Діяльність підприємства завжди пов’язана зі створенням, підписанням та зберіганням документів. В широкому сенсі цей процес називається документообігом або діловодством. Чим менше підприємство, тим простіше контролювати документальний бік діяльності. Чим організація більше, тим більшими стають її “паперові виклики”. І правда в тому, що під час масштабування компанії, з якогось моменту всі підприємці приходять до автоматизації документообігу. Це не примха, це пряма операційна потреба бізнесу — мати систему автоматизації ділових процесів, що дає змогу оптимізувати робочий час фахівців та таким чином вберегтися від зайвих витрат. Розгляньмо як це буває.
Згідно з дослідженням Гарвардської бізнес-школи від 2006 року, генеральні директори та керівники великих компаній (CEO) витрачають до 25% свого робочого часу на документи: читають їх, складають, переглядають, узгоджують. Погодьтесь, це звучить дико: чверть часу найбільш оплачуваного співробітника компанії йде на роботу з документами. А скільки часу це займає в інших працівників? І ще одне логічне питання: а скільки в такому випадку грошей може зекономити компанії система автоматизації діловодства?
Далі пропонуємо вам дані ще одного дослідження Гарвардської бізнес-школи: тема дослідження та сама, різниця полягає в 11 роках між першою та другою публікацією. За період з 2006 по 2017 роки, відсоток робочого часу, який керівники компаній та генеральні директори (CEO) витрачають на роботу з документами, скоротився до майже 0%! Принаймні дослідження не виділило цю категорію задач в окрему відсоткову групу, а значить кількість цього часу можна вважати незначною. Системи автоматизації діловодства вивільнили час, який раніше фахівцям доводилось витрачати на гори паперів. Завдяки цьому керівники стали більше уваги приділяти розвитку бізнес-стратегії та іншим завданням високого рівня.
Про що це говорить? Про те, що автоматизація документообігу в інформаційній системі — це один з обов’язкових етапів розвитку компанії. Це світовий тренд, який реально економить гроші та полегшує життя працівникам. Під час зростання, компанія проходить різні стадії автоматизації документообігу, але кінцева мета завжди одна: оптимізувати процеси й спрямувати час фахівців на більш важливі завдання, аніж робота з паперовими документами.
Що таке автоматизація документообігу?
Автоматизація документообігу — це процес впровадження програмної системи автоматизації діловодства у внутрішню закриту мережу організації. Спеціальне програмне забезпечення є інструментом, з допомогою якого відбувається автоматизація документообігу на підприємстві.
Компанія SMART business є розробником та власником програмного забезпечення під назвою SmartPoint DMS.
Автоматизація документообігу складається з таких стадій:
- аналіз програмної мережі підприємства;
- вибір конкретної системи автоматизації документообігу;
- інтеграція програмного продукту до внутрішньої мережі підприємства;
- навчання співробітників;
- поступовий перехід з паперового діловодства на повністю цифрове й автоматизоване.
Стадії автоматизації документообігу можуть дещо відрізнятися в кроках, все залежить від рівня готовності програмної мережі компанії до інтеграції системи, а також від конкретного обраного продукту.
Задачі та функціональні можливості системи автоматизації документообігу
Задачі у всіх без виключення систем документообігу однакові: якомога більше допомогти компанії, здешевити процес утримання архіву, вивільнити час всіх паперових робіт в усіх можливих проявах. Задачі виключно позитивні, безумовно. Але розв’язати ці задачі можна геть різними системами автоматизації діловодства. Адже це програми, створені людьми: одні з них працюють краще, інші гірше.
Всі системи автоматизації ділових процесів — це продукти, які мають різні рівні захисту. Так само й можливості до масштабування у всіх різні. І додаткова користь, яку здатні впровадити інженери — це також риторичне питання. Ми не можемо говорити за інші компанії, тому що наші колеги розкажуть про свої послуги краще за нас чи будь-кого іншого. Але ми можемо говорити за себе.
Пропонуємо вам розглянути функціональні можливості системи автоматизації документообігу на прикладі продукту SmartPoint DMS від команди SMART business.
| SmartPoint DMS | Інші системи автоматизації діловодства | Паперова система | |
| Рівень захисту | Дорівнює рівню захисту мережі Microsoft: дані шифруються та зберігаються на хмарі. Ваша інформація в безпеці. | Бувають системи з гібридним типом зберігання даних: частина даних у хмарі, частина — на фізичних носіях. Це не погано, але безпека нижча. | Документи можуть згоріти, потонути, фізично потрапити не в ті руки. Безпека під загрозою. |
| Масштабування, інтеграція | Фахівці SMART business інтегрують систему автоматизації документообігу в будь-який програмний продукт. Масштабування необмежене. | Можуть виникнути певні складнощі, з якими буде важко впоратися наявними засобами, розробка нових рішень потребуватиме більше часу. Масштабування залежить від цього. | Зберігати в головному офісі величезний архів документів — це пережиток старих темних років документообігу. Це головний біль, якого треба позбуватися. |
| Швидкість впровадження | Готове коробкове рішення. Впроваджується максимально швидко, a всі стадії автоматизації документообігу ми проходимо разом із вами. | Залежить від багатьох факторів, але перш за все від інтегративних можливостей створеної системи автоматизації документообігу. | Паперового архівування ділових паперів треба за можливості позбуватися. Чим менше паперової роботи, тим вище результати діяльності компанії. |
| Додаткова користь | Можемо запропонувати вам готовий корпоративний портал, навчальну систему для ваших фахівців, адаптовану під податкове законодавство ERP-систему та повний комплекс інших послуг з кастомізації готових продуктів та їх розширення. | Завжди приємно, коли система автоматизації документообігу — це не єдиний продукт компанії. Адже працювати з однією командою завжди вигідніше, аніж шукати підрядників і керувати декількома процесами одночасно. | В нашому розумінні, паперовий архів не можна порівнювати з тією користю, яку створює автоматизація документообігу в інформаційній системі. Це зовсім інший рівень зручності та розвитку. |
Назва таблиці: Функціональні можливості системи автоматизації документообігу SmartPoint DMS
Система для автоматизації ЕДО: критерії вибору, впровадження та необхідні інтеграції
А тепер розглянемо ситуацію, в якій ви вирішили дослідити різні системи автоматизації діловодства, і робити вибір на основі власного рішення. В цьому випадку команда SMART business все одно має що вам підказати.
По яких параметрах обирати?
- Ціна
- Швидкість реалізації
- Простота міграції
- Гарантії перенесення історичних даних
- Рівень безпеки даних
- Зручність інтерфейсу
- Можливості команди підтримувати й розширювати продукт
- Складність навчання та користування системою автоматизації ділових процесів та інше
Які існують варіанти впровадження?
- Готове коробкове рішення в межах однієї екосистеми. SmartPoint DMS саме про це: готовий продукт є одним з багатьох мережевих елементів, які ми готові інтегрувати до вашого бізнесу.
- Готове рішення як окремий програмний продукт. Це може бути зручно, але чим більше таких відокремлених продуктів використовує бізнес, тим складніше консолідувати дані в одному місці для їх захисту та резервування.
- Унікальне розроблене рішення. Існує варіант, за якого компанія готова оплатити створення системи автоматизації діловодства з нуля, конкретно під потреби своєї організації. Але це одиничні випадки, оскільки адаптація одного з готових рішень — це більш раціонально за повторне вигадування велосипеда.
Як узгодити інтеграцію системи автоматизації діловодства зі сторонніми програмами?
Ось це дуже гарне питання, на яке обов’язково має бути відповідь у команди програмного продукту. Мудро виділити час та подумати на два кроки вперед: наскільки складно буде мігрувати потім на інші системи у разі необхідності, чи це взагалі технічно можливо? Команда SmartPoint DMS рекомендує вам не поспішати й дуже гарно зважити переваги й недоліки конкретної системи автоматизації документообігу перед прийняттям рішення про її інтеграцію. Поспіх у цій справі — наш ворог.
Переваги рішення SmartPoint DMS для автоматизації ЕДО та діловодства
Отже, в цій статті ми розібрали наступне:
- системи автоматизації документообігу є еволюційною потребою бізнесу;
- якими бувають системи автоматизації ділових процесів;
- які в них задачі та функціональні можливості;
- як їх правильно обирати;
- SmartPoint DMS має переваги над іншими рішеннями по багатьох параметрах.
Щоб замовити демо у консультантів SMART business — скористайтесь кнопкою нижче. Також нагадуємо, що інженери SMART business здатні адаптувати та допрацювати систему автоматизації документообігу під найбільш вибагливі сфери бізнесу. Окреме слово про підтримку: ми будемо зустрічати виклики майбутнього поруч із вами.
Дякуємо за уважне прочитання матеріалу, бажаємо, щоб ваш бізнес зростав та приносив користь навколишнім!
