როგორც ორგანიზმში კარგი სისხლის მიმოქცევა, დოკუმენტების ეფექტური მიმოქცევაც მთელი ორგანიზაციის ჯანმრთელობის მნიშვნელოვანი მაჩვენებელია. მაგრამ როდესაც უამრავი დოკუმენტიდან თითოეულზე, თანამშრომლების მთელი გუნდი მუშაობს დამტკიცების პროცესი ქაოტური ხდება, საჭიროა ინსტრუმენტები, რომლებსაც ამ პროცესში სრული წესრიგისა და სიცხადის შემოტანა შეუძლიათ.
პირველ რიგში, თვალი გადავავლოთ Microsoft 365 ინსტრუმენტებს, რომლებიც ხელს უწყობენ დოკუმენტების სამუშაო ნაკადების შექმნას, ორგანიზაციები კი მთელი მსოფლიოს მასშტაბით, აქტიურად სარგებლობენ მათი უპირატესობებით. ჩვენ ასევე ვისაუბრებთ იმაზე, თუ როგორ აფართოებს ამ ხელსაწყოების შესაძლებლობებს Microsoft 365-ით აღჭურვილი SmartPoint DMS.
თუ გსურთ გაიგოთ მეტი უშუალოდ ჩვენს ექსპერტებთან საუბრით, მოითხოვეთ კონსულტაცია და ჩვენი გუნდის წევრები ოპერატიულად დაგიკავშირდებიან.
Microsoft 365 ინსტრუმენტები და შესაძლებლობები
დოკუმენტების მართვის ეფექტური სისტემის შესაქმნელად, ჩვეულებრივ შემდეგი Microsoft 365 გადაწყვეტილებები გამოიყენება:
- SharePoint და OneDrive, როგორც დოკუმენტებთან მუშაობის მოსახერხებელი ციფრული გარემო თანამშრომლობისთვის,
- პროგრამები Word, Excel და PowerPoint დოკუმენტების თანაავტორებისთვის,
- Microsoft Teams დოკუმენტებზე სწრაფი წვდომისა და Outlook დოკუმენტებთან დაკავშირებული საქმიანობის შესახებ შეტყობინებების მისაღებად.
მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ ყველა ეს ინსტრუმენტი ერთსა და იმავე პლატფორმას ეკუთვნის, შესაბამისად, ისინი საუკეთესოდ არის ინტეგრირებული ეფექტური მუშაობის უზრუნველყოფისთვის.
დოკუმენტებზე ერთობლივი მუშაობა OneDrive-სა და SharePoint-ში
ღრუბლოვანი სერვისების გარეშე, როგორიცაა SharePoint და OneDrive, თანამშრომლებს მაინც მოუწევთ ყველა დოკუმენტის საკუთარ მოწყობილობაზე შენახვა და შემდეგ ელ. ფოსტით გაგზავნა კოლეგებისა თანამშრომლობისთვის. საბედნიეროდ, ეს აღარ არის საჭირო. რამდენიმე ავტორს შეუძლია ერთდროულად იმუშაოს ღრუბლოვან სისტემაში უსაფრთხოდ შენახულ ერთსა და იმავე დოკუმენტზე და ჰქონდეს მასზე წვდომა ნებისმიერი მოწყობილობიდან, მსოფლიოს ნებისმიერ წერტილში, სადაც არის ინტერნეტი. ამავდროულად, დოკუმენტი სრულად არის დაცული სარეზერვო და ღრუბლოვანი უსაფრთხოებით.
OneDrive
OneDrive-ზე შენახული დოკუმენტები – Word, Excel ან PowerPoint – ადვილად შეგიძლიათ გაუზიაროთ თანამშრომლებს დოკუმენტის ზედა მარჯვენა კუთხეში გაზიარებაზე დაწკაპუნებით. ფანჯარაში, რომელიც გამოჩნდება, აირჩევთ მომხმარებლებს, ვისთვისაც გსურთ წვდომის მინიჭება. წვდომის დონე შეგიძლიათ განსაზღვროთ ნახვის, განხილვის ან რედაქტირების სახით.
გაგზავნაზე დაწკაპუნების შემდეგ, ყველა არჩეული თანამშრომელი მიიღებს შეტყობინებას Outlook-ში წვდომის მინიჭების შესახებ. ასევე შეგიძლიათ უბრალოდ დააკოპიროთ დოკუმენტის ბმული და გაუგზავნოთ მომხმარებლებს, მაგალითად, Microsoft Teams-ში. ამის შემდეგ, თქვენ შეძლებთ თვალყური ადევნოთ თქვენი კოლეგების მიერ განხორციელებულ ყველა ცვლილებას (და მათ ადრესატებს), ასევე იხილოთ დოკუმენტის ყველა ვერსია შესაბამისი ღილაკების დაწკაპუნებით მიმოხილვის ჩანართში.
SharePoint
მიუხედავად იმისა, რომ OneDrive ფართოდ გამოიყენება საქმიანი სამუშაოებისთვის, SharePoint უფრო მეტ შესაძლებლობებს იძლევა გუნდური თანამშრომლობისთვის. მაგალითად, ის საშუალებას გაძლევთ უფრო მოქნილად დააკონფიგურიროთ წვდომის უფლებები როლებზე დაყრდნობით და შექმნათ დოკუმენტის დამტკიცების მარშრუტები და სხვა. კონფიგურაციისა და დამტკიცების პროცესის დაწყების შემდეგ, ვინც უნდა დაამტკიცოს დოკუმენტი, მიიღებს ამ დოკუმენტის ბარათს დადასტურების ან უარყოფის შესაძლებლობით.
SmartPoint DMS-თან მუშაობა ახლა კიდევ უფრო მოსახერხებელია
SmartPoint DMS ინსტრუმენტი შექმნილია დოკუმენტებთან მუშაობის მაქსიმალურად გასამარტივებლად, რაც განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია იმ ორგანიზაციებისთვის, რომლებშიც დოკუმენტების ნაკადი დიდი მოცულობის დოკუმენტაციისა და განშტოებული დამტკიცების ჯაჭვების გამო უსასრულო პროცესია უამრავი შეფერხებით. თუმცა ეს გადაწყვეტილება ასევე ნაკლებად რთული პროცესების ოპტიმიზაციისთვისაც სასარგებლო იქნება.
ხელსაწყო გაძლიერებულია SharePoint და Power Platform, Microsoft-ის low-code-ის პლატფორმით, რომელიც საშუალებას აძლევს თითოეულ მომხმარებელს დააკონფიგურიროს ბიზნეს პროცესები სპეციალური ცოდნის გარეშე.
მეტი კომფორტისთვის, ინსტრუმენტი დაყოფილია მოდულებად, როგორიცაა გამავალი და შემომავალი დოკუმენტაცია, კონტრაქტები, ტენდერები და მოთხოვნები. ისევე როგორც SharePoint-ში, აქაც შეგიძლიათ სისტემატურად იმუშაოთ სხვადასხვა სახის დოკუმენტებთან, დაიწყოთ დამტკიცების პროცესები, თუმცა ეს ოპერაციები მნიშვნელოვნად გამარტივებულია.
მაგალითად, ვენდორის კონტრაქტის ბარათის შექმნისას, მომხმარებელი მას მზა, წინასწარ კონფიგურირებულ მნიშვნელობებს ანიჭებს. შემდეგი, იმის მიხედვით, თუ ვინ ქმნის ამ ბარათს, ასევე ხელშეკრულების სხვადასხვა მეტამონაცემებზე დაყრდნობით – მაგალითად, კონტრაქტის ტიპზე ან თანხაზე – სისტემა ქმნის დამტკიცების ჯაჭვს. მომხმარებლები, რომლებმაც უნდა დაამტკიცონ დოკუმენტი სხვადასხვა ეტაპზე, სათითაოდ იღებენ ხელშეკრულების ბარათს. თუმცა, შეგიძლიათ განახორციელოთ როგორც თანმიმდევრული, ასევე პარალელური დამტკიცების კონფიგურაცია, რაც განსაკუთრებით სასარგებლოა დამტკიცების რთული სქემებისთვის.
მნიშვნელოვანია, რომ ჩაშენებული დიზაინერის წყალობით, თანამშრომლებს შეუძლიათ მარტივად შექმნან დამტკიცების პროცესების მოდელები ტექნიკური უნარების გარეშე. ანუ პროცესები, რომლებიც საჭიროებდა გარკვეულ ცოდნას და ძალისხმევას SharePoint-ში, ინტუიციურად და ავტომატურად იქმნება SmartPoint DMS-ში, რაც მნიშვნელოვნად ზოგავს თანამშრომლის დროს და ამარტივებს დოკუმენტების მენეჯმენტს.
რა თქმა უნდა, SmartPoint DMS აგრეთვე უზრუნველყოფს ისეთ ძირითად ფუნქციებს, როგორიცაა დოკუმენტში ცვლილებების ისტორიის ჩაწერის და დათვალიერების შესაძლებლობა, რედაქტირებების ადრესატის და წინა ვერსიების ხილვის შესაძლებლობა და სხვა.
ყველა ინფორმაცია ერთ ბარათში
თითოეული დოკუმენტის ბარათი აგროვებს ყველა საჭირო ინფორმაციას, რაც მნიშვნელოვნად ამარტივებს მასზე მუშაობის პროცესს. იქ ემატება მთავარი დოკუმენტი, მაგალითად, თავად ხელშეკრულება, ასევე ნებისმიერი დამატებითი ფაილი, როგორიცაა PowerPoint პრეზენტაციები, Excel ცხრილები და ა.შ. დოკუმენტი აგრეთვე ინახავს მთლიან კომუნიკაციას, შესაბამისად ქრება კომპიუტერის საქაღალდეებში და მიმოწერაში ამ ყოველივეს ძებნის აუცილებლობა: რამდენიმე დაწკაპუნებით ყველაფერი რაც გჭირდებათ, თქვენს თვალწინ გაჩნდება.
ყველა ბარათი და დოკუმენტი ლოგიკურად არის სტრუქტურირებული, რაც გათავისუფლებთ მათი ძებნის დამღლელი პროცესისგან. ასევე მოსახერხებელია, რომ ბარათი ვიზუალურად ასახავს თითოეული დოკუმენტის დამტკიცების პროცესს: დროის ნებისმიერ მონაკვეთში შეგიძლიათ ნახოთ რა ეტაპზეა იგი. ამავდროულად, პროცესის მონაწილეები იღებენ შეტყობინებას Outlook-ში დოკუმენტთან დაკავშირებული ყველა მოქმედების შესახებ, შესაბამისად მისი სტატუსის მუდმივი მონიტორინგი საჭირო აღარაა. თუ დოკუმენტი დამტკიცებულია, უარყოფილია ან რედაქტირდება, ინიციატორი იღებს შეტყობინებას ამის შესახებ. თუ კონტრაქტი უნდა გადაიხედოს, დამმტკიცებელი მიიღებს შეტყობინება ელ.ფოსტით ყველა საჭირო ინფორმაციასთან ერთად.
მუშაობა Teams-ის ფანჯარაში
დოკუმენტის დამტკიცება ასევე მარტივადაა შესაძლებელი Microsoft Teams-ში. ამ შემთხვევაში, დამმტკიცებელი იღებს უფრო დეტალურ დოკუმენტის ბარათს, რომელიც შეიცავს ინფორმაციას დოკუმენტის ტიპის შესახებ, დაადასტუროს თუ უარყოს იგი პროგრამიდან გაუსვლელად. საერთო ჯამში, SmartPoint DMS-ის სრული ფუნქციონალის გამოყენება ერთი Teams-ის ფანჯრიდანაა შესაძლებელი.
საბუთები წესრიგშია!
SmartPoint DMS, Microsoft 365 ინსტრუმენტებთან ერთად, შეუძლია საბუთების დატვირთული რუტინა მარტივ და მოსახერხებელ სამუშაოდ აქციოს. ამ გადაწყვეტილების წყალობით, თქვენს კომპანიაში დოკუმენტების მართვის პროცესები ავტომატიზირებული და გასაგები იქნება, ნებისმიერი თანამშრომელი სპეციალური ცოდნის გარეშე შეძლებს მათ შექმნას. თუ გსურთ გაიგოთ მეტი იმის შესახებ, თუ როგორ დაგეხმარებათ SmartPoint DMS თავი დააღწიოთ არასაჭირო ძალისხმევასა და ქაოსს დოკუმენტებთან მუშაობისას, მოითხოვეთ კონსულტაცია SMART business-ის ექსპერტებთან
