W tym wydaniu zespół SmartPoint DMS rozszerzył funkcje anulowania dokumentów, usprawnił wyszukiwanie i filtrowanie, ulepszył możliwości zarządzania dostępem i uprawnieniami, a także poprawił doświadczenia użytkowników oraz monitorowanie ich działań.
W okresie od 01.10.24 do 31.12.24 w systemie SmartPoint DMS wdrożono następujące funkcje:
Automatyczne przypisywanie zastępcy podczas zmiany statusu zadania na „Nowe”
Jak to działa?
Po zmianie statusu zadania na „Nowe”, system automatycznie wyznacza zastępcę, który aktualnie wykonuje obowiązki głównej osoby odpowiedzialnej. Sprawdza listy zastępców i wybiera osobę aktywną w momencie zmiany statusu. Oznacza to, że zastępca zostanie automatycznie uwzględniony w późniejszym procesie zatwierdzania.
Dlaczego jest to przydatne?
Ta funkcja zapewnia automatyzację i dokładność w wyborze osoby odpowiedzialnej podczas zmiany statusu zadania. Upraszcza pracę użytkowników, zwłaszcza w okresach, gdy główna osoba odpowiedzialna jest niedostępna.
Możliwość konwersji do formatu PDF
Jak to działa?
Użytkownik może jednym kliknięciem przycisku przekonwertować dokument na PDF. Plik automatycznie trafia do odpowiedniego bloku plików.
Dlaczego jest to przydatne?
Funkcja umożliwia szybkie tworzenie finalnych wersji dokumentów, co ułatwia ich przesyłanie. Oszczędza czas użytkowników i eliminuje potrzebę korzystania z zewnętrznych narzędzi.
Filtrowanie dokumentów i zadań dla użytkowników z rozszerzonym zakresem funkcji
Jak to działa?
Funkcja filtrowania na listach zadań jest teraz dostępna nie tylko dla administratorów, ale także dla wszystkich użytkowników. Zadania można teraz wyszukiwać według zakresu dat: od „od” i „do”. Można również wyszukiwać zadania według określonej daty, wpisując ją w obu polach. Jeśli pole „od” pozostanie puste, system rozpocznie wyszukiwanie od najwcześniejszej daty, a jeśli pole „do” nie zostanie wypełnione, wyniki wyszukiwania będą zawierać dane z najpóźniejszej dostępnej daty.
Dlaczego jest to przydatne?
Filtr stanie się dostępny dla szerszego grona użytkowników, co zwiększy efektywność pracy z zadaniami. Elastyczne wyszukiwanie według zakresu dat pozwoli szybko znaleźć potrzebne informacje. Upraszcza to pracę i skraca czas wyszukiwania zadań.
Wykorzystanie katalogu pracowników z elastycznym konfigurowaniem adresów e-mail
Jak to działa?
System zastępuje standardową listę z Entra ID niestandardową listą pracowników, umożliwiając podanie alternatywnego adresu e-mail lub użycie go w przypadkach, gdy Entra ID nie ma adresu e-mail. Jednocześnie dane są synchronizowane z Entra z opcją wyłączenia synchronizacji adresów e-mail.
Dlaczego jest to przydatne?
Ta funkcja zapewnia elastyczność w pracy z integracjami, upraszcza zarządzanie danymi pracowników i pozwala uniknąć konfliktów związanych z nieprawidłowymi lub brakującymi adresami e-mail.
Automatyczne wysyłanie raportów dotyczących nieprawidłowo wypełnionych katalogów za pomocą poczty e-mail
Jak to działa?
System codziennie wysyła wiadomości e-mail do administratorów produktów z raportem dotyczącym błędów w katalogach. Raport zawiera zduplikowane wpisy oraz informacje o sytuacjach, gdzie brakuje wpisu w języku głównym, ale istnieją wpisy w innych językach. Powiadomienia są generowane automatycznie i wysyłane raz dziennie.
Dlaczego jest to przydatne?
Funkcja ta pomaga administratorom szybko identyfikować i poprawiać błędy w katalogach, zachowując ich dokładność. Dzięki terminowemu otrzymywaniu raportów zmniejsza się ryzyko awarii systemu i zapewnia się aktualność danych.
Automatyczne ustawianie daty i godziny w celu zresetowania numeracji od początku nowego roku, z opcją użycia poprzedniej numeracji do zamknięcia umów z poprzedniego roku.
Jak to działa?
Funkcja umożliwia ustawienie daty i godziny automatycznego resetowania numeracji od początku nowego roku. Przykładowo, jeśli trzeba zakończyć realizację umów z numeracją z poprzedniego roku do 3 stycznia, system będzie nadal korzystał ze starej numeracji do określonej daty, po czym automatycznie przełączy się na nową numerację.
Dlaczego będzie to przydatne ?
Rozwiązanie to zapewnia elastyczność w pracy z dokumentami, umożliwiając wykonanie wszystkich operacji związanych z poprzednim rokiem bez naruszania sekwencji numeracji.
Konfigurowanie filtrów do wyświetlania wpisów dodanych do katalogów
Jak to działa?
Funkcja umożliwia skonfigurowanie sposobu filtrowania wyświetlanych wpisów dla Legal Entity w zależności od potrzeb. Do katalogu można dodać wszystkie wpisy, w tym ukryte. Jednak system automatycznie wyświetli tylko te wpisy, które zostały skonfigurowane do wyświetlania.
Dlaczego jest to przydatne?
Zapewnia wydajne zarządzanie danymi, umożliwiając zachowanie wspólnego katalogu wpisów, przy jednoczesnym ukrywaniu niepotrzebnych informacji dla użytkowników. Takie podejście zmniejsza ryzyko błędów i zwiększa wygodę pracy z katalogami.
Możliwość skonfigurowania przejść ze strony głównej z sekcji „Wnioski” do odpowiednich modułów (HR lub wniosków finansowych) w zależności od ustawień w katalogu.
Jak to działa?
Po kliknięciu sekcji „Wnioski” na stronie głównej, system analizuje ustawienia w katalogu. W zależności od ustawień, użytkownik jest przekierowywany do odpowiedniego modułu, na przykład do pracy z wnioskami HR lub finansowymi. Zapewnia to szybki dostęp do potrzebnych funkcji bez zbędnych kroków.
Dlaczego jest to przydatne?
Ta funkcja upraszcza nawigację dla użytkowników, automatycznie przekierowując ich do odpowiedniego modułu na podstawie typu wniosku. Oszczędza to czas, zmniejsza liczbę błędów oraz zapewnia wygodniejszy i bardziej intuicyjny dostęp do ważnych funkcji systemu.
Automatyczne zwijanie menu w celu optymalizacji wykorzystania miejsca na ekranie
Jak to działa?
Gdy użytkownik powiększa lub pomniejsza okno przeglądarki, lewe menu automatycznie przełącza się w tryb kompaktowy. W tym trybie wyświetlane są tylko ikony głównych elementów, a pełna zawartość staje się dostępna po najechaniu kursorem. Przejście między trybami odbywa się płynnie dzięki animacjom, co zapewnia komfort użytkowania.
Dlaczego jest to przydatne?
Funkcja umożliwia lepsze wykorzystanie przestrzeni ekranu, zapewniając wygodny dostęp do wszystkich kluczowych elementów, nawet na mniejszych ekranach lub podczas korzystania z systemu w aplikacji Microsoft Teams. Zmniejsza również wizualne przeciążenie interfejsu, co poprawia wygodę użytkowania.
Rozszerzono funkcję anulowania, która umożliwia inicjatorowi wycofanie dokumentu z procesu zatwierdzania na dowolnym etapie.
Jak to działa?
Inicjator może anulować dokument w dowolnym momencie procesu zatwierdzania, klikając przycisk „Anuluj” na karcie dokumentu. Spowoduje to zatrzymanie dalszego zatwierdzania dokumentu. Po anulowaniu, uczestnicy, którzy byli przypisani do dokumentu w celu zatwierdzenia, otrzymują automatyczne powiadomienie, że dokument został anulowany.
Dlaczego jest to przydatne?
Funkcja zapewnia większą elastyczność, umożliwiając szybkie wycofanie dokumentów wymagających korekty lub uznanych za nieaktualne. Dzięki temu oszczędza czas użytkowników i zwiększa efektywność procesu zatwierdzania.
Rozszerzono funkcjonalność udostępniania praw dostępu do kart dokumentów w innych modułach, dzięki czemu użytkownicy mogą efektywnie oraz elastycznie zarządzać dostępem do dokumentów w systemie.
Jak to działa?
Użytkownicy mogą przyznawać innym uczestnikom prawa dostępu do przeglądania zawartości karty dokumentu. Proces ten odbywa się poprzez system konfigurowania praw dostępu, który zapewnia kontrolę nad tym, kto ma prawo do przeglądania informacji. Ponadto możliwe jest cofnięcie przyznanych praw. Wszystkie informacje o działaniach są przechowywane na osobnej karcie w karcie dokumentu w systemie.
Dlaczego jest to przydatne?
Funkcja ta zwiększa efektywność zarządzania dokumentami i pozwala na bezpieczne udostępnianie informacji w ramach organizacji przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad dostępem do poufnych danych.
Rozszerzono rejestrowania zdarzeń w celu poprawy diagnostyki i przejrzystości systemu
Jak to działa?
Rozszerzone rejestrowanie zdarzeń pozwala rejestrować więcej danych i szczegółów dotyczących działania systemu. Rejestrowane są kluczowe operacje, zmiany danych, działania użytkowników oraz błędy systemowe. Obejmuje to szeroki zakres procesów, umożliwiając uzyskanie szczegółowych informacji o wykonywanych działaniach oraz ich wynikach.
Dlaczego jest to przydatne?
Zaawansowane rejestrowanie zdarzeń pomaga w diagnozowaniu i rozwiązywaniu problemów, zapewnia przejrzystość systemu i pozwala skuteczniej śledzić i analizować działania użytkowników oraz zmiany danych. Zwiększa to bezpieczeństwo, upraszcza audyt i poprawia ogólną niezawodność systemu.
Aby pobrać pełne wersje wydań w formacie PDF, kliknij odpowiednie przyciski poniżej.
