Elektron sənəd dövriyyəsi (ESD) rəqəmsal formatda sənədlər yaratmağa, saxlamağa, ötürməyə və emal etməyə imkan verən sistemdir. Bu, kağız üzərində sənəd dövriyyəsi əvəzinə müasir informasiya texnologiyaları və proqram təminatının istifadəsini nəzərdə tutur.
McKinsey şirkətinin araşdırmalarına görə, şirkətlərin emal etməli olduğu sənədlərin sayı hər il eksponensial olaraq artır – təxminən 50%. Beləliklə, bu prosesin optimallaşdırılması bütövlükdə biznesin inkişafının vacib sahəsidir.
Xüsusilə, Forrester şirkətinin məlumatlarına görə, sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılmasına qoyulan investisiyalar avtomatlaşdırma tətbiq edildikdən sonra yarım ildən az bir müddətdə geri qayıdır, üç il ərzində isə təxminən 2,5 dəfə (248%) gəlir əldə olunur.
Bununla belə, hər hansı konkret elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin (ESD) biznes dəyəri və onun biznes proseslərinə necə təsir etməsi yalnız onun tətbiqindən sonra şirkətin əsas performans göstəricilərindəki dəyişiklikləri qiymətləndirmək yolu ilə müəyyən etmək olar.
Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi hansı əsas KPI-lara təsir edir?
İstənilən biznes layihəsinin, o cümlədən İT ekosisteminin yenilənməsinin uğurunu ədədlə ifadə etmək olar. O, biznesin səmərəliliyinə və gəlirliliyinə birbaşa təsir edən müəyyən KPI dəyişiklikləri əsasında ölçülür. Aşağıda, şirkətdə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin effektivliyini qiymətləndirmək və prosesləri optimallaşdırmaq üçün istifadə olunan əsas KPI-ları təqdim edirik:
- Sənədlərin işlənmə müddəti: bu, şirkətin bir sənədin işlənməsinə sərf etdiyi ortalama vaxtı göstərir. Bütün sənədlərin işlənməsinə sərf olunan vaxtın işlənmiş sənədlərin sayına nisbətinin hesablanması ilə müəyyən edilir;
- Müəyyən edilmiş müddətdə yerinə yetirilən tapşırıqların faizi: bu, vaxtında yerinə yetirilən tapşırıqların onıların ümumi sayına nisbətinin 100-ə vurulması ilə hesablanır;
- Sənədlərdəki səhvlərin faizi: bu, səhv olan sənədlərin sayının ümumi sənədlərin sayına nisbətinin 100-ə vurulması ilə hesablanır;
- Sənədlərin işlənməsində vaxt qənaəti: bu, sənədlərin əl ilə işlənməsinə sərf olunan vaxtla bu proseslərin avtomatlaşdırılmasından sonra eyni sayda sənədlərin işlənməsi üçün tələb olunan vaxt arasındakı fərqdir;
- Elektron sənəd dövriyyəsini (ESD) istifadə edən işçilərin faizi: bu, sistemin aktiv istifadəçilərinin işçilərin ümumi sayına nisbətinin 100-ə vurulması ilə hesablanır;
- Əməliyyat xərclərinin azaldılması, xüsusilə kağız və ofis ləvazimatlarına olan xərclər: bu, sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılmasından əvvəl və sonra bu xərclərin fərqinin ümumi xərclərə nisbətinin 100-ə vurulması ilə hesablanır;
- Sistemdə işlənmiş sənədlərin sayı: bu, müəyyən bir müddət ərzində işlənən sənədlərin sayının ESD sisteminin tətbiqindən əvvəl eyni müddət ərzində işlənən sənədlərlə müqayisə edilməsidir;
- Sənədlərin əlçatanlığı və ya işçilərin sənədləri axtarmağa sərf etdiyi vaxt: bu, işçilərin bütün sənədlərin axtarışına sərf etdiyi vaxtın tapılan sənədlərin sayına nisbətinin hesablanması ilə müəyyən edilir;
- Sənədlərin düzgün saxlanılmaması və ya itirilməsi nəticəsində yaranan səhvlərin azalması: bu, itirilmiş və ya düzgün saxlanılmayan sənədlərin sayının onların ümumi sayına nisbətinin 100-ə vurulması ilə hesablanır;
- İşçilərə yeni ESD sistemindən istifadə etməyi öyrətmək üçün tələb olunan ortalama vaxt.
Elektron sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılmasının biznesin gəlirliliyinin əsas göstəricilərinə təsiri ilə bağlı tədqiqatların nəticələri
Bugün şirkətlərin praktiki təcrübəsini ümumiləşdirərək, elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqinin şirkətin ümumi xərclərini azaltmağa, biznes proseslərinin səmərəliliyini artırmağa və sənədlərin işlənməsinə sərf olunan vaxtı azaltmağa imkan verdiyini sübut edən bir sıra tədqiqatlar mövcuddur..
ESD sisteminin tətbiqinin nəticəsi hər zaman biznesin ümumi məhsuldarlığının və gəlirliliyinin artmasıdır.
Xüsusilə, Forrester şirkətinin araşdırmalarına görə, elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi sənədlərin işlənməsi üçün tələb olunan vaxtı 55% azaltmağa və işçilərin əmək məhsuldarlığını 45% artırmağa imkan verir.
Öz növbəsində, McKinsey şirkətinin araşdırmaları göstərir ki, elektron sənəd dövriyyəsini tətbiq etmiş şirkətlər ilk 12-18 ay ərzində məhsuldarlığın 15-25% artmasına nail ola bilərlər. Bu, əsasən, aydın avtomatlaşdırma strategiyasının mövcudluğu və digər korporativ sistemlərlə düzgün inteqrasiyayanın nəticəsidir.
Sənədlərin əl ilə hazırlanmasının hədsiz dərəcədə yüksək qiymətini nəzərə alaraq, Gartner analitikləri hələ 2019-cu ildə proqnozlaşdırmışdılar ki, 2025-ci ilə qədər dünyada bütün biznes hesab-fakturaların 50%-i əl ilə müdaxilə olmadan yaradılacaq və ödəniləcək, 2030-cu ilə isə bu rəqəm 80% qədər yüksələcək.
McKinsey şirkətinin araşdırmalarının nəticələrinə görə, yalnız sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması vasitəsilə müəssisələr qlobal miqyasda hər il öz məhsuldarlığını 0.8-1.4% artıra bilərlər.
Bundan əlavə, ESD sistemlərinin tətbiqi şirkətlərə nəinki xərcləri azaltmağa, həm də daha şəffaf və təhlükəsiz proseslər yaratmağa kömək edir ki, bu da dinamik mühitdə rəqabət qabiliyyətinin artırılması və risklərin minimuma endirilməsi üçün vacibdir.
SmartPoint DMS elektron sənəd dövriyyəsi sistemi biznes proseslərinin təkanverici qüvvəsidir
Yuxarıda qeyd olunanları nəzərə alaraq, Microsoft-un aparıcı tərəfdaşı olan SMART business şirkətinin mütəxəssisləri tərəfindən hazırlanmış SmartPoint DMS elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin biznes dəyərini qiymətləndirək.
ESD sistemi proses konstrukturu prinsipi əsasında yaradılıb və bunun sayəsində elektron sənəd dövriyyəsi vasitəsilə bir sıra əlaqəli biznes proseslərini avtomatlaşdırmağa imkan verir.
SmartPoint DMS sisteminin tətbiqi nəticəsində aşağıdakı göstəricilərə nail olmaq mümkündür:
- sənədlərin işlənməsi ilə bağlı xərclərin 52% azalması, əsasən əməliyyat xərclərinin (kağız, sənədlərin çapı, göndərilməsi və saxlanılması) azaldılması nəticəsində;
- sənədlərin işlənməsi zamanı sərf olunan vaxtın 64% azalması və işçi heyətinin gündəlik rutin tapşırıqları yerinə yetirməsinə sərf etdiyi vaxtın minimuma endirilməsi;
- korporativ uyğunluq və risklərin idarə edilməsi üçün vacib olan yüksək səviyyəli məlumat təhlükəsizliyi və biznes şəffaflığı. Bununla yanaşı, internetə çıxış imkanı olan istənilən nöqtədən məlumatlara rahat daxil olmaq mümkündür.
Həmçinin, SmartPoint DMS sisteminin tətbiqi biznesin səmərəliliyini artırmaqla yanaşı, sənədlərin dəqiqliyinin 88% artırılmasını təmin edir. Bu, əsasən digər korporativ sistemlərlə inteqrasiyanın dəstəklənməsi və məlumatların rahat mübadiləsi ilə həyata keçirilir. Beləliklə, insan faktoru aradan qaldırılır və məlumatların əl ilə daxil edilməsi zamanı baş verən səhvlər minimuma endirilir.
SmartPoint DMS-in KPI-yə təsiri
Beləliklə, SmartPoint DMS həm də uyğunluq səviyyəsinin artırılması imkanı yaradır, çünki bütün proseslər daha aydın və standartlaşdırılmış şəkildə olurlar, onların yoxlanılması asanlaşır. Bu, xüsusilə sığorta və maliyyə sahələrində mühüm olan reputasiya risklərini azaldır.
Eyni zamanda, sənədlərin təsdiqlənməsi üçün aydın və şəffaf proseslərin tətbiqi və kağız üzərində işləməyin aradan qaldırılması şirkət işçilərinin, müştərilərin və podratçıların məmnunluq səviyyəsinin artırılmasına töhfə verir.
Nəticədə, SmartPoint DMS ESD sistemi, sənədlərin yaradılması, işlənməsi və saxlanılması proseslərini avtomatlaşdmaq və optimallaşdırmaqla yanaşı, həmçinin əməliyyat xərclərini azaltmaqla və bütün mərhələlərdə sənədlərin işlənməsinə nəzarəti təkmilləşdirməklə, şirkətin bütün müvafiq biznes proseslərini yeni səmərəlilik səviyyəsinə çıxarmağa imkan verir.
Əsasən ona görə ki, SmartPoint DMS sənədlərin təsdiqi üçün ən yaxşı Avropa təcrübələrinə uyğundur və Avropa sənəd mübadiləsi sistemləri ilə inteqrasiya edir. Bundan əlavə, sistem süni intellektə əsaslanan texnologiyalarla təkmilləşdirilib və geniş inteqrasiya imkanları onu şirkətin İT ekosisteminin təbii bir hissəsinə çevirir.
Əgər bütün qeyd olunanlara geniş fərdiləşdirmə imkanlarını, proseslərdəki dəyişiklikləri dəstəkləmə qabiliyyətini və istifadənin asanlığını əlavə etsək, aydın olur ki, bu həllin tətbiqi biznesin inkişafının real sürətləndiricisinə çevrilə bilər.
SmartPoint DMS həllinin tətbiqi biznesinizi necə sürətləndirə biləcəyini bilmək istəyirsiniz? Ödənişsiz konsultasiya sifariş edin.
