Şirkətin böyüməsi məlumat axınının və sənədlərin həcminin artması ilə paralel gedir. Bir nöqtədə sənədlərlə işləmək çətinləşir və kağız sənədlərin ənənəvi emal üsulları getdikcə daha az təsirli olur.
Bu problemi həll etmək üçün dünya üzrə bizneslər kütləvi şəkildə elektron sənəd dövriyyəsinə keçirlər. 2019-cu ildə sənəd dövriyyəsi proqram təminatının qlobal bazarı 4,9 milyard dollar olaraq qiymətləndirilmişdisə, 2025-ci ilə qədər bu rəqəmin 10,2 milyard dollara çatacağı gözlənilir (mənbə: financesonline.com).
Bu məqalədə biz sizi elektron sənəd dövriyyəsi konsepsiyası ilə tanış edəcəyik və onun biznes proseslərinə tətbiqinin üstünlüklərini öyrənəcəyik.
Elektron sənəd dövriyyəsi nədir?
Elektron sənəd dövriyyəsi (həmçinin ESD kimi tanınır) sənədlərin elektron formatda mübadiləsi və işlənməsi sistemidir. O, ənənəvi kağız sənədləri əvəz edir və müəssisələrə rəqəmsal mühitdə qeydləri səmərəli şəkildə idarə etməyə, saxlamağa, paylaşmağa və onların üzərində birgə işləməyə imkan verir.
Elektron sənəd dövriyyəsi sənədlərin rəqəmsal formada yaradılmasını, redaktə edilməsini, imzalanmasını, qeydiyyatını, saxlanmasını və ötürülməsini əhatə edir. Bunun üçün qeydlərin elektron versiyalarını yaratmaq, onları rəqəmsal formada saxlamaq və proses iştirakçıları arasında təhlükəsiz məlumat mübadiləsini təmin etmək üçün xüsusi proqram vasitələrindən istifadə olunur.
Nə üçün elektron sənəd dövriyyəsi kağız sənədlərindən daha yaxşıdır?
ESD ənənəvi kağız sənədlərdən bir sıra üstünlüklərə malikdir. Onlara daxildir:
Məhsuldarlıq
Rəqəmsallaşdırma sənədlərin tez mübadiləsini təmin edir, onların daşınması, axtarışı və yayılması üçün vaxtı azaldır.
Resurslara qənaət
Elektron sənədlərin istifadəsi kağız, çap, poçt xərcləri və kağız sənədlərlə bağlı digər xərcləri azaldır.
Rahatlıq
Siz qeydləri asanlıqla tapa, baxa və redaktə edə bilərsiniz və bir neçə istifadəçi eyni anda fayllar üzərində işləyə bilər.
Təhlükəsizlik
ESD məlumatların yüksək səviyyədə qorunmasını və məxfiliyini təmin edir.
Elektron sənəd dövriyyəsinin növləri
ESD müxtəlif meyarlara, məsələn, sənəd növlərinə və məlumat mübadiləsinin həcminə əsasən təsnif edilə bilər. Aşağıda onun əsas növlərinin daha ətraflı təsvirləri və növ üzrə təsnifatı verilmişdir:
- Müəssisə daxili
Bu növ sənədlərin eyni təşkilat daxilində mübadiləsini əhatə edir. Müəssisə daxili iş axınlarını optimallaşdırmaq, bölmələr arasında ünsiyyəti sadələşdirmək və qərar qəbul etmə prosesini sürətləndirmək üçün istifadə olunur. Müəssisə daxili elektron sənəd dövriyyəsi kadrlar, idarəetmə, anbar, mühasibatlıq, arxiv və s. növ sənədləri əhatə edə bilər. - Müəssisədən kənar
Bu tip elektron sənəd dövriyyəsi (ESD) müxtəlif şirkətlər, dövlət qurumları və ya tərəfdaşlar arasında məlumat və sənədlərin ötürülməsini əhatə edir. Bu, sənəd mübadiləsi proseslərini avtomatlaşdırmağa, səhvlərdən qaçmağa və sənədlərin işlənməsi və təsdiqi üçün tələb olunan vaxtı azaltmağa imkan verir. Müəssisədən kənar elektron sənəd dövriyyəsi sifarişlər, müqavilələr, fakturalar, logistika, lisenziyalar və s. ilə bağlı qeydləri əhatə edə bilər.
Sənəd növlərinə görə təsnifat:
İR elektron sənəd dövriyyəsi
İş müraciətləri, işçi məlumatlarının dəyişdirilməsi, məzuniyyətlər, işdən azadolmalar və s. kimi İR prosesləri ilə bağlı qeydləri əhatə edir. İR ESD distant iş formatı üçün optimal həll yoludur, vaxta qənaət edir və İR şöbəsinin iş yükünü azaldır.
İdarəetmə
İdarəetmə fəaliyyətləri ilə bağlı sənədlər, xüsusən hesabatlar, təqdimatlar, inkişaf planları, strateji sənədlər və s. Onlar idarəetmənin müxtəlif səviyyələrində qərarların qəbul edilməsi üçün istifadə olunur.
Anbar
Anbar uçotu ilə bağlıdır, xüsusən fakturalar, malların təhvil-təslim aktları, inventar məlumatları, balans hesabatları və s.
Mühasibatlıq
Maliyyə uçotu və hesabatlılıqla bağlıdır, o cümlədən fakturalar, vergi bəyannamələri, gəlir və xərc hesabatları, maliyyə hesabatları və s.
Arxiv
Uzun müddət ərzində arxivlərdə saxlanılmalı olan məlumatları əhatə edir. Bunlar müəssisənin daxili əməliyyatları, müqavilələr, hesabatlar, protokollardan çıxarışlar, daxili əmrlər və s. ilə bağlı sənədlər ola bilər.
Bu təsnifat yalnız ESD kontekstində əsas sənəd növlərini əhatə edir, lakin müəyyən bir təşkilatın və ya sənayenin ehtiyaclarına cavab verən digər spesifik növlər də ola bilər.
Biznesinizdə elektron sənəd dövriyyəsini necə tətbiq etmək olar?
Tətbiq prosesini aşağıdakı mərhələlərə bölmək olar:
1-ci addım. Ehtiyacların analizi
Görüləcək tədbirlər: Şirkətinizin elektron sənəd dövriyyəsinə olan ehtiyaclarını qiymətləndirin. Hansı proseslərin avtomatlaşdırılmalı olduğunu, hansı sənədlərin tez-tez istifadə edildiyini və kağız sənəd dövriyyəsi ilə bağlı hansı problemlərin yarandığını müəyyənləşdirin.
2-ci addım. Sistemin seçilməsi
Görüləcək tədbirlər: Şirkətinizin ehtiyaclarına cavab verən müxtəlif elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərini araşdırın. Onların funksionallığını, mövcud sistemlərlə uyğunluğunu, təhlükəsizliyini və müştəri dəstəyini nəzərə alın. Biznesinizə ən uyğun həlli seçin.
3-cü addım. Planlaşdırma və icra
Görüləcək tədbirlər: Ətraflı ESD tətbiq planı hazırlayın. Uğur meyarlarını, vaxt cədvəlini və resursları müəyyənləşdirin.
4-cü addım. İşçilərin təlimi
Görüləcək tədbirlər: İşçilərin yeni sistemdən düzgün istifadə etmələrini təmin edin. Təlim sessiyaları, treninqlər təşkil edin və sistemin istifadəsi ilə bağlı təlimatlar təqdim edin. Bütün işçilərin elektron sənəd dövriyyəsinin faydalarını və proseslərini başa düşdüyünə əmin olun.
5-ci addım. Tədricən həyata keçirilən tətbiq etmə prosesi
Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqinə bir şöbə və ya layihədən başlayın, sonra isə tədricən bütün şirkətə genişləndirin. Bu, riskləri azaldacaq və erkən mərhələdə səhvləri düzəltməyə və mümkün problemləri müəyyən etməyə imkan verəcək.
6-cı addım. Monitorinq və təkmilləşdirmə
Sistem tətbiq edildikdən sonra davamlı monitorinqi və təkmilləşdirməni təmin edin. Performansı, səmərəliliyi və istifadəçi məmnuniyyətini izləyin. Lazım olduqda dəyişikliklər edin, prosesləri təkmilləşdirin və sistemin funksionallığını genişləndirin.
Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi şirkətinizin işini xeyli asanlaşdıra, xərcləri azalda və məhsuldarlığı artıra bilər. Aydın bir planın olması, bütün maraqlı tərəflərin cəlb edilməsi və düzgün təlimin təmin edilməsi vacibdir. Tədricən həyata keçirilən tətbiq etmə prosesi və davamlı monitorinq elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin uğurlu istifadəsini təmin etməyə kömək edəcək.
ESD sistemini necə seçmək olar?
Elektron sənəd dövriyyəsi sistemini seçərkən funksionallıq, digər sistemlərlə inteqrasiya, təhlükəsizlik, genişlənmə imkanı və istifadəçi interfeysinin rahatlığı kimi əsas aspektləri nəzərə almaq vacibdir.
Əgər belə bir sistem axtarırsınızsa, SmartPoint DMS sisteminə diqqət yetirməyi tövsiyə edirik. O, yuxarıda təsvir edilən bütün meyarlara cavab verir və həmçinin sənədlər üzərində birgə iş, rəqəmsal imza ilə işləmək, sənədlərin təsdiqi marşrutlarının qurulması və mobil cihazlardan giriş kimi bir sıra əlavə üstünlüklər təklif edir.
SmartPoint DMS Microsoft texnologiyaları əsasında hazırlanmışdır və hər bir biznes prosesinin maksimum dərəcədə səmərəliliyini təmin edən müxtəlif növ sənədlərin monitorinqi, idarə edilməsi və saxlanılması üçün alətlər toplusunu ehtiva edir. Həll müəssisə daxili və müəssisədən kənar sənədləşmə ilə bağlı məsələlərin bütün spektrini əhatə etməyə imkan verən bir neçə moduldan ibarətdir, o cümlədən: razılaşmalar modulu, korrespondensiya, tenderlər, alışlar.
