У релізі 3.2 системи автоматизації документообігу SmartPoint DMS наша команда сфокусувалася на розробці додаткового функціоналу роботи з карткою документа, покращенні інтерфейсу користувача та новому розділі “Платежі” модуля “Заявки”.
Отже, за період з 01.07.24 по 30.09.24 р. у функціоналі системи SmartPoint DMS відбулися такі вдосконалення та зміни:
Впроваджено функціонал Анулювання, що дозволяє ініціатору відкликати документ з процесу погодження на будь-якому етапі.
Як це працює:
Ініціатор може анулювати документ у будь-який момент процесу погодження, натиснувши кнопку “Анулювати” в картці документа. Це зупиняє подальше узгодження документа. Після анулювання учасники, яким документ був призначений на погодження, отримують автоматичне сповіщення про те, що документ було анульовано.
Чим це буде корисним:
Функціонал анулювання забезпечує гнучкість у випадках, коли документ потребує корекції або більше не актуальний для подальшого узгодження. Це запобігає витраті часу учасників на обробку неактуальних документів і підвищує ефективність процесів погодження.
Додано функцію згортання та розгортання окремих інформаційних блоків у картці документа, що дозволяє користувачам більш гнучко управляти відображенням інформації.
Як це працює:
Користувачі можуть згортати або розгортати окремі блоки в картці документа залежно від їхньої актуальності для поточного завдання. Це дозволяє зменшити кількість видимої інформації і зосередитись на найважливіших розділах.
Чим це буде корисним:
Функція згортання блоків допоможе користувачам уникнути зайвої інформації, роблячи інтерфейс більш зручним та легким для навігації. Це сприяє підвищенню ефективності роботи з документами, дозволяючи швидше знайти необхідні дані.
Додано окрему вкладку “Прострочені задачі” у меню задач, яка дозволяє користувачам швидко отримати доступ до завдань, терміни виконання яких були пропущені.
Як це працює:
У новій вкладці автоматично відображаються всі задачі, які не були завершені до встановленого терміну. Вона знаходиться в основному меню задач і надає можливість користувачам переглядати та контролювати прострочені завдання. Це забезпечує більш ефективний контроль за виконавчою дисципліною.
Чим це буде корисним:
Ця функція дозволить керівникам та виконавцям легко відстежувати завдання, які вимагають негайної уваги, що сприятиме покращенню виконавчої дисципліни та зменшенню ризику несвоєчасного виконання завдань.
Впроваджено функціонал “Додаткові задачі”, який тепер поширюється на всі модулі. Він дозволяє створювати окремі підзадачі в межах основної задачі для більш ефективного розподілу роботи.
Як це працює:
При виконанні основної задачі користувач може створювати додаткові задачі, які діятимуть як окремі підзадачі з власними термінами виконання, виконавцями та обсягами роботи. Це дозволяє більш детально структурувати процес виконання завдань, покращуючи контроль та розподіл відповідальності.
Чим це буде корисним:
Цей функціонал полегшує управління складними завданнями, розбиваючи їх на менші, керовані етапи. Це забезпечує кращий контроль над виконанням кожного елементу роботи, дозволяючи ефективніше розподіляти ресурси та контролювати дедлайни, що підвищує продуктивність та відповідальність виконавців.
Впроваджено новий функціонал для шерингу прав доступу до картки документа. Він дозволяє користувачам гнучко управляти правами доступу до документів, що зберігаються в системі.
Як це працює:
Користувачі можуть надати іншим учасникам доступ до перегляду вмісту картки документа без необхідності копіювання або передавання самого документа. Цей процес відбувається через систему налаштування прав доступу, що забезпечує контроль за тим, хто має право переглядати інформацію. Крім того, є можливість відкликати надані права. Вся інформація щодо дій зберігається на окремій вкладці.
Чим це буде корисним:
Цей функціонал підвищує ефективність управління документами та дозволяє безпечно ділитися інформацією в межах організації, зберігаючи контроль над доступом до конфіденційних даних.
Додано функціонал мануальної реєстрації картки договору, що дозволяє користувачам присвоювати номер договору на певному етапі процесу погодження, а не одразу при створенні картки.
Як це працює:
Користувачі можуть створювати нові картки договорів без необхідності присвоювати номер на початковому етапі. Номер договору можна призначити пізніше, на стадії, коли це стане актуальним для процесу обробки.
Чим це буде корисним:
Цей функціонал забезпечує більшу гнучкість в управлінні договорами, дозволяючи користувачам контролювати етапи обробки більш точно. Це допомагає уникнути ситуацій, коли номер договору присвоюється, але згодом зміни в процесі потребують корекцій, що може призвести до плутанини.
Впроваджено функціонал автоматичного призначення задач на учасника, який раніше виконав їх відхилення, у разі повторного направлення на виконання.
Як це працює:
Коли задача, раніше надіслана групі, була відхилена одним із учасників, при повторному поверненні задачі в роботу вона автоматично призначається тому ж співробітнику. Це означає, що замість повторного призначення на всю групу, система враховує попередню історію погодження.
Чим це буде корисним:
Цей функціонал підвищує ефективність роботи, зменшуючи час на повторне призначення задач дозволяючи учасникам, які вже знайомі з контекстом, швидше відновити виконання завдання
Додано можливість додавати більше одного файлу в блок Головних файлів при створенні картки документа.
Як це працює:
Під час створення картки документа, якщо користувач додає більше одного файлу в блок Головні файли, попередньо додані файли автоматично переміщуються в папку “Історія файлів”.
Чим це буде корисним:
Цей функціонал забезпечує зручніше управління файлами при створенні документів, особливо коли необхідно завантажувати декілька важливих файлів одночасно. Він також допомагає зберігати історію змін файлів, що сприяє більшому контролю над версіями документів.
Додано спінер (індикатор завантаження), який відображається під час виконання довготривалих операцій у системі.
Як це працює:
Спінер активується в момент, коли система обробляє запит або завантажує дані. Це може включати завантаження великих документів, обробку складних запитів або оновлення даних. Користувачі бачать індикатор, що свідчить про те, що процес триває.
Чим це буде корисним:
Індикатор завантаження покращує користувацький досвід, надаючи інформацію про стан обробки запиту. Це допомагає уникнути невпевненості з боку користувачів, даючи їм зрозуміти, що система працює над виконанням їх запиту, що в свою чергу підвищує задоволеність від використання системи.
Додано функціонал автоматичного надсилання повідомлень у Microsoft Teams та Microsoft Outlook учасникам, на яких була делегована задача. Повідомлення містить всю необхідну інформацію про задачу та дає змогу швидко ухвалювати рішення прямо з повідомлення.
Як це працює:
Коли завдання делегується іншому учаснику, система автоматично надсилає йому повідомлення в Microsoft Teams та Microsoft Outlook. Повідомлення включає назву завдання, опис, дедлайн, а також ім’я особи, що його делегувала. У повідомленні є інтерактивні кнопки, які дозволяють одразу затвердити або відхилити задачу, не переходячи до системи SmartPoint DMS.
Чим це буде корисним:
Ця функція значно скорочує час на ухвалення рішень, роблячи процес управління завданнями зручнішим і швидшим. Команда завжди буде в курсі поточного стану задач, що підвищить загальну продуктивність та забезпечить ефективне делегування та контроль виконання завдань.
Можливість відправляти результати фільтрування по розділу “Документація” на електронну пошту Користувача в Excel форматі.
Як це працює:
Користувач вводить параметри для фільтрування, після чого формується звіт та доступна для натискання кнопка Excel, що запускає модальне вікно з підтвердженням надсилання звіту на електронну пошту. Після підтвердження, на пошту, вказану в налаштуваннях Користувача, надходить лист з активним посиланням на звіт. Звіт відкривається в форматі Excel.
Чим це буде корисним:
Дана функціональність дозволяє користувачеві зручно отримувати та обробляти дані у форматі Excel. Це спрощує аналіз інформації та покращує управлінські процеси, забезпечуючи швидкий доступ до звітів без необхідності ручного експорту даних.
Додано функціонал створення картки вихідного документа безпосередньо з задач або картки вхідного документа за допомогою кнопки “Створити вихідний документ”.
Як це працює:
Користувачі можуть натискати кнопку “Створити вихідний документ” у розділі задач вхідного документа або на картці вхідного документа. Це автоматично ініціює процес створення нової картки вихідного документа, при цьому відповідні поля заповнюються інформацією з вхідного документа. Посилання на картку документа автоматично додається в блок Пов’язаних документів для швидкого доступу.
Чим це буде корисним:
Цей функціонал спрощує процес створення вихідних документів, дозволяючи користувачам швидко та зручно переходити від вхідної документації до вихідної без додаткових дій. Це підвищує ефективність роботи, зменшуючи затрати часу на введення даних та підвищуючи точність інформації. Завдяки цьому користувачі можуть зосередитися на важливіших завданнях, що сприяє загальному підвищенню продуктивності.
Розроблено новий розділ “Платежі” модуля SPDMS Заявки, який дозволяє автоматизувати процес погодження платежів. Модуль включає функцію створення заявки на платіж при надходженні рахунку, з можливістю направлення її на погодження за спеціальним маршрутом.
Як це працює:
При надходженні рахунку користувач може створити заявку на платіж і направити її за окремим маршрутом погодження. Документи, які потребують затвердження, автоматично надсилаються відповідним посадовим особам або відділам згідно з внутрішніми політиками компанії. Всі маршрути можуть бути налаштовані через конструктор процесів. Також модуль дозволяє фіксувати як заплановані, так і фактичні дати оплати.
Чим це буде корисним:
Модуль дозволить автоматизувати процес погодження та оплати рахунків, що суттєво підвищить ефективність роботи фінансових відділів. Встановлення маршрутів погодження відповідно до внутрішніх правил компанії гарантує, що всі документи будуть затверджені вчасно і в правильному порядку. Фіксування запланованих і фактичних днів оплати допоможе контролювати фінансові потоки та уникнути затримок платежів.
Додано новий функціонал для візуального відображення рівня пріоритетності завдань у списку задач. Тепер завдання з найвищим пріоритетом має індикатор.
Як це працює:
У списку задач поруч із завданням, що має найвищий пріоритет відображається візуальний індикатор. Це дозволяє користувачам швидко визначати, які завдання потребують першочергової уваги, і відповідно організовувати свою роботу.
Чим це буде корисним:
Функція візуального відображення пріоритетів допоможе покращити управління робочими процесами, дозволяючи користувачам зосереджувати увагу на найважливіших завданнях. Це сприяє підвищенню ефективності та продуктивності командної роботи.
Можливість фіксування основних банківських реквізитів. Чекбокс «Основний» може бути активовано лише для одного запису.
Як це працює:
При спробі додати нові реквізити як основні з’являється попап із запитом на підтвердження зміни. Користувач може вибрати, чи залишити попередні реквізити основними або змінити їх на нові.
Чим це буде корисним:
Цей функціонал забезпечує гнучкість в управлінні банківськими реквізитами та дозволяє користувачам швидко адаптуватися до змін без втрати важливої інформації.
Щоб завантажити повні версії релізів у форматі PDF, натискайте відповідні кнопки нижче.
Worldwide SmartPoint DMS Release 3.2 Завантажити
Ukraine SmartPoint DMS Release 3.2 Завантажити
