W IV kwartale 2025 roku firma SMART business, posiadająca status Microsoft Solutions Partner, przeprowadziła międzynarodowe badanie wśród kadry zarządzającej średnich i dużych przedsiębiorstw, aby zidentyfikować kluczowe wyzwania oraz aktualne trendy w obszarze elektronicznego obiegu dokumentów (EOD).
W badaniu wzięli udział przedstawiciele ponad 50 firm — byli to menedżerowie poziomu C-level oraz liderzy obszarów funkcjonalnych w organizacjach globalnych, międzynarodowych i lokalnych.
Celem badania było określenie:
- poziomu cyfryzacji obiegu dokumentów w firmach różnej wielkości;
- głównych wyzwań operacyjnych i organizacyjnych związanych z wdrażaniem EOD oraz systemów zarządzania dokumentami;
- priorytetów biznesowych w zakresie automatyzacji obiegu dokumentów w najbliższych latach;
- oczekiwań kadry zarządzającej wobec nowoczesnych rozwiązań IT w obszarze zarządzania dokumentami.
Wyniki badania pokazują, że pomimo postępującej cyfryzacji biznesu, obieg dokumentów wciąż pozostaje obszarem o dużym potencjale optymalizacyjnym. Wiele firm nadal funkcjonuje w oparciu o rozproszone lub częściowo zautomatyzowane procesy, co bezpośrednio wpływa na ich efektywność operacyjną i konkurencyjność.
Jednocześnie badanie wskazuje na rosnące zapotrzebowanie na cyfryzację obiegu dokumentów — wraz ze wzrostem jego znaczenia w modernizacji procesów biznesowych.
Kluczowe wnioski z badania
Na podstawie analizy odpowiedzi respondentów zespół ekspertów SMART business zidentyfikował powtarzalne wzorce w podejściu do organizacji obiegu dokumentów, a także określił czynniki, które w największym stopniu wpływają na tempo i jakość transformacji tych procesów.
Wyniki badania pokazują, że:
1. Większość firm nadal działa w modelu hybrydowym obiegu dokumentów
Na koniec 2025 roku 79,5% firm łączy procesy papierowe i elektroniczne. Jedynie 20,5% respondentów zadeklarowało pełne przejście na cyfrowy obieg dokumentów.
Z operacyjnego punktu widzenia model hybrydowy wiąże się z ryzykami takimi jak wydłużenie cykli przetwarzania dokumentów (ze względu na równoległą pracę z różnymi formatami), konieczność dublowania działań oraz ograniczona przejrzystość procesów.
2. Poziom cyfryzacji bezpośrednio zależy od skali działalności firmy
- Wśród firm globalnych w pełni cyfrowy obieg dokumentów deklaruje 44% respondentów.
- Wśród firm lokalnych odsetek ten wynosi jedynie 6%.
Dane te podkreślają różnice w efektywności operacyjnej: większe organizacje zyskują przewagę dzięki szybszym i bardziej ustandaryzowanym procesom, podczas gdy firmy lokalne częściej napotykają ograniczenia w skalowaniu działalności.
3. Główne wyzwania mają charakter procesowy, a nie technologiczny
Respondenci na poziomie zarządczym wskazują, że kluczowe trudności we wdrażaniu EOD mają przede wszystkim charakter operacyjny i organizacyjny, w tym:
- duże wolumeny archiwów papierowych — 45,5%;
- dublowanie procesów i ponowne wprowadzanie danych — 36,4%;
- brak centralnego repozytorium dokumentów — 34,1%.
Wyniki te pokazują, że skuteczne wdrożenie EOD wymaga transformacji podejścia do zarządzania dokumentami.
4. Oczekiwania wobec EOD różnią się w zależności od poziomu dojrzałości cyfrowej organizacji
Priorytety w zakresie cyfryzacji są uzależnione od obecnego stanu obiegu dokumentów w firmie:
- dla organizacji działających w modelu hybrydowym kluczowe znaczenie mają łatwość użytkowania, integracja z innymi systemami biznesowymi oraz podstawowa automatyzacja procesów;
- dla firm z w pełni zdigitalizowanymi procesami priorytetami są dalsza automatyzacja, wykorzystanie narzędzi AI w systemach EOD oraz zgodność z wymaganiami bezpieczeństwa.
Oczekiwania te pokazują, że niezależnie od poziomu zaawansowania, punkt ciężkości cyfryzacji przesuwa się z samego wdrożenia na optymalizację narzędzi i rozwój ich funkcjonalności.
5. EOD jako fundament transformacji cyfrowej biznesu
Respondenci badania SMART business ocenili rolę elektronicznego obiegu dokumentów w transformacji cyfrowej firm na 4,32 w skali 5-punktowej.
Wynik ten potwierdza, że obieg dokumentów stanowi obecnie jeden z kluczowych elementów zwiększania efektywności operacyjnej przedsiębiorstw.
Dlaczego to badanie jest istotne dla kadry zarządzającej
Przedstawione wyniki badania pozwalają ocenić aktualny poziom cyfryzacji obiegu dokumentów oraz wyznaczyć kierunki technologiczne dla dalszej transformacji biznesu. Dla menedżerów są one praktycznym narzędziem do weryfikacji własnych podejść oraz ustalania priorytetów rozwoju w oparciu o aktualne trendy rynkowe.
Podsumowując, badanie SMART business potwierdza, że:
- cyfryzacja obiegu dokumentów w większości firm wciąż nie została zakończona, co oznacza istotny potencjał dalszej poprawy efektywności procesów;
- konkurencyjność przedsiębiorstw w coraz większym stopniu zależy od szybkości przetwarzania informacji, przejrzystości procesów oraz poziomu ich dojrzałości technologicznej;
- w perspektywie najbliższych 2–3 lat kluczowymi czynnikami rozwoju będą wykorzystanie AI (oraz jego przejście z fazy technologii eksperymentalnej do standardowego narzędzia biznesowego), automatyzacja workflow oraz integracja obiegu dokumentów z systemami ERP i CRM.
