ამ სტატიაში ვისაუბრებთ HR დოკუმენტების მენეჯმენტზე და განვიხილავთ ციფრული HR ინსტრუმენტების უპირატესობებს. სტატია ასევე მიზნად ისახავს ორგანიზაციებში ადამიანური რესურსების დოკუმენტების მენეჯმენტში საკანონმდებლო რეგულაციების ჩართულობას.
HR დოკუმენტების მართვის კომპლექსური პროგრამული უზრუნველყოფის SmartPoint DMS-ის მაგალითზე გაჩვენებთ, რომ დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა შეიძლება იყოს არა მხოლოდ მოსახერხებელი და ეფექტური, არამედ სრულად შეესაბამებოდეს მოქმედ კანონმდებლობას. ღრუბლოვან სისტემაზე დაფუძნებულ მონაცემთა შენახვასთან და Microsoft-ის უსაფრთხოების უმაღლეს სტანდარტებთან ერთად, SmartPoint DMS-მა გლობალურად აღიარებული დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის სტატუსი დაიმსახურა, რომლითაც სარგებლობენ მსხვილი კომპანიები მსოფლიოს განვითარებულ ქვეყნებში.
რა არის HR დოკუმენტების მენეჯმენტი?
HR ექსპერტები თავიანთ საქმიანობაში ამუშავებენ დიდი მოცულობის დოკუმენტებს, რომლებიც უნდა მომზადდეს, ხელი მოაწერონ, დაარქივდეს და გაეგზავნოს სამთავრობო უწყებებს მოთხოვნისთანავე. HR დოკუმენტების მენეჯმენტი არის მეთოდებისა და ტექნიკის ერთობლიობა, რომელიც ეხმარება HR დეპარტამენტს აკონტროლოს დოკუმენტების მიმოცვლის პროცესი და უზრუნველყოს კომპანიის სამართლებრივი რეგულირების სისტემის მთლიანობა. გამომდინარე იქიდან, რომ არა მხოლოდ ადამიანური რესურსების განყოფილებას სჭირდება დოკუმენტების შედგენა, ხელმოწერა და სხვადასხვა გზით დამუშავება. HR-თან დაკავშირებული დოკუმენტების მენეჯმენტზე საუბრისას, თანამშრომლები ხშირად მიმართავენ კომპანიის დოკუმენტების მართვის სისტემას.
რა არის HR დოკუმენტების მართვის სისტემა?
HR დოკუმენტების მართვის სისტემა არის პროგრამულ უზრუნველყოფაზე დაფუძნებული სისტემა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ ხელი მოაწეროთ სხვადასხვა დანიშნულების დოკუმენტებს ორგანიზაციებში. HR პროგრამული უზრუნველყოფა შემოკლებით HMS ან DMS წარმოადგენს მოსახერხებელ ბიზნეს გადაწყვეტილებებს მომხმარებლისთვის, რომლებიც ზოგავს HR მენეჯერების დროს, უზრუნველყოფს ოფისის სამუშაო პროცესებს და კონტროლის თვალსაჩინო დონეს იურიდიული კომუნიკაციებისთვის.
ციფრული HR დოკუმენტების მართვის ორგანიზების პლატფორმის მაგალითია SmartPoint DMS. ამ გადაწყვეტილებით, თქვენ შეგიძლიათ დაუკავშიროთ ყველა თანამშრომელი სისტემას და ეტაპობრივად გადახვიდეთ სრულად ციფრულ სამუშაო პროცესზე. მნიშვნელოვანი შენიშვნა: SmartPoint DMS არის იურიდიულად თავსებადი სისტემა, რაც ნიშნავს, რომ ჩანაწერების შენახვის სტანდარტი აკმაყოფილებს მოქმედი კანონმდებლობის მოთხოვნებს.
საუკეთესო HR დოკუმენტების მართვის სისტემის ძირითადი მახასიათებლები
ციფრული HR დოკუმენტების მენეჯმენტზე გადასვლა, პირველ რიგში, გულისხმობს ტრადიციული სამუშაო პროცესის დაჩქარებას და მოდერნიზაციას, ისევე როგორც ძველ სისტემასთან დაკავშირებული მრავალი პრობლემის გადაჭრას. HR დოკუმენტების მართვის სისტემა არის ფიზიკური დოკუმენტების სისტემის ევოლუციური განვითარება. მოდით შევხედოთ რა ამოცანებს წყვეტს ციფრული HR ინსტრუმენტები.
Pმონაცემების დაცვა და ორგანიზება
კლასიკური ფიზიკური დოკუმენტაციის (ქაღალდის) არქივი არასანდოა: დოკუმენტების ასლები შეიძლება დაიკარგოს ან განადგურდეს ფიზიკური ზემოქმედებით. არქივზე წვდომა თეორიულად შეუძლია ჰქონდეს ნებისმიერს, ვინც კომპანიის ოფისს სტუმრობს. თუ თქვენ გჭირდებათ 14 წლის წინ ხელმოწერილი დოკუმენტის პოვნა, ამ დავალების შესრულებას შეიძლება საათები დასჭირდეს. თუ თქვენ გჭირდებათ რამდენიმე ასეთი დოკუმენტი, არქივისტს დასჭირდება დღეები და არა საათები. ეს ყველაფერი აფერხებს ბიზნეს პროცესებს.
პირიქით, ციფრული HR დოკუმენტების მართვის სისტემა დაცულია გარე გავლენისგან. მაგალითისთვის ავიღოთ SmartPoint DMS: ეს DM სისტემა დაფუძნებულია Microsoft-ის პროდუქტებზე, რაც ნიშნავს, რომ ყველა დოკუმენტი ინახება ღრუბლოვან სისტემაში და დაცულია უსაფრთხოების ყველაზე მოწინავე პროტოკოლებით. კომპანიის ყველა თანამშრომელს შეუძლია მოიპოვოს წვდომა დოკუმენტებზე, თუმცა მათი შეცვლა მხოლოდ თქვენ მიერ მოწონებულ ადმინისტრატორებს შეუძლიათ. ფაილების შექმნას, ხელმოწერას და ავტომატურად ორგანიზებას დაახლოებით 3 წუთი სჭირდება. იგივე დროა საჭირო ფაილებზე ადმინისტრაციული წვდომის შესაცვლელად ან წლების წინანდელი დოკუმენტების მოსაძიებლად. HR დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა დაზოგავს დროს თქვენი თანამშრომლებისთვის.
გააერთიანეთ მრავალარხიანი სამუშაო პროცესი ერთ ადგილას
მსხვილი სავაჭრო კომპანიის მაგალითზე: HR დეპარტამენტი მუშაობს ერთი ტიპის დოკუმენტით, საწყობი იყენებს სხვა ზედნადებს და აქტებს, დამხმარე დეპარტამენტი ასევე ქმნის საკუთარ ინვოისებს – და ყველა თანამშრომელი ხელმძღვანელობს თავისი საქმიანობის სპეციფიკით. შეიძლება იყოს კიდევ ბევრი სხვა დეპარტამენტი, წლების ჰანმავლობაში ნაგროვები ოპერატიული დოკუმენტებით სხვადასხვა ორგანოებისთვის – ეს ყველაფერი კი უზარმაზარ შრომას უკავშირდება.
HR დოკუმენტების მართვის სისტემა ამარტივებს ყველა საოფისე სამუშაო პროცესს და ავტომატიზირებს მათ კონტროლს. არსებობს მრავალი დეპარტამენტი, რომელთაგან თითოეული მუშაობს საკუთარი ტიპის დოკუმენტებით ერთ ურთიერთდაკავშირებულ სისტემაში. ციფრული HR დოკუმენტების მენეჯმენტი არ არის კომფორტის მოჩვენებითი უპირატესობა, ის რეალურად ზოგავს ათასობით სამუშაო საათს. ადამიანური რესურსების დოკუმენტების მენეჯმენტის მიგრაციის პროცესი ბიზნესში ინვესტიციად უნდა ჩაითვალოს. ერთ წუთში გენერირებული ანგარიშები, არ არის საჭირო კონტროლი დოკუმენტების სწორად განაწილებისა და შენახვისთვის და ყველა თანამშრომელი იყენებს ერთ პროგრამას მინიმალური ტრენინგის დროით.
პერსონალის ძალისხმევის ოპტიმიზაცია, კონტროლის გამარტივება
ჩვენ უკვე აღვნიშნეთ, რომ საწარმოში HR დოკუმენტის მართვა შეიძლება იმდენად რთული აღმოჩნდეს, რომ მის კონტროლსა და ორგანიზაციაში მთელი ოპერატიული დეპარტამენტები ჩართვა გახდეს საჭირო. ამოცანას კიდევ უფრო ართულებს დოკუმენტების დიდი ოდენობის ერთ ადგილას დაგროვების აუცილებლობა, რადგან საწყობები და ოფისები შესაძლოა ფიზიკურად ქალაქის სხვადასხვა ნაწილში იყოს განთავსებული.
HR დოკუმენტების მართვის სისტემა ამარტივებს ორგანიზაციაში დოკუმენტების შექმნის, დამტკიცებისა და ხელმოწერის პროცესებს. თქვენ აღარ გჭირდებათ დოკუმენტების მისაღებად ფიზიკურად გამგზავრება ან მათი ცალკე ოთახში შენახვა. ერთ ადამიანს შეუძლია გააკონტროლოს აღრიცხვისა და ანგარიშგების პერიოდები, ხოლო ყველა სხვა ექსპერტს საკუთარი დროის დახარჯვა უფრო გადაუდებელ ამოცანებზე შეუძლია.
HR დოკუმენტების მართვის სისტემის უპირატესობები
წინა ნაწილში უკვე ვისაუბრეთ იმის შესახებ, თუ რა ამოცანებს წყვეტს მიგრაცია HR დოკუმენტის მენეჯმენტში, ჩვენ უკვე აღვნიშნეთ, თუ რა უპირატესობა აქვს ციფრული სამუშაო პროცესს ფიზიკურ დოკუმენტაციაზე დაფუძნებულ სისტემასთან შედარებით. ამავე დროს, ჩვენ არ გვიხსენებია ადამიანური რესურსების დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის არა აშკარა უპირატესობები. ზოგიერთ მათგანს ქვემოთ უფრო დეტალურად განვიხილავთ.
გაათავისუფლეთ დრო HR მენეჯერებისთვის
საბუთების ნაცვლად, თქვენი ექსპერტები შეძლებენ მეტი დრო გაატარონ კომპანიის ადამიანური რესურსების განვითარებაზე, რაც დადებითად აისახება თანამშრომლების ლოიალობაზე.
დააჩქარეთ პროცესები, რომლებიც საჭიროებენ დოკუმენტაციას
პერსონალის ხელშეკრულებიდან საოპერაციო ინვოისებამდე, დოკუმენტების მიმოცვლა ხორციელდება ყოველგვარი შეფერხების გარეშე HR დოკუმენტების მართვის სისტემის მხრიდან. კომპანიის მობილობის ზრდა პირდაპირ გავლენას ახდენს შემოსავალზე
შეამცირეთ შეცდომები დოკუმენტებთან მუშაობისას
დოკუმენტების შაბლონების შექმნის პროცესი მთლიანად ციფრულია, ასევე დოკუმენტების ხელმოწერა და განმეორებითი ხელმოწერა შეცდომის ან არასწორი ბეჭდვის შემთხვევაში. ციფრული HR დოკუმენტების მენეჯმენტი გამორიცხავს დოკუმენტების ასლების შეუსაბამობას, ვერსიებში შეუსაბამობას ან ერთ-ერთი მხარის მიერ ასლის დაკარგვას.
ზემოთ, ჩვენ აღვწერეთ HR დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის უპირატესობები მხოლოდ ზოგადი თვალსაზრისით, მაგრამ პრაქტიკაში, გაციფრულება და ავტომატიზაცია აუმჯობესებს სამუშაო პროცესს კომპლექსურად: ეს ნიშნავს დოკუმენტების დამუშავების ყველა ეტაპის გაუმჯობესებას გამონაკლისის გარეშე.
დააკმაყოფილეთ მოქმედი კანონმდებლობის მოთხოვნები დოკუმენტების მენეჯმენტით
SMART business-ის ინჟინრებს აქვთ მდიდარი გამოცდილება დოკუმენტების მენეჯმენტის სხვადასხვა ტიპებთან HR დოკუმენტების მართვის თანამედროვე პროგრამულ უზრუნველყოფაზე, როგორიცაა SmartPoint DMS. ეს HR პროგრამა აკმაყოფილებს ყველაზე განვითარებული დემოკრატიული ქვეყნების სამართლებრივ მოთხოვნებსაც კი, რაც ნიშნავს, რომ თქვენ შეგიძლიათ განახორციელოთ დოკუმენტების მენეჯმენტი ექსკლუზიურად ციფრულ ფორმატში და ამით დააკმაყოფილოთ ყველა სახელმწიფო მოთხოვნა. კონსულტაციის დროს შეგვიძლია დეტალურად განვიხილოთ ეს საკითხი, რათა დარწმუნდეთ თქვენს არჩევანში.
SMART business-ის ექსპერტებს შეუძლიათ ადამიანური რესურსების დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის ინტეგრაცია თქვენი კომპანიის მიერ გამოყენებულ ნებისმიერ პროგრამულ სისტემაში. უფრო მეტიც, ჩვენი სპეციალისტები მზად არიან გასცენ ღირებული რჩევები Microsoft-ის პროდუქტებზე დაფუძნებული სხვა მზა გადაწყვეტილებებზე გადასვლისა და თქვენი თანამშრომლების პლატფორმის გამოყენების სწავლებაზე.
როგორ დაგეხმარებათ SmartPoint DMS HR დოკუმენტების მენეჯმენტში
SmartPoint DMS არის HR დოკუმენტების მართვის კომპლექსური სისტემა, რომელიც შექმნილია Microsoft-ის პროდუქტებზე დაყრდნობით. SMART business ექსპერტები უზრუნველყოფენ მომსახურებას HR პროგრამული უზრუნველყოფის ინტეგრირებისთვის ნებისმიერ პროგრამირების სისტემაში, რომლითაც მუშაობთ.
გარდა თავად პროდუქტის ინტეგრაციისა, ჩვენ მზად ვართ მოგაწოდოთ სხვა გადაწყვეტილებები ორგანიზაციის სხვა პროცესების ოპტიმიზაციისთვის:
- რესურსების დაგეგმვა (ERP);
- მომხმარებლებთან და კლიენტებთან ურთიერთობა (CRM)
- ადამიანური კაპიტალის განვითარება (HRM) და სხვა.
კომპანიაში HR დოკუმენტების მართვის სისტემის დასანერგად დაგვიკავშირდით. ჩვენ ყურადღებით განვიხილავთ თქვენს ქეისს და მოგაწვდით ამომწურავ ინფორმაციას ადამიანური რესურსების დოკუმენტების მართვის სისტემის ინტეგრაციის სავარაუდო შედეგების შესახებ. ჩვენ კონცენტრირებული ვართ ექსკლუზიურად თქვენს საჭიროებებზე, SMART business-ის ექსპერტები დაგეხმარებიან თქვენი ბიზნესის განვითარებაში შიდა ინვესტიციების მეშვეობით. კომპანიის ზომისა და პროცესების სირთულის მიუხედავად.
