Ріст компанії йде пліч-о-пліч зі зростанням потоку даних і обсягів документації. В якийсь момент робота з документами стає обтяжливою, а традиційні методи обробки паперових документів – все менш ефективними.
Для розв’язання цієї проблеми бізнес у всьому світі масово переходить на електронний документообіг. І якщо світовий ринок програмного забезпечення для управління документацією у 2019-му оцінювався в 4.9 млрд доларів, то до 2025 року очікується, що цей показник сягне 10.2 млрд доларів (джерело: financesonline.com).
У цьому матеріалі ми познайомимо вас з поняттям електронного документообігу і з’ясуємо переваги від його впровадження у бізнес-процеси.
Що таке електронний документообіг?
Електронний документообіг (також відомий як ЕДО) – це система обміну та обробки документів у електронному форматі. Вона замінює традиційний паперовий обіг документів і дозволяє організаціям ефективно керувати записами, зберігати їх, обмінюватися та здійснювати спільну роботу над ними в digital-середовищі.
Електронний документообіг включає створення, редагування, підписання, реєстрацію, зберігання та передачу документів у цифровій формі. Для цього використовуються спеціальні програмні засоби, які дозволяють створювати електронні версії записів, зберігати їх в цифровому вигляді, а також забезпечують безпечний обмін даними між учасниками процесу.
Чому електронний документообіг краще, ніж паперовий?
ЕДО має кілька переваг порівняно з традиційним паперовим обігом документів. Серед них:
Ефективність
Цифровізація дозволяє швидко обмінюватися документами, зменшуючи час на їх транспортування, пошук та розподіл.
Економія ресурсів
Використання електронних документів зменшує витрати на папір, друк, поштові витрати та інші витрати, пов’язані з паперовими.
Зручність
Ви можете легко знаходити, переглядати та редагувати записи, а також над файлами можуть працювати одночасно декілька користувачів.
Безпека
ЕДО забезпечує високий рівень захисту даних і конфіденційності.
Види електронного документообігу
ЕДО може бути класифікований на основі різних критеріїв, таких як типи документів та обсяги обміну даними. Нижче наведено докладніші описи основних його видів, а також класифікацію за типами:
- Внутрішній
Цей вид передбачає обмін документами в межах однієї організації. Він використовується для оптимізації внутрішніх робочих процесів, спрощення комунікації між відділами та прискорення прийняття рішень. Внутрішній електронний документообіг може охоплювати різні типи документів, зокрема кадрові, управлінські, складські, бухгалтерські, архівні тощо. - Зовнішній
Цей вид ЕДО включає передачу даних та документів між різними компаніями, держустановами або партнерами. Він дозволяє автоматизувати процеси обміну документами, уникнути помилок та зменшити час, необхідний для обробки та погодження документів. Зовнішній електронний документообіг може включати записи, пов’язані з замовленнями, договорами, рахунками-фактурами, логістикою, ліцензіями тощо.
Класифікація за типами документів:
Кадровий електронний документообіг
Охоплює записи, пов’язані з кадровими процесами, такими як заяви про прийом на роботу, зміни у працівника, відпустки, звільнення тощо. Кадровий ЕДО є оптимальним рішенням для формату віддаленої роботи, дозволяє економити час та зменшити навантаження на HR-відділ.
Управлінський
Це документи, що стосуються управлінської діяльності, зокрема звіти, презентації, плани розвитку, стратегічні документи тощо. Вони використовуються для прийняття рішень на різних рівнях управління.
Складський
Пов’язаний зі складським обліком, зокрема накладні, акти прийому-передачі товарів, інвентарні відомості, звіти про залишки тощо.
Бухгалтерський
Стосується фінансового обліку та бухгалтерської звітності, зокрема рахунки-фактури, податкові декларації, звіти про доходи та витрати, фінансові звіти тощо.
Архівний
Охоплює відомості, що підлягають збереженню в архівах протягом тривалого періоду часу. Це можуть бути документи про внутрішні операції організації, контракти, звіти, витяги з протоколів, внутрішні накази тощо.
Зазначена класифікація включає лише основні типи документів у контексті ЕДО, але можуть бути й інші специфічні їх види, які відповідають потребам конкретної організації чи галузі.
Як впровадити електронний документообіг у ваш бізнес?
Процес впровадження електронного документообігу можна розділити на декілька кроків. Серед них:
Крок 1. Аналіз потреб
Ваші дії: Оцініть потреби вашої компанії щодо електронного документообігу. Визначте, які процеси потрібно автоматизувати, які документи часто використовуються та які проблеми виникають з паперовим документообігом.
Крок 2. Вибір системи
Ваші дії: Дослідіть різні системи електронного документообігу, які відповідають потребам вашої компанії. Розгляньте їхні функціональні можливості, сумісність з наявними системами, безпеку та підтримку клієнтів. Виберіть рішення, яке найкраще підходить для вашого бізнесу.
Крок 3. Планування і реалізація
Ваші дії: Розробіть детальний план впровадження ЕДО. Визначте критерії успіху, терміни та ресурси.
Крок 4. Навчання співробітників
Ваші дії: Забезпечте належне навчання співробітників щодо використання нової системи. Організуйте навчальні сесії, тренінги та надайте посібники з використання системи. Впевніться, що всі співробітники розуміють переваги та процеси електронного документообігу.
Крок 5. Поступове впровадження
Почніть з впровадження електронного документообігу в одному відділі або проєкті, а потім поступово розширюйте його на всю компанію. Це дозволить зменшити ризики та надати можливість виправити помилки або виявити можливі проблеми на ранніх етапах.
Крок 6. Моніторинг та оновлення
Після впровадження системи забезпечуйте постійний моніторинг та оновлення. Слідкуйте за продуктивністю, ефективністю та задоволенням користувачів. За потреби вносьте зміни, вдосконалюйте процеси та розширюйте функціональні можливості системи.
Впровадження електронного документообігу може значно полегшити роботу вашої компанії, знизити витрати та підвищити продуктивність. Важливо мати чіткий план, залучити всіх зацікавлених сторін і надати належне навчання. Поступове впровадження та постійний моніторинг допоможуть забезпечити успішне використання системи електронного документообігу.
Як обрати систему ЕДО?
Обираючи систему електронного документообігу, важливо враховувати кілька ключових аспектів, серед яких функціональність, можливість інтеграції з іншими системами, безпека, можливість до масштабування, а також зручність користувацького інтерфейсу.
Якщо ж знаходитесь в активних пошуках такої системи, радимо звернути увагу на рішення SmartPoint DMS. Воно відповідає всім описаним вище критеріям, а також пропонує ряд додаткових переваг, як-от спільна робота над документами, робота з ЕЦП (КЕП), кастомне налаштування маршрутів погодження документів, а також доступ з мобільних пристроїв.
Система електронного документообігу SmartPoint DMS розроблена на базі технологій Microsoft і містить набір інструментів для контролю, керування та зберігання різних типів документів, максимізуючи ефективність кожного бізнес-процесу. Рішення налічує декілька модулів, що дозволяє закрити весь перелік питань, пов’язаних з внутрішньою та зовнішньою документацією, серед них: модуль договорів; кореспонденція; тендери; закупівлі.
