Подібно до гарного кровообігу в організмі, ефективний обіг документів – важливий показник здоров’я всієї організації. Але коли документів багато, над кожним працює ціла команда співробітників, а ланцюги затверджень нагадують мереживо, не обійтись без інструментів, здатних внести повний порядок і ясність у цей процес.
Для початку розглянемо інструменти Microsoft 365, які допомагають у побудові процесу документообігу і які вже використовуються організаціями в усьому світі. Потім розкажемо про те, як рішення SmartPoint DMS, побудоване на базі Microsoft 365, розширює можливості цих інструментів.
Якщо ви бажаєте дізнатись про це більше, поспілкувавшись з нашими експертами, замовляйте консультацію – і ми зв’яжемося з вами найближчим часом.
Інструменти та можливості платформи Microsoft 365
Для побудови ефективного документообігу зазвичай використовуються такі рішення Microsoft 365:
- SharePoint і OneDrive як зручне цифрове середовище для спільної роботи над документами;
- програми для одночасної роботи з документами Word, Excel та PowerPoint;
- MicrosoftTeams для швидкого доступу до документів та Outlook для отримання сповіщень про активності, пов’язані з документами.
Важливо відзначити, що, оскільки всі ці інструменти належать до однієї платформи, вони найкращим чином інтегровані та ефективно працюють у зв’язці.
Спільна робота з документами на OneDrive та SharePoint
Якби не такі хмарні сервіси, як SharePoint і OneDrive, співробітники до сьогодні мали б зберігати усі документи на своїх пристроях та пересилати їх поштою колегам для спільної роботи. На щастя, такої необхідності вже немає. Одразу кілька авторів можуть одночасно працювати над одним і тим самим документом, надійно збереженим у хмарі, та мати доступ до нього з будь-якого пристрою і точки світу, де є Інтернет. При цьому документ добре захищений резервним копіюванням та засобами хмарної безпеки.
OneDrive
Збережені на OneDrive документи – чи то Word, Excel або PowerPoint – легко надати колегам для співпраці, натиснувши іконку спільного доступу у правому верхньому кутку документу. У вікні, що з’явиться, можна обрати користувачів, для яких надається доступ. Це можуть бути окремі колеги або групи. Потім встановлюється рівень доступу – з можливістю переглядати, пропонувати правки або редагувати.
Після натискання кнопки «Надіслати» усі обрані співробітники отримають сповіщення про отримання доступу на пошту в Outlook. Або ж можна просто скопіювати посилання на документ та надіслати його користувачам, скажімо у Microsoft Teams. Після цього можна буде відслідкувати усі зміни, які будуть внесені колегами (і ким саме), а також побачити всі версії документу, натиснувши відповідні кнопки у вкладці «Рецензування».
SharePoint
Хоча OneDrive широко використовується для бізнес-завдань, більше можливостей для командної роботи дає інструмент SharePoint. Наприклад, він дозволяє більш гнучко встановлювати права доступу на основі ролей та прописувати маршрути погодження документів тощо. Після налаштування та запуску процесу погодження особи, які мають затвердити документ, отримають картку цього документу з пропозицією погодити його або відхилити.
Ще зручніша робота зі SmartPoint DMS
Інструмент SmartPoint DMS створений, щоб максимально спростити роботу з документами, що особливо важливо для організацій, в яких документообіг пробуксовує через великий обсяг документації та розгалужені ланцюжки затверджень. Але, звичайно, це рішення буде корисним і для оптимізації менш складних процесів.
Інструмент створений на базі SharePoint та Power Platform – low-code-платформи від Microsoft, яка дозволяє кожному користувачу налаштовувати бізнес-процеси без спеціальних знань.
Для зручності інструмент розділений на такі модулі, як Вихідна та Вхідна документація, Договори, Тендери та Заявки. Як і в SharePoint, тут можна системно працювати з різного роду документами, запускаючи процеси затверджень, але ці операції значно спрощені.
Створюючи, скажімо, картку угоди з постачальником, користувач присвоює їй вже готові попередньо налаштовані значення. Далі, в залежності від того, хто створює цю картку а також від різних метаданих угоди – наприклад від типу контракту чи суми договору – система підбирає ланцюг затверджень. Користувачі, які мають погоджувати документ на різних етапах, будуть по черзі отримувати картку договору. Втім, можна налаштувати як послідовне погодження, так і паралельне, що особливо корисно за складних схем затвердження.
Важливо, що, завдяки вбудованому конструктору, співробітники можуть легко моделювати процеси погоджень, не маючи технічних навичок. Тобто процеси, які в SharePoint потребували певних знань і зусиль, в SmartPoint DMS налагоджуються інтуїтивно та відбуваються автоматично, що значно економить час співробітників та спрощує документообіг.
Звичайно, в SmartPoint DMS передбачені і такі базові функції, як можливість фіксувати й переглядати історію змін у документі, бачити, хто саме його редагував та відкривати його попередні версії; збереження коментарів тощо.
Вся інформація на одній картці
В картці кожного документу акумулюється вся необхідна інформація, що значно спрощує спільну роботу з ним. Туди додається основний документ, наприклад сам договір та будь-які додаткові файли – презентації PowerPoint, таблиці Excel тощо. Також там зберігається вся комунікація стосовно документу. Вам не доведеться шукати все це у папках на своєму комп’ютері та у листуванні: пара кліків – і все, що необхідно, перед вами.
Усі картки і документи логічно структуровані, завдяки чому їх дуже легко знайти. Зручно і те, що в картці візуалізується процес погодження кожного документу – можна зрозуміти, на якому етапі затвердження він перебуває у той чи інший момент. При цьому учасники процесу отримують в Outlook сповіщення про всі дії з документом – таким чином немає потреби постійно відслідковувати його статус. Затвердили, відхилили чи відредагували документ – ініціатор отримав про це повідомлення. Треба розглянути угоду – погоджувач отримує лист з усією необхідною інформацією.
Робота у вікні Teams
Затвердження документів також легко здійснювати через Microsoft Teams. У цьому випадку погоджувачу надходить більш деталізована картка документу, в мій буде міститися інформація, яка дозволить швидко зрозуміти, що це за документ. І затвердити або відхилити його можна, не виходячи з програми, безпосередньо з повідомлення. Загалом з єдиного вікна Teams можна працювати з усією функціональністю SmartPoint DMS.
Документи в порядку!
Рішення SmartPoint DMS у поєднанні з інструментами Microsoft 365 здатне перетворити обтяжливу «паперову» рутину на легку і злагоджену роботу. Завдяки цьому рішенню процеси документообігу у вашій компанії будуть відбуватися автоматизовано і чітко, а будувати їх зможе будь-який співробітник без спеціальних знань. Якщо ви бажаєте дізнатись більше про те, як SmartPoint DMS допоможе вам позбутися зайвих зусиль і хаосу в роботі з документами – замовте консультацію у експертів SMART business.
