Pożegnaj się z papierami! Czym jest elektroniczne zarządzanie dokumentami i dlaczego Twoja firma go potrzebuje?
Rozwój firmy idzie w parze ze wzrostem przepływu danych i ilości dokumentacji. W pewnym momencie praca z dokumentami staje się uciążliwa, a tradycyjne metody przetwarzania dokumentów papierowych stają się coraz mniej efektywne.
Aby rozwiązać ten problem, firmy na całym świecie masowo przechodzą na elektroniczne zarządzanie dokumentami. Podczas gdy globalny rynek oprogramowania do zarządzania dokumentami został wyceniony na 4,9 miliarda dolarów w 2019 roku, oczekuje się, że liczba ta osiągnie 10,2 miliarda dolarów do 2025 roku (źródło: financesonline.com).
W tym artykule przedstawimy koncepcję elektronicznego zarządzania dokumentami i dowiemy się, jakie korzyści płyną z jego wdrożenia w procesach biznesowych.
Czym jest elektroniczne zarządzanie dokumentami?
Elektroniczne zarządzanie dokumentami (znane również jako EZD) to system wymiany i przetwarzania dokumentów w formacie elektronicznym. Zastępuje on tradycyjne zarządzanie dokumentami w formie papierowej i umożliwia firmom efektywne zarządzanie, przechowywanie, udostępnianie i współpracę nad dokumentami w środowisku cyfrowym.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami obejmuje tworzenie, edytowanie, podpisywanie, rejestrowanie, przechowywanie i przesyłanie dokumentów w formie cyfrowej. W tym celu wykorzystywane są specjalne narzędzia programowe do tworzenia elektronicznych wersji dokumentacji, przechowywania ich w formie cyfrowej oraz zapewnienia bezpiecznej wymiany danych pomiędzy uczestnikami procesu.
Dlaczego elektroniczne zarządzanie dokumentami jest lepsze niż papierowe?
EZD ma kilka zalet w porównaniu z tradycyjnym zarządzaniem dokumentami w formie papierowej. Wśród nich:
Efektywność
Cyfryzacja umożliwia szybką wymianę dokumentów, skracając czas potrzebny na ich transport, wyszukiwanie i dystrybucję.
Oszczędność zasobów
Korzystanie z dokumentów elektronicznych zmniejsza koszty papieru, drukowania, opłat pocztowych i inne koszty związane z dokumentami papierowymi.
Wygoda
Można łatwo wyszukiwać, przeglądać i edytować dokumenty, a nad plikami może pracować wielu użytkowników w tym samym czasie.
Bezpieczeństwo
EZD zapewnia wysoki poziom ochrony i poufności danych.
Rodzaje elektronicznego zarządzania dokumentami
EZD można sklasyfikować na podstawie różnych kryteriów, takich jak typy dokumentów i wolumeny wymiany danych. Poniżej znajdują się bardziej szczegółowe opisy jego głównych typów, a także klasyfikacja według typu:
- Wewnętrzny
Ten typ obejmuje wymianę dokumentów w ramach jednej organizacji. Służy do optymalizacji wewnętrznych przepływów pracy, ułatwienia komunikacji między działami i przyspieszenia podejmowania decyzji. Wewnętrzne elektroniczne zarządzanie dokumentami może obejmować różne rodzaje dokumentów, w tym dokumenty kadrowe, zarządcze, magazynowe, księgowe, archiwalne itp. - Zewnętrzny
Ten rodzaj EZD obejmuje transfer danych i dokumentów między różnymi firmami, organami rządowymi lub partnerami. Pozwala zautomatyzować procesy wymiany dokumentów, uniknąć błędów i skrócić czas wymagany do przetwarzania i zatwierdzania dokumentów. Zewnętrzne elektroniczne zarządzanie dokumentami może obejmować zapisy związane z zamówieniami, umowami, fakturami, logistyką, licencjami itp.
Klasyfikacja typów dokumentów:
Elektroniczne zarządzanie dokumentami HR
Obejmuje rekordy związane z procesami HR, takie jak aplikacje rekrutacyjne, zmiany pracowników, urlopy, zwolnienia itp. HR EZD to najlepsze rozwiązanie do pracy zdalnej, oszczędzające czas i zmniejszające obciążenie działu HR.
Zarządzanie
Są to dokumenty związane z działaniami zarządczymi, w tym raporty, prezentacje, plany rozwoju, dokumenty strategiczne itp. Są one wykorzystywane do podejmowania decyzji na różnych szczeblach zarządzania.
Magazyn
Dokumenty związane z księgowością magazynową, takie jak faktury, protokoły odbioru, listy inwentaryzacyjne, raporty bilansowe itp.
Księgowość
Związane z księgowością finansową i raportowaniem, w tym faktury, deklaracje podatkowe, zestawienia przychodów i kosztów, raporty finansowe itp.
Archiwalne
Obejmuje informacje, które mają być przechowywane w archiwach przez długi czas. Mogą to być dokumenty dotyczące wewnętrznych operacji organizacji, umowy, raporty, wyciągi z protokołów, zlecenia wewnętrzne itp.
Powyższa klasyfikacja obejmuje tylko główne typy dokumentów w kontekście EZD, ale mogą istnieć inne specyficzne typy, które spełniają potrzeby konkretnej organizacji lub branży.
Jak wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentami w firmie?
Proces wdrożenia można podzielić na kilka etapów. Wśród nich:
Krok 1. Analiza potrzeb
Twoje działania: Oceń potrzeby swojej firmy w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentami. Określ, które procesy wymagają automatyzacji, które dokumenty są często używane i jakie problemy pojawiają się w przypadku papierowego obiegu dokumentów.
Krok 2. Wybór systemu
Twoje działania: Zbadaj różne systemy elektronicznego zarządzania dokumentami, które spełniają potrzeby Twojej firmy. Weź pod uwagę ich funkcjonalność, kompatybilność z istniejącymi systemami, bezpieczeństwo i wsparcie klienta. Wybierz rozwiązanie, które najlepiej pasuje do Twojej firmy.
Krok 3. Planowanie i wdrożenie
Twoje działania: Opracowanie szczegółowego planu wdrożenia EZD. Zdefiniuj kryteria sukcesu, harmonogramy i zasoby.
Krok 4. Szkolenie pracowników
Działania: Upewnij się, że pracownicy zostali odpowiednio przeszkoleni w zakresie korzystania z nowego systemu. Zorganizuj sesje szkoleniowe, warsztaty i zapewnij podręczniki dotyczące korzystania z systemu. Upewnij się, że wszyscy pracownicy rozumieją korzyści i procesy związane z elektronicznym zarządzaniem dokumentami.
Krok 5. Stopniowe wdrażanie
Zacznij od wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentami w jednym dziale lub projekcie, a następnie stopniowo rozszerzaj je na całą firmę. Zmniejszy to ryzyko i zapewni możliwość skorygowania błędów lub zidentyfikowania ewentualnych problemów na wczesnym etapie.
Krok 6. Monitorowanie i aktualizacja
Po wdrożeniu systemu należy zapewnić bieżące monitorowanie i aktualizacje. Śledź wydajność, efektywność i zadowolenie użytkowników. W razie potrzeby wprowadzaj zmiany, usprawniaj procesy i rozszerzaj funkcjonalność systemu.
Wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami może znacznie ułatwić pracę firmy, obniżyć koszty i zwiększyć produktywność. Ważne jest, aby mieć jasny plan, zaangażować wszystkich interesariuszy i zapewnić odpowiednie szkolenia. Stopniowe wdrażanie i bieżące monitorowanie pomoże zapewnić pomyślne korzystanie z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami.
Jak wybrać system EZD?
Wybierając system elektronicznego zarządzania dokumentami, należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych aspektów, w tym funkcjonalność, integrację z innymi systemami, bezpieczeństwo, skalowalność i interfejs użytkownika.
Jeśli aktywnie poszukujesz takiego systemu, zalecamy zwrócenie uwagi na rozwiązanie SmartPoint DMS. Spełnia ono wszystkie opisane powyżej kryteria, a także oferuje szereg dodatkowych korzyści, takich jak współpraca nad dokumentami, praca z podpisem cyfrowym, dostosowywanie ścieżek zatwierdzania dokumentów oraz dostęp z urządzeń mobilnych.
SmartPoint DMS został opracowany w oparciu o technologie Microsoft i zawiera zestaw narzędzi do kontrolowania, zarządzania i przechowywania różnego rodzaju dokumentów, maksymalizując wydajność każdego procesu biznesowego. Rozwiązanie posiada kilka modułów, które obejmują całą listę kwestii związanych z dokumentacją wewnętrzną i zewnętrzną, w tym: moduł umów; korespondencję; przetargi; zamówienia.
