Штучний інтелект (AI) — це технологія, що поєднує машинне навчання, автоматизоване розпізнавання зображень та мови й аналіз даних. Моделі штучного інтелекту здатні в дуже стислі терміни аналізувати великі обсяги інформації, робити висновки на її основі, приймати рішення та взаємодіяти з навколишнім середовищем.
Це відкриває широкі можливості для застосування AI у різноманітних програмних продуктах, спрямованих на оптимізацію ключових бізнес-процесів, підвищення ефективності та загальної прибутковості бізнесу.
Особливо ефективним є застосування АІ для обробки документів, зокрема, виконання рутинних завдань, характерних для традиційної моделі документообігу. Сортування, класифікація, витяг необхідних даних та їх перенесення в облікову систему — у ручному форматі це відбувається повільно, потребує значних людських ресурсів і супроводжується високим ризиком помилок та дублювань.
Натомість у сучасній системі електронного документообігу (СЕД) ці процеси автоматизуються за допомогою сервісу Azure AI, який бере на себе витяг даних із документів і їх обробку. Завдяки використанню АІ-технології для розпізнавання тексту вдається вдвічі скоротити час обробки документів та підвищити їхню точність до 88%.
Важливо: впровадження AI в документообіг — це не просто автоматизація. Це якісне переосмислення самого підходу до роботи з документами, що має на меті зростання швидкості, точності, відповідності стандартам і, зрештою, підвищення інформаційної безпеки організації.
Розберімося, як це працює.
Azure Document Intelligence — нове слово у сфері сучасного електронного документообігу
Azure Document Intelligence — це сервіс Azure АІ, призначений для автоматизованого витягнення даних з документів та їх подальшої обробки з метою перетворення неструктурованої інформації на цінні бізнес-дані.
Найважливіші можливості Azure Document Intelligence в контексті автоматизації електронного документообігу:
- Отримання документів з різноманітних джерел та їх обробка відповідно до вимог конкретного бізнес-процесу;
- Аналіз отриманих документів завдяки розпізнаванню ключових метаданих і подальше сортування.
Основні сценарії використання рішень для Intelligent Document Processing
Тож якщо ви обираєте не формальне зацифрування паперових документів, а систему електронного документообігу, що відповідає бізнес-процесам вашої компанії і підвищує її конкурентоспроможність, варто ознайомитися зі сценаріями використання ШІ для автоматизованої обробки документів. Зокрема:
- Програма для розпізнавання тексту на основі АІ здатна автоматично заповнювати шаблони на основі даних, отриманих із внутрішніх систем (ERP, CRM, SharePoint);
- АІ-технології для розпізнавання тексту в режимі реального часу можуть здійснювати різноманітні перевірки документів: на відповідність встановленій структурі, чинному законодавству чи внутрішнім політикам компанії, узгодженість між документами, а також на наявність чутливої або конфіденційної інформації (наприклад, якщо виникає потреба використати договір, складений для одного клієнта, для іншого — важливо переконатися, що всю чутливу інформацію повністю видалено);
- Інтелектуальний пошук на основі AI-технологій для розпізнавання тексту дозволяє швидко знаходити потрібний фрагмент у багатосторінковому документі.
Важливо: генеративний AI розуміє контекст, тому не потребує дослівної цитати — достатньо у довільній формі описати, що саме потрібно знайти;
- Програма для розпізнавання тексту на основі AI — чудовий коректор. Завдяки їй можна перевіряти документи на відповідність стилю, правилам орфографії, пунктуації; виявляти повтори, дублювання інформації та смислові суперечності;
- Штучний інтелект для автоматизованого опрацювання документів — незамінний помічник у виконанні будь-яких запитів щодо пошуку інформації завдяки можливості швидко аналізувати великі масиви даних.
Типові кейси застосування штучного інтелекту для автоматизованого опрацювання документів
Система управління електронними документами із використанням штучного інтелекту — це потужний інструмент автоматизації, який дозволяє бізнесу економити час і ресурси, підвищувати точність обробки даних, а отже — суттєво покращувати ключові КРІ й підвищувати прибутковість бізнесу
Сьогодні АІ-технології для розпізнавання тексту найчастіше використовують для обробки:
- Вхідних та вихідних документів: автоматизована класифікація, маршрутизація та архівування листів і документів;
- Договорів: витяг ключових умов, строків та реквізитів для прискорення погодження та зниження ризиків;
- Актів виконаних робіт і рахунків: приведення до прийнятого стандарту фінансових документів, автоматичне узгодження з обліковими системами;
- Кадрових документів: обробка наказів, заяв, особових справ відповідно до вимог трудового законодавства;
- Регламентної звітності: структурування форм звітності та підготовка до подання до органів контролю;
- Цифрових рукописів: архівування та систематизація цифрових бібліотек.
Приклад використання AI для обробки документів компанією Emaar
Показовим у цьому контексті є приклад того, як впровадження Azure Cognitive Services допомогло фешенебельному торговому центру Emaar, розташованому в елітному районі Дубай, щомісяця економити 8 тисяч годин ручної праці персоналу.
Компанія застосувала технологію витягнення даних із документів за допомогою штучного інтелекту у своїй унікальній програмі лояльності. Додаток цієї програми дозволяє покупцям накопичувати бали, щоб згодом обмінювати їх на покупки в цьому ж центрі чи на бонуси від партнерів. Бали нараховуються після того, як покупець завантажує в додаток чек, що підтверджує оплату покупки.
З огляду на те що торговий центр обслуговує щорічно понад 80 млн відвідувачів у більш ніж 1,5 тисячі магазинів, розташованих на його території, ручне внесення чеків персоналом займало багато часу.
Однак, вже в перше півріччя роботи, коли зчитування чеків доручили АІ, витрати на їх обробку вдалося скоротити більш ніж на 50%.
Як у рішенні SmartPoint DMS реалізовано управління електронними документами за допомогою штучного інтелекту
SmartPoint DMS — комплексне рішення для керування електронними документами. Завдяки застосуванню технології Azure Document Intelligence, система дозволяє максимально підвищити ефективність усіх бізнес-процесів, що потребують перевірки, погодження та затвердження документів.
SmartPoint DMS використовує технології штучного інтелекту для розпізнавання тексту з образів документів. Це можуть бути файли, що надходять із корпоративної пошти або з будь-якої захищеної директорії, куди завантажуються зіскановані документи чи їхні фотокопії.
Технологія Azure Document Intelligence обробляє ці образи, витягуючи з них масив метаданих, необхідний системі електронного документообігу для подальшої роботи з електронною копією документа.
Таким чином, система не лише зберігає документ у форматі зображення або PDF, а й автоматично витягує з нього ключову інформацію — назву, дати, імена, номери документів — і на її основі створює картку документа.
Програмне забезпечення для інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing) може автоматично зареєструвати документ у системі або ж надати можливість ручної реєстрації.
Після реєстрації передбачена можливість автоматичного надсилання сповіщення ініціатору — тому, хто створив або надіслав документ.
Бажаєте дізнатись більше? Отримайте запис вебінару «Застосування та перспективи АІ-технологій в електронному документообігу» тут.
Функціональність системи електронного документообігу SmartPoint DMS як сучасного рішення для Intelligent Document Processing (IDP)
Створюючи власне рішення для Intelligent Document Processing — SmartPoint DMS — команда SMART business ретельно проаналізувала світові тренди в СЕДО, наявні системи електронного документообігу на ринку України та потреби бізнес-середовища.
У результаті з’явилась сучасна платформа для Intelligent Document Processing, яка дозволяє:
- Отримувати зображення документів із різних джерел (зіскановані копії, електронна пошта, захищені директорії);
- Оцифровувати документи за потреби;
- Розпізнавати текст і витягувати ключові метадані;
- Класифікувати документи за допомогою ШІ на основі цих метаданих;
- Обробляти отримані дані згідно з вимогами конкретного бізнес-процесу;
- За необхідності — автоматизувати подальші дії (реєстрацію, погодження, зберігання тощо).
Ключові особливості використання АІ в системі управління документами SmartPoint DMS
Бізнес уже встиг оцінити такі важливі можливості системи як:
- Широка підтримка пристроїв: технології сканування сумісні з більшістю сучасних сканерів;
- Гнучкість у джерелах даних: система обробляє як зіскановані документи, так і їхні образи, зокрема і фотокопії, отримані з електронної пошти чи з захищених директорій;
- Мовна універсальність: витягнення метаданих однаково ефективне для документів, створених кирилицею чи латиницею — це особливо важливо для компаній, які працюють із міжнародними договорами;
- Автоматизація реєстрації: документи можуть автоматично реєструватися в СЕД або зберігатися у вигляді карток у кабінеті реєстратора;
- Підтримка погодження: система дозволяє автоматично запускати процес погодження на основі отриманих із документа метаданих.
Системи управління електронними документами з інтегрованими АІ сервісами — плюс одна конкурентна перевага для бізнесу
Згідно з дослідженнями, проведеними компанією McKinsey, застосування генеративного штучного інтелекту у сучасних рішеннях для автоматизації ключових бізнес-процесів здатне забезпечити щорічне зростання продуктивності праці на 0,5–3,4%. Це демонструє реальний потенціал штучного інтелекту як інструмента підвищення ефективності в широкому спектрі галузей.
У цьому контексті системи електронного документообігу, інтегровані з сервісами штучного інтелекту — зокрема з Azure AI для автоматизованого витягнення та обробки даних із документів — є одним із найбільш прикладних і перспективних рішень для досягнення такого ефекту. Вони є критично важливими інструментами для компаній, які прагнуть не лише оптимізувати документообіг, а й підвищити операційну стійкість, точність та масштабованість бізнес-процесів.
Головним чином завдяки тому, що застосування інтелектуального аналізу документів дозволяє значно зменшити кількість ручних операцій, підвищити точність обробки даних та забезпечити стабільну операційну ефективність. Завдяки автоматизації витягнення метаданих, системи можуть не лише прискорити реєстрацію чи погодження документів, а й гарантувати їхню відповідність бізнес-вимогам, внутрішнім політикам та регуляторним стандартам.
Впровадження системи управління документами на базі ШІ — це не лише крок у бік цифрової трансформації, а й стратегічна інвестиція в стійкість, гнучкість і конкурентоспроможність компанії в умовах постійного зростання обсягів інформації та вимог до її обробки.
Нагадуємо: компанія SMART business надає знижку 50% на впровадження системи електронного документообігу SmartPoint DMS. Пропозиція діє до 30.09.2025 за умови придбання ліцензій на рік. Більше інформації — тут.
