2025-ci ilin IV rübündə Microsoft Solutions Partner statusuna malik SMART business şirkəti orta və böyük şirkətlərin rəhbərləri arasında beynəlxalq sorğu keçirərək elektron sənəd dövriyyəsi (ESD) sahəsində əsas çağırışları və aktual trendləri araşdırıb.
Sorğuda 50-dən çox şirkətin rəhbərləri iştirak edib. Bunlar qlobal, beynəlxalq və yerli təşkilatların C-level nümayəndələri və funksional sahələrinin rəhbərləri olub.
Tədqiqatın məqsədi aşağıdakıları müəyyən etmək idi:
- müxtəlif ölçülü şirkətlərdə sənəd dövriyyəsinin rəqəmsallaşma səviyyəsi;
- ESD və elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin tətbiqi zamanı əsas əməliyyat və təşkilati çətinliklər;
- yaxın illər üçün biznesin sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması üzrə prioritetləri;
- sənəd idarəetməsi sahəsində müasir İT həllərindən rəhbərlərin gözləntiləri.
Sorğunun nəticələri göstərdi ki, biznesin aktiv rəqəmsallaşmasına baxmayaraq, sənəd dövriyyəsi hələ də optimallaşdırma üçün yüksək potensiala malik sahə olaraq qalır. Şirkətlərin əhəmiyyətli bir hissəsi hələ də parçalanmış və ya qismən avtomatlaşdırılmış proseslərlə işləyir ki, bu da onların əməliyyat səmərəliliyinə və rəqabət qabiliyyətinə birbaşa təsir edir.
Eyni zamanda, tədqiqatın göstərdiyi kimi, sənəd dövriyyəsinin rəqəmsallaşdırılmasına tələbat artır. Həmçinin onun biznes proseslərinin modernləşdirilməsində rolu da güclənir.
Tədqiqatın əsas nəticələri
Respondentlərin cavablarını təhlil edərək, SMART business ekspertlər komandası sənəd dövriyyəsinin təşkilinə yanaşmalarda sistemli qanunauyğunluqları müəyyən edib, həmçinin bu proseslərin transformasiyasının sürətinə və keyfiyyətinə ən çox təsir edən amilləri müəyyənləşdirib.
Tədqiqatın nəticələri göstərdi ki:
1. Şirkətlərin əksəriyyəti hələ də qarışıq sənəd dövriyyəsi modeli ilə işləyir
2025-ci ilin sonuna olan məlumata görə, şirkətlərin 79,5%-i kağız və elektron prosesləri birləşdirir. Respondentlərin yalnız 20,5%-i tam rəqəmsal sənəd dövriyyəsinə keçidi həyata keçirdiyini bildirib.
Əməliyyat baxımından qarışıq sənəd dövriyyəsi modeli adətən sənədlərin emal müddətinin uzanması (müxtəlif formatlarla paralel işləmə səbəbindən), əməliyyatların təkrarlanması zərurəti və proseslərin məhdud şəffaflığı kimi risklər yaradır.
2. Rəqəmsallaşma səviyyəsi birbaşa şirkətin miqyasından asılıdır
- Qlobal şirkətlər arasında sorğu iştirakçılarının 44%-i tam rəqəmsal sənəd dövriyyəsinə malikdir.
- Lokal şirkətlər arasında isə bu göstərici cəmi 6% təşkil edir.
Bu cür göstəricilər əməliyyat səmərəliliyindəki fərqi vurğulayır: böyük şirkətlər daha sürətli və daha standartlaşdırılmış proseslər sayəsində üstünlük əldə edir, lokal biznes isə daha çox miqyaslanma məhdudiyyətləri ilə üzləşir.
3. Əsas çətinliklər texnologiyalardan çox proseslər müstəvisindədir
Sorğuda iştirak edən top menecerlər qeyd edirlər ki, elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqində əsas çətinliklər daha çox əməliyyat və təşkilati amillərlə bağlıdır, xüsusilə:
- böyük həcmdə kağız arxivləri — 45,5%;
- proseslərin təkrarlanması və məlumatların yenidən daxil edilməsi — 36,4%;
- vahid sənəd saxlama sisteminin olmaması — 34,1%.
Əldə olunan nəticələr göstərir ki, elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqindən gözlənilən nəticəni əldə etmək üçün sənədlərin idarə olunmasına olan yanaşmaların transformasiyası zəruridir.
4. Elektron sənəd dövriyyəsindən gözləntilər biznesin rəqəmsal yetkinlik səviyyəsindən asılı olaraq fərqlənir
Şirkətlərdə rəqəmsallaşma prioritetləri sənəd dövriyyəsinin mövcud vəziyyətindən asılı olaraq formalaşır:
- Qarışıq sənəd dövriyyəsi modeli ilə işləyən şirkətlər üçün əsas prioritetlər istifadə rahatlığı, digər biznes sistemləri ilə inteqrasiya və əsas proseslərin avtomatlaşdırılmasıdır.
- Tam rəqəmsallaşdırılmış proseslərə malik şirkətlər üçün isə prioritetlər avtomatlaşdırmanın genişləndirilməsi, ESD sistemlərində AI alətlərinin tətbiqi və təhlükəsizlik tələblərinə uyğunluqdur.
Bu biznes gözləntiləri istənilən halda rəqəmsallaşdırmanın diqqətinin sadə tətbiqdən alətlərin optimallaşdırılmasına və onların funksionallığının inkişaf etdirilməsinə yönəldiyini göstərir.
5. ESD biznesin rəqəmsal transformasiyasının təməlidir
SMART business şirkətinin sorğusunun iştirakçıları şirkətlərin rəqəmsal transformasiyasında elektron sənəd dövriyyəsinin rolunu 5 ballıq sistem üzrə 4,32 balla qiymətləndiriblər.
Bu reytinq müasir biznesdə sənəd dövriyyəsinin şirkətin əməliyyat səmərəliliyinin artırılmasında əsas elementlərindən biri olduğunu təsdiqləyir.
Bu tədqiqatın şirkət rəhbərləri üçün əhəmiyyəti
Sorğunun nəticələri sənəd dövriyyəsinin rəqəmsallaşmasının mövcud vəziyyətini qiymətləndirməyə və biznesin gələcək transformasiyası üçün texnoloji istiqamətləri müəyyən etməyə imkan verir. Rəhbərlər üçün bu nəticələr öz yanaşmalarını yoxlamaq və mövcud bazar tendensiyalarını nəzərə alaraq inkişaf prioritetlərini formalaşdırmaq üçün alət rolunu oynayır.
Nəticədə, SMART business tədqiqatı göstərir ki:
- sənəd dövriyyəsinin rəqəmsallaşması hələ də əksər şirkətlər üçün tamamlanmayıb, yəni proseslərin səmərəliliyini artırmaq üçün hələ böyük potensial mövcuddur;
- biznesin rəqabət qabiliyyəti getdikcə daha çox informasiya emalının sürətindən, proseslərin şəffaflığından və onların texnoloji yetkinlik səviyyəsindən asılıdır;
- növbəti 2–3 il ərzində inkişafın əsas hərəkətverici qüvvələri süni intellektdən istifadə (və onun eksperimental texnologiyadan biznesin standart alətinə çevrilməsi), iş axınının avtomatlaşdırılması və sənəd dövriyyəsinin ERP və CRM sistemləri ilə inteqrasiyası olacaq.
