W trzecim kwartale 2025 roku zespół SmartPoint kontynuował rozwój systemu elektronicznego obiegu dokumentów, koncentrując się na optymalizacji procesów zatwierdzania, rozszerzeniu funkcji wyszukiwania oraz zwiększeniu wygody pracy użytkowników. W nowej wersji wprowadzono szereg aktualizacji, które sprawiają, że praca z dokumentami jest jeszcze szybsza, bardziej elastyczna i dokładniejsza.
Nowa wersja SmartPoint DMS oferuje rozszerzoną funkcjonalność do pracy z dokumentami wewnętrznymi i zewnętrznymi, umowami oraz wnioskami finansowymi, obsługę masowego zatwierdzania i odrzucania plików, ulepszone wyszukiwanie według zawartości, a także nowe narzędzia personalizacji ścieżek akceptacji.
Dowiedz się więcej o kluczowych aktualizacjach wprowadzonych w SmartPoint DMS Release 4.1.
Wprowadzono możliwość tworzenia indywidualnej karty dokumentu w zależności od jego kategorii.
Jak to działa:
Pozwala tworzyć różne karty z odmiennymi zestawami pól w zależności od kategorii dokumentu.
Dlaczego to przydatne:
Umożliwia dostosowanie struktury karty do specyfiki każdej kategorii dokumentów, co zwiększa wygodę pracy w systemie i zapewnia poprawność wprowadzanych danych.
Dodano możliwość jednoczesnego zatwierdzania kilku dokumentów.
Jak to działa:
Użytkownik może wybrać kilka dokumentów z listy i zatwierdzić je jednym kliknięciem.
Dlaczego to przydatne:
Oszczędza czas użytkowników i usprawnia proces akceptacji dużej liczby dokumentów.
Dodano możliwość jednoczesnego odrzucania kilku dokumentów.
Jak to działa:
Użytkownik może wybrać kilka dokumentów z listy i odrzucić je jednym kliknięciem.
Dlaczego to przydatne:
Zwiększa wygodę masowego przetwarzania dokumentów w procesie akceptacji.
Rozszerzono wyszukiwanie według zawartości plików (Word, Excel, PDF).
Jak to działa:
System indeksuje treść tekstową dokumentów i umożliwia wyszukiwanie wewnątrz plików.
Dlaczego to przydatne:
Zwiększa skuteczność wyszukiwania potrzebnych informacji w dużych zbiorach dokumentów.
Wprowadzono możliwość cofnięcia akceptacji do wybranego etapu.
Jak to działa:
Podczas procesu zatwierdzania użytkownik może cofnąć dokument do wcześniejszego etapu w celu ponownego rozpatrzenia.
Dlaczego to przydatne:
Pozwala elastycznie zarządzać procesem akceptacji i korygować błędy bez konieczności tworzenia nowej ścieżki obiegu.
Wprowadzono możliwość ustawiania parametrów przypomnień lub powiadomień dla poszczególnych kroków ścieżki akceptacji.
Jak to działa:
Umożliwia konfigurację parametrów przypomnień lub powiadomień, które będą wysyłane uczestnikom procesu.
Dlaczego to przydatne:
Zapewnia terminowe informowanie uczestników o konieczności wykonania działań w ramach procesu akceptacji, zwiększając kontrolę i dyscyplinę realizacji zadań.
Zaktualizowano moduł „Dokumenty wewnętrzne”.
Jak to działa:
Umożliwia tworzenie, zatwierdzanie i przechowywanie dokumentów wewnętrznych organizacji w jednym systemie, obejmującym pełny cykl życia — od utworzenia po archiwizację.
Dlaczego to przydatne:
Zapewnia scentralizowane przechowywanie dokumentów wewnętrznych oraz przejrzysty proces ich zatwierdzania.
Zaktualizowano moduł „Dokumenty zewnętrzne (przychodzące i wychodzące)”.
Jak to działa:
Umożliwia rejestrowanie, zatwierdzanie i monitorowanie zewnętrznej korespondencji — zarówno przychodzącej, jak i wychodzącej — wraz z informacjami o kontrahentach oraz ścieżkami akceptacji.
Dlaczego to przydatne:
Zapewnia kontrolę nad wymianą dokumentów z partnerami zewnętrznymi.
Zaktualizowano moduł „Wnioski finansowe”.
Jak to działa:
Umożliwia tworzenie i zatwierdzanie wniosków finansowych z automatyczną ścieżką akceptacji oraz kontrolą statusów realizacji.
Dlaczego to przydatne:
Optymalizuje proces zatwierdzania dokumentów finansowych, zwiększa przejrzystość wydatków i przyspiesza podejmowanie decyzji finansowych.
Aby pobrać pełne wersje wydań w formacie PDF, kliknij odpowiednie przyciski poniżej.
