Електронний документообіг (ЕДО) — це система, яка дозволяє створювати, зберігати, передавати та обробляти документи в цифровому форматі. Передбачає використання сучасних інформаційних технологій і програмного забезпечення замість паперового документообігу.
Згідно з дослідженням McKinsey, кількість документів, які доводиться опрацьовувати компаніям, щороку зростає експоненційно – майже на 50%. Тож можливість оптимізації цього процесу є важливою зоною росту бізнесу в цілому.
Зокрема, згідно з даними Forrester, інвестиції в автоматизацію документообігу вдається окупити менше, ніж за пів року після впровадження, а за 3 роки вони повертаються майже у 2,5 раза (248%).
Однак, яку бізнес-цінність має та чи інша система електронного документообігу (СЕД) та як вона впливає на бізнес-процеси, можна визначити тільки, оцінивши зміну ключових показників ефективності компанії після її впровадження.
На які основні КРІ впливає впровадження електронного документообігу
Успіх будь-якого бізнес-проєкту, зокрема і з оновлення ІТ-екосистеми, має чисельне вираження. Оцінюється воно як зміна окремих КРІ, які безпосередньо впливають на ефективність бізнесу та його прибутковість.
Наведемо основні KPI, які дозволяють оцінити ефективність впровадження системи електронного документообігу в компанії та виявити вузькі місця задля оптимізації процесів. Зокрема це:
- Час обробки документів: визначається як середній час, що витрачається в компанії на обробку одного документа. Обчислюється як відношення часу, витраченого на опрацювання всіх документів, до кількості опрацьованих документів;
- Відсоток завершених у встановлений термін завдань: визначається як помножене на 100 відношення вчасно виконаних завдань до загальної їхньої кількості;
- Відсоток помилок в документації: обчислюється як помножене на 100 відношення числа документів, у яких припущено помилки, до їхньої загальної кількості;
- Економія часу на обробці документів: різниця між часом, який витрачався на ручну обробку документів і часом, необхідним для опрацювання такої ж кількості документів після автоматизації цих процесів;
- Відсоток співробітників, які використовують ЕДО: визначається як помножене на 100 відношення активних користувачів системи до загальної кількості співробітників;
- Скорочення операційних витрат, зокрема, на папір та канцелярські товари: обчислюється як помножене на 100 відношення різниці витрат на ці потреби до впровадження і після до всіх витрат;
- Кількість документів, оброблених в системі: порівнюється кількість документів, які обробляються за певний проміжок часу, з тією, що опрацьовувалася за цей же час до впровадження ЕДО;
- Доступність документів або час, що витрачається співробітниками на пошук документів. Визначається як відношення часу, який персонал витратив на пошук всіх документів, до кількості знайдених документів;
- Зменшення кількості помилок через неправильне зберігання або втрату документів: визначають як помножене на 100 відношення кількості втрачених або неправильно збережених документів до їхньої загальної кількості;
- Середній час, необхідний для навчання співробітників працювати в новій системі ЕДО.
Результати досліджень впливу автоматизації електронного документообігу на основні показники прибутковості бізнесу
Сьогодні відомо про цілу низку досліджень, які, підсумовуючи практичний досвід компаній, доводять, що впровадження електронного документообігу дозволяє знижувати загальні витрати компанії, покращувати ефективність бізнес-процесів та зменшувати час на обробку документів.
Результатом впровадження СЕД завжди є підвищення загальної продуктивності та прибутковості бізнесу.
Зокрема, згідно з дослідженнями компанії Forrester, впровадження електронного документообігу дозволяє на 55% скоротити час, необхідний для обробки документів, і на 45% підвищити продуктивність персоналу.
Своєю чергою дослідження McKinsey вказують на те, що компанії, які впровадили електронний документообіг, можуть досягнути 15-25% зростання продуктивності впродовж перших 12-18 місяців. Головним чином, завдяки наявності чіткої стратегії автоматизації та належної інтеграції з іншими корпоративними системами.
З огляду на невиправдано високу вартість створення документів вручну, аналітики Gartner ще у 2019 році передбачили, що до 2025 року у світі 50% всіх інвойсів, якими обмінюється бізнес, буде створено й оплачено без ручних операцій, а до 2030-го ця цифра зросте до 80%.
Відповідно до висновків дослідників компанії McKinsey, тільки завдяки автоматизації процесів документообігу бізнес у глобальному масштабі може щорічно підвищувати власну продуктивність на 0.8-1.4%.
Окрім того, впровадження систем ЕДО допомагає компаніям не тільки скоротити витрати, а й створити більш прозорі та безпечні процеси, що важливо для підвищення конкурентоспроможності та мінімізації ризиків в умовах динамічних реалій.
Система електронного документообігу SmartPoint DMS – драйвер бізнес-процесів
З огляду на вищезазначене, оцінімо бізнес-цінність системи електронного документообігу SmartPoint DMS, розробленої фахівцями компанії SMART business – провідного партнера Microsoft.
СЕД створена за принципом конструктора процесів і завдяки цьому дозволяє через електронний документообіг автоматизувати цілу низку дотичних бізнес-процесів.
У результаті впровадження СЕД SmartPoint DMS вдається досягнути таких показників:
- на 52% скорочуються витрати на обробку документів, головним чином завдяки зниженню операційних витрат: на папір, друк, пересилання та зберігання документів;
- на 64% зменшується час обробки документів і мінімізується час, який персонал витрачає на виконання рутинних завдань;
- високий рівень безпеки даних та прозорості ведення бізнесу, що важливо для корпоративної відповідності та управління ризиками. І при цьому – забезпечено зручний доступ до даних з будь-якої точки з доступом до інтернету.
Також впровадження SmartPoint DMS, окрім зростання ефективності бізнесу, забезпечує підвищення точності документів на 88%. Відбувається це, головним чином, завдяки підтримці інтеграції з іншими корпоративними системами та безшовному обміну даними. А отже, усувається людський фактор та мінімізуються помилки, які виникають за ручного введення даних.
Отже, SmartPoint DMS – це ще й можливість підвищити рівень комплаєнсу, оскільки всі процеси стають більш чіткими, стандартизованими та зручними для перевірки. Завдяки цьому знижуються репутаційні ризики, що особливо важливо в таких галузях, як страхування чи фінанси.
Разом з цим, запровадження чітких та прозорих процесів погодження документів та уникнення паперової рутини сприяє підвищенню рівня задоволеності працівників компанії, клієнтів та підрядників.
Таким чином, СЕД SmartPoint DMS – це рішення, яке не тільки забезпечує автоматизацію та оптимізацію процесів створення, опрацювання та зберігання документів. Продукт дозволяє вивести на новий рівень ефективності всі дотичні бізнес-процеси компанії, знизивши при цьому операційні витрати та покращивши контроль за опрацюванням документів на усіх етапах.
Головним чином, завдяки тому, що SmartPoint DMS відповідає кращим європейським практикам погодження документів та інтегрується з європейськими системами обміну документами. До того ж система підсилена технологіями на базі АІ, а широкі інтеграційні можливості роблять її органічним елементом ІТ-екосистеми компанії.
Якщо ж до переліченого додати широкі можливості кастомізації, здатність підтримувати зміни у процесах та простоту у використанні, очевидно, що впровадження продукту здатне стати справжнім драйвером бізнесу.
