Jak zapewnić ochronę danych za pomocą systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Co łączy procesy biznesowe w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości czy branży? Wszystkie one obejmują codzienne tworzenie, przetwarzanie i przechowywanie ważnych i niezbędnych dokumentów. Mogą to być umowy, faktury, raporty wewnętrzne, prezentacje, wnioski, oferty handlowe itp. Wszystkie te dokumenty przechodzą określoną drogę – od utworzenia po archiwizację lub zniszczenie.

Dlatego właśnie prawidłowa organizacja obiegu dokumentów odgrywa kluczową rolę w uporządkowaniu tych procesów: zapewnia kontrolę i poufność informacji, chroni przed złośliwym lub przypadkowym usunięciem, zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi do danych itd.

Głównym celem systemu obiegu dokumentów jest zapewnienie szybkiego i uporządkowanego przepływu dokumentów między pracownikami, działami, a nawet różnymi firmami.

W procesach zarządzania dokumentami wyróżnia się następujące kluczowe etapy:

1. Tworzenie lub wpływ dokumentu – stworzenie dokumentu w firmie lub jego otrzymanie od zewnętrznych partnerów, klientów bądź instytucji publicznych.
2. Przetwarzanie – edytowanie, uzgadnianie, podpisywanie i zatwierdzanie dokumentu przez odpowiednie działy.
3. Wykorzystanie – monitorowanie realizacji terminów i warunków zawartych w dokumencie w trakcie jego obowiązywania.
4. Archiwizacja – przechowywanie dokumentu przez określony czas zgodnie z przepisami wewnętrznymi oraz wymogami prawnymi.

Według Siemens Business Services przeciętny menedżer spędza 80% swojego czasu na pracy z danymi. Jednak to, jak efektywnie te 80% są wykorzystywane, zależy od tego, jak zorganizowane są procesy obiegu dokumentów w firmie.

W dzisiejszym środowisku biznesowym organizacje coraz częściej odchodzą od papierowych dokumentów na rzecz elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) – według danych Gartnera aż 87% liderów biznesu uważa cyfryzację za priorytet dla firmy.

EOD nie tylko zmniejsza koszty druku i przechowywania, ale także zapewnia wygodny dostęp do danych i minimalizuje ryzyko ich utraty.

Tradycyjny a elektroniczny obieg dokumentów: różnice i zalety

Elektroniczny obieg dokumentów to system tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wymiany dokumentów w formacie cyfrowym, bez użycia papierowych nośników.

EOD może mieć charakter wewnętrzny (dla wymiany dokumentów w obrębie organizacji) lub zewnętrzny (dla współpracy z klientami, partnerami, instytucjami publicznymi itp.).

W procesie cyfryzacji obiegu dokumentów wszystkie czynności wcześniej wykonywane ręcznie – uzgadnianie, podpisywanie, przesyłanie i archiwizowanie – zostają zautomatyzowane za pomocą specjalistycznego oprogramowania, np. systemu SmartPoint DMS.

Takie podejście znacząco przyspiesza działanie firmy, minimalizuje ryzyko utraty ważnych danych i odciąża budżet organizacji dzięki eliminacji kosztów papieru i druku.

Oto wizualne porównanie różnic między tradycyjnym a elektronicznym podejściem do zarządzania dokumentami:

Bezpieczeństwo danych w elektronicznym obiegu dokumentów: jak to działa

W dzisiejszym cyfrowym środowisku zagrożenia cybernetyczne stają się coraz bardziej aktualnym wyzwaniem dla firm. Szczególnie gwałtownie częstotliwość takich ataków wzrosła w ciągu ostatnich dwóch lat:

„Wiadomo, że w 2022 roku liczba cyberataków na dane korporacyjne wzrosła o 15–20%, a w 2024 roku ta liczba zwiększyła się jeszcze 2,5-krotnie. Jednocześnie – choć może to brzmieć paradoksalnie – liczba skutecznych ataków w tym czasie spadła trzykrotnie” – zauważyła Oksana Riabchun podczas webinaru „Rola elektronicznego obiegu dokumentów w zapewnieniu poufności i bezpieczeństwa”.

Jednym z głównych czynników tego sukcesu jest trend cyfryzacji firm. Elektroniczny obieg dokumentów odgrywa tu istotną rolę, ponieważ pozwala chronić poufne informacje za pomocą nowoczesnych technologii. Wysoki poziom ochrony danych możliwy jest dzięki wielu zaawansowanym mechanizmom, stosowanym m.in. w systemie elektronicznego obiegu dokumentów SmartPoint DMS.

Sposoby ochrony danych w SmartPoint DMS:

1. Kontrola dostępu: Określenie praw dostępu dla każdego użytkownika zapewnia, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do określonych dokumentów. Zastosowanie dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA) dodaje dodatkowy poziom ochrony, wymagając potwierdzenia logowania przez niezależny kanał.
2. Szyfrowanie danych: Kryptograficzne metody szyfrowania, oparte na technologiach Microsoft i wykorzystywane w systemie SmartPoint DMS, zapewniają poufność danych, czyniąc je niedostępnymi dla osób nieuprawnionych.
3. Zgodność z modelem ról: Jasno określone obowiązki i uprawnienia użytkowników zgodnie z ich funkcjami służbowymi minimalizują ryzyko zagrożeń wewnętrznych i nieautoryzowanego dostępu do poufnych informacji.
4. Rejestry audytowe i historia zmian: Prowadzenie szczegółowych logów wszystkich działań użytkowników w systemie umożliwia monitorowanie i analizowanie wszelkich podejrzanych lub nieautoryzowanych działań, co ułatwia szybką reakcję na incydenty związane z bezpieczeństwem danych.
5. Kopie zapasowe i odzyskiwanie danych: Regularne tworzenie kopii zapasowych danych w chmurze oraz plany odzyskiwania po awarii zapewniają integralność informacji i ciągłość procesów biznesowych w przypadku problemów technicznych lub cyberataków.
6. Podpis elektroniczny lub QES: Podpis cyfrowy zapewnia autentyczność i spójność dokumentów poprzez potwierdzenie ich pochodzenia oraz tego, że nie zostały one zmienione po podpisaniu. Dokumenty elektroniczne podpisane podpisem cyfrowym są uznawane przez instytucje rządowe i sądy oraz mają taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki.

Zamów konsultację

Kompleksowe podejście do ochrony danych: jak narzędzia Microsoft pomagają chronić informacje korporacyjne

Narzędzia oparte na Microsoft mogą zapewnić wielopoziomowy system cyberbezpieczeństwa, który obejmuje wszystkie etapy cyklu życia danych – od momentu ich utworzenia do przechowywania, przetwarzania i przesyłania. To właśnie dzięki tej strukturze organizacje mogą być pewne integralności, dostępności i poufności swoich informacji korporacyjnych. Przyjrzyjmy się, na czym polegają te mechanizmy.

Główne sposoby ochrony poufnych danych

1. Defense-in-depth (obrona w głąb): Strategia wielopoziomowego bezpieczeństwa danych, łącząca segmentację sieci, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, ochronę punktów końcowych oraz usług chmurowych. Kluczowym narzędziem w tym zakresie jest integracja z Azure Sentinel – rozwiązaniem SIEM opartym na sztucznej inteligencji, które zapewnia centralny monitoring, analitykę i reakcję na incydenty w czasie rzeczywistym.
2. Ochrona danych w Azure: Platforma chmurowa Azure oferuje szeroki zestaw funkcji zabezpieczających elektroniczny obieg dokumentów – od szyfrowania danych w spoczynku i w trakcie przesyłania, Azure Key Vault do bezpiecznego przechowywania kluczy, certyfikatów i sekretów, aż po kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC), która pozwala precyzyjnie określić, kto ma dostęp do jakich danych.
3. Bezpieczeństwo Microsoft 365: Microsoft 365 dostarcza zaawansowane wbudowane narzędzia ochrony danych. DLP (Data Loss Prevention) umożliwia wykrywanie i blokowanie wycieku poufnych informacji, EDR (Microsoft Defender for Endpoint) zapewnia aktywną ochronę urządzeń przed zagrożeniami, a ATP (Advanced Threat Protection) umożliwia dogłębną analizę załączników, linków i innych kanałów ataków.
4. Automatyczne wykrywanie zagrożeń: Dzięki połączeniu Microsoft Defender i Microsoft Sentinel system automatycznie identyfikuje potencjalne zagrożenia, analizując miliony sygnałów na sekundę. Umożliwia to identyfikację ryzyk już na wczesnym etapie i reakcję jeszcze zanim dojdzie do szkody.

Oprócz wymienionych wyżej mechanizmów ochrony informacji, elektroniczny obieg dokumentów oferuje jeszcze jedną istotną zaletę – zgodność z międzynarodowymi oraz lokalnymi wymaganiami i standardami w zakresie bezpieczeństwa informacji.

Międzynarodowe wymogi i standardy ochrony danych

• RODO (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) – rozporządzenie Unii Europejskiej, które określa zasady ochrony danych osobowych obywateli UE.
• ISO 27001 (Międzynarodowy standard bezpieczeństwa informacji) – międzynarodowa norma określająca wymagania dla systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISMS).
• Rozporządzenie eIDAS (Rozporządzenie UE w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania) – akt prawny UE regulujący stosowanie podpisów elektronicznych, identyfikacji cyfrowej oraz usług zaufania, zapewniający ich moc prawną na terenie UE.
• NIST (Wytyczne Narodowego Instytutu Standardów i Technologii, USA) – dokumenty wydawane przez amerykańską instytucję rządową, która opracowuje standardy w zakresie cyberbezpieczeństwa, w tym zalecenia dotyczące zarządzania ryzykiem, kryptografii i ochrony informacji w sektorze publicznym i prywatnym.

Wymagania ustawodawstwa Ukrainy w zakresie ochrony danych

• Ustawa Ukrainy o dokumentach elektronicznych i elektronicznym obiegu dokumentów nr 851-IV z dnia 22 maja 2003 roku.
• Ustawa Ukrainy o ochronie informacji w systemach informacyjno-telekomunikacyjnych nr 80/94-VR z dnia 5 lipca 1994 roku.
• Ustawa Ukrainy o elektronicznych usługach zaufania nr 2155-VIII z dnia 5 października 2017 roku – odpowiednik eIDAS, który reguluje kwestie podpisów elektronicznych i certyfikacji.

SmartPoint DMS – jakie korzyści i funkcje oferuje system elektronicznego obiegu dokumentów

Zarządzanie obiegiem dokumentów bez odpowiedniego narzędzia do automatyzacji procesów jest dziś niemal niemożliwe. Oczywiście duży zespół prawników może monitorować zgodność dokumentów z obowiązującymi przepisami, a rozbudowany dział administracyjny – ręcznie konfigurować dostęp i osobiście przesyłać dokumenty do podpisu. Jednak takie podejście wiąże się z wysokimi kosztami czasowymi, zwiększonym wysiłkiem i ryzykiem błędów ludzkich. Wszystkie te procesy można łatwo zoptymalizować dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów.

SmartPoint DMS – to rozwiązanie oparte na technologiach Microsoft (Power Automate, SharePoint i Power Apps), oferujące szeroki zakres narzędzi do organizacji elektronicznego obiegu dokumentów o dowolnym stopniu złożoności. Moduły systemu umożliwiają optymalizację procesów związanych z dokumentami wewnętrznymi i zewnętrznymi, zapewniając szereg korzyści:

• Zgodność z przepisami prawa: SmartPoint DMS jest systemem zgodnym z przepisami prawa. Oznacza to, że standard zarządzania dokumentami spełnia wymagania obowiązującego prawa.
• Integracja z innymi systemami: SmartPoint DMS można łatwo zintegrować z systemami CRM, ERP, BI, chatbotami, bibliotekami QEA oraz innymi rozwiązaniami, co pozwala na jego bezproblemową integrację z istniejącą infrastrukturą IT firmy.
• Konfigurowanie ścieżek zatwierdzania: System pozwala skonfigurować niestandardowe rozgałęzione łańcuchy zatwierdzeń, automatyzując ich przepływ między odpowiedzialnymi osobami i działami oraz zapewniając ochronę poufnych informacji.
• Moduły dla różnych typów operacji: SmartPoint DMS zawiera wyspecjalizowane moduły do pracy z umowami, korespondencją, przetargami i zamówieniami itp. Rozwiązanie zapewnia kompleksowe zarządzanie wszystkimi rodzajami dokumentów firmowych.
• Współpraca nad dokumentami: System wspiera funkcjonalność wspólnej edycji i dyskusji nad dokumentami, zapewniając kontrolowany i przejrzysty proces.
• Obsługa podpisów cyfrowych SmartPoint DMS pozwal na wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zapewniając prawną ważność dokumentów elektronicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Rozwiązanie zapewnia również możliwość podpisywania i weryfikacji dokumentów bezpośrednio w systemie.
• Intuicyjny interfejs użytkownika: System bazuje na SharePoint i Power Platform – platformach low-code firmy Microsoft – co umożliwia szybkie konfigurowanie potrzebnych procesów biznesowych bez konieczności posiadania specjalistycznej wiedzy technicznej.

Dzięki dodatkowym ustawieniom ról, mechanizmom nadawania uprawnień oraz zarządzania dostępem do dokumentów możemy stworzyć dodatkowe poziomy zabezpieczeń zgodne z politykami bezpieczeństwa informacji obowiązującymi w firmie i zapewnić wielopoziomową oraz kontrolowaną ochronę zarówno poszczególnych danych, jak i całej infrastruktury” – mówi Volodymyr Moskalenko o protokołach bezpieczeństwa SmartPoint DMS podczas webinaru „Rola elektronicznego obiegu dokumentów w zapewnieniu poufności i bezpieczeństwa”.

Zamów konsultację

System elektronicznego obiegu dokumentów SmartPoint DMS, oprócz standardowych protokołów bezpieczeństwa bazujących na technologii Microsoft, zapewnia ochronę danych korporacyjnych dzięki następującym mechanizmom:

• Wewnętrzny kreator procesów: Umożliwia precyzyjne przypisywanie uprawnień dostępu dla każdej roli na każdym etapie procesu, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do dokumentów oraz chroni dane przed przypadkowym lub celowym usunięciem czy zniekształceniem.
• Zarządzanie kontrahentami: Scentralizowana baza danych z walidacją danych, możliwością powiązania dokumentów i kontrolowanym dostępem dla każdego etapu interakcji.
• Wyszukiwanie z uwzględnieniem poziomu dostępu: Użytkownik widzi tylko te dokumenty, do których ma przyznane uprawnienia zgodnie z jego rolą – eliminuje to przypadkowe lub celowe naruszenia poufności informacji.
• Wbudowane role: Zarządzanie dostępem realizowane jest przez elastyczny system ról, który uwzględnia strukturę organizacyjną i specyfikę procesów w firmie.
• Zintegrowana komunikacja: Wewnętrzny czat i możliwość komentowania dokumentów eliminują konieczność korzystania z zewnętrznych komunikatorów, zwiększając bezpieczeństwo wymiany informacji.
• Automatyczne uzyskiwanie prawnie wiążących wyników: Integracja z usługami takimi jak Vchasno umożliwia otrzymywanie podpisanych przez QES dokumentów i potwierdzeń ich przechowywania, zgodnie z wymogami prawnymi.
• Rejestr zmian i dziennik audytu: Każda czynność związana z dokumentem jest rejestrowana – wraz z datą, użytkownikiem i zakresem zmian. Gwarantuje to przejrzystość i możliwość pełnego śledzenia zdarzeń.

McKinsey przewiduje, że możliwości wzrostu produktywności mogą wynosić średnio co najmniej 2% rocznie w ciągu najbliższych dziesięciu lat, z czego 60% będzie efektem zastosowania technologii cyfrowych. Świat biznesu szybko się zmienia, a firmy, które w porę dostosowują się do nowych realiów, zyskują przewagę konkurencyjną. SmartPoint DMS może być cennym narzędziem w tym rozwoju. Wdrożenie zapewni dokumentom niezawodną ochronę danych, scentralizowane przechowywanie, wygodny dostęp dla pracowników oraz kontrolę nad wszystkimi etapami ich przetwarzania.

Skorzystaj z możliwości bezpłatnego wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów SmartPoint DMS przy zakupie rocznej licencji. Oferta obowiązuje do 31.07.2025. Zamów konsultację i dowiedz się więcej o zaletach systemu dla Twojej firmy.

Zamów konsultację