Що спільного у бізнес-процесах будь-якої компанії, незалежно від її розміру чи сфери діяльності? Всі вони супроводжуються щоденним створенням, обробкою і зберіганням важливих та необхідних документів. Це можуть бути контракти, рахунки, внутрішні звіти, презентації, заявки, комерційні пропозиції тощо. Всі ці документи проходять певний шлях – від створення до архівного зберігання або знищення. Саме тому правильна організація документообігу відіграє ключову роль у впорядкуванні цих процесів, забезпечуючи контроль і конфіденційність інформації; захист від зловмисного або випадкового видалення; запобігання несанкціонованому доступу до даних тощо. Основна мета системи документообігу – забезпечити швидкий і впорядкований рух документів між співробітниками, відділами чи навіть окремими компаніями.
У процесах документообігу виділяють такі ключові етапи:
- Створення або надходження – створення документа в компанії або його надходження від зовнішніх партнерів, клієнтів чи державних органів.
- Обробка – редагування, погодження, підписання та затвердження документа відповідними підрозділами.
- Обслуговування – дотримання виконання термінів та умов, встановлених у документі, в період дії документа.
- Архівація – зберігання документа протягом визначеного терміну відповідно до внутрішніх регламентів і законодавчих вимог.
За оцінкою Siemens Business Services, середньостатистичний менеджер витрачає 80% свого часу на роботу з даними. Однак наскільки дійсно продуктивні ці 80% – залежить від того, як організовані процеси документообігу в компанії. У сучасному бізнес-середовищі організації дедалі частіше відмовляються від паперових документів на користь електронного документообігу (ЕДО) – за даними Gartner, 87% бізнес-лідерів вважають диджиталізацію пріоритетом компанії. ЕДО не лише зменшує витрати на друк і зберігання, а й забезпечує зручний доступ до даних й мінімізує ризик втрати інформації.
Традиційний та електронний документообіг: відмінності й переваги
Електронний документообіг – це система створення, обробки, зберігання та обміну документами в цифровому форматі без використання паперових носіїв. ЕДО може бути внутрішнім (для обміну документами всередині компанії) або зовнішнім (для взаємодії з клієнтами, партнерами, державними органами тощо). Під час диджиталізації документообігу всі процеси, які раніше виконувалися вручну – погодження, підписання, надсилання та архівування – автоматизуються за допомогою спеціального програмного забезпечення, наприклад, системи SmartPoint DMS. Такий підхід дозволяє значно прискорити роботу бізнесу, мінімізувати ризик втрати важливих даних та полегшити навантаження на бюджет організації завдяки відмові від паперових носіїв.
Пропонуємо порівняти наочно, чим відрізняються підходи традиційного та електронного документообігу:
| Критерій | Паперовий документообіг | Електронний документообіг |
|---|---|---|
| Швидкість обробки | Низька – потрібен час на друк, підписання, пересилання документів (за статистикою, 45% компаній витрачають мінімум тиждень на підписання одного контракту) | Висока – всі процеси виконуються онлайн з миттєвим результатом |
| Доступ до документів | Ускладнений – потрібен фізичний доступ до паперових копій | Зручний – миттєвий пошук і доступ з будь-якого пристрою (зокрема мобільного) |
| Контроль і прозорість | Важко відстежувати зміни та версії документів | Легкий контроль версій, історія змін і доступу |
| Витрати | Високі – на папір, друк, кур’єрські послуги, площу для зберігання | Низькі – немає витрат на матеріали, фізичну доставку та зберігання |
| Екологічність | Високе споживання паперу та чорнил. Середньостатистичний офісний працівник витрачає 10 000 аркушів паперу на рік, при цьому, 53% усіх паперових документів у компаніях передруковують через помилки або у процесі погодження | Екологічно безпечний варіант, мінімізація використання природних ресурсів і формування екологічно свідомого бренду |
| Безпека | Ризик втрати, псування або крадіжки документів; ризик людської помилки – наприклад, випадкового поширення інформації стороннім особам | Надійний цифровий захист: шифрування, двофакторна автентифікація, контроль доступу, рольові моделі тощо |
Безпека даних в електронному документообігу: як це працює
У сучасному цифровому середовищі кіберзагрози стають що більш актуальними для бізнес-компаній. Особливо стрімко частота подібних атак збільшилася за останні два роки:
«Відомо, що у 2022 році кількість кібератак на корпоративні дані зросла на 15-20%, а у 2024 році ця цифра збільшилася ще у 2,5 раза. Водночас як би парадоксально це не звучало, кількість саме успішних кібератак за цей час зменшилася у 3 рази,» – Оксана Рябчун у вебінарі «Роль електронного документообігу у забезпеченні конфіденційності та безпеки».
Одним із головних чинників такого успіху є тенденція цифровізації компаній. І електронний документообіг відіграє тут значну роль, адже дозволяє захистити конфіденційну інформацію за допомогою сучасних технологій. Високий рівень захисту даних можливий завдяки численним сучасним механізмам, які використовуються зокрема й в системі електронного документообігу SmartPoint DMS.
Шляхи захисту даних у SmartPoint DMS:
- Контроль доступу: Визначення прав доступу для кожного користувача забезпечує, що лише авторизовані особи мають доступ до певних документів. Використання двофакторної аутентифікації (2FA) створює додатковий рівень захисту інформації, вимагаючи підтвердження входу через незалежний канал.
- Шифрування даних: Криптографічні методи шифрування, які забезпечують технології Microsoft і використані у системі електронного документообігу SmartPoint DMS, гарантують конфіденційність даних, роблячи їх недоступними для несанкціонованих осіб.
- Відповідність рольовій моделі: Чітке визначення обов’язків і прав користувачів відповідно до їхніх посадових функцій мінімізує ризик внутрішніх загроз та несанкціонованого доступу до конфіденційної інформації.
- Журнали аудиту та історія змін: Ведення детальних логів усіх дій користувачів у системі дозволяє відстежувати та аналізувати будь-які підозрілі або несанкціоновані дії, сприяючи швидкому реагуванню на інциденти безпеки даних.
- Резервне копіювання та відновлення: Регулярне створення резервних копій даних у хмарі та наявність планів відновлення після збоїв забезпечують збереження інформації та безперервність бізнес-процесів у разі технічних проблем або кібератак.
- Електронний цифровий підпис (ЕЦП або КЕП): Цифровий підпис забезпечує автентичність і цілісність документів, підтверджуючи їхнє походження та відсутність змін після підписання. Електронні документи, підписані КЕП, визнаються державними органами та судами, маючи таку саму юридичну силу, як і паперові аналоги.
Комплексний підхід до захисту даних: яким чином інструменти Microsoft забезпечують захист корпоративної інформації
Інструменти на основі Microsoft можуть забезпечити багаторівневу систему кіберзахисту інформації, яка охоплює всі етапи життєвого циклу даних – від моменту їх створення до зберігання, обробки та передачі. Саме завдяки такій структурі організації можуть бути впевнені у цілісності, доступності та конфіденційності своєї корпоративної інформації. Пропонуємо розглянути, з чого складаються ці механізми.
Основні засоби захисту конфіденційних даних
- Defense-in-depth: Це стратегія багаторівневої безпеки даних, яка поєднує сегментацію мережі, багатофакторну автентифікацію, захист кінцевих точок і хмарних сервісів. Одним з ключових інструментів у цьому напрямі є інтеграція з Azure Sentinel – SIEM-рішенням на базі ШІ, яке забезпечує централізований моніторинг, аналітику та реагування на інциденти безпеки в реальному часі.
- Захист даних в Azure: Хмарна платформа Azure пропонує широкий набір функцій для захисту електронного документообігу. Це й шифрування даних у спокої та під час передачі, й Azure Key Vault для безпечного зберігання ключів, сертифікатів і секретів, і контроль доступу на основі ролей (RBAC), що дозволяє точно визначати, хто і до чого має доступ.
- Безпека Microsoft 365: Microsoft 365 надає потужні вбудовані інструменти безпеки даних. Зокрема, DLP (Data Loss Prevention) дозволяє виявляти та блокувати передачу конфіденційної інформації, EDR (Microsoft Defender for Endpoint) забезпечує активний захист пристроїв від загроз, а ATP (Advanced Threat Protection) – глибокий аналіз вкладень, посилань та інших каналів атак.
- Автоматизоване виявлення загроз: Завдяки рішенню Microsoft Defender у поєднанні з Microsoft Sentinel, система виявляє потенційні загрози автоматично, аналізуючи мільйони сигналів на секунду. Це дозволяє не лише ідентифікувати ризики на ранній стадії, а й реагувати на них до того, як буде завдано шкоди.
Окрім перерахованих механізмів захисту інформації, електронний документообіг може запропонувати ще одну важливу перевагу – а саме відповідність міжнародним чи місцевим вимогам і стандартам інформаційної безпеки.
Міжнародні вимоги й стандарти щодо захисту даних
- GDPR (Загальний регламент про захист даних) – регламент Європейського Союзу, який встановлює правила щодо захисту персональних даних громадян ЄС.
- ISO 27001 (Міжнародний стандарт інформаційної безпеки) – міжнародний стандарт, що визначає вимоги до системи управління інформаційною безпекою (ISMS).
- Закон про електронні підписи Європейського Союзу (eIDAS) – нормативний акт ЄС, який регулює використання електронних підписів, цифрової ідентифікації та електронних довірчих послуг, забезпечуючи їхню юридичну силу на території ЄС.
- NIST (Вимоги Національного інституту стандартів і технологій, США) – нормативні акти від урядової організації США, що розробляє стандарти в галузі кібербезпеки, включно з рекомендаціями щодо управління ризиками, криптографії та захисту інформації в державних і приватних структурах.
Вимоги законодавства України до захисту даних:
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» №851-IV від 22 травня 2003 року.
- Закон України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» №80/94-ВР від 5 липня 1994 року.
- Закон України «Про електронні довірчі послуги» №2155-VIII від 5 жовтня 2017 року – аналог eIDAS, який регулює електронні підписи та сертифікацію.
SmartPoint DMS: які переваги та функції пропонує система електронного документообігу
Керувати документообігом без рішення для автоматизації процесів – майже неможливо. Звісно, велика команда юристів зможе відстежувати, чи відповідають документи компанії необхідним нормам та вимогам, а велика команда менеджерів – вручну налаштовувати всі доступи й особисто надсилати документи на підписання. Однак це займе багато часу і зусиль, до того ж підвищуючи ризик людської помилки. Всі ці процеси можна легко оптимізувати за допомогою системи електронного документообігу. SmartPoint DMS – рішення, що розроблене на базі технологій Microsoft (Power Automate, SharePoint та Power Apps) і пропонує широкий спектр інструментів для організації електронного документообігу будь-якої складності. Модулі системи дозволяють оптимізувати процеси роботи з внутрішніми та зовнішніми документами, пропонуючи ряд таких переваг:
- Юридична відповідність: SmartPoint DMS є юридично повноцінною системою. Це означає, що стандарт ведення документів відповідає вимогам чинного законодавства.
- Інтеграція з іншими системами: SmartPoint DMS легко інтегрується з CRM-, ERP-, BI-системами, чат-ботами, бібліотеками КЕП та іншими рішеннями, що дозволяє безперешкодно впровадити її в наявну ІТ-інфраструктуру компанії.
- Налаштування маршрутів затвердження: Система дозволяє налаштувати кастомні розгалужені ланцюжки погодження, автоматизуючи їхній рух між відповідальними особами та підрозділами та забезпечуючи захист конфіденційної інформації.
- Модулі для різних видів операцій: SmartPoint DMS містить спеціалізовані модулі для роботи з договорами, кореспонденцією, тендерами та закупівлями тощо. Рішення забезпечує комплексне управління всіма типами документів компанії.
- Спільна робота над документами: Система підтримує функціональність спільного редагування та обговорення документів, забезпечуючи контрольований і прозорий процес.
- Робота з КЕП (ЕЦП): SmartPoint DMS підтримує використання кваліфікованого електронного підпису, забезпечуючи юридичну силу електронних документів відповідно до чинного законодавства. Також рішення забезпечує можливість підписання та верифікації документів безпосередньо в системі завдяки тому, що рішення взаємодіє з електронним сервісом Вчасно.
- Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс: Система створена на базі SharePoint та Power Platform – low-code-платформ від Microsoft – що дозволяє компанії швидко налаштовувати необхідні бізнес-процеси в системі без специфічних знань.
«Завдяки додатковим налаштуванням нашої рольової моделі, механізму розподілу доступів та керування дозволами документів, ми можемо побудувати додаткові рівні безпеки даних згідно з вашими корпоративними політиками інформаційної безпеки та забезпечити багаторівневий та контрольований захист як окремих даних, так і всієї інфраструктури,» – Володимир Москаленко про безпекові протоколи SmartPoint DMS у вебінарі «Роль електронного документообігу у забезпеченні конфіденційності та безпеки».
Система електронного документообігу SmartPoint DMS, окрім стандартних протоколів безпеки на основі Microsoft, забезпечує захист корпоративних даних завдяки таким механізмам:
- Внутрішній конструктор процесів: Дає змогу точно розподіляти права доступу для кожної ролі в кожному етапі процесу, що мінімізує ризики несанкціонованого доступу до документів та захист інформації від зловмисного або випадкового видалення чи спотворення.
- Керування контрагентами: Централізована база з валідацією даних, прив’язкою документів і контрольованим доступом для кожного етапу взаємодії.
- Пошук на підставі доступу: Користувач бачить лише ті документи, до яких має право доступу згідно з рольовою моделлю — це виключає випадкове або навмисне порушення конфіденційності інформації.
- Вбудована рольова модель: Керування правами доступу реалізоване через гнучку систему ролей, що дозволяє враховувати корпоративну ієрархію та специфіку процесів компанії.
- Інтегрована комунікація: Внутрішній чат і механізми коментарів забезпечують обговорення документів без використання сторонніх інструментів, що підвищує безпеку обміну інформацією.
- Автоматизоване отримання юридично значущих результатів: Інтеграція з сервісами на кшталт «Вчасно» дозволяє отримувати КЕП-підписані документи та підтвердження збереження, з дотриманням вимог законодавства.
- Контроль змін та журнал аудиту: Кожна дія з документом фіксується, включно з часом, користувачем та змістом змін. Це забезпечує прозорість і можливість відстежування подій.
McKinsey прогнозують, що можливості для зростання продуктивності можуть складати щонайменше 2% щорічно в середньому протягом наступних десяти років, з яких 60% забезпечать цифрові технології. Світ бізнесу стрімко змінюється, і компанії, які вчасно адаптуються до нових реалій, отримують конкурентну перевагу. Цінним інструментом у такому розвитку може стати система електронного документообігу SmartPoint DMS. Впровадження забезпечить вашим документам надійний захист даних, централізоване зберігання, зручний доступ для співробітників та контроль за всіма етапами їх обробки.
На систему електронного документообігу SmartPoint DMS діє знижка 50% на впровадження за умови передплати ліцензій на рік. Пропозиція діє до 31.07.2025. Замовляйте консультацію і дізнайтесь детальніше про переваги системи саме для вашого бізнесу.
