Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EZD) to system umożliwiający tworzenie, przechowywanie, przesyłanie i przetwarzanie dokumentów w formacie cyfrowym. Obejmuje on wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych i oprogramowania zamiast zarządzania dokumentami w formie papierowej.
Według badania McKinsey liczba dokumentów, które firmy muszą przetwarzać, rośnie wykładniczo każdego roku – o prawie 50%. Dlatego też zdolność do optymalizacji tego procesu jest ważnym obszarem dla ogólnego rozwoju biznesu.
Według badań Forrester zwrot z inwestycji w automatyzację dokumentów można uzyskać w mniej niż sześć miesięcy po wdrożeniu, a w ciągu 3 lat jest on prawie 2,5-krotny (248%).
Jednak wartość biznesową konkretnego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) i jego wpływ na procesy biznesowe można określić jedynie poprzez ocenę zmiany kluczowych wskaźników wydajności firmy po jego wdrożeniu.
Na które kluczowe wskaźniki KPI ma wpływ wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentami
Sukces każdego projektu biznesowego, w tym mającego na celu aktualizację ekosystemu IT, można wyrazić liczbowo. Mierzy się go na podstawie zmiany poszczególnych wskaźników KPI, które bezpośrednio wpływają na efektywność i rentowność biznesu.
Oto główne wskaźniki KPI, które pozwalają ocenić skuteczność wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w firmie i zidentyfikować wąskie gardła w celu optymalizacji procesów. Należą do nich m.in:
- Czas przetwarzania dokumentów: rozumiany jako średni czas poświęcany w firmie na przetworzenie jednego dokumentu. Oblicza się na podstawie stosunku czasu spędzonego na przetwarzaniu wszystkich dokumentów do liczby przetworzonych dokumentów;
- Procent zadań wykonanych na czas: definiowany jako stosunek zadań wykonanych na czas do całkowitej liczby zadań pomnożony przez 100;
- Procent błędów w dokumentacji: obliczany jako stosunek liczby dokumentów z błędami do całkowitej liczby dokumentów pomnożony przez 100;
- Czas zaoszczędzony na przetwarzaniu dokumentów: jest to różnica między czasem spędzonym na ręcznym przetwarzaniu dokumentów a czasem wymaganym do przetworzenia tej samej liczby dokumentów po automatyzacji tych procesów;
- Procent pracowników korzystających z EZD: określany jako stosunek aktywnych użytkowników systemu do całkowitej liczby pracowników pomnożony przez 100;
- Zmniejszenie kosztów operacyjnych, w szczególności papieru i artykułów biurowych: jest to stosunek kosztów związanych z tymi potrzebami przed i po wdrożeniu pomnożony przez 100 do wszystkich kosztów;
- Liczba dokumentów przetwarzanych w systemie: porównanie liczby dokumentów przetworzonych w określonym czasie z liczbą dokumentów przetworzonych w tym samym okresie przed wdrożeniem EZD;
- Dostępność dokumentów lub czas spędzony przez pracowników na wyszukiwaniu dokumentów. Oblicza się jako stosunek czasu poświęconego na wyszukiwanie wszystkich dokumentów do liczby odnalezionych dokumentów.
- Zmniejszenie liczby błędów spowodowanych nieprawidłowym przechowywaniem lub utratą dokumentów: stosunek liczby utraconych lub nieprawidłowo przechowywanych dokumentów do całkowitej liczby dokumentów pomnożony przez 100;
- Średni czas potrzebny na przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi nowego systemu EZD.
Wyniki badań dotyczących wpływu automatyzacji elektronicznego obiegu dokumentów na kluczowe wskaźniki rentowności biznesu
Obecnie istnieje wiele badań, które podsumowują praktyczne doświadczenia firm i dowodzą, że wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami może zmniejszyć ogólne koszty firmy, poprawić wydajność procesów biznesowych i skrócić czas poświęcany na przetwarzanie dokumentów.
Rezultatem wdrożenia EZD jest zawsze wzrost ogólnej produktywności i rentowności biznesu.
Jak wynika z badań przeprowadzonych przez firmę Forrester, wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami może skrócić czas przetwarzania dokumentów o 55% i zwiększyć produktywność pracowników o 45%.
Z kolei badania McKinsey pokazują, że firmy, które wdrożyły elektroniczne zarządzanie dokumentami, mogą osiągnąć 15–25-procentowy wzrost produktywności w ciągu pierwszych 12–18 miesięcy. Wynika to głównie z jasnej strategii automatyzacji i odpowiedniej integracji z innymi systemami korporacyjnymi.
Biorąc pod uwagę zbyt wysoki koszt ręcznego tworzenia dokumentów, analitycy Gartnera już w 2019 r. przewidywali, że do 2025 r. 50% wszystkich faktur na całym świecie będzie tworzonych i opłacanych bez operacji ręcznych, a do 2030 r. liczba ta wzrośnie do 80%.
Według wniosków McKinsey sama automatyzacja procesów obiegu dokumentów może zwiększyć globalną produktywność biznesu o 0,8–1,4% rocznie.
Ponadto wdrożenie systemów EZD pomaga firmom nie tylko obniżyć koszty, ale także stworzyć bardziej przejrzyste i bezpieczne procesy, co jest ważne dla zwiększenia konkurencyjności i minimalizacji ryzyka w dynamicznym środowisku.
System elektronicznego zarządzania dokumentami SmartPoint DMS jest motorem procesów biznesowych
Biorąc pod uwagę powyższe fakty, przyjrzyjmy się wartości biznesowej systemu elektronicznego zarządzania dokumentami SmartPoint DMS, który został opracowany przez firmę SMART business, czołowego partnera Microsoft.
System EZD jest zbudowany jako kreator procesów i umożliwia automatyzację szeregu powiązanych procesów biznesowych poprzez elektroniczne zarządzanie dokumentami.
W wyniku wdrożenia SmartPoint DMS osiągnięto następujące wskaźniki
- zmniejszenie kosztów przetwarzania dokumentów o 52%, głównie dzięki niższym kosztom operacyjnym: papieru, drukowania, wysyłki i przechowywania dokumentów;
- skrócenie czasu przetwarzania dokumentów o 64% i minimalizacja czasu poświęcanego przez pracowników na rutynowe zadania;
- wysoki poziom bezpieczeństwa danych i przejrzystości biznesowej, co jest ważne dla zgodności z regulacjami korporacyjnymi i zarządzania ryzykiem. Jednocześnie system zapewnia wygodny dostęp do danych z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.
Oprócz zwiększenia efektywności biznesowej, wdrożenie SmartPoint DMS zaowocowało również 88-procentowym wzrostem dokładności dokumentów. Dzieje się tak głównie dzięki integracji z innymi systemami korporacyjnymi oraz bezproblemowej wymianie danych. Eliminuje to czynnik ludzki i minimalizuje błędy występujące podczas ręcznego wprowadzania danych.
SmartPoint DMS to także szansa na poprawę zgodności z przepisami, ponieważ wszystkie procesy stają się bardziej przejrzyste, ustandaryzowane i łatwiejsze do zweryfikowania. Zmniejsza to ryzyko utraty reputacji, co jest szczególnie ważne w branżach takich jak ubezpieczenia czy finanse.
Ponadto wprowadzenie jasnych i przejrzystych procesów zatwierdzania dokumentów oraz unikanie formalności pomaga zwiększyć poziom satysfakcji pracowników firmy, klientów i kontrahentów.
SmartPoint DMS jest więc rozwiązaniem, które nie tylko automatyzuje i optymalizuje procesy tworzenia, przetwarzania i przechowywania dokumentów. Produkt ten pozwala przenieść wszystkie związane z tym procesy biznesowe na nowy poziom efektywności, redukując przy tym koszty operacyjne i poprawiając kontrolę nad przetwarzaniem dokumentów na wszystkich etapach.
Wynika to głównie z faktu, że SmartPoint DMS jest zgodny z najlepszymi europejskimi praktykami zatwierdzania dokumentów i integruje się z europejskimi systemami wymiany dokumentów. Co więcej, system oferuje technologie oparte na AI, a jego szerokie możliwości integracyjne sprawiają, że jest on organiczną częścią ekosystemu IT firmy.
Jeśli dodamy do tego zaawansowane możliwości personalizacji, możliwość obsługi zmian w procesach i łatwość użytkowania, oczywiste jest, że wdrożenie produktu może stać się prawdziwym motorem napędzającym biznes.
Chcesz dowiedzieć się, jak wdrożenie SmartPoint DMS może przyspieszyć rozwój Twojej firmy? Zamów bezpłatną konsultację tutaj.
