Електронний кадровий документообіг — це система на базі програмного забезпечення, що дозволяє підписувати двосторонні документи в організаціях різних типів. Системи електронного кадрового документообігу скорочено називають кадровим ЕДО. Це зручні рішення для бізнесу, що автоматизовують процеси діловодства, зберігають час HR-фахівців та надають високий рівень контролю над усіма юридичними відносинами.
Приклад платформи для організації електронного кадрового документообігу — SmartPoint DMS. З допомогою цього рішення ви можете під’єднати всіх співробітників до системи, щоб поступово перейти на повністю цифрове діловодство. Важливе зауваження: SmartPoint DMS є юридично повноцінною системою. Це означає, що стандарт ведення документації відповідає вимогам чинного законодавства. На жаль, не всі системи є юридично повноцінними: про законодавче підґрунтя та нюанси вибору програм для організації кадрового ЕДО ми поговоримо в наступних розділах.
Що таке кадровий електронний документообіг та які завдання він вирішує?
Перехід на електронний кадровий документообіг насамперед є пришвидшенням та модернізацією класичного паперового діловодства, а також вирішенням ряду проблем застарілої системи. Наразі не існує аргументів про переваги паперового діловодства над цифровим. Кадрове ЕДО є еволюційним розвитком паперової системи. Розгляньмо, які завдання вирішує електронний документообіг в кадровому діловодстві.
Захист інформації та її впорядкування
Класичний паперовий архів є ненадійним: копії документів можуть бути втрачені або знищені шляхом фізичного впливу (пліснява, пожежа, засоби гасіння пожежі тощо). Доступ до архіву теоретично може отримати будь-яка людина, що відвідує офіс компанії. Якщо вам потрібно знайти документ, підписаний 14 років тому, — це завдання може забрати години. Якщо таких документів потрібно декілька, архіваріус потребуватиме на їхні пошуки вже не години, а дні. Все це сильно гальмує ділові процеси.
Кадровий документообіг в електронному вигляді навпаки є максимально захищеним від стороннього впливу. На прикладі SmartPoint DMS: ця система ЕДО базується на продуктах Microsoft, в контексті захисту даних це означає що всі документи зберігаються на хмарі та захищені найсучаснішими протоколами безпеки. Отримати доступ до документів можуть всі співробітники компанії, але вносити зміни до них — лише призначені вами адміністратори. Приблизно 3 хвилини потрібно для створення файлів, їхнього підписання та автоматичного впорядкування. Стільки ж часу на зміни адміністративних доступів до файлів чи пошуку документів багаторічної давнини. Кадрове ЕДО економить час всіх ваших співробітників.
Об’єднання багатоканального документообігу в одному місці
На прикладі великої торговельної компанії: кадровий відділ працює з одним типом документів, складські потужності використовують інші накладні й акти, відділ підтримки також формує свої заявки — і всі вони керуються конкретною специфікою діяльності. Відділів може бути значно більше, всі операційні документи треба зберігати роками, опрацьовувати їх й формувати зведену документацію для органів контролю — все це титанічний труд.
Електронний кадровий документообіг спрощує всі процеси діловодства й автоматизовує їх контроль. Безліч відділів, кожен з яких працює зі своїм типом документів, але всі вони знаходяться в єдиній взаємопов’язаній системі. Кадровий документообіг в електронному вигляді — це не про примарні перспективи зручності, це про збереження тисяч робочих годин. Процес переходу на ЕДО слід розглядати як інвестицію в бізнес. Звіти формуються за хвилини, ніякого контролю для коректного розподілу та збереження документів не потрібно, всі працівники користуються єдиною програмою з мінімальним часом навчання.
Оптимізація кадрових зусиль, спрощення контролю
Ми вже зазначили, що кадровий документообіг на підприємстві може бути настільки складним, що для його контролю й впорядкування доводиться залучати цілі операційні відділи. Завдання ускладнюється й необхідністю акумулювати гори паперу в одному місці, оскільки склади та офіс можуть фізично розміщуватися в різних частинах міста.
Електронний кадровий документообіг в організації спрощує процеси створення, погодження та підписання документів. Більше не потрібно ані фізично їздити по документи, ані зберігати їх в окремому приміщенні. Контролем періодів й формуванням звітності може займатися одна людина, а всі інші фахівці в цей час присвячуватимуть себе нагальнішим завданням.
Система електронного кадрового документообігу в усьому переважає класичне паперове діловодство. Однак нам слід розглянути ще ряд питань, перед тим як вважати тему вичерпаною.
Етапи організації електронного кадрового документообігу
Етапність впровадження електронного кадрового документообігу залежить від особливостей організації, але у загальних рисах процес складається з кількох кроків.
1. Консультація для деталізації процесів, кадровий аудит
На цьому етапі ви звертаєтесь до SMART business зі своїм запитом, ми ставимо вам питання й докладно аналізуємо процеси діловодства всередині вашої компанії.
2. Оптимізація процесів та усунення ризиків відповідно до висновків аудиту
Електронний кадровий документообіг має бути побудований коректно: ми допомагаємо з впровадженням системи ЕДО на всіх етапах. Ключові завдання цього розділу: позбавитись дублікатів документів, за можливості об’єднати подібні процеси та оптимізувати систему відповідно до типу підприємства й особливостей законодавства.
3. Інтеграція кадрового ЕДО в інші корпоративні системи
Якщо ви обираєте SmartPoint DMS, фахівці SMART business зможуть інтегрувати кадровий ЕДО в ряд інших систем: ERP, CRM, BI-systems, бібліотеки КЕП, чат-бот та інші системи.
Переваги електронного кадрового документообігу
У розділі про те, які завдання вирішує перехід на електронний кадровий документообіг, ми вже відзначили, що цифрове діловодство в усьому переважає над застарілою паперовою системою. Разом з тим, ми не відзначили неочевидні переваги кадрового ЕДО — далі про деякі з них більш детально.
- Вивільнення часу HR-фахівців. Замість паперової роботи ваші експерти зможуть приділити більше часу розвитку людського капіталу компанії, що позитивно відзначиться на лояльності працівників.
- Пришвидшення процесів, що вимагають документування. Від кадрових контрактів до операційних рахунків-фактур — рух документів відбувається без жодної затримки з боку системи ЕДО. Збільшення мобільності компанії прямо впливає на робочі процеси й прибуткові надходження.
- Системне зменшення кількості помилок під час укладання документів. Процес шаблонізації документів відбувається повністю в цифровому вигляді, так само як підписання й повторне підписання документів у разі виявлення помилок чи хибодруків. Електронний кадровий документообіг повністю нівелює розбіжності у копіях документів, невідповідність версій чи втрату копії однією зі сторін.
Вище ми розкрили переваги кадрового електронного документообігу лише в загальних рисах, на практиці ж цифровізація та автоматизація реформують процес діловодства комплексно: це означає покращення всіх без винятку етапів проходження документів.
Закони та положення про кадровий ЕДО
- Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
- Зміни до Порядку № 1886/5.
Ці документи затверджують право організацій впроваджувати електронний кадровий документообіг як єдину форму діловодства в організації.
Зміни у веденні кадрового ЕДО на час воєнного стану
Ми не будемо розглядати еволюцію всіх положень про електронний документообіг від самого початку, оскільки валідними є лише останні затверджені версії законів. Основним положенням про електронний кадровий документообіг є частина друга статті третьої Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від липня 2022 року. У ній йдеться про те, що електронний документообіг під час воєнного стану може набувати альтернативних форм, серед яких не тільки ЕДО, але й невпорядковані форми затвердження (електронна пошта, месенджер, внутрішні групові чати тощо). Однак фахівці SMART business наголошують, що кадрове ЕДО є єдиною законодавчо акцептованою формою ведення документації в електронному вигляді. На прикладі SmartPoint DMS: організований з допомогою цього інструмента документообіг відповідає всім вимогам чинного законодавства незалежно від дії воєнного стану.
Як автоматизувати основні HR-процеси з допомогою SmartPoint DMS?
SmartPoint DMS є повноцінною системою електронного кадрового документообігу, що розроблена на базі продуктів Microsoft і відповідає суворим стандартам безпеки компанії. Експерти SMART business надають послуги з впровадження кадрового ЕДО у будь-яку програмну систему.
Окрім інтеграції самого продукту, ми готові надати готові рішення для оптимізації й інших процесів організації:
- планування ресурсів (ERP);
- відносини з клієнтами та покупцями (CRM);
- розвиток людського капіталу (HRM) та інші.
Все, що вам потрібно зробити для впровадження електронного кадрового документообігу у своїй компанії — це написати нам щодо консультації. Ми уважно розглянемо ваш випадок і надамо вичерпну інформацію з прогнозованими результатами впровадження системи кадрового ЕДО. Ми орієнтовані виключно на ваші потреби, фахівці SMART business допоможуть вам розвинути свій бізнес через внутрішні інвестиції. Розмір компанії та складність процесів не мають значення — ми допоможемо всім охочим.
