SmartPoint DMS რელიზში 3.2, ჩვენი გუნდი კონცენტრირდა დოკუმენტის ბარათთან მუშაობის გაუმჯობესებული ფუნქციების შემუშავებაზე, მომხმარებლის ინტერფეისის გაუმჯობესებაზე და „აპლიკაციების“ მოდულის ახალი „გადახდების“ განყოფილებაზე. ასე რომ, 2024 წლის 1 ივლისიდან 2024 წლის 30 სექტემბრამდე პერიოდისთვის SmartPoint DMS სისტემის ფუნქციონალში განხორციელდა შემდეგი განახლებები:
Anulment ფუნქცია, საშუალებას აძლევს მოთხოცნის ავტორს, ნებისმიერ ეტაპზე დააბრუნოს დოკუმენტი დამტკიცების პროცესიდან.
როგორ მუშაობს:
მოთხოვნის ინიციატორს შეუძლია გააუქმოს დოკუმენტი დამტკიცების პროცესის ნებისმიერ ეტაპზე, დოკუმენტის ბარათში [Unulment] ღილაკზე დაწკაპუნებით, რაც შეაჩერებს დოკუმენტის დამტკიცების შემდეგ ნაბიჯებს.
დოკუმენტის გაუქმების შემდეგ, მონაწილეები, რომლებსაც დაევალათ დოკუმენტის დასამტკიცება, იღებენ ავტომატურ შეტყობინებას დოკუმენტის გაუქმების შესახებ.
უპირატესობები:
გაუქმების ფუნქცია უზრუნველყოფს მოქნილობას, დოკუმენტის კორექტირებისას ან იმ შემთხვევეაში, როცა ის აღარ გამოდგება შემდგომი დამტკიცებისთვის. ეს ხელს უწყობს მონაწილეებს აღარ დაკარგონ დრო შეუსაბამო დოკუმენტების დამუშავებაში და ზრდის დამტკიცების პროცესების ეფექტურობას.
დაემატა დოკუმენტის ბარათში ცალკეული საინფორმაციო ბლოკების წაშლისა და გაფართოების ფუნქცია. ეს საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს მართონ ინფორმაციის ვიზუალიზაცია უფრო მოქნილად.
როგორ მუშაობს
მომხმარებლებს შეუძლიათ წაშალონ ან გააფართოვონ ცალკეული ბლოკები დოკუმენტის ბარათში, რაც დამოკიდებულია მათ შესაბამისობაზე მიმდინარე დავალებასთან. ეს საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს შეამცირონ ხილული ინფორმაციის რაოდენობა და ყურადღება გაამახვილონ ყველაზე მნიშვნელოვან სექციებზე.
უპირატესობები:
ბლოკის წაშლის ფუნქცია მომხმარებლებს ეხმარება გათავისუფლდნენ არასაჭირო ინფორმაციისგან, რაც ინტერფეისს უფრო მოსახერხებელს გახდის და გაამარტივებს ნავიგაციას. გაუმჯობესდება დოკუმენტებთან მუშაობის ეფექტურობა, რაც მომხმარებლებს საშუალებას მისცემს უფრო სწრაფად მოიძიონ საჭირო მონაცემები.
დავალების მენიუს დაემატა ცალკე ჩანართი „ვადაგადაცილებული ამოცანები“. ეს საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს სწრაფად მიიღონ ინფორმაცია ვადაგადაცილებული დავალებების შესახებ.
როგორ მუშაობს
ყველა ვადამდე შეუსრულებელი დავალება, ავტომატურად გამოჩნდება ახალ ჩანართში. ის განლაგებულია ძირითადი ამოცანების მენიუში და საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს ნახონ და მართონ ვადაგადაცილებული ამოცანები. ეს უზრუნველყოფს უფრო ეფექტურ კონტროლს აღმასრულებელ დისციპლინაზე.
უპირატესობები:
ეს ფუნქცია საშუალებას აძლევს მენეჯერებსა და შემსრულებლებს ადვილად აკონტროლონ ამოცანები, რომლებიც საჭიროებენ დაუყოვნებლივ ყურადღებას, გააუმჯობესონ აღმასრულებელი დისციპლინა და შეამცირონ დავალების დროულად შესრულების რისკი.
განხორციელდა “დამატებითი ამოცანების” ფუნქციის იმპლემენტაცია. ეს ფუნქცია ახლა ხელმისაწვდომია ყველა მოდულში, რაც მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს შექმნან დამოუკიდებელი ქვედავალება ძირითადი დავალების ფარგლებში სამუშაოს უფრო ეფექტური განაწილებისთვის.
როგორ მუშაობს
მთავარ დავალებაზე მუშაობისას მომხმარებლებს შეუძლიათ შექმნან დამატებითი დავალებები, როგორც ცალკეული ქვედავალება, საკუთარი ვადებით, პასუხისმგებელი პირებითა და სამუშაოს მოცულობით. ეს საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს უფრო დეტალურად მართონ დავალებების შესრულების პროცესი, გააუმჯობესონ კონტროლი და პასუხისმგებლობის განაწილება.
უპირატესობები:
ეს ფუნქცია ამარტივებს რთული დავალებების მართვას მათ უფრო მცირე, მართვად ეტაპებად დაყოფით. ის უზრუნველყოფს თითოეული ელემენტის შესრულების უკეთეს მონიტორინგს, რაც რესურსების უფრო ეფექტური განაწილების და ვადების მართვის საშუალებას იძლევა. შედეგად იზრდება შემსრულებლების პროდუქტიულობა და პასუხისმგებლობა.
განხორციელდა დოკუმენტის ბარათზე წვდომის გაზიარების ახალი ფუნქციის იმეპლემენტაცია. ეს ფუნქცია მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს მოქნილად მართონ სისტემაში შენახულ დოკუმენტებზე წვდომის უფლებები.
როგორ მუშაობს
მომხმარებლებს შეუძლიათ სხვა წევრებს გაუზიარონ მხოლოდ ნახვის წვდომა დოკუმენტის ბარათის კონტენტზე. თავად დოკუმენტის კოპირება ან გადაგზავნა საჭირო აღარ არის.
ეს პროცესი იმართება წვდომის უფლებების კონფიგურაციის სისტემით, რომელიც უზრუნველყოფს კონტროლს, თუ ვის შეუძლია ინფორმაციის ნახვა. გარდა ამისა, არსებობს შესაძლებლობა გააუქმოს მინიჭებული უფლებები დოკუმენტის გაზიარებით. ყველა მოქმედება აისახება ცალკე ჩანართზე.
უპირატესობები:
ეს ფუნქცია აძლიერებს დოკუმენტების მართვის ეფექტურობას და საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს უსაფრთხოდ გააზიარონ ინფორმაცია ორგანიზაციაში, კონფიდენციალურ მონაცემებზე წვდომის კონტროლის შენარჩუნებით.
დაემატა ხელშეკრულების ბარათის ხელით რეგისტრაციის ფუნქცია. ეს საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს მიანიჭონ ხელშეკრულების ნომერი დამტკიცების პროცესის გარკვეულ ეტაპზე და არა დაუყოვნებლივ ბარათის შექმნისას.
როგორ მუშაობს
მომხმარებლებს შეუძლიათ შექმნან ახალი ხელშეკრულების ბარათები საწყის ეტაპზე ნომრის მინიჭების გარეშე. ხელშეკრულების ნომერი შეიძლება მიენიჭოს მოგვიანებით, იმ ეტაპზე, როდესაც ის გახდება შესაბამისი პროცესისთვის.
უპირატესობები:
ეს ფუნქცია უზრუნველყოფს უფრო მეტ მოქნილობას შეთანხმებების მენეჯმენტში, რაც მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს უფრო ზუსტად გააკონტროლონ პროცესის ეტაპები. ეს ხელს უწყობს თავიდან აიცილოთ სიტუაციები, როდესაც ხელშეკრულების ნომერი მინიჭებულია, მაგრამ პროცესის შემდგომი ცვლილებები საჭიროებს კორექტირებას, რამაც შეიძლება გამოიწვიოს დაბნეულობა.
განხორციელდა დავალების ავტომატური დანიშვნის ფუნქციის იმპლემენტაცია იმ მონაწილეზე, რომელმაც ადრე დაარეჯექთა ეს დოკუმენტი (როდესაც დავალება კვლავ გაიგზავნება შესასრულებლად).
როგორ მუშაობს
ახალი გადაწყვეტილების მიხედვით, დავალება, რომელიც ადრე იყო ჯგუფში გაგზავნილი და ერთ-ერთი მონაწილის მიერ უარყოფილი, ავტომატურად ენიჭება იმავე თანამშრომელს (არა ჯგუფს) მას შემდეგ, რაც დავალება ხელახლა გაიგზავნება დამტკიცების პროცესში. ეს ნიშნავს, რომ მთელ ჯგუფზე გადანაწილების ნაცვლად, სისტემა ითვალისწინებს წინა დამტკიცების ისტორიას.
უპირატესობები:
ეს ფუნქცია ზრდის სამუშაოს ეფექტურობას დავალების გადანაწილებისთვის საჭირო დროის შემცირებით, რაც საშუალებას აძლევს მონაწილეებს, რომლებიც უკვე იცნობენ კონტექსტს, უფრო სწრაფად განაახლონ დავალების შესრულება.
განხორციელდა მრავალი ფაილის დამატების შესაძლებლობის იმნპლემენტაცია “მთავარი ფაილების” განყოფილებაში. მომხმარებლებს ახლა უკვე შეუძლიათ ერთზე მეტი ფაილის დამატება „მთავარი ფაილების“ განყოფილებაში დოკუმენტის ბარათის შექმნისას.
როგორ მუშაობს
თუ დოკუმენტის ბარათის შექმნისას მომხმარებელი დაამატებს ერთზე მეტ ფაილს “მთავარი ფაილების” განყოფილებაში, ნებისმიერი ადრე დამატებული ფაილი ავტომატურად გადადის “ფაილის ისტორიის” საქაღალდეში.
უპირატესობები:
ეს ფუნქცია აადვილებს ფაილების მართვას დოკუმენტების შექმნისას, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც მომხმარებლებს სჭირდებათ რამდენიმე მნიშვნელოვანი ფაილის ერთდროულად ატვირთვა. ის ასევე ხელს უწყობს ფაილის ცვლილებების ისტორიის შენარჩუნებას, რაც უზრუნველყოფს დოკუმენტების უკეთეს კონტროლს.
დამატებულია სპინერი (ჩატვირთვის მაჩვენებელი). დატვირთვის ინდიკატორი ახლა აისახება სისტემაში ხანგრძლივი ოპერაციების დროს.
როგორ მუშაობს
სპინერი აქტიურდება სისტემის მიერ მოთხოვნის დამუშავებისას ან მონაცემების ატვირთვისას. ეს შეიძლება მოიცავდეს დიდი დოკუმენტების ატვირთვას, რთული მოთხოვნების დამუშავებას ან მონაცემთა განახლებას. მომხმარებლები ხედავენ ინდიკატორს, რომელიც აჩვენებს, რომ პროცესის მიმდინარეობას.
უპირატესობები:
ჩატვირთვის ინდიკატორი აუმჯობესებს მომხმარებლის გამოცდილებას მოთხოვნის დამუშავების სტატუსის შესახებ ინფორმაციის მიწოდებით. ეს ხელს უწყობს მომხმარებლის გაურკვევლობის თავიდან აცილებას, აცნობებს მათ, რომ სისტემა აქტიურად მუშაობს მათ მოთხოვნაზე. ეს, თავის მხრივ, ზრდის სისტემის გამოყენების კმაყოფილებას.
დაემატა ავტომატური შეტყობინებების გაგზავნა Microsoft Teams-ში და Outlook-ში იმ მონაწილეებისთვის, რომლებზეც დაინიშნა კონკრეტული დავალება. შეტყობინება შეიცავს ყველა საჭირო ინფორმაციას დავალების შესახებ და საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს სწრაფად მიიღონ გადაწყვეტილებები უშუალოდ მესიჯიდან.
როგორ მუშაობს
როდესაც დავალება გადაეცემა სხვა მონაწილეს, სისტემა ავტომატურად უგზავნის მას შეტყობინებას Microsoft Teams-ში და Outlook-ში. შეტყობინება შეიცავს დავალების სათაურს, აღწერას, ვადას და იმ პირის სახელს, ვინც მოახდინა მისი დელეგირება. შეტყობინებას აქვს ინტერაქტიული ღილაკები, რომლებიც მომხმარებელს საშუალებას აძლევს დაუყოვნებლივ დაამტკიცოს ან უარყოს დავალება SmartPoint სისტემაში ნავიგაციის გარეშე.
უპირატესობები:
ეს ფუნქცია მნიშვნელოვნად ამცირებს გადაწყვეტილების მიღების დროს, რაც უფრო მოსახერხებელსა და სწრაფს ხდის დავალებების მართვის პროცესს. გუნდს ყოველთვის ეცოდინება მიმდინარე ამოცანების სტატუსი, რაც გააძლიერებს საერთო პროდუქტიულობას და უზრუნველყოფს ეფექტური დელეგირებისა და ამოცანების შესრულების კონტროლს.
დაემატა ფილტრაციის შედეგების გაგზავნის შესაძლებლობა მომხმარებლის ელ. ფოსტაზე Excel ფორმატში. ამ ფუნქციის იმპლემენტაცია განხორციელდა “დოკუმენტაციის” განყოფილებისთვის.
როგორ მუშაობს
მომხმარებლების მიერ ფილტრაციის პარამეტრების შეყვანის შემდეგ იქმნება ანგარიში. [Excel] ღილაკი ხელმისაწვდომი ხდება. როდესაც მომხმარებელი დააჭერს ღილაკს [Excel], ჩნდება მოდალური ფანჯარა, რომელიც ადასტურებს ანგარიშის გაგზავნას ელექტრონული ფოსტით. ანგარიში იხსნება Excel ფორმატში.
უპირატესობები:
ეს ფუნქცია საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს მოხერხებულად მიიღონ და დაამუშაონ მონაცემები Excel ფორმატში, გაამარტივონ ინფორმაციის ანალიზი და გააუმჯობესონ მართვის პროცესები ანგარიშებზე სწრაფი წვდომის უზრუნველყოფით მონაცემთა ხელით ექსპორტის გარეშე.
განხორციელდა გამავალი დოკუმენტის ბარათების შექმნა დავალებებიდან ან შემომავალი დოკუმენტის ბარათებიდან. მომხმარებლებს შეუძლიათ შექმნან გამავალი დოკუმენტის ბარათი უშუალოდ დავალებებიდან ან შემომავალი დოკუმენტის ბარათებიდან [Create Outgoing Document] ღილაკის გამოყენებით.
როგორ მუშაობს
მომხმარებლებს შეუძლიათ დააწკაპუნონ ღილაკზე [Create Outgoing Document] შემომავალი დოკუმენტაციის დავალებების განყოფილებაში ან შემომავალი დოკუმენტის ბარათში.
ავტომატურად იწყება ახალი გამავალი დოკუმენტის ბარათის შექმნის პროცესი, შესაბამისი ველებით შევსებული ინფორმაციით შემომავალი დოკუმენტიდან. დოკუმენტის ბარათის ბმული ავტომატურად ემატება მიბმული დოკუმენტების ბლოკს სწრაფი წვდომისთვის.
უპირატესობები:
ეს ფუნქცია ამარტივებს გამავალი დოკუმენტების შექმნის პროცესს, რაც მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს სწრაფად და მოხერხებულად გადავიდნენ შემომავალი დოკუმენტაციიდან გამავალზე დამატებითი ნაბიჯების გარეშე. ის ზრდის მუშაობის ეფექტურობას მონაცემთა შეყვანის დროის შემცირებით და ინფორმაციის სიზუსტის გაუმჯობესებით. მომხმარებლებს შეუძლიათ კონცენტრაცია უფრო მნიშვნელოვან ამოცანებზე, რაც უზრუნველყოფს პროდუქტიულობის ზრდას.
უზრუნველყოფილია SPDMS მოთხოვნების მოდულის ახალი გადახდების განყოფილების იმპლემენტაცია, რაც მომხმარებლებისთვის გადახდის დამტკიცების პროცესის ავტომატიზაიის საშუალებას იძლევა. მოდული მოიცავს ინვოისის მიღებისას გადახდის მოთხოვნის შექმნის ფუნქციას, რომლის დამტკიცება შესაძლებელია სპეციალური პროცესით.
როგორ მუშაობს
ინვოისის მიღებისთანავე მომხმარებლებს შეუძლიათ შექმნან გადახდის მოთხოვნა და გაგზავნონ იგი დამტკიცების ცალკეული მარშრუტით. დოკუმენტები, რომლებიც საჭიროებენ დამტკიცებას, ავტომატურად ეგზავნება შესაბამის პოზაციებზე მომუშავე პირებს ან დეპარტამენტებსს კომპანიის შიდა პოლიტიკის შესაბამისად. ყველა მარშრუტის კონფიგურაცია შესაძლებელია პროცესის შემქმნელის მეშვეობით. მოდული ასევე საშუალებას გაძლევთ ჩაწეროთ როგორც დაგეგმილი, ასევე რეალური გადახდის თარიღები.
უპირატესობები:
ეს მოდული მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს უზრუნველყონ ინვოისების დამტკიცებისა და გადახდის პროცესის ავტომატიზაცია, რაც მნიშვნელოვნად ზრდის ფინანსური დეპარტამენტის ეფექტურობას. კომპანიის შიდა წესების მიხედვით დამტკიცების მარშრუტების დადგენა უზრუნველყოფს ყველა დოკუმენტის დროულად და სათანადოდ დამტკიცებას. დაგეგმილი და რეალური გადახდის თარიღების ჩაწერა ხელს უწყობს ფინანსური ნაკადების მონიტორინგს და გადახდის დაგვიანების თავიდან აცილებას.
დაემატა ახალი ფუნქცია დავალებების სიაში პრიორიტეტული დონის ვიზუალური ჩვენებისთვის. ახალი ფუნქცია ვიზუალურად მიუთითებს დავალების პრიორიტეტულ დონეს ამოცანების სიაში, უმაღლესი პრიორიტეტული დავალებების მქონე ინდიკატორით.
როგორ მუშაობს
დავალების სიაში ვიზუალური მაჩვენებელი აისახება ყველაზე პრიორიტეტული დავალების გვერდით. ეს საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს სწრაფად დაადგინონ, თუ რომელი დავალებები საჭიროებს დაუყოვნებლივ ყურადღებას და შესაბამისად გაანაწილონ თავიანთი სამუშაო.
უპირატესობები:
ვიზუალური პრიორიტეტის ჩვენების ფუნქცია აუმჯობესებს სამუშაო ნაკადის მართვას, რაც მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს კონცენტრაცია მოახდინონ ყველაზე მნიშვნელოვან ამოცანებზე, რაც ზრდის გუნდური მუშაობის ეფექტურობას და პროდუქტიულობას.
დაემატა ძირითადი ბანკის რეკვიზიტების კონფიგურაციის შესაძლებლობა. “მთავარი” ჩამრთველი შეიძლება გააქტიურდეს მხოლოდ ერთი ჩანაწერისთვის.
როგორ მუშაობს
ახალი რეკვიზიტების დამატებისას, ჩნდება ფანჯარა, რომელიც ითხოვს ცვლილების დადასტურებას. მომხმარებლებს შეუძლიათ აირჩიონ შეინარჩუნონ წინა რეკვიზიტები, როგორც ძირითადი ან ჩაანაცვლონ ისინი ახლით.
უპირატესობები:
ეს ფუნქცია უზრუნველყოფს ბანკის რეკვიზიტების მართვის მოქნილობას და საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს სწრაფად მოერგონ ცვლილებებს მნიშვნელოვანი ინფორმაციის დაკარგვის გარეშე.
PDF ფორმატში რელიზის სრული ვერსიების ჩამოსატვირთად გამოიყენეთ ქვემოთ მოცემული ღილაკები.
Worldwide SmartPoint DMS Release 3.2 ჩამოტვირთვა
Ukraine SmartPoint DMS Release 3.2 ჩამოტვირთვა
