструментам.

Azure Document Intelligence — нове слово у сфері сучасного електронного документообігу

• Отримання документів з різноманітних джерел та їх обробка відповідно до вимог конкретного бізнес-процесу;
• Аналіз отриманих документів завдяки розпізнаванню ключових метаданих і подальше сортування.

Основні сценарії використання рішень для Intelligent Document Processing

• Програма для розпізнавання тексту на основі АІ здатна автоматично заповнювати шаблони на основі даних, отриманих із внутрішніх систем (ERP, CRM, SharePoint);
• АІ-технології для розпізнавання тексту в режимі реального часу можуть здійснювати різноманітні перевірки документів: на відповідність встановленій структурі, чинному законодавству чи внутрішнім політикам компанії, узгодженість між документами, а також на наявність чутливої або конфіденційної інформації (наприклад, якщо виникає потреба використати договір, складений для одного клієнта, для іншого — важливо переконатися, що всю чутливу інформацію повністю видалено);
• Інтелектуальний пошук на основі AI-технологій для розпізнавання тексту дозволяє швидко знаходити потрібний фрагмент у багатосторінковому документі.

• Програма для розпізнавання тексту на основі AI — чудовий коректор. Завдяки їй можна перевіряти документи на відповідність стилю, правилам орфографії, пунктуації; виявляти повтори, дублювання інформації та смислові суперечності;
• Штучний інтелект для автоматизованого опрацювання документів — незамінний помічник у виконанні будь-яких запитів щодо пошуку інформації завдяки можливості швидко аналізувати великі масиви даних.

Типові кейси застосування штучного інтелекту для автоматизованого опрацювання документів

• Вхідних та вихідних документів: автоматизована класифікація, маршрутизація та архівування листів і документів;
• Договорів: витяг ключових умов, строків та реквізитів для прискорення погодження та зниження ризиків;
• Актів виконаних робіт і рахунків: приведення до прийнятого стандарту фінансових документів, автоматичне узгодження з обліковими системами;
• Кадрових документів: обробка наказів, заяв, особових справ відповідно до вимог трудового законодавства;
• Регламентної звітності: структурування форм звітності та підготовка до подання до органів контролю;
• Цифрових рукописів: архівування та систематизація цифрових бібліотек.

Приклад використання AI для обробки документів компанією Emaar

Як у рішенні SmartPoint DMS реалізовано управління електронними документами за допомогою штучного інтелекту

Функціональність системи електронного документообігу SmartPoint DMS як сучасного рішення для Intelligent Document Processing (IDP)

• Отримувати зображення документів із різних джерел (зіскановані копії, електронна пошта, захищені директорії);
• Оцифровувати документи за потреби;
• Розпізнавати текст і витягувати ключові метадані;
• Класифікувати документи за допомогою ШІ на основі цих метаданих;
• Обробляти отримані дані згідно з вимогами конкретного бізнес-процесу;
• За необхідності — автоматизувати подальші дії (реєстрацію, погодження, зберігання тощо).

Ключові особливості використання АІ в системі управління документами SmartPoint DMS

• Широка підтримка пристроїв: технології сканування сумісні з більшістю сучасних сканерів;
• Гнучкість у джерелах даних: система обробляє як зіскановані документи, так і їхні образи, зокрема і фотокопії, отримані з електронної пошти чи з захищених директорій;
• Мовна універсальність: витягнення метаданих однаково ефективне для документів, створених кирилицею чи латиницею — це особливо важливо для компаній, які працюють із міжнародними договорами;
• Автоматизація реєстрації: документи можуть автоматично реєструватися в СЕД або зберігатися у вигляді карток у кабінеті реєстратора;
• Підтримка погодження: система дозволяє автоматично запускати процес погодження на основі отриманих із документа метаданих.

Системи управління електронними документами з інтегрованими АІ сервісами — плюс одна конкурентна перевага для бізнесу

Оновлено персональний вебкабінет для кожного співробітника.

Впроваджено інструмент налаштування структури картки документа.

Розширено можливості фільтрації та візуалізації документів.

Розроблено та впроваджено єдиний централізований інтерфейс адміністрування, який об'єднує в собі всі ключові функції керування системними налаштуваннями.

Оптимізовано логіку та продуктивність пошуку в системі.

Додано можливість базової інтеграції з зовнішніми платформами для спільної роботи.

Центр завдань — додано новий модуль для роботи з завданнями співробітника.

Реалізовано нову систему коментування завдань і документів.

Інтерфейс системи адаптовано для багатомовної підтримки.

Покращено загальну швидкодію системи.

Персональна навігація системою — додано можливість збереження найчастіше уживаних елементів меню для швидкого доступу.

1. Створення або надходження – створення документа в компанії або його надходження від зовнішніх партнерів, клієнтів чи державних органів.
2. Обробка – редагування, погодження, підписання та затвердження документа відповідними підрозділами.
3. Обслуговування – дотримання виконання термінів та умов, встановлених у документі, в період дії документа.
4. Архівація – зберігання документа протягом визначеного терміну відповідно до внутрішніх регламентів і законодавчих вимог.

Традиційний та електронний документообіг: відмінності й переваги

Безпека даних в електронному документообігу: як це працює

Шляхи захисту даних у SmartPoint DMS:

1. Контроль доступу: Визначення прав доступу для кожного користувача забезпечує, що лише авторизовані особи мають доступ до певних документів. Використання двофакторної аутентифікації (2FA) створює додатковий рівень захисту інформації, вимагаючи підтвердження входу через незалежний канал.
2. Шифрування даних: Криптографічні методи шифрування, які забезпечують технології Microsoft і використані у системі електронного документообігу SmartPoint DMS, гарантують конфіденційність даних, роблячи їх недоступними для несанкціонованих осіб.
3. Відповідність рольовій моделі: Чітке визначення обов'язків і прав користувачів відповідно до їхніх посадових функцій мінімізує ризик внутрішніх загроз та несанкціонованого доступу до конфіденційної інформації.
4. Журнали аудиту та історія змін: Ведення детальних логів усіх дій користувачів у системі дозволяє відстежувати та аналізувати будь-які підозрілі або несанкціоновані дії, сприяючи швидкому реагуванню на інциденти безпеки даних.
5. Резервне копіювання та відновлення: Регулярне створення резервних копій даних у хмарі та наявність планів відновлення після збоїв забезпечують збереження інформації та безперервність бізнес-процесів у разі технічних проблем або кібератак.
6. Електронний цифровий підпис (ЕЦП або КЕП): Цифровий підпис забезпечує автентичність і цілісність документів, підтверджуючи їхнє походження та відсутність змін після підписання. Електронні документи, підписані КЕП, визнаються державними органами та судами, маючи таку саму юридичну силу, як і паперові аналоги.

Комплексний підхід до захисту даних: яким чином інструменти Microsoft забезпечують захист корпоративної інформації

Основні засоби захисту конфіденційних даних

• Defense-in-depth: Це стратегія багаторівневої безпеки даних, яка поєднує сегментацію мережі, багатофакторну автентифікацію, захист кінцевих точок і хмарних сервісів. Одним з ключових інструментів у цьому напрямі є інтеграція з Azure Sentinel – SIEM-рішенням на базі ШІ, яке забезпечує централізований моніторинг, аналітику та реагування на інциденти безпеки в реальному часі.
• Захист даних в Azure: Хмарна платформа Azure пропонує широкий набір функцій для захисту електронного документообігу. Це й шифрування даних у спокої та під час передачі, й Azure Key Vault для безпечного зберігання ключів, сертифікатів і секретів, і контроль доступу на основі ролей (RBAC), що дозволяє точно визначати, хто і до чого має доступ.
• Безпека Microsoft 365: Microsoft 365 надає потужні вбудовані інструменти безпеки даних. Зокрема, DLP (Data Loss Prevention) дозволяє виявляти та блокувати передачу конфіденційної інформації, EDR (Microsoft Defender for Endpoint) забезпечує активний захист пристроїв від загроз, а ATP (Advanced Threat Protection) – глибокий аналіз вкладень, посилань та інших каналів атак.
• Автоматизоване виявлення загроз: Завдяки рішенню Microsoft Defender у поєднанні з Microsoft Sentinel, система виявляє потенційні загрози автоматично, аналізуючи мільйони сигналів на секунду. Це дозволяє не лише ідентифікувати ризики на ранній стадії, а й реагувати на них до того, як буде завдано шкоди.

Міжнародні вимоги й стандарти щодо захисту даних

• GDPR (Загальний регламент про захист даних) – регламент Європейського Союзу, який встановлює правила щодо захисту персональних даних громадян ЄС.
• ISO 27001 (Міжнародний стандарт інформаційної безпеки) – міжнародний стандарт, що визначає вимоги до системи управління інформаційною безпекою (ISMS).
• Закон про електронні підписи Європейського Союзу (eIDAS) – нормативний акт ЄС, який регулює використання електронних підписів, цифрової ідентифікації та електронних довірчих послуг, забезпечуючи їхню юридичну силу на території ЄС.
• NIST (Вимоги Національного інституту стандартів і технологій, США) – нормативні акти від урядової організації США, що розробляє стандарти в галузі кібербезпеки, включно з рекомендаціями щодо управління ризиками, криптографії та захисту інформації в державних і приватних структурах.

Вимоги законодавства України до захисту даних:

• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» №851-IV від 22 травня 2003 року.
• Закон України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» №80/94-ВР від 5 липня 1994 року.
• Закон України «Про електронні довірчі послуги» №2155-VIII від 5 жовтня 2017 року – аналог eIDAS, який регулює електронні підписи та сертифікацію.

SmartPoint DMS: які переваги та функції пропонує система електронного документообігу

• Юридична відповідність: SmartPoint DMS є юридично повноцінною системою. Це означає, що стандарт ведення документів відповідає вимогам чинного законодавства.
• Інтеграція з іншими системами: SmartPoint DMS легко інтегрується з CRM-, ERP-, BI-системами, чат-ботами, бібліотеками КЕП та іншими рішеннями, що дозволяє безперешкодно впровадити її в наявну ІТ-інфраструктуру компанії.
• Налаштування маршрутів затвердження: Система дозволяє налаштувати кастомні розгалужені ланцюжки погодження, автоматизуючи їхній рух між відповідальними особами та підрозділами та забезпечуючи захист конфіденційної інформації.
• Модулі для різних видів операцій: SmartPoint DMS містить спеціалізовані модулі для роботи з договорами, кореспонденцією, тендерами та закупівлями тощо. Рішення забезпечує комплексне управління всіма типами документів компанії.
• Спільна робота над документами: Система підтримує функціональність спільного редагування та обговорення документів, забезпечуючи контрольований і прозорий процес.
• Робота з КЕП (ЕЦП): SmartPoint DMS підтримує використання кваліфікованого електронного підпису, забезпечуючи юридичну силу електронних документів відповідно до чинного законодавства. Також рішення забезпечує можливість підписання та верифікації документів безпосередньо в системі завдяки тому, що рішення взаємодіє з електронним сервісом Вчасно.
• Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс: Система створена на базі SharePoint та Power Platform – low-code-платформ від Microsoft – що дозволяє компанії швидко налаштовувати необхідні бізнес-процеси в системі без специфічних знань.

• Внутрішній конструктор процесів: Дає змогу точно розподіляти права доступу для кожної ролі в кожному етапі процесу, що мінімізує ризики несанкціонованого доступу до документів та захист інформації від зловмисного або випадкового видалення чи спотворення.
• Керування контрагентами: Централізована база з валідацією даних, прив’язкою документів і контрольованим доступом для кожного етапу взаємодії.
• Пошук на підставі доступу: Користувач бачить лише ті документи, до яких має право доступу згідно з рольовою моделлю — це виключає випадкове або навмисне порушення конфіденційності інформації.
• Вбудована рольова модель: Керування правами доступу реалізоване через гнучку систему ролей, що дозволяє враховувати корпоративну ієрархію та специфіку процесів компанії.
• Інтегрована комунікація: Внутрішній чат і механізми коментарів забезпечують обговорення документів без використання сторонніх інструментів, що підвищує безпеку обміну інформацією.
• Автоматизоване отримання юридично значущих результатів: Інтеграція з сервісами на кшталт «Вчасно» дозволяє отримувати КЕП-підписані документи та підтвердження збереження, з дотриманням вимог законодавства.
• Контроль змін та журнал аудиту: Кожна дія з документом фіксується, включно з часом, користувачем та змістом змін. Це забезпечує прозорість і можливість відстежування подій.

1. Які КРІ підвищує автоматизація документообігу.
2. Чому СЕД SmartPoint DMS є потужним інструментом для оптимізації процесів управління електронними документами.
3. Основні переваги СЕД SmartPoint DMS.
4. Як вдвічі скоротити операційні витрати на документообіг.

Додано два нових параметри в картці Контрагента, що дозволяє розділяти контрагентів залежно від компанії, з якою вони співпрацюють.

Покращено інтеграцію з Power BI для  використання аналітичних звітів безпосередньо в робочому середовищі.

Заповнення поля Email під час створення контрагента з картки документа.

Клонування раніше створеної заявки.

Підтримка іспанської локалізації інтерфейсу.

Оновлено модуль «Внутрішні та Зовнішні документи» з розширеною інтеграцією між модулями.