Bloq

Sənədin kateqoriyasına əsasən fərdi sənəd kartı yaratmaq imkanı həyata keçirilib.

Birdən çox sənədi eyni vaxtda təsdiqləmək imkanı əlavə olunub.

Eyni anda bir neçə sənədin rədd olunması imkanı əlavə olunub.

Seçilmiş mərhələyə təsdiqin geri qaytarılması imkanı həyata keçirilib.

Təsdiqləmə marşrutunun mərhələləri üçün xatırlatmalar və ya bildiriş parametrlərini təyin etmək imkanı həyata keçirilib.

“Müəssisədən kənar sənədləşmə (daxil olan və göndərilən sənədlər)” modulu yenilənib.

Azure Document Intelligence — müasir elektron sənəd dövriyyəsində yeni mərhələ

• Sənədlərin müxtəlif mənbələrdən qəbul edilməsi və konkret biznes prosesinin tələblərinə uyğun şəkildə emal olunması;
• Alınan sənədlərin meta dataların tanınması vasitəsilə təhlili və sonrakı təsnifatı və çeşidlənməsi.

Intelligent Document Processing həllərinin əsas istifadə ssenariləri

• Süni intellektə əsaslanan mətnin tanınması proqramı daxili sistemlərdən (ERP, CRM, SharePoint) alınan məlumatlara əsaslanaraq şablonları avtomatik şəkildə doldura bilər;
• Mətnin tanınması üçün istifadə olunan AI texnologiyaları real vaxt rejimində sənədlərin müxtəlif yoxlamalarını həyata keçirə bilər: müəyyən edilmiş struktura, mövcud qanunvericiliyə və ya şirkətin daxili siyasətinə uyğunluq; sənədlər arasında uyğunluq, habelə məxfi və həssas məlumatların mövcudluğu (məsələn, əgər bir müştəri üçün tərtib olunmuş müqaviləni başqa bir müştəri üçün istifadə etmək zərurəti yaranarsa, bütün məxfi məlumatların tamamilə silindiyinə əmin olmaq son dərəcə vacibdir);
• Mətnin tanınması üçün AI-texnologiyalarına əsaslanan intellektual axtarış çoxsəhifəli sənəddə lazım olan hissəni tez tapmağa imkan verir.

• Süni intellektə əsaslanan mətn tanıma proqramı əla korrektordur. Onun sayəsində sənədlərin üsluba, orfoqrafiya qaydalarına, durğu işarələrinə uyğunluğunu yoxlaya bilərsiniz; məlumatların təkrarlanmasını eləcə də mənaca olan ziddiyyətləri aşkar etmək mümkündür;
• Sənədlərin avtomatlaşdırılmış şəkildə işlənməsi üçün süni intellekt böyük həcmli məlumatları sürətli şəkildə təhlil etmək bacarığı sayəsində istənilən məlumat axtarışı sorğusunun yerinə yetirilməsində əvəzolunmaz köməkçidir.

Sənədlərin avtomatlaşdırılmış şəkildə işlənməsi üçün süni intellektin ümumi istifadə halları

• Daxil olan və göndərilən sənədlər: məktubların və sənədlərin avtomatlaşdırılmış təsnifatı, marşrutlaşdırılması və arxivləşdirilməsi;
• Müqavilələr: təsdiq prosesini sürətləndirmək və riskləri azaltmaq üçün əsas şərtlər, müddətlər və rekvizitlərlə bağlı məlumatların çıxarılması;
• Görülən işlər barədə aktlar və hesab-fakturalar: maliyyə sənədlərinin standart qaydaya gətirilməsi, və onların avtomatik olaraq mühasibat sistemləri ilə sinxronizasiyası;
• İR sənədləri: əmək qanunvericiliyinin tələblərinə uyğun olaraq əmrlərin, ərizələrin və şəxsi işlərin işlənməsi;
• İcbari hesabatlar: hesabat formalarının strukturlaşdırılması və tənzimləyici qurumlara təqdim edilməsi üçün hazırlanması;
• Rəqəmsal əlyazmalar: rəqəmsal kitabxanaların arxivləşdirilməsi və sistemləşdirilməsi.

Emaar şirkətində sənədlərin işlənməsi üçün süni intellektdən istifadə nümunəsi

SmartPoint DMS sistemində süni intellekt vasitəsilə elektron sənədlərin idarə olunması necə həyata keçirilir

SmartPoint DMS elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin Intelligent Document Processing (IDP) üçün müasir həll kimi funksionallığı

• Sənəd şəkillərini müxtəlif mənbələrdən qəbul etmək (skan edilmiş nüsxələr, elektron poçt, təhlükəsiz qovluqlar);
• Zərurət olduqda sənədləri rəqəmsallaşdırmaq;
• Mətni tanımaq və əsas metadataları çıxarmaq;
• Metadatalar əsasında süni intellekt vasitəsilə sənədləri klassifikasiya etmək;
• Alınan məlumatları konkret biznes prosesin tələblərinə uyğun şəkildə emal etmək;
• Zərurət olduqda növbəti addımları avtomatlaşdırmaq (qeydiyyat, razılaşdırma, arxivləşdirmə və s.).

SmartPoint DMS sənəd idarəetmə sistemində süni intellektin tətbiqinin əsas xüsusiyyətləri

• Geniş cihaz dəstəyi: skan texnologiyaları əksər müasir skanerlərlə uyğun şəkildə işləyir;
• Məlumat mənbələrində çeviklik: sistem həm skan edilmiş sənədləri, həm də onların şəkil versiyalarını (o cümlədən, elektron poçtdan və ya təhlükəsiz qovluqlardan alınan fotokopiyaları) emal edə bilir;
• Dillər üzrə universallıq: metadata çıxarışı həm kiril, həm də latın qrafikası ilə hazırlanmış sənədlər üçün eyni dərəcədə effektivdir – bu isə beynəlxalq müqavilələrlə işləyən şirkətlər üçün xüsusilə önəmlidir;
• Qeydiyyatın avtomatlaşdırılması: sənədlər Elektron Sənəd Dövriyyəsi Sistemində avtomatik qeydiyyata alına və ya qeydiyyat kabinetində kart şəklində saxlanıla bilər;
• Razılaşdırma proseslərinin dəstəklənməsi: sistem sənəddən çıxarılan metadata əsasında avtomatik şəkildə təsdiqləmə prosesini işə sala bilər.

Süni intellekt xidmətləri ilə inteqrasiya olunmuş elektron sənəd idarəetmə sistemləri — biznes üçün əlavə bir rəqabət üstünlüyü

Hər bir əməkdaş üçün şəxsi kabinet yenilənib

Sənəd kartının strukturunun sazlanması üçün alət tətbiq edilib

Sənədlərin filtrlənməsi və vizuallaşdırılması imkanları genişləndirilib

Sistem parametrlərinin idarə etmək üçün bütün əsas funksiyaları özündə birləşdirən vahid mərkəzləşdirilmiş idarəetmə interfeysi hazırlanıb və tətbiq olunub

Sistemdə axtarışın məntiqi və məhsuldarlığı optimallaşdırılıb

Birgə iş üçün xarici platformalarla əsas inteqrasiya imkanı əlavə edilib

Tapşırıqlar mərkəzi — əməkdaşın tapşırıqları ilə işləmək üçün yeni modul əlavə edilib

Tapşırıqlara və sənədlərə şərh əlavə etməyin yeni sistemi tətbiq edilib

Sistemin interfeysi çoxdilli dəstək üçün uyğunlaşdırılıb

Sistemin ümumi performansı təkmilləşdirilib

Fərdi sistem naviqasiyası — sürətli giriş imkanı üçün tez-tez istifadə olunan menyu elementlərini yadda saxlamaq imkanı əlavə edilib

1. Yaradılma və ya daxilolma – sənədin şirkət daxilində yaradılması və ya xarici tərəfdaşlar, müştərilər və ya dövlət orqanlarından daxil olması.
2. Emal – sənədin redaktə olunması, razılaşdırılması, imzalanması və aidiyyəti bölmələr tərəfindən təsdiqlənməsi.
3. Xidmət göstərilməsi – sənədin qüvvədə olduğu müddət ərzində orada müəyyən edilmiş şərtlərin və müddətlərin yerinə yetirilməsinə nəzarət.
4. Arxivləşdirmə – sənədin daxili qaydalara və qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq müəyyən olunmuş müddət ərzində saxlanması.

Ənənəvi və elektron sənəd dövriyyəsi: fərqlər və üstünlüklər

Elektron sənəd dövriyyəsində məlumatların təhlükəsizliyi: bu necə işləyir

1. Çıxışa nəzarət: Hər bir istifadəçi üçün çıxış hüquqlarının müəyyən edilməsi yalnız səlahiyyətli şəxslərin konkret sənədlərə çıxışını təmin edir. İki faktorlu autentifikasiya (2FA) isə girişin ayrıca bir kanal vasitəsilə təsdiqlənməsini tələb etməklə əlavə təhlükəsizlik səviyyəsi yaradır.
2. Məlumatların şifrələnməsi: Microsoft texnologiyalarının təmin etdiyi kriptoqrafik şifrələmə metodları, SmartPoint DMS elektron sənəd dövriyyəsi sistemində tətbiq olunmaqla, məlumatların məxfiliyini təmin edir və onları icazəsiz şəxslər üçün əlçatmaz edir.
3. Rol əsaslı modelə uyğunluq: İstifadəçilərin vəzifə funksiyalarına uyğun olaraq səlahiyyət və öhdəliklərinin dəqiq müəyyən edilməsi daxili təhdidlər və məxfi informasiyaya icazəsiz çıxış risklərini minimuma endirir.
4. Audit jurnalları və dəyişiklik tarixçəsi: Sistem daxilində istifadəçilərin bütün hərəkətlərinin ətraflı qeydlərinin aparılması istənilən şübhəli və ya icazəsiz əməliyyatların izlənməsinə və təhlilinə imkan verir, məlumat təhlükəsizliyi insidentlərinə operativ reaksiya göstərilməsini təmin edir.
5. Ehtiyat nüsxə və bərpa: Məlumatların buludda müntəzəm ehtiyat nüsxələrinin yaradılması və nasazlıqlardan sonra bərpa planlarının mövcudluğu texniki problemlər və ya kiberhücumlar zamanı məlumatların qorunmasını və biznes-proseslərin fasiləsizliyini təmin edir.
6. Elektron rəqəmsal imza (ERI və ya KRİ): Rəqəmsal imza sənədlərin mənşəyini və imzalandıqdan sonra dəyişdirilmədiyini təsdiqləməklə onların autentikliyini və bütövlüyünü təmin edir. KRİ ilə imzalanmış elektron sənədlər dövlət orqanları və məhkəmələr tərəfindən qəbul olunur və kağız sənədlərlə eyni hüquqi qüvvəyə malikdir.

Məlumatların mühafizəsinə kompleks yanaşma: Microsoft alətləri korporativ informasiyanın qorunmasını necə təmin edir

Beynəlxalq məlumat mühafizəsi tələbləri və standartları

• GDPR (Ümumi Məlumatların Qorunması Reqlamenti) – Avropa İttifaqının reqlamenti olub, Aİ vətəndaşlarının şəxsi məlumatlarının qorunması ilə bağlı qaydaları müəyyən edir.
• ISO 27001 (Beynəlxalq informasiya təhlükəsizliyi standartı) – informasiya təhlükəsizliyi idarəetmə sistemi (ISMS) üçün tələbləri müəyyən edən beynəlxalq standartdır.
• Avropa İttifaqının Elektron İmzalar haqqında Qanunu (eIDAS) – Aİ-də elektron imzalardan, rəqəmsal identifikasiyadan və elektron etibar xidmətlərindən istifadəni tənzimləyən normativ aktdır və onların hüquqi qüvvəsini təmin edir.
• NIST (ABŞ Milli Standartlar və Texnologiyalar İnstitutu tələbləri) – ABŞ hökumətinə məxsus qurumun kiber təhlükəsizlik sahəsində, o cümlədən risklərin idarə olunması, kriptoqrafiya və informasiya mühafizəsi ilə bağlı tövsiyə və standartlarıdır.

SmartPoint DMS: sistemin təklif etdiyi üstünlüklər və funksiyalar

• Hüquqi uyğunluq: SmartPoint DMS hüquqi baxımdan tamhüquqlu bir sistemdir. Bu o deməkdir ki, sənədlərin aparılması standartı qüvvədə olan qanunvericiliyin tələblərinə cavab verir.
• Digər sistemlərlə inteqrasiya: SmartPoint DMS asanlıqla CRM-, ERP-, BI-sistemlər, çat-botlar, KEP kitabxanaları və digər həllərlə inteqrasiya olunur, bu da onu şirkətin mövcud İT-infrastrukturuna maneəsiz şəkildə tətbiq etməyə imkan verir.
• Təsdiq marşrutlarının tənzimlənməsi: Sistem fərdiləşdirilmiş, çoxşaxəli razılaşdırma zəncirlərini qurmağa imkan verir, onların məsul şəxslər və bölmələr arasında avtomatik hərəkətini təmin edir və konfidensial məlumatların mühafizəsini qoruyur.
• Əməliyyat növləri üzrə modullar: SmartPoint DMS müqavilələrlə, yazışmalarla, tenderlərlə və satınalmalarla işləmək üçün ixtisaslaşmış modullar təqdim edir. Bu həll şirkətin bütün sənəd növlərinin kompleks idarə olunmasını təmin edir.
• Sənədlər üzərində birgə iş: Sistem sənədlərin birgə redaktəsi və müzakirəsini dəstəkləyir, prosesin nəzarətdə və şəffaf aparılmasını təmin edir.
• KEP (ERI) ilə iş: SmartPoint DMS kvalifikasiya olunmuş elektron imzanın istifadəsini dəstəkləyir və bu, elektron sənədlərə qanunvericiliyə uyğun hüquqi qüvvə verir. Həmçinin sistem sənədlərin birbaşa imzalanması və yoxlanmasını mümkün edir.
• İnterfeysin intuitiv anlaşıqlı olması: Sistem SharePoint və Power Platform – Microsoft-un low-code platformaları – əsasında yaradılmışdır ki, bu da şirkətə xüsusi biliklərə ehtiyac olmadan sistemdə zəruri biznes-prosesləri tez bir zamanda qurmağa imkan verir.

• Daxili proses konstruktoru: Hər proses mərhələsində hər bir rol üçün çıxış hüquqlarının dəqiq paylanmasına imkan verir ki, bu da sənədlərə icazəsiz giriş və informasiyanın zərərli və ya təsadüfi silinməsi və ya təhrif olunması riskini minimuma endirir.
• Əlaqədar tərəflərin idarə olunması: Məlumatların təsdiqlənməsi, sənədlərin əlaqələndirilməsi və hər bir qarşılıqlı əlaqə mərhələsi üçün nəzarətli çıxış imkanı olan mərkəzləşdirilmiş baza təqdim edir.
• Çıxışa əsaslanan axtarış: İstifadəçi yalnız rolu əsasında çıxış hüququ olan sənədləri görə bilir — bu isə məlumat məxfiliyinin təsadüfi və ya qəsdən pozulmasını istisna edir.
• Daxili rol əsaslı model: Giriş hüquqlarının idarə olunması korporativ iyerarxiyanı və şirkət proseslərinin xüsusiyyətlərini nəzərə alan çevik rol sistemi vasitəsilə həyata keçirilir.
• İnteqrasiya olunmuş kommunikasiya: Daxili çat və şərh mexanizmləri sənədlərin üçüncü tərəf alətlərindən istifadə etmədən müzakirəsini təmin edir, bu da məlumat mübadiləsinin təhlükəsizliyini artırır.
• Hüquqi əhəmiyyətli nəticələrin avtomatlaşdırılmış əldə olunması: “Vçasno” kimi xidmətlərlə inteqrasiya sayəsində qanunvericilik tələblərinə uyğun olaraq KEP-lə imzalanmış sənədlərin və saxlanma təsdiqlərinin alınması təmin olunur.
• Dəyişikliklərə nəzarət və audit jurnalı: Sənədlərlə bağlı hər bir əməliyyat – vaxtı, istifadəçi və dəyişiklik məzmunu daxil olmaqla – qeydə alınır. Bu isə şəffaflıq və hadisələrin izlənilməsi imkanı yaradır.

Kontragent kartında iki yeni parametr əlavə olundu, bu da kontragentlərin hansı şirkətlə əməkdaşlıq etdiyinə görə ayrılmasına imkan verir.

Analitik hesabatlardan birbaşa iş mühitində istifadə etmək üçün Power BI ilə inteqrasiyanın təkmilləşdirilməsi.

Sənəd kartından kontragentin yaradılmaı zamanı E-poçt xanasının doldurulması.

Əvvəllər yaradılmış müraciətin klonlaşdırılması.

İnterfeys üçün ispan dili lokallaşdırılmasının dəstəklənməsi.

Genişləndirilmiş modullar arası inteqrasiya ilə “Müəssisə daxili və Müəssisədən kənar sənədləşmə” modulunun yenilənməsi.

Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi hansı əsas KPI-lara təsir edir?

• Sənədlərin işlənmə müddəti: bu, şirkətin bir sənədin işlənməsinə sərf etdiyi ortalama vaxtı göstərir. Bütün sənədlərin işlənməsinə sərf olunan vaxtın işlənmiş sənədlərin sayına nisbətinin hesablanması ilə müəyyən edilir;
• Müəyyən edilmiş müddətdə yerinə yetirilən tapşırıqların faizi: bu, vaxtında yerinə yetirilən tapşırıqların onıların ümumi sayına nisbətinin 100-ə vurulması ilə hesablanır;
• Sənədlərdəki səhvlərin faizi: bu, səhv olan sənədlərin sayının ümumi sənədlərin sayına nisbətinin 100-ə vurulması ilə hesablanır;
• Sənədlərin işlənməsində vaxt qənaəti: bu, sənədlərin əl ilə işlənməsinə sərf olunan vaxtla bu proseslərin avtomatlaşdırılmasından sonra eyni sayda sənədlərin işlənməsi üçün tələb olunan vaxt arasındakı fərqdir;
• Elektron sənəd dövriyyəsini (ESD) istifadə edən işçilərin faizi: bu, sistemin aktiv istifadəçilərinin işçilərin ümumi sayına nisbətinin 100-ə vurulması ilə hesablanır;
• Əməliyyat xərclərinin azaldılması, xüsusilə kağız və ofis ləvazimatlarına olan xərclər: bu, sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılmasından əvvəl və sonra bu xərclərin fərqinin ümumi xərclərə nisbətinin 100-ə vurulması ilə hesablanır;
• Sistemdə işlənmiş sənədlərin sayı: bu, müəyyən bir müddət ərzində işlənən sənədlərin sayının ESD sisteminin tətbiqindən əvvəl eyni müddət ərzində işlənən sənədlərlə müqayisə edilməsidir;
• Sənədlərin əlçatanlığı və ya işçilərin sənədləri axtarmağa sərf etdiyi vaxt: bu, işçilərin bütün sənədlərin axtarışına sərf etdiyi vaxtın tapılan sənədlərin sayına nisbətinin hesablanması ilə müəyyən edilir;
• Sənədlərin düzgün saxlanılmaması və ya itirilməsi nəticəsində yaranan səhvlərin azalması: bu, itirilmiş və ya düzgün saxlanılmayan sənədlərin sayının onların ümumi sayına nisbətinin 100-ə vurulması ilə hesablanır;
• İşçilərə yeni ESD sistemindən istifadə etməyi öyrətmək üçün tələb olunan ortalama vaxt.

Elektron sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılmasının biznesin gəlirliliyinin əsas göstəricilərinə təsiri ilə bağlı tədqiqatların nəticələri

SmartPoint DMS elektron sənəd dövriyyəsi sistemi biznes proseslərinin təkanverici qüvvəsidir

• sənədlərin işlənməsi ilə bağlı xərclərin 52% azalması, əsasən əməliyyat xərclərinin (kağız, sənədlərin çapı, göndərilməsi və saxlanılması) azaldılması nəticəsində;
• sənədlərin işlənməsi zamanı sərf olunan vaxtın 64% azalması və işçi heyətinin gündəlik rutin tapşırıqları yerinə yetirməsinə sərf etdiyi vaxtın minimuma endirilməsi;
• korporativ uyğunluq və risklərin idarə edilməsi üçün vacib olan yüksək səviyyəli məlumat təhlükəsizliyi və biznes şəffaflığı. Bununla yanaşı, internetə çıxış imkanı olan istənilən nöqtədən məlumatlara rahat daxil olmaq mümkündür.

Tapşırığın statusu ‘Yeni’ olaraq dəyişdirildikdə əvəzedicinin avtomatik təyin edilməsi.

PDF formatına çevirmək imkanı 

Genişləndirilmiş funksionallığa malik istifadəçilər üçün sənəd və tapşırıqların filtr edilməsi

Çevik e-poçt ünvanı konfiqurasiyası ilə işçi soraqçasından istifadə

Səhv doldurulmuş soraqçalar haqqında avtomatik e-poçt hesabatları

Yeni il üçün avtomatik nömrə sıfırlanması üçün tarix və vaxtın konfiqurasiyası, əvvəlki ilin müqavilələrini bağlamaq üçün əvvəlki nömrələmədən istifadə etmək imkanı ilə

Soraqçalara əlavə edilən qeydlərin göstərilməsi üçün filtrlərin konfiqurasiyası

Əsas səhifənin “Ərizələr” bölməsindən müvafiq modullara keçidlərin konfiqurasiyası (HR və ya maliyyə müraciətləri) soraqça parametrlərinə əsasən  

Ekranın optimallaşdırılması üçün menyunun avtomatik olaraq yığılması

Ləğv etmə funksionallığı genişləndirildi, bu da təşəbbüskara sənədi istənilən mərhələdə təsdiq prosesindən geri çağırmağa imkan verir  

Sənəd kartlarına giriş hüquqlarının paylaşılması funksionallığı digər modullar üzrə genişləndirildi, bu da istifadəçilərə sistemdə sənəd girişini effektiv və çevik şəkildə idarə etməyə imkan verir.

Diaqnostikanın təkmilləşdirilməsi və sistem şəffaflığı üçün proseslərin qeydiyyatının genişləndirilməsi