Hər bir şirkətin biznes-proseslərini birləşdirən nədir? Şirkətin ölçüsündən və fəaliyyət sahəsindən asılı olmayaraq, bütün biznes-prosesləri gündəlik olaraq vacib sənədlərin yaradılması, işlənməsi və saxlanması ilə müşayiət olunur. Bu sənədlər müqavilələr, hesab-fakturalar, daxili hesabatlar, təqdimatlar, ərizələr, kommersiya təklifləri və s. ola bilər. Onlar müəyyən bir yolu keçirlər — yaradılmasından arxivdə saxlanılmasına və ya məhv edilməsinə qədər.
Məhz buna görə sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkili bu proseslərin nizamlanmasında həlledici rol oynayır. O, informasiyanın idarə olunmasını və konfidensiallığını təmin edir, sənədlərin zərərli və ya təsadüfi silinməsindən qoruyur, eləcə də məlumatlara icazəsiz çıxışın qarşısını alır.
Sənəd dövriyyəsi sisteminin əsas məqsədi — sənədlərin əməkdaşlar, şöbələr və hətta müxtəlif şirkətlər arasında sürətli və nizamlı hərəkətini təmin etməkdir.
Sənəd dövriyyəsinin əsas mərhələləri:
- Yaradılma və ya daxilolma – sənədin şirkət daxilində yaradılması və ya xarici tərəfdaşlar, müştərilər və ya dövlət orqanlarından daxil olması.
- Emal – sənədin redaktə olunması, razılaşdırılması, imzalanması və aidiyyəti bölmələr tərəfindən təsdiqlənməsi.
- Xidmət göstərilməsi – sənədin qüvvədə olduğu müddət ərzində orada müəyyən edilmiş şərtlərin və müddətlərin yerinə yetirilməsinə nəzarət.
- Arxivləşdirmə – sənədin daxili qaydalara və qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq müəyyən olunmuş müddət ərzində saxlanması.
Siemens Business Services-in qiymətləndirməsinə görə, orta statistik menecer vaxtının 80%-ni məlumatlarla işləməyə sərf edir. Lakin bu 80%-in nə dərəcədə səmərəli keçməsi, şirkətdə sənəd dövriyyəsi proseslərinin necə təşkil olunduğundan asılıdır. Müasir biznes mühitində təşkilatlar getdikcə daha çox kağız sənədlərdən imtina edərək elektron sənəd dövriyyəsinə (ESD) üstünlük verirlər – Gartner-in məlumatına əsasən, biznes liderlərinin 87%-i rəqəmsallaşmanı şirkətin prioriteti hesab edir. ESD yalnız çap və saxlanma xərclərini azaltmaqla kifayətlənmir, həm də məlumatlara rahat çıxışı təmin edir və informasiyanın itirilməsi riskini minimuma endirir.
Ənənəvi və elektron sənəd dövriyyəsi: fərqlər və üstünlüklər
Elektron sənəd dövriyyəsi – sənədlərin rəqəmsal formatda kağız daşıyıcılar olmadan yaradılması, emalı, saxlanması və mübadiləsi sistemidir. ESD daxili (şirkət daxilində sənəd mübadiləsi üçün) və ya xarici (müştərilərlə, tərəfdaşlarla, dövlət orqanları ilə qarşılıqlı əlaqə üçün) ola bilər. Sənəd dövriyyəsinin rəqəmsallaşdırılması zamanı əvvəllər əl ilə yerinə yetirilən bütün proseslər – razılaşdırma, imzalama, göndərmə və arxivləşdirmə – xüsusi proqram təminatı, məsələn, SmartPoint DMS sistemi vasitəsilə avtomatlaşdırılır. Bu yanaşma biznesin fəaliyyətini əhəmiyyətli dərəcədə sürətləndirməyə, vacib məlumatların itirilməsi riskini minimuma endirməyə və kağız daşıyıcılardan imtina etməklə təşkilat büdcəsinə düşən yükü azaltmağa imkan verir.
Ənənəvi və elektron sənəd idarəetmə yanaşmalarının necə fərqləndiyinin aydın müqayisəsi:
| Meyar | Kağız əsaslı sənəd idarəetməsi | Elektron sənəd idarəetməsi |
|---|---|---|
| Emal sürəti | Aşağı – sənədlərin çapı, imzalanması və çatdırılması vaxt tələb edir (statistikaya görə, şirkətlərin 45%-i bir müqavilənin imzalanmasına azı bir həftə vaxt sərf edir) | Yüksək – bütün proseslər onlayn şəkildə dərhal nəticə ilə yerinə yetirilir. |
| Sənədlərə çıxış | Mürəkkəbləşdirilmis – kağız nüsxələrə fiziki çıxış tələb olunur | Rahat – istənilən cihazdan (o cümlədən mobil telefondan) ani axtarış və çıxış imkanı |
| Nəzarət və şəffaflıq | Sənədlərdəki dəyişiklikləri və versiyaları izləmək çətindir | Versiyalara asan nəzarət, dəyişiklik və çıxış tarixçəsi |
| Xərclər | Yüksək – kağız, çap, kuryer xidmətləri və saxlama sahəsi üçün xərclər | Aşağı – materiallara, fiziki çatdırılma və saxlama üçün xərclər yoxdur |
| Ekoloji baxımdan | Kağız və mürəkkəb sərfiyyatı yüksəkdir; orta statistik ofis işçisi ildə 10 000 vərəq kağız istifadə edir və şirkətlərdəki bütün kağız sənədlərin 53%-i səhvlər və ya razılaşdırma prosesi səbəbilə yenidən çap olunur. | Ekoloji cəhətdən təhlükəsiz variantdır, təbii resursların istifadəsini minimuma endirir və ekoloji düşüncəli brend imici formalaşdırır. |
| Təhlükəsizlik | Sənədlərin itirilməsi, zədələnməsi və ya oğurlanması riski; insan səhvləri riski – məsələn, məlumatın təsadüfən kənar şəxslərlə paylaşılması | Etibarlı rəqəmsal mühafizə: şifrələmə, iki faktorlu autentifikasiya, çıxışa nəzarət, rol əsaslı modellər və s. |
Elektron sənəd dövriyyəsində məlumatların təhlükəsizliyi: bu necə işləyir
Müasir rəqəmsal mühitdə kibertəhdidlər biznes şirkətləri üçün getdikcə daha aktual olur. Son iki ildə bu cür hücumların sayı xüsusilə sürətlə artıb:
“2022-ci ildə korporativ məlumatlara qarşı kiberhücumların sayı 15–20% artıb, 2024-cü ildə isə bu göstərici 2,5 dəfə yüksəlib. Eyni zamanda, paradoksal görünsə də, bu müddət ərzində uğurlu kiberhücumların sayı 3 dəfə azalıb,” – deyə Oksana Ryabçun.
Belə uğurun əsas səbəblərindən biri şirkətlərin rəqəmsallaşmaya keçid tendensiyasıdır. Elektron sənəd dövriyyəsi bu sahədə mühüm rol oynayır, çünki müasir texnologiyalar vasitəsilə konfidensial məlumatların qorunmasına imkan verir. Məlumatların yüksək səviyyədə mühafizəsi, xüsusilə SmartPoint DMS elektron sənəd dövriyyəsi sistemində tətbiq olunan çoxsaylı müasir mexanizmlər sayəsində mümkün olur.
SmartPoint DMS-də məlumatların qorunma yolları:
- Çıxışa nəzarət: Hər bir istifadəçi üçün çıxış hüquqlarının müəyyən edilməsi yalnız səlahiyyətli şəxslərin konkret sənədlərə çıxışını təmin edir. İki faktorlu autentifikasiya (2FA) isə girişin ayrıca bir kanal vasitəsilə təsdiqlənməsini tələb etməklə əlavə təhlükəsizlik səviyyəsi yaradır.
- Məlumatların şifrələnməsi: Microsoft texnologiyalarının təmin etdiyi kriptoqrafik şifrələmə metodları, SmartPoint DMS elektron sənəd dövriyyəsi sistemində tətbiq olunmaqla, məlumatların məxfiliyini təmin edir və onları icazəsiz şəxslər üçün əlçatmaz edir.
- Rol əsaslı modelə uyğunluq: İstifadəçilərin vəzifə funksiyalarına uyğun olaraq səlahiyyət və öhdəliklərinin dəqiq müəyyən edilməsi daxili təhdidlər və məxfi informasiyaya icazəsiz çıxış risklərini minimuma endirir.
- Audit jurnalları və dəyişiklik tarixçəsi: Sistem daxilində istifadəçilərin bütün hərəkətlərinin ətraflı qeydlərinin aparılması istənilən şübhəli və ya icazəsiz əməliyyatların izlənməsinə və təhlilinə imkan verir, məlumat təhlükəsizliyi insidentlərinə operativ reaksiya göstərilməsini təmin edir.
- Ehtiyat nüsxə və bərpa: Məlumatların buludda müntəzəm ehtiyat nüsxələrinin yaradılması və nasazlıqlardan sonra bərpa planlarının mövcudluğu texniki problemlər və ya kiberhücumlar zamanı məlumatların qorunmasını və biznes-proseslərin fasiləsizliyini təmin edir.
- Elektron rəqəmsal imza (ERI və ya KRİ): Rəqəmsal imza sənədlərin mənşəyini və imzalandıqdan sonra dəyişdirilmədiyini təsdiqləməklə onların autentikliyini və bütövlüyünü təmin edir. KRİ ilə imzalanmış elektron sənədlər dövlət orqanları və məhkəmələr tərəfindən qəbul olunur və kağız sənədlərlə eyni hüquqi qüvvəyə malikdir.
Məlumatların mühafizəsinə kompleks yanaşma: Microsoft alətləri korporativ informasiyanın qorunmasını necə təmin edir
Microsoft əsaslı alətlər məlumatların yaradılmasından tutmuş onların saxlanılması, emalı və ötürülməsinə qədər olan bütün həyat dövrünü əhatə edən çoxsəviyyəli kibermühafizə sistemini təmin edə bilər. Məhz bu struktur sayəsində təşkilatlar korporativ informasiyanın bütövlüyünə, əlçatanlığına və məxfiliyinə əmin ola bilirlər. Gəlin bu mexanizmlərin nədən ibarət olduğunu nəzərdən keçirək.
Əsas məxfi məlumat mühafizəsi vasitələri:
Köklü müdafiə (Defense-in-depth): Bu, məlumatların təhlükəsizliyi üçün çoxsəviyyəli strategiyadır və şəbəkənin seqmentləşdirilməsi, çoxfaktorlu autentifikasiya, son nöqtələrin və bulud xidmətlərinin qorunmasını birləşdirir. Bu sahədə əsas alətlərdən biri süni intellekt əsaslı SIEM-həll olan Azure Sentinel-dir. O, mərkəzləşdirilmiş monitorinq, analitika və real vaxtda təhlükəsizlik insidentlərinə cavab verir.
Azure-də məlumatların qorunması: Azure bulud platforması elektron sənəd dövriyyəsinin mühafizəsi üçün geniş funksiyalar təklif edir. Bunlara həm istirahətdə, həm də ötürülmə zamanı məlumatların şifrələnməsi, açarların, sertifikatların və sirlərin təhlükəsiz saxlanılması üçün Azure Key Vault, həmçinin rol əsaslı girişə nəzarət (RBAC) daxildir. Bu, kimlərin nəyə çıxışı olduğunu dəqiq şəkildə müəyyən etməyə imkan verir.
Microsoft 365 Təhlükəsizliyi: Microsoft 365 məlumat təhlükəsizliyi üçün güclü daxili alətlər təqdim edir. Məsələn, DLP (Data Loss Prevention) məxfi məlumatların ötürülməsini aşkar edir və bloklayır, EDR (Microsoft Defender for Endpoint) cihazların təhlükələrə qarşı aktiv mühafizəsini təmin edir, ATP (Advanced Threat Protection) isə əlavələr, keçidlər və digər hücum kanallarının dərindən analizini həyata keçirir.
Avtomatlaşdırılmış təhlükə aşkarlanması: Microsoft Defender və Microsoft Sentinel birlikdə saniyədə milyonlarla siqnalı təhlil edərək potensial təhdidləri avtomatik aşkar edir. Bu, riskləri erkən mərhələdə müəyyən etməyə və zərər baş verməmişdən əvvəl reaksiya verməyə imkan yaradır.
Yuxarıda sadalanan məlumat mühafizəsi mexanizmlərindən əlavə, elektron sənəd dövriyyəsi daha bir vacib üstünlük təqdim edir – bu da beynəlxalq və ya yerli informasiya təhlükəsizliyi tələblərinə və standartlarına uyğunluqdur.
Beynəlxalq məlumat mühafizəsi tələbləri və standartları
- GDPR (Ümumi Məlumatların Qorunması Reqlamenti) – Avropa İttifaqının reqlamenti olub, Aİ vətəndaşlarının şəxsi məlumatlarının qorunması ilə bağlı qaydaları müəyyən edir.
- ISO 27001 (Beynəlxalq informasiya təhlükəsizliyi standartı) – informasiya təhlükəsizliyi idarəetmə sistemi (ISMS) üçün tələbləri müəyyən edən beynəlxalq standartdır.
- Avropa İttifaqının Elektron İmzalar haqqında Qanunu (eIDAS) – Aİ-də elektron imzalardan, rəqəmsal identifikasiyadan və elektron etibar xidmətlərindən istifadəni tənzimləyən normativ aktdır və onların hüquqi qüvvəsini təmin edir.
- NIST (ABŞ Milli Standartlar və Texnologiyalar İnstitutu tələbləri) – ABŞ hökumətinə məxsus qurumun kiber təhlükəsizlik sahəsində, o cümlədən risklərin idarə olunması, kriptoqrafiya və informasiya mühafizəsi ilə bağlı tövsiyə və standartlarıdır.
SmartPoint DMS: sistemin təklif etdiyi üstünlüklər və funksiyalar
Proseslərin avtomatlaşdırılması həlli olmadan sənəd dövriyyəsini idarə etmək – demək olar ki, mümkünsüzdür. Təbii ki, böyük bir hüquqşünaslar komandası sənədlərin şirkət tələblərinə uyğunluğunu izləyə bilər, böyük menecerlər qrupu isə bütün çıxışları əl ilə tənzimləyib sənədləri imzalanmağa fərdi şəkildə göndərə bilər. Lakin bu, həm vaxt, həm də resurs baxımından çox tələbkar olmaqla yanaşı, insan səhvi riskini də artırır. Bütün bu prosesləri isə elektron sənəd dövriyyəsi sistemi vasitəsilə asanlıqla optimallaşdırmaq mümkündür.
SmartPoint DMS – Microsoft texnologiyaları əsasında hazırlanmış (Power Automate, SharePoint və Power Apps) bir həll olub, istənilən mürəkkəblikdə elektron sənəd dövriyyəsinin təşkilinə geniş imkanlar təqdim edir. Sistem modulları daxili və xarici sənədlərlə iş proseslərini optimallaşdırmağa imkan verir və aşağıdakı üstünlükləri təklif edir:
- Hüquqi uyğunluq: SmartPoint DMS hüquqi baxımdan tamhüquqlu bir sistemdir. Bu o deməkdir ki, sənədlərin aparılması standartı qüvvədə olan qanunvericiliyin tələblərinə cavab verir.
- Digər sistemlərlə inteqrasiya: SmartPoint DMS asanlıqla CRM-, ERP-, BI-sistemlər, çat-botlar, KEP kitabxanaları və digər həllərlə inteqrasiya olunur, bu da onu şirkətin mövcud İT-infrastrukturuna maneəsiz şəkildə tətbiq etməyə imkan verir.
- Təsdiq marşrutlarının tənzimlənməsi: Sistem fərdiləşdirilmiş, çoxşaxəli razılaşdırma zəncirlərini qurmağa imkan verir, onların məsul şəxslər və bölmələr arasında avtomatik hərəkətini təmin edir və konfidensial məlumatların mühafizəsini qoruyur.
- Əməliyyat növləri üzrə modullar: SmartPoint DMS müqavilələrlə, yazışmalarla, tenderlərlə və satınalmalarla işləmək üçün ixtisaslaşmış modullar təqdim edir. Bu həll şirkətin bütün sənəd növlərinin kompleks idarə olunmasını təmin edir.
- Sənədlər üzərində birgə iş: Sistem sənədlərin birgə redaktəsi və müzakirəsini dəstəkləyir, prosesin nəzarətdə və şəffaf aparılmasını təmin edir.
- KEP (ERI) ilə iş: SmartPoint DMS kvalifikasiya olunmuş elektron imzanın istifadəsini dəstəkləyir və bu, elektron sənədlərə qanunvericiliyə uyğun hüquqi qüvvə verir. Həmçinin sistem sənədlərin birbaşa imzalanması və yoxlanmasını mümkün edir.
- İnterfeysin intuitiv anlaşıqlı olması: Sistem SharePoint və Power Platform – Microsoft-un low-code platformaları – əsasında yaradılmışdır ki, bu da şirkətə xüsusi biliklərə ehtiyac olmadan sistemdə zəruri biznes-prosesləri tez bir zamanda qurmağa imkan verir.
“Rolu əsaslı modelimizin əlavə tənzimləmələri, çıxışların paylanması mexanizmi və sənədlərin icazələrinin idarə olunması sayəsində biz sizin korporativ informasiya təhlükəsizliyi siyasətinizə uyğun olaraq əlavə məlumat mühafizəsi səviyyələri qura və həm ayrı-ayrı məlumatların, həm də bütövlükdə infrastrukturun çoxsəviyyəli və nəzarətli qorunmasını təmin edə bilərik”, – deyə Vlodimir Moskalenko.
SmartPoint DMS elektron sənəd dövriyyəsi sistemi Microsoft əsaslı standart təhlükəsizlik protokolları ilə yanaşı, aşağıdakı mexanizmlər vasitəsilə korporativ məlumatların mühafizəsini təmin edir:
- Daxili proses konstruktoru: Hər proses mərhələsində hər bir rol üçün çıxış hüquqlarının dəqiq paylanmasına imkan verir ki, bu da sənədlərə icazəsiz giriş və informasiyanın zərərli və ya təsadüfi silinməsi və ya təhrif olunması riskini minimuma endirir.
- Əlaqədar tərəflərin idarə olunması: Məlumatların təsdiqlənməsi, sənədlərin əlaqələndirilməsi və hər bir qarşılıqlı əlaqə mərhələsi üçün nəzarətli çıxış imkanı olan mərkəzləşdirilmiş baza təqdim edir.
- Çıxışa əsaslanan axtarış: İstifadəçi yalnız rolu əsasında çıxış hüququ olan sənədləri görə bilir — bu isə məlumat məxfiliyinin təsadüfi və ya qəsdən pozulmasını istisna edir.
- Daxili rol əsaslı model: Giriş hüquqlarının idarə olunması korporativ iyerarxiyanı və şirkət proseslərinin xüsusiyyətlərini nəzərə alan çevik rol sistemi vasitəsilə həyata keçirilir.
- İnteqrasiya olunmuş kommunikasiya: Daxili çat və şərh mexanizmləri sənədlərin üçüncü tərəf alətlərindən istifadə etmədən müzakirəsini təmin edir, bu da məlumat mübadiləsinin təhlükəsizliyini artırır.
- Hüquqi əhəmiyyətli nəticələrin avtomatlaşdırılmış əldə olunması: “Vçasno” kimi xidmətlərlə inteqrasiya sayəsində qanunvericilik tələblərinə uyğun olaraq KEP-lə imzalanmış sənədlərin və saxlanma təsdiqlərinin alınması təmin olunur.
- Dəyişikliklərə nəzarət və audit jurnalı: Sənədlərlə bağlı hər bir əməliyyat – vaxtı, istifadəçi və dəyişiklik məzmunu daxil olmaqla – qeydə alınır. Bu isə şəffaflıq və hadisələrin izlənilməsi imkanı yaradır.
McKinsey proqnozlaşdırır ki, növbəti on il ərzində məhsuldarlığın artımı imkanları ildə orta hesabla ən azı 2% təşkil edə bilər və bu artımın 60%-i rəqəmsal texnologiyalar hesabına təmin olunacaq. Biznes dünyası sürətlə dəyişir və yeni reallıqlara vaxtında uyğunlaşan şirkətlər rəqabət üstünlüyü qazanırlar. Bu inkişafda dəyərli bir alət kimi SmartPoint DMS elektron sənəd dövriyyəsi sistemi çıxış edə bilər. Onun tətbiqi sənədləriniz üçün etibarlı məlumat mühafizəsi, mərkəzləşdirilmiş saxlanma, əməkdaşlar üçün rahat çıxış və emalın bütün mərhələlərinə nəzarət imkanı təmin edəcək.
Şirkətinizin sənəd dövriyyəsi proseslərini avtomatlaşdırmaq üçün həll axtarırsınız?
Məsləhət üçün müraciət edin — SMART business mütəxəssisləri sizin ehtiyaclarınıza uyğun sistemi seçməkdə sizə kömək edəcək.
