En el tercer trimestre de 2025, el equipo de SmartPoint siguió mejorando el sistema de gestión electrónica de documentos, centrándose en la optimización de los procesos de aprobación, la ampliación de las funciones de búsqueda y la mejora de la usabilidad del sistema para los usuarios. La nueva versión incluye una serie de actualizaciones que hacen que la interacción con los documentos sea aún más rápida, flexible y precisa.
La nueva versión de SmartPoint DMS cuenta con una funcionalidad ampliada para trabajar con documentos internos y externos, contratos y solicitudes financieras, soporte para la aprobación y el rechazo masivo de archivos, búsqueda avanzada por contenido y nuevas herramientas de personalización de las rutas de aprobación.
Descubra más sobre las actualizaciones clave en SmartPoint DMS Versión 4.1.
Se ha implementado la posibilidad de crear una ficha individual para cada documento en función de su categoría.
Cómo funciona:
Permite crear diferentes fichas con diferentes grupos de campos en función de la categoría del documento.
Por qué será útil:
Permite configurar la estructura de la ficha según las especificidades de cada categoría de documentos, lo que aumenta la usabilidad del sistema y garantiza la corrección de los datos introducidos.
Se ha añadido la posibilidad de aprobar simultáneamente varios documentos.
Cómo funciona:
El usuario puede seleccionar varios documentos de la lista y aprobarlos con una sola acción.
Por qué será útil:
Ahorra el tiempo de los usuarios y optimiza el proceso de aprobación de un gran volumen de documentos.
Se ha añadido la posibilidad de rechazar simultáneamente varios documentos.
Cómo funciona:
El usuario puede seleccionar varios documentos de la lista y rechazarlos con un solo clic.
Por qué será útil:
Mejora la comodidad del procesamiento masivo de documentos en el proceso de aprobación.
Se ha ampliado la búsqueda por el contenido de los archivos (Word, Excel, PDF).
Cómo funciona:
El sistema indexa el contenido textual de los documentos y permite realizar la búsqueda dentro de los archivos.
Por qué será útil:
Mejora la eficacia de la búsqueda de la información necesaria en grandes volúmenes de documentos.
Se ha implementado la posibilidad de volver la aprobación al paso seleccionado.
Cómo funciona:
Durante la aprobación, el usuario puede devolver el documento a la etapa anterior para su reconsideración.
Por qué será útil:
Permite manejar de manera flexible el proceso de aprobación y corregir errores sin crear una nueva ruta.
Se ha implementado la posibilidad de configurar los parámetros de los recordatorios o notificaciones para los pasos de la ruta de aprobación.
Cómo funciona:
Permite configurar los parámetros de los recordatorios o mensajes (notificaciones) que se enviarán a los participantes en el proceso.
Por qué será útil:
Permite informar oportunamente a los participantes sobre la necesidad de realizar acciones en el marco de la aprobación, mejora el control y la disciplina en la ejecución de tareas.
Se ha actualizado el módulo “Documentos internos”.
Cómo funciona:
Permite crear, aprobar y almacenar los documentos internos de la organización en un sistema unificado con el ciclo de vida completo — desde la creación hasta el archivo.
Por qué será útil:
Almacenamiento centralizado de los documentos internos y proceso transparente de su aprobación.
Se ha actualizado el módulo “Documentos externos (entrantes y salientes)”.
Cómo funciona:
Permite registrar, aprobar y rastrear la correspondencia externa, tanto los documentos entrantes como los salientes, incluyendo las contrapartes y las rutas de aprobación.
Por qué será útil:
Permite controlar el intercambio de documentos con los socios externos.
Se ha actualizado el módulo “Solicitudes financieras”.
Cómo funciona:
Permite crear y aprobar las solicitudes financieras con una ruta de aprobación automática y control del estado de ejecución.
Por qué será útil:
Optimiza el proceso de aprobación de los documentos financieros, aumenta la transparencia de los gastos y agiliza la toma de decisiones financieras.
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