Bloq

Sənədlərin nəzərdən keçirilməsi prosesi

• Hansı yeniliklər tətbiq olundu?

• Necə işləyir?

• Nə üçün faydalıdır?

Elektron məktublar əsasında sənədlərin qeydiyyatı

• Hansı yeniliklər tətbiq olundu?

• Necə işləyir?

• Nə üçün faydalıdır?

Excel formatında məlumatların çıxarılması

• Hansı yeniliklər tətbiq olundu?

• Necə işləyir?

• Nə üçün faydalıdır?

İdarəetmə Mərkəzində bildiriş və xatırlatmaların sazlanması üçün ayrıca bölmə

• Hansı yeniliklər tətbiq olundu?

• Necə işləyir?

• Nə üçün faydalıdır?

Sazlanmış razılaşdırma marşrutlarının importu və eksportu

• Hansı yeniliklər tətbiq olundu?

• Necə işləyir?

• Nə üçün faydalıdır?

Vchasno.EDO və PTAH API ilə sənəd mübadiləsi

• Hansı yeniliklər tətbiq olundu?

• Necə işləyir?

• Nə üçün faydalıdır?

ERP, CRM və digər biznes sistemləri ilə inteqrasiya üçün açıq API

• Hansı yeniliklər tətbiq olundu?

• Necə işləyir?

• Nə üçün faydalıdır?

• müxtəlif ölçülü şirkətlərdə sənəd dövriyyəsinin rəqəmsallaşma səviyyəsi;
• ESD və elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin tətbiqi zamanı əsas əməliyyat və təşkilati çətinliklər;
• yaxın illər üçün biznesin sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması üzrə prioritetləri;
• sənəd idarəetməsi sahəsində müasir İT həllərindən rəhbərlərin gözləntiləri.

Tədqiqatın əsas nəticələri

1.    Şirkətlərin əksəriyyəti hələ də qarışıq sənəd dövriyyəsi modeli ilə işləyir

2.     Rəqəmsallaşma səviyyəsi birbaşa şirkətin miqyasından asılıdır

• Qlobal şirkətlər arasında sorğu iştirakçılarının 44%-i tam rəqəmsal sənəd dövriyyəsinə malikdir.
• Lokal şirkətlər arasında isə bu göstərici cəmi 6% təşkil edir.

3.     Əsas çətinliklər texnologiyalardan çox proseslər müstəvisindədir

• böyük həcmdə kağız arxivləri — 45,5%;
• proseslərin təkrarlanması və məlumatların yenidən daxil edilməsi — 36,4%;
• vahid sənəd saxlama sisteminin olmaması — 34,1%.

4.     Elektron sənəd dövriyyəsindən gözləntilər biznesin rəqəmsal yetkinlik səviyyəsindən asılı olaraq fərqlənir

• Qarışıq sənəd dövriyyəsi modeli ilə işləyən şirkətlər üçün əsas prioritetlər istifadə rahatlığı, digər biznes sistemləri ilə inteqrasiya və əsas proseslərin avtomatlaşdırılmasıdır.
• Tam rəqəmsallaşdırılmış proseslərə malik şirkətlər üçün isə prioritetlər avtomatlaşdırmanın genişləndirilməsi, ESD sistemlərində AI alətlərinin tətbiqi və təhlükəsizlik tələblərinə uyğunluqdur.

5.     ESD biznesin rəqəmsal transformasiyasının təməlidir

Bu tədqiqatın şirkət rəhbərləri üçün əhəmiyyəti

• sənəd dövriyyəsinin rəqəmsallaşması hələ də əksər şirkətlər üçün tamamlanmayıb, yəni proseslərin səmərəliliyini artırmaq üçün hələ böyük potensial mövcuddur;
• biznesin rəqabət qabiliyyəti getdikcə daha çox informasiya emalının sürətindən, proseslərin şəffaflığından və onların texnoloji yetkinlik səviyyəsindən asılıdır;
• növbəti 2–3 il ərzində inkişafın əsas hərəkətverici qüvvələri süni intellektdən istifadə (və onun eksperimental texnologiyadan biznesin standart alətinə çevrilməsi), iş axınının avtomatlaşdırılması və sənəd dövriyyəsinin ERP və CRM sistemləri ilə inteqrasiyası olacaq.

Niyə müəssisələr sənədlərlə işləmə yanaşmalarını yenidən nəzərdən keçirir?

1. Məlumat həcminin artması (dünyada hər gün 328,77 milyon terabayt məlumat yaradılır) — şirkətlər getdikcə daha böyük informasiya massivləri ilə işləyir: müqavilələr, maliyyə hesabatları, kadr sənədləri, daxili siyasətlər və digər məlumatlar. Bu, bir neçə səbəbdən baş verir: biznes prosesləri genişlənir, yeni məhsullar və bazarlar yaranır ki, bu da avtomatik olaraq daha çox sənədin yaradılmasına səbəb olur; tənzimləyici tələblər daha çox hesabat və arxiv məlumatlarının saxlanılmasını tələb edir; hibrid və məsafədən iş modeli ərizələr, razılaşdırmalar və daxili yazışmalar şəklində əlavə rəqəmsal izlər yaradır; ERP, CRM və HRM sistemlərinin inteqrasiyası yeni məlumat axınları əlavə edir; şirkətlər qərarları analitik məlumatlar əsasında qəbul etməyə çalışdığı üçün daha çox göstərici toplayır və saxlayır. Nəticədə kağız üzərində qurulan proseslər artan yükün öhdəsindən gəlmir, faylların nizamsız saxlanılması isə vaxt itkisinə və səhvlərə səbəb olur.
2. Səhvin dəyəri — hər bir müqavilənin və ya hesabatın hüquqi qüvvəyə malik olduğu mühitdə istənilən qeyri-dəqiqlik ciddi nəticələrə səbəb ola bilər. Sənədin itirilməsi, versiyaların təkrarlanması və ya razılaşdırma müddətinin ötürülməsi real maliyyə və reputasiya riskləri yaradır.

3. Təhlükəsizlik tələbləri və tənzimləyici tələblərin sərtləşməsi — maliyyə, səhiyyə və dövlət sektorlarında qanunvericilik əvvəlkindən daha çox sənədin saxlanılmasını tələb edir. Bu tələblər hesabatlara, audit materiallarına, arxivlərə və elektron imzalara şamil olunur. Məsələn, banklar və sığorta şirkətləri mümkün yoxlamalar üçün əməliyyat tarixçəsini, kredit sənədlərini və audit hesabatlarını 5–10 il müddətində saxlamalıdır. Tibb müəssisələri isə məxfilik tələblərinə (məsələn, ABŞ-da HIPAA, Aİ-də isə GDPR) uyğun olaraq xəstələrin elektron tibbi kartlarını, analiz nəticələrini və müalicə tarixçəsini qoruyub saxlamalıdır. Çünki hətta bir məlumat itkisi belə məhkəmə iddialarına səbəb ola bilər. Dövlət qurumları isə auditin aparılması və büdcə vəsaitlərinin xərclənməsində şəffaflığın təmin edilməsi məqsədilə iclas protokollarını, əmrləri, qərarları və satınalma sənədlərini arxivləşdirməyə borcludur. Bundan əlavə, elektron sənəd dövriyyəsinə keçidlə yeni tələblər də yaranıb: artıq yalnız sənədin özünü deyil, onun həqiqiliyini təsdiqləyən məlumatları da (elektron imza, sertifikatlar, istifadəçi fəaliyyət jurnalları və s.) saxlamaq lazımdır. Bu, mübahisəli hallarda sənədin hüquqi qüvvəsini təmin edir və tənzimləyici tələblərə uyğunluğu biznes üçün kritik əhəmiyyət daşıyan məsələyə çevirir. Buna görə də şirkətlər məlumatların qorunmasını, girişə nəzarəti və istifadəçi fəaliyyətlərinin şəffaf izlənilməsini təmin edən sistemlərə ehtiyac duyurlar.
4. Çevik iş formatları — müasir şirkətlər hibrid iş rejimində fəaliyyət göstərir: əməkdaşların bir hissəsi ofisdən, digərləri isə distant işləyir. Bu isə o deməkdir ki, sənədlər istənilən cihazdan və istənilən məkandan əlçatan olmalı, eyni zamanda etibarlı şəkildə qorunmalıdır. Belə yanaşma elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinə olan tələbləri köklü şəkildə dəyişir. Bu sistemlər komandaların harada yerləşməsindən asılı olmayaraq təhlükəsiz girişi, real vaxt rejimində sinxronizasiyanı və proseslərin tam şəffaflığını təmin etməlidir.

5. Səmərəlilik tələblərinin artması — bazar sürətli qərarların qəbulunu tələb edir. Bu, xüsusilə operativliyin mühüm rəqabət üstünlüyü olduğu sahələrdə daha aydın nəzərə çarpır. Məsələn, satınalma və ya tender proseslərində sənədləri bir neçə saat ərzində razılaşdıran şirkət eyni prosesə bir neçə gün sərf edən rəqiblərindən daha tez müqavilə əldə edə bilər. Maliyyə sektorunda isə ödəniş sənədlərinin təsdiqində yaranan gecikmə sövdələşmənin baş tutmamasına və ya müştərinin itirilməsinə səbəb ola bilər. Halbuki avtomatlaşdırılmış elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri bu cür təsdiqləri real vaxt rejimində həyata keçirməyə imkan verir. Bu onu təsdiqləyir ki, sənəd dövriyyəsinin sürəti həm şirkətin daxili səmərəliliyinə, həm də biznesin bazarda rəqabət mövqeyini qoruyub saxlamasına birbaşa təsir göstərir.

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemini necə seçmək olar: diqqət yetirilməli əsas meyarlar və bazarın çağırışları

İnteqrasiyalar

Funksional imkanlar

Miqyaslana bilmə

• təsdiq marşrutlarını konfiqurasiya etməyə imkan verməlidir;
• müxtəlif sənəd növlərini və onlarla işləmə ssenarilərini dəstəkləməlidir;
• rollara və biznes proseslərinə uyğunlaşan çevik interfeysə malik olmalıdır;
• konnektorlar və açıq API-lər vasitəsilə digər sistemlərlə asan inteqrasiya olunmalıdır.

1. Texnoloji səviyyə — sistem artan yükləri idarə edir və etibarlı işləməyi təmin edir.
2. Funksional səviyyə — şirkətin ehtiyaclarına uyğun olaraq funksionallığı asanlıqla uyğunlaşdırmaq və genişləndirmək imkanı yaradır.
3. Xidmət səviyyəsi — istifadəçilər üçün dəstək, konsaltinq və təlim imkanlarını təmin edir.
4. İnteqrasiya səviyyəsi — daxili və xarici sistemlərin API və konnektorlar vasitəsilə asanlıqla qoşulmasına imkan verir.

AI funksionallığının mövcudluğu

• OCR (Optical Character Recognition — optik mətn tanıma) — skan edilmiş sənədləri, şəkilləri və PDF fayllarını axtarıla, təhlil oluna və digər sistemlərə operativ şəkildə ötürülə bilən strukturlaşdırılmış mətnə çevirir.
• NLP (Natural Language Processing — təbii dilin emalı) — sistemə sənədin məzmununu və kontekstini anlamağa imkan verir: yanlış ifadələri, çatışmayan bəndləri, ikili şərh edilə bilən məqamları və şablonlara uyğun olmayan hissələri müəyyən edir.
• IDP (Intelligent Document Processing — intellektual sənəd emalı) — OCR, süni intellekt və biznes məntiqini birləşdirərək əsas məlumatların avtomatik şəkildə çıxarılmasını və sənədlərin düzgün proseslərə yönləndirilməsini təmin edir.

Təhlükəsizlik və qanunvericiliyin tələblərinə uyğunluq

İstifadə rahatlığı

Ümumi sahibolma dəyəri

Dəstək və inkişaf

DMS həllinin tətbiqi üçün etibarlı təchizatçını necə seçmək olar?

1. Şirkətin nüfuzu və fəaliyyət tarixi: etibarlı tərəfdaş sənəd idarəçiliyi, biznes prosesləri və rəqəmsal transformasiya sahəsində uzunmüddətli təcrübəyə malik olmalıdır. Reallaşdırılmış layihələr portfeli, illər ərzində formalaşmış təcrübə və uzunmüddətli müştəri əməkdaşlıqları şirkətin proqram həllini uğurla tətbiq etmək və sonrakı mərhələlərdə davamlı dəstək göstərmək bacarığını nümayiş etdirir.
2. Texnoloji platforma və biznes ehtiyaclarına yanaşma: potensial tərəfdaşın həllini hansı texnologiyalar üzərində qurduğunu və biznes ehtiyaclarını yalnız ayrı-ayrı tapşırıqlar səviyyəsində deyil, kompleks və sistemli şəkildə qarşılaya bilib-bilmədiyini qiymətləndirmək vacibdir.

3. Konsaltinq ekspertizasının mövcudluğu: bugün bir çox şirkət AI həllərini və ya avtomatlaşdırma texnologiyalarını tətbiq etmək istəyir, lakin bu texnologiyaları müstəqil şəkildə idarə etmək və dəstəkləmək üçün kifayət qədər təcrübəyə malik deyil.

4. DMS həllini şirkətin İT ekosisteminə inteqrasiya etmək bacarığı: sifarişçi qiymətləndirməlidir ki, təchizatçı elektron sənəd dövriyyəsi sistemini müştərinin mövcud İT mühitinə – CRM, ERP, maliyyə sistemləri, İnsan Resurslarının idarə edilməsi (HR) xidmətləri, elektron imza sistemləri və digər daxili və ya xarici alətlərlə inteqrasiya edə bilirmi. DMS həlli ayrıca fəaliyyət göstərən müstəqil bir sistem olmamalıdır, çünki sənədlər həmişə satınalma, satış, maliyyə, HR və hüquqi əməliyyatlar kimi biznes prosesləri ilə sıx əlaqəlidir. Buna görə də tərəfdaş həlli bütün əlaqə nöqtələri ilə inteqrasiya etməyi, proseslərin fasiləsizliyini, məlumatların avtomatik mübadiləsini və əl ilə müdaxilənin minimuma endirilməsini təmin etməyi bacarmalıdır.
5. Çeviklik, miqyaslana bilmə və fərdiləşdirmə imkanları: biznes prosesləri daim inkişaf edir – yeni struktur bölmələri yaradılır, razılaşdırma marşrutları dəyişir, yeni xarici xidmətlər əlavə olunur və sənəd dövriyyəsinin həcmi artır. Buna görə də təchizatçının yalnız standart, dəyişdirilməsi mümkün olmayan bir həll deyil, şirkətin inkişafı ilə paralel şəkildə təkmilləşə və yeni tələblərə uyğunlaşa bilən bir həll təqdim etməsi vacibdir.

• çevik proseslər — razılaşdırma marşrutlarını, istifadəçi rollarını və sənədlərin işlənmə məntiqini uzunmüddətli proqramlaşdırma işlərinə ehtiyac olmadan operativ şəkildə dəyişmək imkanı;
• miqyaslana bilmə — sistemin məhsuldarlığını itirmədən artan sənəd həcmini və istifadəçi sayını dəstəkləmək qabiliyyəti;
• fərdiləşdirmə imkanları — həllin biznesin spesifik tələblərinə uyğunlaşdırılması, əksinə biznes proseslərinin sistemə uyğunlaşdırılması deyil. Buraya xanaların konfiqurasiyası, əlavə yoxlamaların qurulması, avtomatlaşdırma ssenarilərinin, biznes qaydalarının və inteqrasiyaların yaradılması daxildir.

Elektron sənəd dövriyyəsini necə tətbiq etmək olar və bu prosesdə təchizatçının rolu nədən ibarətdir?

Addım 1. Tələbatların təhlili

Addım 2. Sistemin seçilməsi

Addım 3. Planlaşdırma və icra

Addım 4. Əməkdaşların təlimi

Addım 5. Mərhələli tətbiq

Addım 6. Monitorinq və yenilənmə

Sənədin kateqoriyasına əsasən fərdi sənəd kartı yaratmaq imkanı həyata keçirilib.

Birdən çox sənədi eyni vaxtda təsdiqləmək imkanı əlavə olunub.

Eyni anda bir neçə sənədin rədd olunması imkanı əlavə olunub.

Seçilmiş mərhələyə təsdiqin geri qaytarılması imkanı həyata keçirilib.

Təsdiqləmə marşrutunun mərhələləri üçün xatırlatmalar və ya bildiriş parametrlərini təyin etmək imkanı həyata keçirilib.

“Müəssisədən kənar sənədləşmə (daxil olan və göndərilən sənədlər)” modulu yenilənib.

Azure Document Intelligence — müasir elektron sənəd dövriyyəsində yeni mərhələ

• Sənədlərin müxtəlif mənbələrdən qəbul edilməsi və konkret biznes prosesinin tələblərinə uyğun şəkildə emal olunması;
• Alınan sənədlərin meta dataların tanınması vasitəsilə təhlili və sonrakı təsnifatı və çeşidlənməsi.

Intelligent Document Processing həllərinin əsas istifadə ssenariləri

• Süni intellektə əsaslanan mətnin tanınması proqramı daxili sistemlərdən (ERP, CRM, SharePoint) alınan məlumatlara əsaslanaraq şablonları avtomatik şəkildə doldura bilər;
• Mətnin tanınması üçün istifadə olunan AI texnologiyaları real vaxt rejimində sənədlərin müxtəlif yoxlamalarını həyata keçirə bilər: müəyyən edilmiş struktura, mövcud qanunvericiliyə və ya şirkətin daxili siyasətinə uyğunluq; sənədlər arasında uyğunluq, habelə məxfi və həssas məlumatların mövcudluğu (məsələn, əgər bir müştəri üçün tərtib olunmuş müqaviləni başqa bir müştəri üçün istifadə etmək zərurəti yaranarsa, bütün məxfi məlumatların tamamilə silindiyinə əmin olmaq son dərəcə vacibdir);
• Mətnin tanınması üçün AI-texnologiyalarına əsaslanan intellektual axtarış çoxsəhifəli sənəddə lazım olan hissəni tez tapmağa imkan verir.

• Süni intellektə əsaslanan mətn tanıma proqramı əla korrektordur. Onun sayəsində sənədlərin üsluba, orfoqrafiya qaydalarına, durğu işarələrinə uyğunluğunu yoxlaya bilərsiniz; məlumatların təkrarlanmasını eləcə də mənaca olan ziddiyyətləri aşkar etmək mümkündür;
• Sənədlərin avtomatlaşdırılmış şəkildə işlənməsi üçün süni intellekt böyük həcmli məlumatları sürətli şəkildə təhlil etmək bacarığı sayəsində istənilən məlumat axtarışı sorğusunun yerinə yetirilməsində əvəzolunmaz köməkçidir.

Sənədlərin avtomatlaşdırılmış şəkildə işlənməsi üçün süni intellektin ümumi istifadə halları

• Daxil olan və göndərilən sənədlər: məktubların və sənədlərin avtomatlaşdırılmış təsnifatı, marşrutlaşdırılması və arxivləşdirilməsi;
• Müqavilələr: təsdiq prosesini sürətləndirmək və riskləri azaltmaq üçün əsas şərtlər, müddətlər və rekvizitlərlə bağlı məlumatların çıxarılması;
• Görülən işlər barədə aktlar və hesab-fakturalar: maliyyə sənədlərinin standart qaydaya gətirilməsi, və onların avtomatik olaraq mühasibat sistemləri ilə sinxronizasiyası;
• İR sənədləri: əmək qanunvericiliyinin tələblərinə uyğun olaraq əmrlərin, ərizələrin və şəxsi işlərin işlənməsi;
• İcbari hesabatlar: hesabat formalarının strukturlaşdırılması və tənzimləyici qurumlara təqdim edilməsi üçün hazırlanması;
• Rəqəmsal əlyazmalar: rəqəmsal kitabxanaların arxivləşdirilməsi və sistemləşdirilməsi.

Emaar şirkətində sənədlərin işlənməsi üçün süni intellektdən istifadə nümunəsi

SmartPoint DMS sistemində süni intellekt vasitəsilə elektron sənədlərin idarə olunması necə həyata keçirilir

SmartPoint DMS elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin Intelligent Document Processing (IDP) üçün müasir həll kimi funksionallığı

• Sənəd şəkillərini müxtəlif mənbələrdən qəbul etmək (skan edilmiş nüsxələr, elektron poçt, təhlükəsiz qovluqlar);
• Zərurət olduqda sənədləri rəqəmsallaşdırmaq;
• Mətni tanımaq və əsas metadataları çıxarmaq;
• Metadatalar əsasında süni intellekt vasitəsilə sənədləri klassifikasiya etmək;
• Alınan məlumatları konkret biznes prosesin tələblərinə uyğun şəkildə emal etmək;
• Zərurət olduqda növbəti addımları avtomatlaşdırmaq (qeydiyyat, razılaşdırma, arxivləşdirmə və s.).

SmartPoint DMS sənəd idarəetmə sistemində süni intellektin tətbiqinin əsas xüsusiyyətləri

• Geniş cihaz dəstəyi: skan texnologiyaları əksər müasir skanerlərlə uyğun şəkildə işləyir;
• Məlumat mənbələrində çeviklik: sistem həm skan edilmiş sənədləri, həm də onların şəkil versiyalarını (o cümlədən, elektron poçtdan və ya təhlükəsiz qovluqlardan alınan fotokopiyaları) emal edə bilir;
• Dillər üzrə universallıq: metadata çıxarışı həm kiril, həm də latın qrafikası ilə hazırlanmış sənədlər üçün eyni dərəcədə effektivdir – bu isə beynəlxalq müqavilələrlə işləyən şirkətlər üçün xüsusilə önəmlidir;
• Qeydiyyatın avtomatlaşdırılması: sənədlər Elektron Sənəd Dövriyyəsi Sistemində avtomatik qeydiyyata alına və ya qeydiyyat kabinetində kart şəklində saxlanıla bilər;
• Razılaşdırma proseslərinin dəstəklənməsi: sistem sənəddən çıxarılan metadata əsasında avtomatik şəkildə təsdiqləmə prosesini işə sala bilər.

Süni intellekt xidmətləri ilə inteqrasiya olunmuş elektron sənəd idarəetmə sistemləri — biznes üçün əlavə bir rəqabət üstünlüyü

Hər bir əməkdaş üçün şəxsi kabinet yenilənib

Sənəd kartının strukturunun sazlanması üçün alət tətbiq edilib

Sənədlərin filtrlənməsi və vizuallaşdırılması imkanları genişləndirilib

Sistem parametrlərinin idarə etmək üçün bütün əsas funksiyaları özündə birləşdirən vahid mərkəzləşdirilmiş idarəetmə interfeysi hazırlanıb və tətbiq olunub

Sistemdə axtarışın məntiqi və məhsuldarlığı optimallaşdırılıb

Birgə iş üçün xarici platformalarla əsas inteqrasiya imkanı əlavə edilib

Tapşırıqlar mərkəzi — əməkdaşın tapşırıqları ilə işləmək üçün yeni modul əlavə edilib

Tapşırıqlara və sənədlərə şərh əlavə etməyin yeni sistemi tətbiq edilib

Sistemin interfeysi çoxdilli dəstək üçün uyğunlaşdırılıb

Sistemin ümumi performansı təkmilləşdirilib

Fərdi sistem naviqasiyası — sürətli giriş imkanı üçün tez-tez istifadə olunan menyu elementlərini yadda saxlamaq imkanı əlavə edilib

1. Yaradılma və ya daxilolma – sənədin şirkət daxilində yaradılması və ya xarici tərəfdaşlar, müştərilər və ya dövlət orqanlarından daxil olması.
2. Emal – sənədin redaktə olunması, razılaşdırılması, imzalanması və aidiyyəti bölmələr tərəfindən təsdiqlənməsi.
3. Xidmət göstərilməsi – sənədin qüvvədə olduğu müddət ərzində orada müəyyən edilmiş şərtlərin və müddətlərin yerinə yetirilməsinə nəzarət.
4. Arxivləşdirmə – sənədin daxili qaydalara və qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq müəyyən olunmuş müddət ərzində saxlanması.

Ənənəvi və elektron sənəd dövriyyəsi: fərqlər və üstünlüklər

Elektron sənəd dövriyyəsində məlumatların təhlükəsizliyi: bu necə işləyir

1. Çıxışa nəzarət: Hər bir istifadəçi üçün çıxış hüquqlarının müəyyən edilməsi yalnız səlahiyyətli şəxslərin konkret sənədlərə çıxışını təmin edir. İki faktorlu autentifikasiya (2FA) isə girişin ayrıca bir kanal vasitəsilə təsdiqlənməsini tələb etməklə əlavə təhlükəsizlik səviyyəsi yaradır.
2. Məlumatların şifrələnməsi: Microsoft texnologiyalarının təmin etdiyi kriptoqrafik şifrələmə metodları, SmartPoint DMS elektron sənəd dövriyyəsi sistemində tətbiq olunmaqla, məlumatların məxfiliyini təmin edir və onları icazəsiz şəxslər üçün əlçatmaz edir.
3. Rol əsaslı modelə uyğunluq: İstifadəçilərin vəzifə funksiyalarına uyğun olaraq səlahiyyət və öhdəliklərinin dəqiq müəyyən edilməsi daxili təhdidlər və məxfi informasiyaya icazəsiz çıxış risklərini minimuma endirir.
4. Audit jurnalları və dəyişiklik tarixçəsi: Sistem daxilində istifadəçilərin bütün hərəkətlərinin ətraflı qeydlərinin aparılması istənilən şübhəli və ya icazəsiz əməliyyatların izlənməsinə və təhlilinə imkan verir, məlumat təhlükəsizliyi insidentlərinə operativ reaksiya göstərilməsini təmin edir.
5. Ehtiyat nüsxə və bərpa: Məlumatların buludda müntəzəm ehtiyat nüsxələrinin yaradılması və nasazlıqlardan sonra bərpa planlarının mövcudluğu texniki problemlər və ya kiberhücumlar zamanı məlumatların qorunmasını və biznes-proseslərin fasiləsizliyini təmin edir.
6. Elektron rəqəmsal imza (ERI və ya KRİ): Rəqəmsal imza sənədlərin mənşəyini və imzalandıqdan sonra dəyişdirilmədiyini təsdiqləməklə onların autentikliyini və bütövlüyünü təmin edir. KRİ ilə imzalanmış elektron sənədlər dövlət orqanları və məhkəmələr tərəfindən qəbul olunur və kağız sənədlərlə eyni hüquqi qüvvəyə malikdir.

Məlumatların mühafizəsinə kompleks yanaşma: Microsoft alətləri korporativ informasiyanın qorunmasını necə təmin edir

Beynəlxalq məlumat mühafizəsi tələbləri və standartları

• GDPR (Ümumi Məlumatların Qorunması Reqlamenti) – Avropa İttifaqının reqlamenti olub, Aİ vətəndaşlarının şəxsi məlumatlarının qorunması ilə bağlı qaydaları müəyyən edir.
• ISO 27001 (Beynəlxalq informasiya təhlükəsizliyi standartı) – informasiya təhlükəsizliyi idarəetmə sistemi (ISMS) üçün tələbləri müəyyən edən beynəlxalq standartdır.
• Avropa İttifaqının Elektron İmzalar haqqında Qanunu (eIDAS) – Aİ-də elektron imzalardan, rəqəmsal identifikasiyadan və elektron etibar xidmətlərindən istifadəni tənzimləyən normativ aktdır və onların hüquqi qüvvəsini təmin edir.
• NIST (ABŞ Milli Standartlar və Texnologiyalar İnstitutu tələbləri) – ABŞ hökumətinə məxsus qurumun kiber təhlükəsizlik sahəsində, o cümlədən risklərin idarə olunması, kriptoqrafiya və informasiya mühafizəsi ilə bağlı tövsiyə və standartlarıdır.

SmartPoint DMS: sistemin təklif etdiyi üstünlüklər və funksiyalar

• Hüquqi uyğunluq: SmartPoint DMS hüquqi baxımdan tamhüquqlu bir sistemdir. Bu o deməkdir ki, sənədlərin aparılması standartı qüvvədə olan qanunvericiliyin tələblərinə cavab verir.
• Digər sistemlərlə inteqrasiya: SmartPoint DMS asanlıqla CRM-, ERP-, BI-sistemlər, çat-botlar, KEP kitabxanaları və digər həllərlə inteqrasiya olunur, bu da onu şirkətin mövcud İT-infrastrukturuna maneəsiz şəkildə tətbiq etməyə imkan verir.
• Təsdiq marşrutlarının tənzimlənməsi: Sistem fərdiləşdirilmiş, çoxşaxəli razılaşdırma zəncirlərini qurmağa imkan verir, onların məsul şəxslər və bölmələr arasında avtomatik hərəkətini təmin edir və konfidensial məlumatların mühafizəsini qoruyur.
• Əməliyyat növləri üzrə modullar: SmartPoint DMS müqavilələrlə, yazışmalarla, tenderlərlə və satınalmalarla işləmək üçün ixtisaslaşmış modullar təqdim edir. Bu həll şirkətin bütün sənəd növlərinin kompleks idarə olunmasını təmin edir.
• Sənədlər üzərində birgə iş: Sistem sənədlərin birgə redaktəsi və müzakirəsini dəstəkləyir, prosesin nəzarətdə və şəffaf aparılmasını təmin edir.
• KEP (ERI) ilə iş: SmartPoint DMS kvalifikasiya olunmuş elektron imzanın istifadəsini dəstəkləyir və bu, elektron sənədlərə qanunvericiliyə uyğun hüquqi qüvvə verir. Həmçinin sistem sənədlərin birbaşa imzalanması və yoxlanmasını mümkün edir.
• İnterfeysin intuitiv anlaşıqlı olması: Sistem SharePoint və Power Platform – Microsoft-un low-code platformaları – əsasında yaradılmışdır ki, bu da şirkətə xüsusi biliklərə ehtiyac olmadan sistemdə zəruri biznes-prosesləri tez bir zamanda qurmağa imkan verir.

• Daxili proses konstruktoru: Hər proses mərhələsində hər bir rol üçün çıxış hüquqlarının dəqiq paylanmasına imkan verir ki, bu da sənədlərə icazəsiz giriş və informasiyanın zərərli və ya təsadüfi silinməsi və ya təhrif olunması riskini minimuma endirir.
• Əlaqədar tərəflərin idarə olunması: Məlumatların təsdiqlənməsi, sənədlərin əlaqələndirilməsi və hər bir qarşılıqlı əlaqə mərhələsi üçün nəzarətli çıxış imkanı olan mərkəzləşdirilmiş baza təqdim edir.
• Çıxışa əsaslanan axtarış: İstifadəçi yalnız rolu əsasında çıxış hüququ olan sənədləri görə bilir — bu isə məlumat məxfiliyinin təsadüfi və ya qəsdən pozulmasını istisna edir.
• Daxili rol əsaslı model: Giriş hüquqlarının idarə olunması korporativ iyerarxiyanı və şirkət proseslərinin xüsusiyyətlərini nəzərə alan çevik rol sistemi vasitəsilə həyata keçirilir.
• İnteqrasiya olunmuş kommunikasiya: Daxili çat və şərh mexanizmləri sənədlərin üçüncü tərəf alətlərindən istifadə etmədən müzakirəsini təmin edir, bu da məlumat mübadiləsinin təhlükəsizliyini artırır.
• Hüquqi əhəmiyyətli nəticələrin avtomatlaşdırılmış əldə olunması: “Vçasno” kimi xidmətlərlə inteqrasiya sayəsində qanunvericilik tələblərinə uyğun olaraq KEP-lə imzalanmış sənədlərin və saxlanma təsdiqlərinin alınması təmin olunur.
• Dəyişikliklərə nəzarət və audit jurnalı: Sənədlərlə bağlı hər bir əməliyyat – vaxtı, istifadəçi və dəyişiklik məzmunu daxil olmaqla – qeydə alınır. Bu isə şəffaflıq və hadisələrin izlənilməsi imkanı yaradır.

Kontragent kartında iki yeni parametr əlavə olundu, bu da kontragentlərin hansı şirkətlə əməkdaşlıq etdiyinə görə ayrılmasına imkan verir.

Analitik hesabatlardan birbaşa iş mühitində istifadə etmək üçün Power BI ilə inteqrasiyanın təkmilləşdirilməsi.

Sənəd kartından kontragentin yaradılmaı zamanı E-poçt xanasının doldurulması.

Əvvəllər yaradılmış müraciətin klonlaşdırılması.

İnterfeys üçün ispan dili lokallaşdırılmasının dəstəklənməsi.

Genişləndirilmiş modullar arası inteqrasiya ilə “Müəssisə daxili və Müəssisədən kənar sənədləşmə” modulunun yenilənməsi.