У цьому релізі команда SmartPoint DMS масштабувала функціонал анулювання документів, вдосконалила пошук та фільтрацію, розширила можливості управління доступом та правами, покращила користувацький досвід та моніторинг дій користувача.
За період з 01.10.24 по 31.12.24 р. у системі SmartPoint DMS розроблено такий функціонал:
Автоматичне визначення замісника під час зміни статусу задачі на “Нова”
Як це працює?
Під час зміни статусу задачі на “Нова” система автоматично визначає замісника, який зараз виконує обов’язки основного відповідального. Вона перевіряє списки замісників і обирає активного на момент змінення статусу. Це означає, що замісник буде врахований у подальшому процесі погодження автоматично.
Чим це буде корисним
Ця функція забезпечує автоматизацію та точність у виборі відповідального під час змін статусу задачі. Вона спрощує роботу користувачів, особливо в періоди, коли основний відповідальний недоступний.
Можливість примусової конвертації в PDF
Як це працює
Додано функцію конвертації в PDF, яка активується натисканням на спеціальну кнопку. Після її натискання вибраний документ або інформація автоматично перетворюється у PDF-файл, який автоматично додається у відповідний блок файлів.
Чим це буде корисним
Ця функція спрощує створення PDF-документів для фіксації фінальної версії документа, а також для надсилання документів для підписання, наприклад у Вчасно. Вона економить час користувачів і знижує залежність від сторонніх інструментів для конвертації файлів.
Фільтрація документів і задач для користувачів із розширеним функціоналом
Як це працює
Функція фільтрації у списках задач тепер доступна не тільки адміністраторам, а й усім користувачам. З’явилася можливість шукати задачі за діапазоном дат: від “з” до “по”. Також, можна знайти завдання за конкретною датою, просто вказавши її в обох полях. Якщо залишити поле «з» порожнім, система почне пошук з найдавнішої дати, а якщо не заповнити поле «по», пошук завершиться на найновішій доступній даті.
Чим це буде корисно
Фільтр стане доступним ширшому колу користувачів, що підвищить ефективність роботи з завданнями. Гнучкий пошук за діапазоном дат дозволить швидко знаходити потрібну інформацію. Це спрощує роботу та зменшує час на пошук завдань.
Використання довідника співробітників із гнучким налаштуванням електронних адрес
Як це працює
Система замінює стандартний список з Entra ID на кастомний список співробітників, дозволяючи вказувати альтернативну електронну пошту або використовувати її у випадках, коли в Entra ID пошта відсутня. Водночас забезпечується синхронізація даних з Entra з можливістю відключення синхронізації електронних адрес.
Чим це буде корисним
Ця функція забезпечує гнучкість у роботі з інтеграціями, спрощує управління даними співробітників та дозволяє уникнути конфліктів, пов’язаних із некоректними або відсутніми електронними адресами.
Автоматична email-розсилка звітів про некоректно заповнені довідники
Як це працює
Система щодня надсилає адміністраторам продукту email-повідомлення зі звітом про помилки у довідниках. У звіті вказуються задубльовані записи та ситуації, коли відсутній запис основною мовою, але є записи іншими мовами. Нотифікації генеруються автоматично й відправляються раз на добу.
Чим це буде корисно
Ця функція допомагає адміністраторам швидко виявляти та виправляти помилки в довідниках, підтримуючи їхню коректність. Вчасне отримання звітів знижує ризик збоїв у роботі системи та забезпечує актуальність даних.
Налаштування дати та часу для автоматичного скидання нумерації на новий рік, з можливістю використання попередньої нумерації для закриття договорів минулим роком
Як це працює
Функція дозволяє налаштувати дату та час автоматичного скидання нумерації на новий рік. Наприклад, якщо необхідно завершити оформлення договорів із нумерацією попереднього року до 3 січня, система продовжить використовувати стару нумерацію до вказаної дати, після чого автоматично переключиться на нову нумерацію.
Чим це буде корисним
Це рішення забезпечує гнучкість у роботі з документами, дозволяючи завершити всі операції, що стосуються попереднього року, без порушення послідовності нумерації.
Налаштування фільтрації відображення записів доданих у довідники
Як це працює
Функція дозволяє налаштувати фільтрацію для відображення записів для Legal Entity залежно від потреб. У довідник можна внести всі записи, включно з прихованими. Однак у системі автоматично відображатимуться лише ті записи, які налаштовано для відображення.
Чим це буде корисним
Це забезпечує ефективне управління даними, дозволяючи зберігати загальний довідник записів для обробки, водночас приховуючи зайву інформацію для користувачів. Такий підхід зменшує ризик помилок і підвищує зручність роботи з довідниками, показуючи лише актуальні записи.
Налаштування переходів із головної сторінки з розділу “Заявки” на відповідні додатки (HR або фінансові заявки) залежно від налаштувань у довіднику.
Як це працює
Під час натискання на розділ “Заявки” на головній сторінці система аналізує налаштування в довіднику Залежно від визначених параметрів, користувача перенаправляють на відповідний додаток, наприклад, для роботи з заявками HR або фінансовими заявками. Це забезпечує швидкий доступ до потрібного функціоналу без зайвих кроків.
Чим це буде корисним
Ця функція спрощує навігацію для користувачів, автоматично перенаправляючи їх до потрібного додатка залежно від типу заявок. Це економить час, зменшує кількість помилок і забезпечує більш зручний та інтуїтивний доступ до важливих функцій системи.
Автоматичне згортання меню для оптимізації використання екранного простору
Як це працює
Коли користувач збільшує масштаб екрана або зменшує розмір вікна браузера, ліве меню автоматично переходить у компактний режим. У цьому режимі воно показує лише іконки основних пунктів, а повний зміст стає доступним після наведення курсора. Перехід супроводжується плавною анімацією, що робить зміни непомітними та комфортними.
Чим це буде корисним
Ця функція допомагає ефективніше використовувати екранний простір, зберігаючи основні елементи доступними навіть на невеликих екранах чи під час масштабування, у т.ч. під час роботи з додатком у Teams. Це зменшує візуальне перевантаження інтерфейсу та покращує зручність користування.
Масштабовано функціонал Анулювання, що дозволяє ініціатору відкликати документ з процесу погодження на будь-якому етапі.
Як це працює:
Ініціатор може анулювати документ у будь-який момент процесу погодження, натиснувши кнопку “Анулювати” в картці документа. Це зупиняє подальше узгодження документа. Після анулювання учасники, яким документ був призначений на погодження, отримують автоматичне сповіщення про те, що документ було анульовано.
Чим це буде корисним:
Функціонал анулювання забезпечує гнучкість у випадках, коли документ потребує корекції або більше не актуальний для подальшого узгодження. Це запобігає витраті часу учасників на обробку неактуальних документів і підвищує ефективність процесів погодження.
Масштабовано функціонал шерингу прав доступу до картки документа на інші модулі, що дозволяє користувачам ефективно та гнучко управляти доступом до документів у системі.
Як це працює:
Користувачі можуть надати іншим учасникам доступ до перегляду вмісту картки документа. Цей процес відбувається через систему налаштування прав доступу, що забезпечує контроль за тим, хто має право переглядати інформацію. Крім того, є можливість відкликати надані права. Вся інформація щодо дій зберігається на окремій вкладці в картці документа в системі.
Чим це буде корисним:
Цей функціонал підвищує ефективність управління документами та дозволяє безпечно ділитися інформацією в межах організації, зберігаючи контроль над доступом до конфіденційних даних.
Розширення журналювання подій для покращення діагностики та прозорості системи
Як це працює
Розширене покриття відстеження подій у системі забезпечує запис більшої кількості подій і деталей роботи системи. Логуються ключові операції, зміни даних, дії користувачів і системні помилки. Це охоплює широкий спектр процесів, що дозволяє отримувати детальну інформацію про виконувані дії та їхній результат.
Чим це буде корисним
Розширене журналювання подій допомагає у діагностиці та розв’язуванні проблем, забезпечує прозорість роботи системи та дозволяє ефективніше відстежувати та аналізувати дії користувачів і зміни даних. Це підвищує безпеку, спрощує аудит і покращує загальну надійність системи.
Щоб завантажити повні версії релізів у форматі PDF, натискайте відповідні кнопки нижче.
