Sztuczna inteligencja (AI) to technologia, która łączy uczenie maszynowe, zautomatyzowane rozpoznawanie obrazów, języka oraz analizę danych. Modele AI są zdolne do bardzo szybkiej analizy dużych zbiorów informacji, wyciągania wniosków, podejmowania decyzji oraz interakcji z otoczeniem.
To otwiera szerokie możliwości wykorzystania sztucznej inteligencji w różnorodnych rozwiązaniach programistycznych, ukierunkowanych na optymalizację kluczowych procesów biznesowych, zwiększenie efektywności oraz ogólnej rentowności działalności.
Szczególnie efektywne jest zastosowanie AI w obszarze przetwarzania dokumentów – zwłaszcza w realizacji rutynowych zadań typowych dla tradycyjnego modelu obiegu dokumentów. Ręczne sortowanie, klasyfikacja, wyodrębnianie potrzebnych danych i ich wprowadzanie do systemów księgowych pochłania czas, wymaga znacznych zasobów ludzkich i wiąże się z wysokim ryzykiem błędów oraz duplikacji.
W nowoczesnym systemie elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) procesy te są automatyzowane za pomocą usługi Azure AI, która przejmuje ekstrakcję danych z dokumentów oraz ich przetwarzanie. Dzięki zastosowaniu technologii AI do rozpoznawania tekstu udaje się dwukrotnie skrócić czas obsługi dokumentów i zwiększyć ich dokładność nawet do 88%.
Ważne: wdrożenie AI w obiegu dokumentów to nie tylko automatyzacja. To przede wszystkim nowe podejście do pracy z dokumentami, którego celem jest zwiększenie szybkości, dokładności, zgodności ze standardami oraz — co równie istotne — podniesienie poziomu bezpieczeństwa informacji w organizacji.
Przyjrzyjmy się, jak to działa.
Azure Document Intelligence — nowa era w cyfrowym obiegu dokumentów
Azure Document Intelligence to usługa oparta na technologii Azure AI, stworzona z myślą o automatycznym pozyskiwaniu danych z dokumentów oraz ich dalszym przetwarzaniu. Jej celem jest przekształcanie niestrukturalnych informacji w wartościowe dane biznesowe.
Kluczowe możliwości Azure Document Intelligence w kontekście automatyzacji elektronicznego obiegu dokumentów:
- Pozyskiwanie dokumentów z różnych źródeł oraz ich przetwarzanie zgodnie z wymaganiami konkretnego procesu biznesowego;
- Analiza pozyskanych dokumentów dzięki rozpoznawaniu kluczowych metadanych i ich dalszemu sortowaniu.
Główne scenariusze wykorzystania rozwiązań z zakresu Intelligent Document Processing
Jeśli zależy Ci nie tylko na formalnej cyfryzacji dokumentów papierowych, ale na wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, który wspiera procesy biznesowe Twojej firmy i zwiększa jej konkurencyjność — warto zapoznać się z praktycznymi scenariuszami wykorzystania sztucznej inteligencji w automatycznej obróbce dokumentów. W szczególności:
- System oparty na AI umożliwia automatyczne uzupełnianie szablonów na podstawie danych pochodzących z wewnętrznych systemów (ERP, CRM, SharePoint);
- Technologie rozpoznawania tekstu w czasie rzeczywistym pozwalają na przeprowadzanie różnego rodzaju analiz dokumentów — pod kątem zgodności ze strukturą, obowiązującymi przepisami prawa, politykami wewnętrznymi firmy, spójności między dokumentami, a także obecności danych wrażliwych lub poufnych (np. w przypadku konieczności ponownego wykorzystania umowy przygotowanej dla jednego klienta — ważne jest upewnienie się, że wszelkie dane wrażliwe zostały całkowicie usunięte).
- Inteligentne wyszukiwanie oparte na technologii AI umożliwia szybkie odnajdywanie potrzebnych fragmentów w wielostronicowych dokumentach;
Ważne: Generatywna sztuczna inteligencja rozumie kontekst, dlatego nie wymaga dosłownych cytatów — wystarczy opisać, czego należy szukać, w dowolnej formie.
- Narzędzie AI do rozpoznawania tekstu może pełnić funkcję zaawansowanego korektora, umożliwiając sprawdzanie dokumentów pod kątem stylu, poprawności ortograficznej i interpunkcyjnej, a także wykrywanie powtórzeń, dublowania treści oraz nieścisłości znaczeniowych;
- Sztuczna inteligencja wykorzystywana do automatycznego przetwarzania dokumentów to niezastąpione wsparcie w realizacji zapytań związanych z wyszukiwaniem informacji — dzięki możliwości szybkiej analizy dużych zbiorów danych.
Przykładowe zastosowania sztucznej inteligencji w automatycznym przetwarzaniu dokumentów
System zarządzania dokumentacją elektroniczną wspierany przez sztuczną inteligencję to zaawansowane narzędzie automatyzacji, które pozwala firmom oszczędzać czas i zasoby, zwiększać precyzję przetwarzania danych oraz znacząco poprawiać kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) i rentowność biznesu.
Obecnie technologie AI w zakresie rozpoznawania tekstu są najczęściej wykorzystywane do przetwarzania:
- Dokumentów przychodzących i wychodzących – w tym do automatycznej klasyfikacji, kierowania oraz archiwizacji korespondencji i plików;
- Umów – wyodrębnianie kluczowych warunków, terminów i danych formalnych w celu przyspieszenia procesu zatwierdzania oraz ograniczenia ryzyka.
- Protokołów odbioru i faktur – poprzez dostosowanie dokumentów do obowiązujących standardów finansowych oraz ich automatyczne uzgadnianie z systemami księgowymi;
- Dokumentów kadrowych – w tym obsługi wniosków, pism i akt osobowych zgodnie z wymaganiami prawa pracy;
- Raportów regulacyjnych – obejmujących strukturyzację formularzy sprawozdawczych i przygotowanie ich do przekazania organom nadzorczym;
- Rękopisów cyfrowych – poprzez ich archiwizację i systematyzację w bibliotekach cyfrowych.
Przykład zastosowania AI do przetwarzania dokumentów – firma Emaar
W tym kontekście warto przytoczyć przykład wdrożenia technologii Azure Cognitive Services w luksusowym centrum handlowym Emaar, zlokalizowanym w prestiżowej dzielnicy Dubaju. Dzięki temu rozwiązaniu udało się zaoszczędzić aż 8 tysięcy godzin ręcznej pracy personelu miesięcznie.
Firma wykorzystała technologię wyodrębniania danych z dokumentów wspieraną sztuczną inteligencją w ramach autorskiego programu lojalnościowego. Aplikacja umożliwia klientom gromadzenie punktów, które następnie można wymieniać na zakupy w centrum handlowym lub na bonusy od partnerów. Punkty są naliczane po zeskanowaniu paragonu w aplikacji, co potwierdza dokonanie zakupu.
Biorąc pod uwagę, że centrum handlowe obsługuje rocznie ponad 80 milionów odwiedzających w ponad 1,5 tysiąca sklepów znajdujących się na jego terenie, ręczne wprowadzanie paragonów przez personel zajmowało bardzo dużo czasu.
Jednak już w pierwszym półroczu działania systemu, po przekazaniu odczytu paragonów do AI, czas potrzebny na ich przetwarzanie został skrócony o ponad 50%.
Jak w rozwiązaniu SmartPoint DMS zrealizowano zarządzanie dokumentacją elektroniczną z wykorzystaniem sztucznej inteligencji
SmartPoint DMS to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania dokumentacją elektroniczną. Dzięki zastosowaniu technologii Azure Document Intelligence, system znacząco zwiększa efektywność wszystkich procesów biznesowych, które wymagają weryfikacji, akceptacji i zatwierdzania dokumentów.
SmartPoint DMS wykorzystuje technologię sztucznej inteligencji do rozpoznawania tekstu z obrazów dokumentów. Mogą to być pliki pochodzące z poczty korporacyjnej lub dowolnego zabezpieczonego folderu, do którego przesyłane są zeskanowane dokumenty bądź ich kopie.
Technologia Azure Document Intelligence przetwarza te obrazy, wyodrębniając z nich zestaw metadanych niezbędnych dla systemu elektronicznego obiegu dokumentów do dalszej pracy z cyfrową kopią dokumentu.
W ten sposób system nie tylko przechowuje dokument w formacie graficznym lub PDF, ale również automatycznie wyodrębnia z niego kluczowe informacje — takie jak nazwa, daty, imiona, numery dokumentów — i na tej podstawie tworzy kartę dokumentu.
Oprogramowanie do inteligentnego przetwarzania dokumentów (Intelligent Document Processing) może automatycznie zarejestrować dokument w systemie lub umożliwić rejestrację ręczną.
Po rejestracji możliwe jest automatyczne wysyłanie powiadomień do inicjatora — osoby, która utworzyła lub przesłała dokument.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Uzyskaj dostęp do nagrania webinaru „Zastosowanie i perspektywy technologii AI w elektronicznym obiegu dokumentów” — [kliknij tutaj].
Funkcjonalność systemu elektronicznego obiegu dokumentów SmartPoint DMS jako nowoczesnego rozwiązania Intelligent Document Processing (IDP)
Tworząc własne rozwiązanie w zakresie Intelligent Document Processing — SmartPoint DMS — zespół SMART business przeprowadził szczegółową analizę światowych trendów w elektronicznym obiegu dokumentów (EOD), istniejących systemów dostępnych na rynku oraz potrzeb środowiska biznesowego.
W efekcie powstała nowoczesna platforma do Intelligent Document Processing, która umożliwia:
- Odbieranie obrazów dokumentów z różnych źródeł (zeskanowane kopie, poczta elektroniczna, zabezpieczone katalogi);
- Cyfryzację dokumentów w razie potrzeby;
- Rozpoznawanie tekstu i wyodrębnianie kluczowych metadanych;
- Klasyfikowanie dokumentów z wykorzystaniem AI, na podstawie zawartych w nich metadanych;
- Przetwarzanie pozyskanych danych zgodnie z wymaganiami konkretnego procesu biznesowego;
- Automatyzację dalszych działań — takich jak rejestracja, akceptacja, archiwizacja — w zależności od potrzeb.
Kluczowe cechy wykorzystania AI w systemie zarządzania dokumentami SmartPoint DMS
Biznes już zdążył docenić istotne możliwości systemu, takie jak:
- Szerokie wsparcie urządzeń – technologia skanowania kompatybilna z większością nowoczesnych skanerów;
- Elastyczność w źródłach danych – system przetwarza zarówno zeskanowane dokumenty, jak i ich obrazy, w tym kopie otrzymane z poczty elektronicznej lub z zabezpieczonych folderów;
- Uniwersalność językowa – wyodrębnianie metadanych działa równie skutecznie dla dokumentów tworzonych w cyrylicy i łacinie, co ma szczególne znaczenie dla firm współpracujących z partnerami międzynarodowymi;
- Automatyzacja rejestracji – dokumenty mogą być automatycznie rejestrowane w systemie EOD lub przechowywane w formie kart w panelu rejestratora.
- Obsługa procesu akceptacji – system umożliwia automatyczne uruchomienie procesu akceptacji na podstawie metadanych pozyskanych z dokumentu
Systemy zarządzania dokumentacją elektroniczną zintegrowane z usługami AI — dodatkowa przewaga konkurencyjna dla biznesu
Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez firmę McKinsey, zastosowanie generatywnej sztucznej inteligencji w nowoczesnych rozwiązaniach do automatyzacji kluczowych procesów biznesowych może zapewniać roczny wzrost produktywności pracy na poziomie od 0,5 do 3,4%. Pokazuje to realny potencjał AI jako narzędzia zwiększającego efektywność w szerokim zakresie branż.
W tym kontekście systemy elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowane z usługami sztucznej inteligencji — szczególnie z Azure AI do automatycznego wyodrębniania i przetwarzania danych z dokumentów — należą do najbardziej praktycznych i perspektywicznych rozwiązań prowadzących do osiągnięcia tego efektu. Stanowią one kluczowe narzędzie dla firm, które chcą nie tylko usprawnić obieg dokumentów, ale również zwiększyć odporność operacyjną, precyzję i skalowalność procesów biznesowych.
Co istotne, zastosowanie inteligentnej analizy dokumentów pozwala znacząco ograniczyć liczbę operacji ręcznych, zwiększyć dokładność przetwarzania danych oraz zapewnić stabilną efektywność operacyjną. Dzięki automatycznemu wyodrębnianiu metadanych systemy mogą nie tylko przyspieszyć rejestrację i zatwierdzanie dokumentów, ale również zagwarantować ich zgodność z wymaganiami biznesowymi, politykami wewnętrznymi oraz obowiązującymi standardami.
Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami opartego na sztucznej inteligencji to nie tylko krok w stronę transformacji cyfrowej, ale także strategiczna inwestycja w odporność, elastyczność i konkurencyjność firmy – w warunkach nieustannie rosnącej ilości informacji i wymagań dotyczących ich przetwarzania.
Przypominamy: firma SMART business oferuje bezpłatne wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów SmartPoint DMS. Oferta obowiązuje do 30.09.2025 przy zakupie rocznych licencji. Więcej informacji znajdziesz [tutaj].
