Blog

Według analizy rynku Fortune Business Insights automatyzacja obiegu dokumentów jest obecnie jednym z kluczowych czynników rozwoju firm. W 2024 roku globalny rynek systemów elektronicznego obiegu dokumentów wyceniano na 7,16 mld USD, a tempo wzrostu wciąż rośnie. Przewiduje się, że do 2032 roku wartość ta niemal potroi się, osiągając 24,34 mld USD. Średnioroczny wzrost o 16,6% jasno pokazuje, że firmy masowo rezygnują z papieru i ręcznego obiegu dokumentów. Przechodzą na rozwiązania cyfrowe, aby działać szybciej, bezpieczniej i z łatwością skalować swój biznes.

Analiza pokazuje również, że zapotrzebowanie na DMS (Document Management System — systemy zarządzania dokumentami elektronicznymi) rośnie w niemal każdej branży. W 2024 roku największy udział w rynku (22%) miały instytucje finansowe (BFSI). Trudno się temu dziwić — to sektor operujący ogromnymi wolumenami dokumentów, które podlegają rygorystycznym wymogom prawnym. W pozostałych branżach — od opieki zdrowotnej, przez produkcję, handel i nieruchomości, aż po sektor publiczny, IT i edukację — popyt rozkłada się dość równomiernie. To najlepszy dowód na to, że automatyzacja obiegu dokumentów to już uniwersalna potrzeba i integralny element transformacji całego biznesu.

Czym jest system elektronicznego obiegu dokumentów (EOD)?

System elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) to kompleksowe rozwiązanie informatyczne służące do wymiany i przetwarzania dokumentów w formie cyfrowej. Stanowi nowoczesną i bardziej efektywną alternatywę dla tradycyjnego papierowego obiegu dokumentów oraz umożliwia firmom sprawne tworzenie, edytowanie, podpisywanie, rejestrowanie, przechowywanie i przekazywanie dokumentów w środowisku cyfrowym.

EOD obejmuje pełny cykl pracy z dokumentami — od ich tworzenia i akceptacji po przechowywanie, archiwizację oraz bezpieczną wymianę między wszystkimi uczestnikami procesu. W tym celu wykorzystywane są specjalistyczne systemy, które zapewniają uporządkowane przechowywanie, kontrolę wersji, ścieżki akceptacji, możliwość wykorzystania podpisu elektronicznego (kwalifikowanego) oraz bezpieczną wymianę danych.

Korzyści z wykorzystania EOD

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów przynosi firmie wymierne korzyści na kilku poziomach:

• Optymalizacja procesów tworzenia, akceptacji i podpisywania dokumentów — dokumenty są przygotowywane, uzgadniane i podpisywane szybciej, bez zbędnych opóźnień i duplikowania danych.
• Zwiększenie dokładności i ograniczenie ryzyka — automatyczne uzupełnianie danych, kontrola wersji oraz obieg dokumentów zmniejszają liczbę błędów wynikających z czynnika ludzkiego.
• Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami — szyfrowanie, rejestry zdarzeń oraz podpis elektroniczny gwarantują ochronę danych i zgodność z obowiązującymi przepisami.
• Centralne przechowywanie i łatwy dostęp — wszystkie dokumenty w jednym repozytorium, szybkie wyszukiwanie oraz pełna historia zmian.
• Skalowalność i integracje — EOD łatwo integruje się z systemami ERP, CRM i innymi rozwiązaniami, a platforma rozwija się wraz z firmą.

Dzięki tym zaletom EOD staje się fundamentem skutecznej transformacji cyfrowej w organizacji.

Kto dziś potrzebuje systemu EOD?

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów są szczególnie istotne dla firm o dużej liczbie operacji, rozbudowanej strukturze oraz intensywnej współpracy z kontrahentami. W pierwszej kolejności dotyczy to branż, w których szybkość akceptacji dokumentów oraz kontrola procesów bezpośrednio wpływają na wyniki finansowe:

• Handel detaliczny (ang. retail) — branża z dużą liczbą punktów sprzedaży, dostawców i umów, gdzie kluczowe jest scentralizowanie procesów tworzenia i akceptacji dokumentów, zapewnienie szybkiej wymiany z kontrahentami oraz przejrzystej kontroli w skali całej sieci. Obejmuje to również sektor HoReCa oraz sieci usługowe, jako że są to biznesy o rozproszonej strukturze, wymagające standaryzacji procesów, centralnego nadzoru oraz sprawnego obiegu dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych.
• Dystrybucja — biznes oparty na ciągłym przepływie towarów i dokumentów między magazynami, partnerami oraz sieciami handlowymi, gdzie niezbędne są jasno zdefiniowane ścieżki akceptacji, kontrola wersji oraz minimalizacja opóźnień w procesach.
• Produkcja — przedsiębiorstwa złożone pod względem regulacyjnym, operujące dokumentacją techniczną oraz wielopoziomowymi procesami akceptacji, gdzie kluczowe znaczenie mają śledzenie zmian, zgodność ze standardami wewnętrznymi oraz gotowość do audytu.
• Logistyka i transport — firmy, dla których szybkość wymiany dokumentów oraz dokładność dokumentacji towarzyszącej bezpośrednio wpływają na efektywność operacyjną i realizację zobowiązań kontraktowych.
• Sektor finansowy — organizacje o podwyższonych wymaganiach w zakresie bezpieczeństwa danych, kontroli wewnętrznej i zgodności regulacyjnej, gdzie każdy dokument musi być odpowiednio zabezpieczony, możliwy do śledzenia i poprawnie zatwierdzony.
• Telekomunikacja i dostawcy usług internetowych — firmy o złożonej strukturze umów i dużej bazie klientów, gdzie kluczowe znaczenie ma uporządkowane zarządzanie dokumentami oraz szybkość obsługi zapytań.

Dlaczego papierowy obieg dokumentów coraz częściej staje się barierą dla nowoczesnego biznesu?

Pomimo postępującej cyfryzacji i przechodzenia na EOD, dokumenty papierowe nadal pozostają jedną z najczęstszych barier na drodze do efektywnej pracy. Każdy odręczny podpis, fizyczne przekazywanie dokumentu czy poszukiwanie właściwej papierowej wersji spowalniają procesy i pochłaniają czas, który zespoły mogłyby przeznaczyć na zadania o realnej wartości dodanej. Dlatego coraz więcej firm wdraża elektroniczny obieg dokumentów jako kluczowy krok w kierunku zwiększenia szybkości operacyjnej, bezpieczeństwa oraz jakości współpracy między działami.

Jakie są rodzaje elektronicznego obiegu dokumentów?

EOD może być klasyfikowany na podstawie różnych kryteriów, takich jak rodzaje dokumentów czy wolumen wymiany danych. Poniżej przedstawiono bardziej szczegółowy opis głównych jego rodzajów oraz klasyfikację według typów dokumentów.

1. Wewnętrzny — ten rodzaj obejmuje wymianę dokumentów w obrębie jednej organizacji. Wykorzystywany jest do optymalizacji wewnętrznych procesów, usprawnienia komunikacji między działami oraz przyspieszenia podejmowania decyzji. Wewnętrzny elektroniczny obieg dokumentów może obejmować różne typy dokumentów, w tym kadrowe, zarządcze, magazynowe, księgowe, archiwalne itp.
2. Zewnętrzny — ten rodzaj EOD obejmuje wymianę danych i dokumentów pomiędzy różnymi firmami, instytucjami publicznymi, partnerami oraz kontrahentami. Umożliwia automatyzację procesów wymiany dokumentów, ograniczenie błędów oraz skrócenie czasu potrzebnego na ich przetwarzanie i akceptację. Zewnętrzny elektroniczny obieg dokumentów może obejmować m.in. dokumenty związane z zamówieniami, umowami, fakturami, logistyką, licencjami itp.

Klasyfikacja według typów dokumentów:

• Zarządcze — dokumenty związane z działalnością zarządczą, takie jak raporty, prezentacje, plany rozwoju, dokumenty strategiczne itp. Wykorzystywane do podejmowania decyzji na różnych poziomach zarządzania.
• Magazynowe — związane z ewidencją magazynową, w tym dokumenty dostaw, protokoły przyjęcia i przekazania towarów, zestawienia inwentaryzacyjne, raporty stanów magazynowych itp.
• Księgowe — dotyczące ewidencji finansowej i sprawozdawczości, takie jak faktury, deklaracje podatkowe, raporty przychodów i kosztów, sprawozdania finansowe itp.
• Archiwalne — obejmują dokumenty przeznaczone do długoterminowego przechowywania. Mogą to być dokumenty dotyczące operacji wewnętrznych organizacji, umowy, raporty, wyciągi z protokołów, zarządzenia wewnętrzne itp.

Wskazana klasyfikacja obejmuje jedynie podstawowe typy dokumentów w kontekście EOD, jednak w praktyce mogą występować również inne, bardziej specyficzne rodzaje dostosowane do potrzeb danej organizacji lub branży.

Główne trendy technologiczne i kluczowe cechy dzisiejszych systemów EOD

Rynek systemów elektronicznego obiegu dokumentów w 2026 roku nie znajduje się już na etapie eksperymentów — wyraźnie widać kierunki jego rozwoju. Poniżej przedstawiono kluczowe trendy technologiczne, które kształtują architekturę nowoczesnych rozwiązań EOD:

• Centralizacja dokumentów i przejście do podejścia procesowego — firmy odchodzą od chaotycznych folderów na rzecz uporządkowanych repozytoriów cyfrowych, w których wszystkie dokumenty są przechowywane według spójnych zasad. Zapewnia to kontrolę wersji, przejrzystość zmian oraz szybki dostęp do potrzebnych informacji. Takie podejście przekształca obieg dokumentów z zestawu rozproszonych działań w spójny proces zintegrowany z codzienną działalnością operacyjną.

Zobrazujmy to prostym przykładem — wcześniej w firmie umowa z dostawcą była przechowywana w kilku kopiach: jedna u prawnika, druga w dziale finansowym, kolejna u kierownika projektu. W efekcie pojawiał się chaos: różne wersje dokumentu, opóźnienia w akceptacji oraz ryzyko utraty istotnych zmian. Po wdrożeniu systemu EOD wszystkie wersje umowy są przechowywane w jednym repozytorium cyfrowym. System automatycznie rejestruje zmiany, pokazuje historię edycji i pozwala kilku działom jednocześnie pracować na aktualnej wersji dokumentu. Eliminuje to ryzyko duplikacji i przyspiesza proces akceptacji.

• Integracje z innymi systemami i rozwiązaniami — elektroniczny obieg dokumentów nie funkcjonuje w izolacji — staje się częścią procesów ERP, CRM i HRM. Pozwala to uniknąć duplikowania danych oraz zapewnia spójne środowisko informacyjne. Kluczową rolę odgrywają tu API oraz narzędzia no-code/low-code, które skracają czas wdrożenia integracji i czynią je dostępnymi nawet dla firm bez rozbudowanych działów IT.
• Cyberbezpieczeństwo i zgodność z regulacjami — rosnąca ilość danych oraz zaostrzenie wymogów regulacyjnych zmuszają firmy do szczególnej dbałości o szyfrowanie, audyt działań użytkowników oraz rejestry zdarzeń. W różnych krajach obowiązują lokalne regulacje dotyczące podpisu elektronicznego, archiwizacji i przechowywania dokumentów, a ich spełnienie staje się kluczowym warunkiem prowadzenia działalności. Oznacza to funkcjonowanie w warunkach globalnej presji regulacyjnej, gdzie bezpieczeństwo danych jest podstawą stabilnego działania. Nowoczesne systemy EOD coraz częściej oferują wbudowane mechanizmy zgodności ze standardami, ograniczając ryzyko kar i utraty zaufania klientów.
• Rozwiązania chmurowe i mobilne — istotnym trendem w 2026 roku jest podejście cloud-first: większość nowych systemów tworzona jest z myślą o infrastrukturze chmurowej, co zapewnia dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia. Równocześnie rośnie znaczenie interfejsów mobilnych, które umożliwiają pracę z dokumentami „w ruchu” — bez utraty efektywności i bezpieczeństwa.
• Sztuczna inteligencja — AI przestała być postrzegana jako jedynie modny trend i stała się praktycznym narzędziem w nowoczesnych rozwiązaniach EOD. Już dziś wykorzystywana jest do rozpoznawania i klasyfikacji dokumentów, automatyzacji ścieżek akceptacji oraz analizy obszarów ryzyka. Tworzy to fundament dla kolejnego etapu rozwoju, w którym systemy EOD z wbudowanymi technologiami AI stają się inteligentnym wsparciem dla biznesu.

Sztuczna inteligencja w elektronicznym obiegu dokumentów

Sztuczna inteligencja w systemach zarządzania dokumentami to praktyczne narzędzie, które ogranicza rutynowe obciążenie zespołów i zwiększa dokładność procesów dzięki następującym funkcjonalnościom:

1. Inteligentne rozpoznawanie i klasyfikacja dokumentów — AI w systemach EOD umożliwia automatyczne określenie typu dokumentu — czy jest to umowa, faktura, protokół, dokument kadrowy itp. Taka funkcjonalność eliminuje konieczność ręcznego sortowania i znacząco ogranicza ryzyko błędów wynikających z czynnika ludzkiego. Ponadto system potrafi wyodrębniać kluczowe metadane — takie jak data, kontrahent, kwota czy numer umowy — i automatycznie przenosić je do odpowiednich pól w systemach ewidencyjnych.

W efekcie znika to, co przez lata pochłaniało czas: ręczne wprowadzanie danych, niekończące się kopiowanie informacji między systemami oraz weryfikacja poprawności wpisów. AI przejmuje pierwsze „odczytanie” dokumentu, a użytkownik jedynie zatwierdza wynik końcowy.

Na przykład: w dziale finansowym faktury są automatycznie rozpoznawane i przypisywane do odpowiednich kategorii. Skraca to czas ich przetwarzania niemal o połowę oraz minimalizuje duplikację danych, która wcześniej była typowym problemem przy ręcznym wprowadzaniu.

1. Automatyzacja ścieżek akceptacji — AI może tworzyć ścieżki akceptacji w zależności od treści dokumentu. Oznacza to, że system sam określa, które działy lub konkretni pracownicy powinni zapoznać się z dokumentem oraz w jakiej kolejności. Dodatkowo wskazuje miejsca, w których pojawiają się opóźnienia, oraz identyfikuje problemy w procesie akceptacji.

Na przykład: umowa z nowym dostawcą jest automatycznie kierowana najpierw do działu prawnego, a następnie do działu finansowego. Eliminuje to chaos w procesie akceptacji i zmniejsza ryzyko pominięcia istotnych etapów weryfikacji.

1. Analiza ryzyka i wykrywanie niezgodności w dokumentach — sztuczna inteligencja potrafi analizować treść dokumentów i identyfikować problematyczne obszary: brakujące dane, duplikacje czy niezgodności ze standardami. Wskazuje krytyczne zapisy, które mogą generować ryzyka prawne lub finansowe, oraz proponuje możliwe korekty.

Na przykład: jeśli w fakturze system wykryje nieprawidłowy NIP kontrahenta lub rozbieżność kwot, automatycznie oznacza dokument jako wymagający weryfikacji i proponuje poprawki na podstawie wcześniej wprowadzonych, poprawnych danych. Takie narzędzie pomaga unikać błędów, które mogą prowadzić do kar lub opóźnień w operacjach finansowych. Nie zastępuje ono specjalisty finansowego, ale działa jako bardzo precyzyjny filtr wstępny, ograniczający liczbę drobnych błędów, które często pochłaniają czas i zasoby.

1. Generowanie dokumentów — AI w rozwiązaniach EOD wspiera tworzenie dokumentów na podstawie szablonów automatycznie uzupełnianych danymi z systemów ERP lub CRM. Zapewnia to standaryzację dokumentów prawnych i organizacyjnych oraz eliminuje konieczność ich ręcznego przygotowywania.

Na przykład: wniosek urlopowy lub decyzja kadrowa może być generowana automatycznie na podstawie danych z systemu HRM. Pracownik nie musi ręcznie wprowadzać informacji, ponieważ system sam pobiera wymagane dane, co oszczędza czas i ogranicza ryzyko błędów. Dzięki temu firma zyskuje spójny „język dokumentów” — protokoły, umowy, wnioski czy polityki wewnętrzne są tworzone w jednolity sposób, bez chaosu i rozbieżności. To przekłada się na większą przewidywalność i uporządkowanie pracy z dokumentami.

SmartPoint DMS jako odpowiedź na współczesne potrzeby rynku

SmartPoint DMS to nowoczesny, chmurowy system elektronicznego obiegu dokumentów, oparty na technologiach Microsoft, który automatyzuje codzienne operacje związane z dokumentami: ich tworzenie, akceptację, obsługę podpisu elektronicznego, przechowywanie oraz wyszukiwanie. Rozwiązanie obejmuje cały cykl życia dokumentu i łatwo skaluje się wraz z rozwojem firmy. System składa się z modułów, które można dowolnie konfigurować w zależności od procesów w organizacji, a wbudowane algorytmy AI w połączeniu z możliwościami Microsoft 365 oraz Power Platform znacząco przyspieszają przetwarzanie dokumentów i obniżają koszty operacyjne.

AI w SmartPoint DMS

W rozwiązaniu SmartPoint DMS zintegrowano technologie Microsoft Azure Document Intelligence — zestaw funkcjonalności obejmujący OCR, NLP oraz IDP. Dzięki temu system automatycznie:

• rozpoznaje tekst z obrazów, plików PDF, skanów i zdjęć;
• wyodrębnia kluczowe metadane (daty, kwoty, strony umowy, dane identyfikacyjne, numery dokumentów);
• klasyfikuje dokument według typu;
• tworzy kartę dokumentu bez konieczności ręcznego wprowadzania danych;
• uruchamia odpowiedni proces biznesowy (rejestrację, akceptację, przekazanie do podpisu, archiwizację).

Obsługa OCR i NLP pozwala systemowi pracować z dokumentami o różnym formacie i pochodzeniu — od formalnych umów po zdjęcia faktur wykonane telefonem. Dla firm oznacza to eliminację „wąskich gardeł” w obiegu dokumentów oraz ograniczenie wpływu czynnika ludzkiego do minimum.

Funkcjonalność IDP w SmartPoint DMS automatycznie steruje obiegiem dokumentów: jeśli system rozpozna w pliku wniosek o płatność — uruchomi proces finansowy; jeśli protokół odbioru — otworzy odpowiednią ścieżkę akceptacji. Pozwala to zaoszczędzić dziesiątki godzin pracy miesięcznie. Więcej o zastosowaniu AI w elektronicznym obiegu dokumentów opisujemy tutaj.

Moduły SmartPoint DMS

Narzędzia AI wzmacniają moduły SmartPoint DMS, zapewniając szybkie przetwarzanie dokumentów, elastyczną kontrolę danych oraz wygodną współpracę użytkowników:

1. Umowy — moduł zaprojektowany do kompleksowego zarządzania cyklem życia umów. Funkcjonalność systemu umożliwia tworzenie i przechowywanie kart umów oraz aneksów w uporządkowanej formie, zapewniając przejrzystość i porządek w pracy z dokumentami.

Elastyczne ustawienia procesów akceptacji pozwalają na przeprowadzanie wielu iteracji uzgodnień, a kontrola wersji gwarantuje, że żadna zmiana nie zostanie pominięta.

Wykorzystanie szablonów upraszcza tworzenie dokumentów, a szybkie wyszukiwanie — także w archiwum — umożliwia łatwe odnalezienie potrzebnych plików. Użytkownicy mogą przypisywać zadania konkretnym osobom lub grupom oraz dodawać komentarze, co usprawnia współpracę.

1. Dokumenty wewnętrzne — moduł automatyzuje pracę z dokumentami wewnętrznymi oraz organizacyjno-administracyjnymi w firmie. Obejmuje obsługę wniosków pracowniczych, takich jak urlopy, zwolnienia lekarskie, delegacje czy wnioski przetargowe.

Dzięki integracji z dostawcami usług w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentami można je podpisywać i wymieniać online bezpośrednio w ramach systemu. Powiadomienia o zadaniach mogą być wysyłane przez Outlook, Teams lub chatboty, co zwiększa wygodę pracy. Dodatkowo moduł obsługuje skanowanie dokumentów z automatycznym rozpoznawaniem metadanych, co znacząco przyspiesza ich wprowadzanie do systemu i ogranicza ryzyko błędów.

1. Dokumenty zewnętrzne — moduł odpowiada za obsługę dokumentów przychodzących i wychodzących. Umożliwia definiowanie ścieżek akceptacji w zależności od parametrów, takich jak typ dokumentu, kwota czy waluta.

Integracja z dostawcami EOD pozwala na podpisywanie dokumentów online oraz szybką wymianę elektronicznych dokumentów z partnerami i instytucjami publicznymi. Wszystkie dokumenty przechodzą przez etapy rejestracji, akceptacji, realizacji i archiwizacji, co zapewnia pełną kontrolę nad procesem. Użytkownicy otrzymują powiadomienia w narzędziach firmowych, a monitorowanie realizacji zadań pomaga unikać opóźnień i zwiększa przejrzystość działań.

1. Wnioski finansowe — moduł przeznaczony do automatyzacji procesów akceptacji wniosków o płatność oraz innych dokumentów finansowych. Zapewnia przejrzysty proces zatwierdzania z możliwością integracji z systemami ERP, co zwiększa kontrolę i dokładność operacji finansowych. Każdy wniosek jest powiązany z dodatkowymi zadaniami na poszczególnych etapach realizacji, a automatyzacja procesów pozwala uniknąć niepotrzebnych opóźnień. Akceptacja wniosków może odbywać się poprzez powiadomienia lub bezpośrednio w Microsoft Teams, co maksymalnie integruje proces z codzienną pracą firmy.

Chcesz sprawdzić, jak rozwiązanie SmartPoint DMS, wspierane przez narzędzia AI, może zwiększyć efektywność obiegu dokumentów w Twojej firmie? Zamów konsultację i uzyskaj odpowiedzi dopasowane do specyfiki Twojego biznesu.

Czego oczekiwać od rozwiązań EOD w ciągu najbliższych 3–5 lat

Rynek DMS będzie bez wątpienia dalej się rozwijał, a najbliższe lata będą kształtowane przez kilka kluczowych trendów:

Wzrost znaczenia AI

Sztuczna inteligencja w systemach EOD stanie się bardziej predykcyjna i analityczna. Jej rola nie będzie ograniczać się wyłącznie do automatyzacji rutynowych działań — systemy zaczną wspierać podejmowanie decyzji oraz ostrzegać o potencjalnych problemach, zanim staną się one krytyczne.

Kluczowe kierunki rozwoju:

• Analiza semantyczna dokumentów — algorytmy będą określać nie tylko typ dokumentu, lecz także zależności między danymi, identyfikować wzorce i trendy. Przykładowo AI będzie w stanie przewidywać ryzyka finansowe na podstawie danych historycznych i zachowań kontrahentów.
• Wczesne wykrywanie anomalii — system będzie sygnalizować nietypowe wartości, potencjalne konflikty lub niezgodności jeszcze przed przekazaniem dokumentu do akceptacji.

Automatyzacja złożonych scenariuszy, które dotąd wymagały pracy ręcznej

W najbliższych latach AI zacznie obsługiwać procesy, które wcześniej wymagały bezpośredniego zaangażowania człowieka:

• automatyczne tworzenie pakietów dokumentów do weryfikacji przez różne działy;
• przygotowywanie analiz i wniosków na podstawie danych pochodzących z różnych obszarów, takich jak finanse, zakupy czy HR.

Wsparcie podejmowania decyzji w oparciu o dane

AI stanie się doradcą, a nie zastępcą menedżera, zapewniając:

• gromadzenie i analizę danych historycznych oraz bieżących, wraz z rekomendacją optymalnych scenariuszy działania;
• wskazywanie możliwości optymalizacji procesów na podstawie analizy dużych zbiorów dokumentów.

Inteligentna analityka jako nowy standard

W perspektywie średnioterminowej AI stanie się fundamentem analityki w elektronicznym obiegu dokumentów. Obejmie to m.in.:

• prognozowanie obciążenia działów i pracowników na podstawie wolumenów dokumentów oraz terminów ich przetwarzania;
• analizę powiązań między dokumentami finansowymi, prawnymi i operacyjnymi w celu identyfikacji potencjalnych ryzyk;
• wczesne wykrywanie anomalii w dokumentach oraz trendów w procesach akceptacji, co pozwala reagować na problemy, zanim wpłyną one na działalność firmy.

Jak wskazano w artykule Forbes, powołującym się na badanie PwC (PricewaterhouseCoopers), firmy stosujące nawet podstawowe podejścia AI do ekstrakcji i analizy danych są w stanie ograniczyć nakład pracy w tego typu procesach nawet o około jedną trzecią.

Przyszłość elektronicznego obiegu dokumentów będzie więc kształtowana przez ekosystem oparty na zaawansowanych technologiach. Właśnie dlatego SmartPoint DMS ma tak istotną przewagę — rozwiązanie zostało stworzone w oparciu o technologie Microsoft, firmy wyznaczającej globalne standardy w obszarze innowacji, AI i oprogramowania dla biznesu.

Dzięki temu SmartPoint DMS rozwija się z wyprzedzeniem. Platforma szybko adaptuje się do nowych możliwości, otrzymuje regularne aktualizacje, integruje się z narzędziami AI oraz wspiera technologie, które będą definiować sposób pracy z dokumentami w przyszłości.

Wdrożenie SmartPoint DMS to inwestycja w przewagę technologiczną już dziś — przewagę, która będzie pracować na Twoją korzyść także w przyszłości. SMART business pomoże Ci ją osiągnąć!

Najczęściej zadawane pytania dotyczące EOD

Jaka jest różnica między EOD a chmurowym magazynem plików, np. OneDrive?

Chmurowy magazyn plików umożliwia przechowywanie danych, natomiast EOD zarządza dokumentami na wszystkich etapach ich cyklu życia: od tworzenia, przez akceptację i podpisywanie, aż po archiwizację i kontrolę wersji. System EOD zapewnia przejrzystość procesów oraz integrację z systemami biznesowymi — czego nie oferuje zwykłe repozytorium plików.

Czy EOD jest bezpieczny do pracy z danymi poufnymi?

Tak. Nowoczesne systemy EOD wykorzystują szyfrowanie, audyt działań użytkowników oraz kontrolę dostępu, co gwarantuje bezpieczną pracę z dokumentami nawet w branżach o wysokich wymaganiach w zakresie bezpieczeństwa.

Jakie są trzy główne typy systemów EOD?

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów można klasyfikować według różnych kryteriów: typu dokumentów, przeznaczenia czy poziomu automatyzacji. Najczęściej jednak dzieli się je ze względu na sposób dostępu i model wdrożenia:

1. Lokalny (on-premises) — system instalowany jest na serwerach firmy, a wszystkie dokumenty i dane pozostają pod pełną kontrolą organizacji.
2. Chmurowy (cloud-based) — dokumenty przechowywane są w chmurze, a dostęp do nich mają wyłącznie uprawnieni użytkownicy za pośrednictwem bezpiecznych kanałów. Skalowanie i aktualizacje odbywają się automatycznie.
3. Hybrydowy — łączy model lokalny i chmurowy, umożliwiając elastyczne zarządzanie dokumentami zgodnie z wymaganiami dotyczącymi dostępności, wydajności oraz polityk bezpieczeństwa.

Jaki przykład nowoczesnego systemu EOD warto rozważyć?

Warto zwrócić uwagę na SmartPoint DMS od SMART business — chmurowe rozwiązanie oparte na technologiach Microsoft, które automatyzuje pełny cykl obiegu dokumentów oraz integruje się z systemami ERP, CRM i narzędziami AI.

Czy Google Drive jest systemem EOD?

Nie. Google Drive to chmurowy magazyn plików. Nie zapewnia on pełnego cyklu życia dokumentów, ścieżek akceptacji ani integracji z procesami biznesowymi, które są charakterystyczne dla systemów EOD.

• poziomu cyfryzacji obiegu dokumentów w firmach różnej wielkości;
• głównych wyzwań operacyjnych i organizacyjnych związanych z wdrażaniem EOD oraz systemów zarządzania dokumentami;
• priorytetów biznesowych w zakresie automatyzacji obiegu dokumentów w najbliższych latach;
• oczekiwań kadry zarządzającej wobec nowoczesnych rozwiązań IT w obszarze zarządzania dokumentami.

Kluczowe wnioski z badania

1.    Większość firm nadal działa w modelu hybrydowym obiegu dokumentów

2.    Poziom cyfryzacji bezpośrednio zależy od skali działalności firmy

• Wśród firm globalnych w pełni cyfrowy obieg dokumentów deklaruje 44% respondentów.
• Wśród firm lokalnych odsetek ten wynosi jedynie 6%.

3.    Główne wyzwania mają charakter procesowy, a nie technologiczny

• duże wolumeny archiwów papierowych — 45,5%;
• dublowanie procesów i ponowne wprowadzanie danych — 36,4%;
• brak centralnego repozytorium dokumentów — 34,1%.

4.    Oczekiwania wobec EOD różnią się w zależności od poziomu dojrzałości cyfrowej organizacji

• dla organizacji działających w modelu hybrydowym kluczowe znaczenie mają łatwość użytkowania, integracja z innymi systemami biznesowymi oraz podstawowa automatyzacja procesów;
• dla firm z w pełni zdigitalizowanymi procesami priorytetami są dalsza automatyzacja, wykorzystanie narzędzi AI w systemach EOD oraz zgodność z wymaganiami bezpieczeństwa.

5.    EOD jako fundament transformacji cyfrowej biznesu

Dlaczego to badanie jest istotne dla kadry zarządzającej

• cyfryzacja obiegu dokumentów w większości firm wciąż nie została zakończona, co oznacza istotny potencjał dalszej poprawy efektywności procesów;
• konkurencyjność przedsiębiorstw w coraz większym stopniu zależy od szybkości przetwarzania informacji, przejrzystości procesów oraz poziomu ich dojrzałości technologicznej;
• w perspektywie najbliższych 2–3 lat kluczowymi czynnikami rozwoju będą wykorzystanie AI (oraz jego przejście z fazy technologii eksperymentalnej do standardowego narzędzia biznesowego), automatyzacja workflow oraz integracja obiegu dokumentów z systemami ERP i CRM.

Dlaczego warto wdrożyć system DMS w swojej firmie?

1. Rosnąca liczba danych (dziennie na świecie przybywa ich aż 328,77 mln terabajtów ) — firmy pracują z coraz większymi zbiorami informacji: umowami, raportami finansowymi, dokumentami kadrowymi czy wewnętrznymi politykami. Za tym gwałtownym przyrostem stoi szereg czynników: procesy biznesowe się rozszerzają, pojawiają się nowe produkty i rynki, co automatycznie generuje więcej dokumentów; wymagania regulacyjne zobowiązują do przechowywania znacznie większej liczby raportów i archiwów; praca hybrydowa i zdalna tworzy dodatkowe cyfrowe ślady w postaci wniosków, akceptacji oraz komunikacji wewnętrznej; integracja oprogramowań ERP, CRM i HRM generuje kolejne dane; firmy chcą podejmować decyzje w oparciu o analitykę, dlatego gromadzą i przechowują coraz więcej wskaźników. W rezultacie procesy papierowe nie są w stanie sprostać temu obciążeniu, a chaotyczne przechowywanie plików w folderach prowadzi do straty czasu i błędów.
2. Koszt błędu — w środowisku, w którym każda umowa czy raport mają moc prawną, nawet najmniejsza nieścisłość może generować straty. Utrata dokumentu, duplikowanie wersji czy przekroczenie terminu akceptacji to realne ryzyko finansowe i wizerunkowe.

3. Wymagania dotyczące bezpieczeństwa i presja regulacyjna — aktualne przepisy w sektorach finansowym, medycznym oraz publicznym wymagają przechowywania znacznie większej liczby dokumentów niż wcześniej. Dotyczy to sprawozdawczości, audytów, archiwów oraz podpisów elektronicznych. Banki i firmy ubezpieczeniowe są zobowiązane do przechowywania historii transakcji, dokumentacji kredytowej oraz raportów audytowych przez okres od 5 do 10 lat na potrzeby ewentualnych kontroli. Placówki medyczne muszą przechowywać elektroniczną dokumentację medyczną pacjentów (EDM), wyniki badań oraz historię leczenia zgodnie z wymogami dotyczącymi poufności danych (np. HIPAA w USA czy GDPR w UE), ponieważ nawet pojedyncze naruszenie bezpieczeństwa danych może prowadzić do postępowań sądowych. Z kolei instytucje publiczne są zobowiązane do archiwizowania protokołów posiedzeń, zarządzeń, decyzji oraz dokumentacji zamówień publicznych w celu zapewnienia audytu i przejrzystości wydatków budżetowych. Dodatkowo wraz z przejściem na elektroniczny obieg dokumentów pojawiły się nowe wymagania: konieczne jest przechowywanie nie tylko samego dokumentu, lecz także potwierdzeń jego autentyczności (takich jak podpis elektroniczny, certyfikaty czy dzienniki aktywności użytkowników). Zapewnia to moc prawną dokumentu w przypadku sporów oraz sprawia, że zgodność z regulacjami staje się dla firm kwestią krytyczną. Dlatego przedsiębiorstwa potrzebują systemów, które gwarantują ochronę informacji, kontrolę dostępu oraz pełną przejrzystość działań użytkowników.
4. Elastyczne modele pracy — współczesne firmy coraz częściej funkcjonują w trybie hybrydowym: część pracowników pracuje w biurze, a część zdalnie. Oznacza to, że dokumenty powinny być dostępne z dowolnego urządzenia i w dowolnym miejscu, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Taki model pracy znacząco zmienia wymagania wobec systemów DMS: muszą one zapewniać bezpieczny dostęp do dokumentów, synchronizację w czasie rzeczywistym oraz przejrzystość procesów niezależnie od lokalizacji zespołów.

5. Presja zwiększenia wydajności — rynek wymaga szybkich decyzji. Jest to szczególnie widoczne w sektorach, w których operatywność stanowi kluczową przewagę konkurencyjną. W obszarach zakupów czy przetargów firma, która uzgadnia dokumenty w ciągu kilku godzin, zdobywa kontrakt wcześniej niż konkurenci, którzy potrzebują na te same procesy kilku dni. W sektorze finansowym opóźnienie w akceptacji dokumentów płatniczych może skutkować utratą transakcji lub klienta, podczas gdy zautomatyzowane systemy elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiają zatwierdzanie w czasie rzeczywistym. Pokazuje to, że szybkość obiegu dokumentów bezpośrednio wpływa zarówno na wewnętrzną efektywność firmy, jak i na zdolność biznesu do utrzymania pozycji na rynku.

Jak wybrać odpowiedni system elektronicznego obiegu dokumentów? Kryteria i wyzwania rynkowe

Integracje

Funkcjonalność

Skalowalność

• umożliwiać konfigurowanie ścieżek akceptacji;
• obsługiwać różne typy dokumentów oraz scenariusze pracy z nimi;
• posiadać elastyczny interfejs, który dostosowuje się do ról i procesów;
• łatwo integrować się z innymi systemami za pomocą konektorów i otwartych API.

1. Technologiczny — system radzi sobie ze zwiększonym obciążeniem i zapewnia stabilną pracę.
2. Funkcjonalny — możliwość łatwego dostosowania i rozbudowy funkcjonalności w zależności od potrzeb firmy.
3. Serwisowy — dostęp do wsparcia, doradztwa i szkoleń dla użytkowników.
4. Integracyjny — proste podłączanie systemów wewnętrznych i zewnętrznych za pomocą API i konektorów.

Wykorzystanie narzędzi AI

• OCR (Optical Character Recognition — optyczne rozpoznawanie znaków) — przekształca skany, zdjęcia i pliki PDF w uporządkowany tekst, który można wyszukiwać, analizować i natychmiast przesyłać do innych systemów.
• NLP (Natural Language Processing — przetwarzanie języka naturalnego) — pozwala systemowi rozumieć kontekst dokumentu: wyłapywać błędy, braki formalne, dwuznaczne zapisy i niezgodności z szablonem.
• IDP (Intelligent Document Processing — inteligentne przetwarzanie dokumentów) — łączy OCR, AI i logikę biznesową, umożliwiając automatyczne wyodrębnianie kluczowych danych oraz kierowanie dokumentów do właściwych procesów.

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

Intuicyjne środowisko pracy

Całkowity koszt posiadania (TCO)

Wsparcie i rozwój

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę i zautomatyzować obieg dokumentów w firmie?

1. Reputacja i doświadczenie firmy: wiarygodny dostawca to taki, który od lat pracuje z dokumentami, procesami i transformacją cyfrową. Doświadczenie, portfolio zrealizowanych projektów oraz długoterminowe relacje z klientami pokazują, że firma potrafi poprowadzić skuteczne wdrożenie i zapewnić długofalowe wsparcie.
2. Platforma technologiczna i podejście do realizacji potrzeb biznesowych: warto ocenić, na jakich technologiach potencjalny partner buduje swoje rozwiązania oraz czy potrafi działać systemowo, a nie tylko punktowo.

3. Kompetencje doradcze: obecnie wiele firm chce wdrażać rozwiązania oparte na AI lub automatyzację, jednak nie posiada wystarczającej wiedzy i kompetencji, aby samodzielnie utrzymywać i rozwijać te technologie.

4. Zdolność integracji rozwiązania DMS z ekosystemem IT firmy: kluczowym wyzwaniem dla zamawiającego jest weryfikacja kompetencji dostawcy w zakresie integracji systemu DMS z istniejącym już w firmie środowiskiem IT — systemami CRM, ERP, finansowymi, kadrowymi, narzędziami do podpisu elektronicznego oraz innymi wewnętrznymi i zewnętrznymi rozwiązaniami. System DMS nie może funkcjonować jako odrębna „wyspa” — dokumenty zawsze są powiązane z procesami zakupowymi, sprzedażowymi, finansowymi, HR czy prawnymi. Dlatego partner powinien umieć zintegrować rozwiązanie ze wszystkimi punktami styku, zapewniając ciągłość procesów, automatyczną wymianę danych oraz minimalny udział pracy manualnej.
5. Elastyczność, skalowalność i możliwości dostosowania: procesy biznesowe nie są statyczne: powstają nowe działy, zmieniają się ścieżki akceptacji, pojawiają się nowe usługi zewnętrzne, a liczba dokumentów stale rośnie. Dlatego ważne jest, aby dostawca oferował nie „zamknięty produkt”, lecz rozwiązanie, które może ewoluować wraz z firmą.

• elastyczność procesów — możliwość szybkiej zmiany ścieżek akceptacji, ról użytkowników czy logiki pracy z dokumentami bez czasochłonnych prac programistycznych;
• skalowalność — zdolność systemu do obsługi rosnącej liczby dokumentów i użytkowników bez utraty wydajności;
• możliwości dostosowania (kastomizacji) — dopasowanie systemu do specyfiki firmy, a nie odwrotnie. Może to obejmować konfigurację pól, dodatkowych walidacji, automatyzacji, reguł czy integracji.

Jak wdrożyć elektroniczny system obieg dokumentów?

Krok 1. Analiza potrzeb

Krok 2. Wybór systemu

Krok 3. Planowanie i realizacja

Krok 4. Szkolenie pracowników

Krok 5. Stopniowe wdrażanie

Krok 6. Monitorowanie i aktualizacje

Wprowadzono możliwość tworzenia indywidualnej karty dokumentu w zależności od jego kategorii.

Dodano możliwość jednoczesnego zatwierdzania kilku dokumentów.

Dodano możliwość jednoczesnego odrzucania kilku dokumentów.

Rozszerzono wyszukiwanie według zawartości plików (Word, Excel, PDF).

Wprowadzono możliwość cofnięcia akceptacji do wybranego etapu.

Wprowadzono możliwość ustawiania parametrów przypomnień lub powiadomień dla poszczególnych kroków ścieżki akceptacji.

Zaktualizowano moduł „Dokumenty wewnętrzne”.

Zaktualizowano moduł „Dokumenty zewnętrzne (przychodzące i wychodzące)”.

Zaktualizowano moduł „Wnioski finansowe”.

Azure Document Intelligence — nowa era w cyfrowym obiegu dokumentów

• Pozyskiwanie dokumentów z różnych źródeł oraz ich przetwarzanie zgodnie z wymaganiami konkretnego procesu biznesowego;
• Analiza pozyskanych dokumentów dzięki rozpoznawaniu kluczowych metadanych i ich dalszemu sortowaniu.

Główne scenariusze wykorzystania rozwiązań z zakresu Intelligent Document Processing

• System oparty na AI umożliwia automatyczne uzupełnianie szablonów na podstawie danych pochodzących z wewnętrznych systemów (ERP, CRM, SharePoint);
• Technologie rozpoznawania tekstu w czasie rzeczywistym pozwalają na przeprowadzanie różnego rodzaju analiz dokumentów — pod kątem zgodności ze strukturą, obowiązującymi przepisami prawa, politykami wewnętrznymi firmy, spójności między dokumentami, a także obecności danych wrażliwych lub poufnych (np. w przypadku konieczności ponownego wykorzystania umowy przygotowanej dla jednego klienta — ważne jest upewnienie się, że wszelkie dane wrażliwe zostały całkowicie usunięte).
• Inteligentne wyszukiwanie oparte na technologii AI umożliwia szybkie odnajdywanie potrzebnych fragmentów w wielostronicowych dokumentach;

• Narzędzie AI do rozpoznawania tekstu może pełnić funkcję zaawansowanego korektora, umożliwiając sprawdzanie dokumentów pod kątem stylu, poprawności ortograficznej i interpunkcyjnej, a także wykrywanie powtórzeń, dublowania treści oraz nieścisłości znaczeniowych;
• Sztuczna inteligencja wykorzystywana do automatycznego przetwarzania dokumentów to niezastąpione wsparcie w realizacji zapytań związanych z wyszukiwaniem informacji — dzięki możliwości szybkiej analizy dużych zbiorów danych.

Przykładowe zastosowania sztucznej inteligencji w automatycznym przetwarzaniu dokumentów

• Dokumentów przychodzących i wychodzących – w tym do automatycznej klasyfikacji, kierowania oraz archiwizacji korespondencji i plików;
• Umów – wyodrębnianie kluczowych warunków, terminów i danych formalnych w celu przyspieszenia procesu zatwierdzania oraz ograniczenia ryzyka.
• Protokołów odbioru i faktur – poprzez dostosowanie dokumentów do obowiązujących standardów finansowych oraz ich automatyczne uzgadnianie z systemami księgowymi;
• Dokumentów kadrowych – w tym obsługi wniosków, pism i akt osobowych zgodnie z wymaganiami prawa pracy;
• Raportów regulacyjnych – obejmujących strukturyzację formularzy sprawozdawczych i przygotowanie ich do przekazania organom nadzorczym;
• Rękopisów cyfrowych – poprzez ich archiwizację i systematyzację w bibliotekach cyfrowych.

Przykład zastosowania AI do przetwarzania dokumentów – firma Emaar

Jak w rozwiązaniu SmartPoint DMS zrealizowano zarządzanie dokumentacją elektroniczną z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

Funkcjonalność systemu elektronicznego obiegu dokumentów SmartPoint DMS jako nowoczesnego rozwiązania Intelligent Document Processing (IDP)

• Odbieranie obrazów dokumentów z różnych źródeł (zeskanowane kopie, poczta elektroniczna, zabezpieczone katalogi);
• Cyfryzację dokumentów w razie potrzeby;
• Rozpoznawanie tekstu i wyodrębnianie kluczowych metadanych;
• Klasyfikowanie dokumentów z wykorzystaniem AI, na podstawie zawartych w nich metadanych;
• Przetwarzanie pozyskanych danych zgodnie z wymaganiami konkretnego procesu biznesowego;
• Automatyzację dalszych działań — takich jak rejestracja, akceptacja, archiwizacja — w zależności od potrzeb.

Kluczowe cechy wykorzystania AI w systemie zarządzania dokumentami SmartPoint DMS

• Szerokie wsparcie urządzeń – technologia skanowania kompatybilna z większością nowoczesnych skanerów;
• Elastyczność w źródłach danych – system przetwarza zarówno zeskanowane dokumenty, jak i ich obrazy, w tym kopie otrzymane z poczty elektronicznej lub z zabezpieczonych folderów;
• Uniwersalność językowa – wyodrębnianie metadanych działa równie skutecznie dla dokumentów tworzonych w cyrylicy i łacinie, co ma szczególne znaczenie dla firm współpracujących z partnerami międzynarodowymi;
• Automatyzacja rejestracji – dokumenty mogą być automatycznie rejestrowane w systemie EOD lub przechowywane w formie kart w panelu rejestratora.
• Obsługa procesu akceptacji – system umożliwia automatyczne uruchomienie procesu akceptacji na podstawie metadanych pozyskanych z dokumentu

Systemy zarządzania dokumentacją elektroniczną zintegrowane z usługami AI — dodatkowa przewaga konkurencyjna dla biznesu

Zaktualizowano osobisty pulpit pracownika.

Wprowadzono narzędzie do konfigurowania struktury karty dokumentu.

Rozszerzono możliwości filtrowania i wizualizacji dokumentów.

Opracowano i wdrożono jednolity, scentralizowany interfejs administracyjny, który łączy wszystkie kluczowe funkcje zarządzania ustawieniami systemowymi.

Zoptymalizowano logikę i wydajność wyszukiwania w systemie

Dodano możliwość podstawowej integracji z zewnętrznymi platformami do współpracy

Centrum zadań — dodano nowy moduł do zarządzania zadaniami pracownika

Wprowadzono nowy system komentowania zadań i dokumentów

Interfejs systemu został dostosowany do obsługi wielu języków

Zoptymalizowano ogólną wydajność systemu

Nawigacja personalna — dodano możliwość zapisywania najczęściej używanych elementów menu dla szybkiego dostępu

1. Tworzenie lub wpływ dokumentu – stworzenie dokumentu w firmie lub jego otrzymanie od zewnętrznych partnerów, klientów bądź instytucji publicznych.
2. Przetwarzanie – edytowanie, uzgadnianie, podpisywanie i zatwierdzanie dokumentu przez odpowiednie działy.
3. Wykorzystanie – monitorowanie realizacji terminów i warunków zawartych w dokumencie w trakcie jego obowiązywania.
4. Archiwizacja – przechowywanie dokumentu przez określony czas zgodnie z przepisami wewnętrznymi oraz wymogami prawnymi.

Tradycyjny a elektroniczny obieg dokumentów: różnice i zalety

Sposoby ochrony danych w SmartPoint DMS:

1. Kontrola dostępu: Określenie praw dostępu dla każdego użytkownika zapewnia, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do określonych dokumentów. Zastosowanie dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA) dodaje dodatkowy poziom ochrony, wymagając potwierdzenia logowania przez niezależny kanał.
2. Szyfrowanie danych: Kryptograficzne metody szyfrowania, oparte na technologiach Microsoft i wykorzystywane w systemie SmartPoint DMS, zapewniają poufność danych, czyniąc je niedostępnymi dla osób nieuprawnionych.
3. Zgodność z modelem ról: Jasno określone obowiązki i uprawnienia użytkowników zgodnie z ich funkcjami służbowymi minimalizują ryzyko zagrożeń wewnętrznych i nieautoryzowanego dostępu do poufnych informacji.
4. Rejestry audytowe i historia zmian: Prowadzenie szczegółowych logów wszystkich działań użytkowników w systemie umożliwia monitorowanie i analizowanie wszelkich podejrzanych lub nieautoryzowanych działań, co ułatwia szybką reakcję na incydenty związane z bezpieczeństwem danych.
5. Kopie zapasowe i odzyskiwanie danych: Regularne tworzenie kopii zapasowych danych w chmurze oraz plany odzyskiwania po awarii zapewniają integralność informacji i ciągłość procesów biznesowych w przypadku problemów technicznych lub cyberataków.
6. Podpis elektroniczny lub QES: Podpis cyfrowy zapewnia autentyczność i spójność dokumentów poprzez potwierdzenie ich pochodzenia oraz tego, że nie zostały one zmienione po podpisaniu. Dokumenty elektroniczne podpisane podpisem cyfrowym są uznawane przez instytucje rządowe i sądy oraz mają taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki.

Kompleksowe podejście do ochrony danych: jak narzędzia Microsoft pomagają chronić informacje korporacyjne

Główne sposoby ochrony poufnych danych

1. Defense-in-depth (obrona w głąb): Strategia wielopoziomowego bezpieczeństwa danych, łącząca segmentację sieci, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, ochronę punktów końcowych oraz usług chmurowych. Kluczowym narzędziem w tym zakresie jest integracja z Azure Sentinel – rozwiązaniem SIEM opartym na sztucznej inteligencji, które zapewnia centralny monitoring, analitykę i reakcję na incydenty w czasie rzeczywistym.
2. Ochrona danych w Azure: Platforma chmurowa Azure oferuje szeroki zestaw funkcji zabezpieczających elektroniczny obieg dokumentów – od szyfrowania danych w spoczynku i w trakcie przesyłania, Azure Key Vault do bezpiecznego przechowywania kluczy, certyfikatów i sekretów, aż po kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC), która pozwala precyzyjnie określić, kto ma dostęp do jakich danych.
3. Bezpieczeństwo Microsoft 365: Microsoft 365 dostarcza zaawansowane wbudowane narzędzia ochrony danych. DLP (Data Loss Prevention) umożliwia wykrywanie i blokowanie wycieku poufnych informacji, EDR (Microsoft Defender for Endpoint) zapewnia aktywną ochronę urządzeń przed zagrożeniami, a ATP (Advanced Threat Protection) umożliwia dogłębną analizę załączników, linków i innych kanałów ataków.
4. Automatyczne wykrywanie zagrożeń: Dzięki połączeniu Microsoft Defender i Microsoft Sentinel system automatycznie identyfikuje potencjalne zagrożenia, analizując miliony sygnałów na sekundę. Umożliwia to identyfikację ryzyk już na wczesnym etapie i reakcję jeszcze zanim dojdzie do szkody.

Międzynarodowe wymogi i standardy ochrony danych

• RODO (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) – rozporządzenie Unii Europejskiej, które określa zasady ochrony danych osobowych obywateli UE.
• ISO 27001 (Międzynarodowy standard bezpieczeństwa informacji) – międzynarodowa norma określająca wymagania dla systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISMS).
• Rozporządzenie eIDAS (Rozporządzenie UE w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania) – akt prawny UE regulujący stosowanie podpisów elektronicznych, identyfikacji cyfrowej oraz usług zaufania, zapewniający ich moc prawną na terenie UE.
• NIST (Wytyczne Narodowego Instytutu Standardów i Technologii, USA) – dokumenty wydawane przez amerykańską instytucję rządową, która opracowuje standardy w zakresie cyberbezpieczeństwa, w tym zalecenia dotyczące zarządzania ryzykiem, kryptografii i ochrony informacji w sektorze publicznym i prywatnym.

Wymagania ustawodawstwa Ukrainy w zakresie ochrony danych

• Ustawa Ukrainy o dokumentach elektronicznych i elektronicznym obiegu dokumentów nr 851-IV z dnia 22 maja 2003 roku.
• Ustawa Ukrainy o ochronie informacji w systemach informacyjno-telekomunikacyjnych nr 80/94-VR z dnia 5 lipca 1994 roku.
• Ustawa Ukrainy o elektronicznych usługach zaufania nr 2155-VIII z dnia 5 października 2017 roku – odpowiednik eIDAS, który reguluje kwestie podpisów elektronicznych i certyfikacji.

SmartPoint DMS – jakie korzyści i funkcje oferuje system elektronicznego obiegu dokumentów

• Zgodność z przepisami prawa: SmartPoint DMS jest systemem zgodnym z przepisami prawa. Oznacza to, że standard zarządzania dokumentami spełnia wymagania obowiązującego prawa.
• Integracja z innymi systemami: SmartPoint DMS można łatwo zintegrować z systemami CRM, ERP, BI, chatbotami, bibliotekami QEA oraz innymi rozwiązaniami, co pozwala na jego bezproblemową integrację z istniejącą infrastrukturą IT firmy.
• Konfigurowanie ścieżek zatwierdzania: System pozwala skonfigurować niestandardowe rozgałęzione łańcuchy zatwierdzeń, automatyzując ich przepływ między odpowiedzialnymi osobami i działami oraz zapewniając ochronę poufnych informacji.
• Moduły dla różnych typów operacji: SmartPoint DMS zawiera wyspecjalizowane moduły do pracy z umowami, korespondencją, przetargami i zamówieniami itp. Rozwiązanie zapewnia kompleksowe zarządzanie wszystkimi rodzajami dokumentów firmowych.
• Współpraca nad dokumentami: System wspiera funkcjonalność wspólnej edycji i dyskusji nad dokumentami, zapewniając kontrolowany i przejrzysty proces.
• Obsługa podpisów cyfrowych SmartPoint DMS pozwal na wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zapewniając prawną ważność dokumentów elektronicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Rozwiązanie zapewnia również możliwość podpisywania i weryfikacji dokumentów bezpośrednio w systemie.
• Intuicyjny interfejs użytkownika: System bazuje na SharePoint i Power Platform – platformach low-code firmy Microsoft – co umożliwia szybkie konfigurowanie potrzebnych procesów biznesowych bez konieczności posiadania specjalistycznej wiedzy technicznej.

• Wewnętrzny kreator procesów: Umożliwia precyzyjne przypisywanie uprawnień dostępu dla każdej roli na każdym etapie procesu, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do dokumentów oraz chroni dane przed przypadkowym lub celowym usunięciem czy zniekształceniem.
• Zarządzanie kontrahentami: Scentralizowana baza danych z walidacją danych, możliwością powiązania dokumentów i kontrolowanym dostępem dla każdego etapu interakcji.
• Wyszukiwanie z uwzględnieniem poziomu dostępu: Użytkownik widzi tylko te dokumenty, do których ma przyznane uprawnienia zgodnie z jego rolą – eliminuje to przypadkowe lub celowe naruszenia poufności informacji.
• Wbudowane role: Zarządzanie dostępem realizowane jest przez elastyczny system ról, który uwzględnia strukturę organizacyjną i specyfikę procesów w firmie.
• Zintegrowana komunikacja: Wewnętrzny czat i możliwość komentowania dokumentów eliminują konieczność korzystania z zewnętrznych komunikatorów, zwiększając bezpieczeństwo wymiany informacji.
• Automatyczne uzyskiwanie prawnie wiążących wyników: Integracja z usługami takimi jak Vchasno umożliwia otrzymywanie podpisanych przez QES dokumentów i potwierdzeń ich przechowywania, zgodnie z wymogami prawnymi.
• Rejestr zmian i dziennik audytu: Każda czynność związana z dokumentem jest rejestrowana – wraz z datą, użytkownikiem i zakresem zmian. Gwarantuje to przejrzystość i możliwość pełnego śledzenia zdarzeń.

Na karcie Kontrahenta pojawiły się dwa nowe parametry, które pozwalają na rozdzielenie kontrahentów w zależności od firmy, z którą współpracują.

Ulepszono integrację z Power BI umożliwiającą korzystanie z raportów analitycznych bezpośrednio w środowisku pracy.

Wprowadzanie adresu email kontrahenta z poziomu dokumentu

Klonowanie wcześniej utworzonego wniosku

Wersja hiszpańska

Zaktualizowany moduł „Dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne” z ulepszoną integracją między modułami.