Konsultasiya

Bloq

  • Hamısı
  • რელიზები
  • სიახლეები
November 1st, 2024 6 oxumaq üçün dəqiqə
SmartPoint DMS: უკრაინული ალტერნატივა რუსული გადაწყვეტილებების დოკუმენტების უსაფრთხო მართვისთვის
16 აგვისტოს უკრაინის მინისტრთა კაბინეტმა მხარი დაუჭირა კიდევ ერთ მნიშვნელოვან კანონპროექტს „უკრაინის კანონში „სანქციების შესახებ“ ცვლილებების შეტანის შესახებ პროგრამული პროდუქტების გამოყენების აკრძალვისა და ელექტრონული საინფორმაციო რესურსების ხელმისაწვდომობის შესახებ“. კანონპროექტის დებულებები ითვალისწინებს აგრესორი ქვეყნის მიერ შემუშავებული პროგრამული უზრუნველყოფის სრულ აკრძალვას. შეგახსენებთ, რომ პირველი ნაბიჯი უკრაინული ციფრული გარემოს რუსული პროგრამული უზრუნველყოფისგან გაწმენდის მიმართულებით ჯერ კიდევ 2017 წელს გადაიდგა. შემდეგ NSDC-მ შემოიღო აკრძალვა რუსი დეველოპერების პროდუქციის გამოყენების შესახებ მსხვილი კორპორატიული სეგმენტის სახელმწიფო ინსტიტუტებსა და კომპანიებში. მიღებული ზომები გახდა სტიმული, რომლის შედეგადაც დაწიყო საშუალო და მოგვიანებით მცირე ბიზნესის შეგნებული მიგრაციის შემდგომი პროცესი უკრაინელი და საერთაშორისო დეველოპერებისგან პროგრამული უზრუნველყოფის განსახორციელებლად, სრულმასშტაბიანი შემოჭრის დაწყების შემდეგ, ეს ტენდენცია კვლავ იზრდება. უკრაინის ბიზნეს საზოგადოების მასობრივი უარი რუსული პროგრამული უზრუნველყოფისა და მისი „კლონებისგან“, რომლებიც წარმოდგენილია სხვა ბრენდების სახით, შემდეგმა ფაქტორებმა გამოიწვია:
  • მონაცემთა გაჟონვის საფრთხე - რუსული პროგრამული უზრუნველყოფა არის ხვრელი, რომლის მეშვეობითაც შეიძლება განხორციელდეს ჯაშუშობა, კონფიდენციალური მონაცემების მოპარვა და ჰაკერული თავდასხმები, რომლებიც მიზნად ისახავს ძირი გამოუთხაროს საწარმოების საქმიანობას, რომლებიც უკრაინის ეკონომიკის მნიშვნელოვანი ნაწილია.
  • განახლებებისა და სერვისის მხარდაჭერის პრობლემები - რუსული პროგრამული უზრუნველყოფის განახლებები და ტექნიკური მხარდაჭერა დამოკიდებულია სერვერებზე წვდომაზე, ხოლო „სანქციების შესახებ“ კანონში ცვლილებების მიღების შემთხვევაში რუსი პროვაიდერების ინფრასტრუქტურაზე წვდომა დაიკარგება და აიკრძალება სახელმწიფო დონეზე.
  • რუსული სერვისების უარყოფა გეოპოლიტიკურ დონეზე – აგრესორი ქვეყნის სერვისების გამოყენება ზღუდავს კომპანიების განვითარებას და მასშტაბირებას ახალ ბაზრებზე, რომლებმაც უარი თქვეს რუსეთთან თანამშრომლობაზე.
  • მორალური და ეთიკური ფაქტორები – რუსული წარმოშობის პროგრამული პროდუქტების გამოყენება ნიშნავს აგრესორი ქვეყნის დაფინანსებას: პოლიტიკურ, ენერგეტიკულ, ეკონომიკურ და კულტურულ დონეზე.
ერთად აღებული, ეს მიზეზები რუსული პროგრამული უზრუნველყოფისგან თავის დასაღწევად არა მხოლოდ უსაფრთხოების და იურიდიული აუცილებლობის საკითხია, ისევე, როგორც მომგებიანი ნაბიჯი თქვენი ბიზნესის გრძელვადიანი განვითარებისთვის. SMART business 15 წელზე მეტია, რაც ავითარებს, ლოკალიზაციას და ახორციელებს გადაწყვეტილებებს კლიენტებისთვის 60-ზე მეტ ქვეყანაში. საკუთარ ანალიტიკურ მონაცემებზე დაყრდნობით, კომპანია აღნიშნავს უკრაინელი მეწარმეების მოთხოვნების გაზრდის პოზიტიურ ტენდენციას მათი ბიზნეს პროცესების უსაფრთხო გადაწყვეტილებებზე მიგრაციის შესახებ. SMART business-ის პროდუქტის პორტფოლიო მოიცავს გადაწყვეტილებებს, რომლებიც არა მხოლოდ უზრუნველყოფენ უსაფრთხოებას და უკრაინის კანონებთან შესაბამისობას, არამედ ხელს უწყობენ კომპანიის ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციას და ეფექტურობის გაუმჯობესებას. ერთ-ერთი ასეთი გადაწყვეტილებაა SmartPoint DMS - სისტემა კომპანიის დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციისთვის, რომელიც შემუშავებულია Microsoft-ის მოწინავე ტექნოლოგიების საფუძველზე.

SmartPoint DMS-ის ძირითადი უპირატესობები კომპანიებისთვის, რომლებიც გეგმავენ დოკუმენტების მართვის უსაფრთხო ციფრულ გარემოში გადატანას

თანამედროვე ბაზრის მოთხოვნები და ბიზნესის გაციფრულების გლობალური ტენდენცია ხელს უწყობს კომპანიებს, გადავიდნენ დოკუმენტაციის მანუალურად წარმოებიდან დოკუმენტების ელექტრონულ მენეჯმენტზე. განვითარების ეს ვექტორი მიზნად ისახავს მონაცემთა უკეთეს დაცვას დაკარგვისგან, საწარმოების ინფორმაციული უსაფრთხოების გაძლიერებას და ასევე დადებითად მოქმედებს მრავალი ბიზნეს პროცესის მოქნილობასა და დაჩქარებაზე, სადაც დრო ფულია.
კომპანია SMART business ყურადღებით აკვირდება მომხმარებელთა მოთხოვნებს და უსმენს რეალურ ბიზნეს საჭიროებებს. ჩვენი გუნდი შედგება ექსპერტებისგან, რომლებსაც აქვთ დიდი პრაქტიკული გამოცდილება ბიზნეს პროცესების შექმნაში, როგორც ლოკალურ წამყვან კომპანიებთან, ასევე მის ფარგლებს გარეთ. ჩვენი გუნი პერმანენტულად მუშაობს საუკეთესო გლობალურ პრაქტიკის შემუშავებასა და ტექნოლოგიების გამოყენებაზე საკუთარ გადაწყვეტილებებში, რომლებსაც მუდმივად ვავითარებთ და ვაუმჯობესებთ. SmartPoint DMS გადაწყვეტილებაში გავითვალისწინეთ ჩვენი მომხმარებლების ყველაზე ხშირი მოთხოვნები: სკალირების შესაძლებლობა სისტემის ფართო ფუნქციონალით, მონაცემთა შენახვის საიმედოობა და ინფორმაციის უსაფრთხოება, მომგებიანობა. გადაწყვეტილების ღირებულება, ინსტრუმენტების ხელმისაწვდომობა მარშრუტირებისა და დავალებების შესრულების მონიტორინგისთვის, ასევე AI ტექნოლოგიების ხელმისაწვდომობა.
ვლადიმირ მოსკალენკო,
Product Owner/ Systems Architect, SMART business 
გაეცანით SmartPoint DMS გადაწყვეტილებით მოწოდებულ უამრავ ღირებულ უპირატესობას, კერძოდ:
  • გადაწყვეტილების მასშტაბურობა და ადაპტაცია – SmartPoint DMS-ის არქიტექტურა საშუალებას იძლევა ადვილად მოერგოს კომპანიის სხვადასხვა განყოფილების საჭიროებებს. თუ კლიენტს ჰყავს რამდენიმე იურიდიული პირი ან ფილიალი, თითოეულ მათგანს შეიძლება ჰქონდეს საკუთარი დოკუმენტის დამტკიცების პროცესი. გადაწყვეტილებით, ისინი ცალკე იქნება კონფიგურირებული, მაგრამ იმუშავებენ ერთი სისტემის ფარგლებში. ეს საშუალებას გაძლევთ ეფექტურად მართოთ დოკუმენტების მართვის ვრცელი და რთული პროცესები, სხვადასხვა არაკონსოლიდირებული სისტემების გამოყენების საჭიროების გარეშე. ამრიგად, გადაწყვეტილება მხარს უჭერს კომპანიის ზრდის მიხედვით მასშტაბირების შესაძლებლობას, რაც უზრუნველყოფს მოქნილობას და ბიზნესის განვითარებისთვის მზადყოფნას.
  • მონაცემთა შენახვის საიმედოობა - კლიენტის მონაცემები ინახება ღრუბლოვან სისტემაში, რაც დღევანდელ რეალობაში უფრო უსაფრთხოა ფიზიკურ სერვერებზე პროგრამული უზრუნველყოფის ტრადიციულ განთავსებასთან შედარებით. ღრუბლოვანი გადაწყვეტილება უზრუნველყოფს დამატებით დაცვას Microsoft-ის მრავალ დონის უსაფრთხოების, მონაცემთა დაშიფვრის და სხვა თანამედროვე დაცვის ტექნოლოგიებით, რაც ამცირებს ინფორმაციის დაკარგვის ან კომპრომისის რისკებს. ამავდროულად, მონაცემები ინახება ღრუბელოვან სისტემაში კლიენტის რესურსებზე. ეს იძლევა შესაძლებლობას დამოუკიდებლად დააკონფიგურიროთ უსაფრთხოების პოლიტიკა, მართოთ წვდომა და სამუშაო პროცესები მონაცემებით, რაც ზრდის კონტროლს ინფორმაციას და მისი უსაფრთხოების დონეს.
  • ხარჯების მინიმიზაცია – SmartPoint DMS-ის გამოყენებით კლიენტი არ დებს ინვესტიციას ფიზიკური აღჭურვილობის შეძენასა და შენარჩუნებაში, როგორიცაა სერვერები, ან დოკუმენტების შენახვისა და დამუშავების სხვა ინფრასტრუქტურა. SmartPoint DMS მუშაობს გამოწერის საფუძველზე Microsoft-ის ღრუბლოვანი რესურსების გამოყენებით. ამრიგად, კომპანია იხდის მხოლოდ ამ რესურსების ფაქტობრივ გამოყენების საფასურს, რაც მნიშვნელოვნად ამცირებს ხარჯებს.
  • ინფორმაციის უსაფრთხოება - სისტემაში შესვლისას SmartPoint DMS-ის მომხმარებლებმა უნდა გაიარონ ორფაქტორიანი ავთენტიფიკაცია, რომელიც მოიცავს არა მხოლოდ პაროლის შეყვანას, არამედ პირადობის დადასტურების დამატებით მეთოდს, მაგალითად, ერთჯერადი კოდის ან ბიომეტრიული მონაცემების გამოყენებით. ეს უზრუნველყოფს დაცვის მაღალ დონეს და ხელს უშლის მონაცემებზე წვდომას დამატებითი გადამოწმების გარეშე. მრავალდონიანი ავთენტიფიკაციის სისტემა მნიშვნელოვნად ამცირებს ინფორმაციაზე არაავტორიზებული წვდომის რისკს და უზრუნველყოფს მონაცემთა დაცვის მაღალ საიმედოობას.
  • დოკუმენტის შესრულების მარშრუტირება და კონტროლი - გადაწყვეტილება საშუალებას გაძლევთ დააკონფიგურიროთ დოკუმენტების დამტკიცების რთული პროცესები, სადაც შეირჩევა შესაბამისი მარშრუტი დოკუმენტის ბარათში მითითებული პარამეტრების მიხედვით. მაგალითად, დოკუმენტმა შეიძლება გაიაროს დამტკიცების სხვადასხვა ეტაპი მისი ტიპის, მნიშვნელობის ან პასუხისმგებელი პირის მიხედვით და ეს ეტაპები განისაზღვრება დინამიურად. ანუ სისტემა თავად გამოთვლის, ვინ უნდა დაამტკიცოს დოკუმენტი არსებული ინფორმაციის საფუძველზე. ეს ხელს უწყობს პროცესების ავტომატიზაციას და ამცირებს ადამიანის მიერ დაშვებილი შეცდომების რისკს.
  • მოქნილი ინტეგრაცია – გადაწყვეტილებას აქვს უნივერსალური API სხვა სისტემებთან ინტეგრაციისთვის. შაბლონურად, გადაწყვეტილების ბოქს ვერსიაში ინტეგრაცია Microsoft Dynamics 365 Business Central-თან, Microsoft Teams-თან, Microsoft Outlook-თან, Slack chatbot-თან, Microsoft Dynamics 365 Finance-თან უკვე კონფიგურირებულია. ასევე ხელმისაწვდომია ინტეგრაცია ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პროვაიდერებთან, როგორიცაა Vchasno, დოკუმენტების ხელმოწერისა და მათი ონლაინ გაცვლისთვის. სხვადასხვა პროდუქტებთან და პროვაიდერებთან ინტეგრაციის შესაძლებლობა მომხმარებელს საშუალებას აძლევს შექმნას ოპტიმალური ეკოსისტემა თავისი კომპანიის ელექტრონული დოკუმენტების მართვისთვის.
  • დოკუმენტის სკანირება და ამოცნობა ხელოვნური ინტელექტის გამოყენებით – გადაწყვეტილება იყენებს ხელოვნური ინტელექტის ტექნოლოგიებს სკანირებული ფაილებიდან ტექსტის ამოსაცნობად. მაგალითად, დოკუმენტის სკანირებისას სისტემა არა მხოლოდ ინახავს მას გამოსახულების ან pdf ფორმატში, არამედ ავტომატურად კითხულობს მნიშვნელოვან ინფორმაციას (სათაური, თარიღები, სახელები, დოკუმენტის ნომრები და ა.შ.) და ქმნის დოკუმენტის ბარათს ამ ინფორმაციით. ეს ამცირებს დოკუმენტის რეგისტრაციის დროს და ამცირებს მონაცემების ხელით შეყვანის შედეგად წარმოქმნილი შეცდომების რისკს.
გაეცანით SmartPoint DMS გადაწყვეტილების უპირატესობების სრულ ჩამონათვალს შემდეგი გზით, აირჩიეთ თქვენთვის სასურველი: ჩამოტვირთეთ უპირატესობების სრული სია მოიტხოვეთ კონსულტაცია
October 23rd, 2024 8 oxumaq üçün dəqiqə
SmartPoint DMS რელიზი 3.2: გაუმჯობესებული ფუნქციონალი და მომხმარებლის ინტერფეისი
SmartPoint DMS რელიზში 3.2, ჩვენი გუნდი კონცენტრირდა დოკუმენტის ბარათთან მუშაობის გაუმჯობესებული ფუნქციების შემუშავებაზე, მომხმარებლის ინტერფეისის გაუმჯობესებაზე და „აპლიკაციების“ მოდულის ახალი „გადახდების“ განყოფილებაზე. ასე რომ, 2024 წლის 1 ივლისიდან 2024 წლის 30 სექტემბრამდე პერიოდისთვის SmartPoint DMS სისტემის ფუნქციონალში განხორციელდა შემდეგი განახლებები:

Anulment ფუნქცია, საშუალებას აძლევს მოთხოცნის ავტორს, ნებისმიერ ეტაპზე დააბრუნოს დოკუმენტი დამტკიცების პროცესიდან.

როგორ მუშაობს: მოთხოვნის ინიციატორს შეუძლია გააუქმოს დოკუმენტი დამტკიცების პროცესის ნებისმიერ ეტაპზე, დოკუმენტის ბარათში ღილაკზე დაწკაპუნებით, რაც შეაჩერებს დოკუმენტის დამტკიცების შემდეგ ნაბიჯებს. დოკუმენტის გაუქმების შემდეგ, მონაწილეები, რომლებსაც დაევალათ დოკუმენტის დასამტკიცება, იღებენ ავტომატურ შეტყობინებას დოკუმენტის გაუქმების შესახებ. უპირატესობები: გაუქმების ფუნქცია უზრუნველყოფს მოქნილობას, დოკუმენტის კორექტირებისას ან იმ შემთხვევეაში, როცა ის აღარ გამოდგება შემდგომი დამტკიცებისთვის. ეს ხელს უწყობს მონაწილეებს აღარ დაკარგონ დრო შეუსაბამო დოკუმენტების დამუშავებაში და ზრდის დამტკიცების პროცესების ეფექტურობას.

დაემატა დოკუმენტის ბარათში ცალკეული საინფორმაციო ბლოკების წაშლისა და გაფართოების ფუნქცია. ეს საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს მართონ ინფორმაციის ვიზუალიზაცია უფრო მოქნილად.

როგორ მუშაობს მომხმარებლებს შეუძლიათ წაშალონ ან გააფართოვონ ცალკეული ბლოკები დოკუმენტის ბარათში, რაც დამოკიდებულია მათ შესაბამისობაზე მიმდინარე დავალებასთან. ეს საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს შეამცირონ ხილული ინფორმაციის რაოდენობა და ყურადღება გაამახვილონ ყველაზე მნიშვნელოვან სექციებზე.
უპირატესობები: ბლოკის წაშლის ფუნქცია მომხმარებლებს ეხმარება გათავისუფლდნენ არასაჭირო ინფორმაციისგან, რაც ინტერფეისს უფრო მოსახერხებელს გახდის და გაამარტივებს ნავიგაციას. გაუმჯობესდება დოკუმენტებთან მუშაობის ეფექტურობა, რაც მომხმარებლებს საშუალებას მისცემს უფრო სწრაფად მოიძიონ საჭირო მონაცემები.

დავალების მენიუს დაემატა ცალკე ჩანართი „ვადაგადაცილებული ამოცანები“. ეს საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს სწრაფად მიიღონ ინფორმაცია ვადაგადაცილებული დავალებების შესახებ.

როგორ მუშაობს ყველა ვადამდე შეუსრულებელი დავალება, ავტომატურად გამოჩნდება ახალ ჩანართში. ის განლაგებულია ძირითადი ამოცანების მენიუში და საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს ნახონ და მართონ ვადაგადაცილებული ამოცანები. ეს უზრუნველყოფს უფრო ეფექტურ კონტროლს აღმასრულებელ დისციპლინაზე. უპირატესობები: ეს ფუნქცია საშუალებას აძლევს მენეჯერებსა და შემსრულებლებს ადვილად აკონტროლონ ამოცანები, რომლებიც საჭიროებენ დაუყოვნებლივ ყურადღებას, გააუმჯობესონ აღმასრულებელი დისციპლინა და შეამცირონ დავალების დროულად შესრულების რისკი.

განხორციელდა "დამატებითი ამოცანების" ფუნქციის იმპლემენტაცია. ეს ფუნქცია ახლა ხელმისაწვდომია ყველა მოდულში, რაც მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს შექმნან დამოუკიდებელი ქვედავალება ძირითადი დავალების ფარგლებში სამუშაოს უფრო ეფექტური განაწილებისთვის.

როგორ მუშაობს მთავარ დავალებაზე მუშაობისას მომხმარებლებს შეუძლიათ შექმნან დამატებითი დავალებები, როგორც ცალკეული ქვედავალება, საკუთარი ვადებით, პასუხისმგებელი პირებითა და სამუშაოს მოცულობით. ეს საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს უფრო დეტალურად მართონ დავალებების შესრულების პროცესი, გააუმჯობესონ კონტროლი და პასუხისმგებლობის განაწილება.
უპირატესობები: ეს ფუნქცია ამარტივებს რთული დავალებების მართვას მათ უფრო მცირე, მართვად ეტაპებად დაყოფით. ის უზრუნველყოფს თითოეული ელემენტის შესრულების უკეთეს მონიტორინგს, რაც რესურსების უფრო ეფექტური განაწილების და ვადების მართვის საშუალებას იძლევა. შედეგად იზრდება შემსრულებლების პროდუქტიულობა და პასუხისმგებლობა.

განხორციელდა დოკუმენტის ბარათზე წვდომის გაზიარების ახალი ფუნქციის იმეპლემენტაცია. ეს ფუნქცია მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს მოქნილად მართონ სისტემაში შენახულ დოკუმენტებზე წვდომის უფლებები.

როგორ მუშაობს მომხმარებლებს შეუძლიათ სხვა წევრებს გაუზიარონ მხოლოდ ნახვის წვდომა დოკუმენტის ბარათის კონტენტზე. თავად დოკუმენტის კოპირება ან გადაგზავნა საჭირო აღარ არის. ეს პროცესი იმართება წვდომის უფლებების კონფიგურაციის სისტემით, რომელიც უზრუნველყოფს კონტროლს, თუ ვის შეუძლია ინფორმაციის ნახვა. გარდა ამისა, არსებობს შესაძლებლობა გააუქმოს მინიჭებული უფლებები დოკუმენტის გაზიარებით. ყველა მოქმედება აისახება ცალკე ჩანართზე.
უპირატესობები: ეს ფუნქცია აძლიერებს დოკუმენტების მართვის ეფექტურობას და საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს უსაფრთხოდ გააზიარონ ინფორმაცია ორგანიზაციაში, კონფიდენციალურ მონაცემებზე წვდომის კონტროლის შენარჩუნებით.

დაემატა ხელშეკრულების ბარათის ხელით რეგისტრაციის ფუნქცია. ეს საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს მიანიჭონ ხელშეკრულების ნომერი დამტკიცების პროცესის გარკვეულ ეტაპზე და არა დაუყოვნებლივ ბარათის შექმნისას.

როგორ მუშაობს მომხმარებლებს შეუძლიათ შექმნან ახალი ხელშეკრულების ბარათები საწყის ეტაპზე ნომრის მინიჭების გარეშე. ხელშეკრულების ნომერი შეიძლება მიენიჭოს მოგვიანებით, იმ ეტაპზე, როდესაც ის გახდება შესაბამისი პროცესისთვის. უპირატესობები: ეს ფუნქცია უზრუნველყოფს უფრო მეტ მოქნილობას შეთანხმებების მენეჯმენტში, რაც მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს უფრო ზუსტად გააკონტროლონ პროცესის ეტაპები. ეს ხელს უწყობს თავიდან აიცილოთ სიტუაციები, როდესაც ხელშეკრულების ნომერი მინიჭებულია, მაგრამ პროცესის შემდგომი ცვლილებები საჭიროებს კორექტირებას, რამაც შეიძლება გამოიწვიოს დაბნეულობა.

განხორციელდა დავალების ავტომატური დანიშვნის ფუნქციის იმპლემენტაცია იმ მონაწილეზე, რომელმაც ადრე დაარეჯექთა ეს დოკუმენტი (როდესაც დავალება კვლავ გაიგზავნება შესასრულებლად).

როგორ მუშაობს ახალი გადაწყვეტილების მიხედვით, დავალება, რომელიც ადრე იყო ჯგუფში გაგზავნილი და ერთ-ერთი მონაწილის მიერ უარყოფილი, ავტომატურად ენიჭება იმავე თანამშრომელს (არა ჯგუფს) მას შემდეგ, რაც დავალება ხელახლა გაიგზავნება დამტკიცების პროცესში. ეს ნიშნავს, რომ მთელ ჯგუფზე გადანაწილების ნაცვლად, სისტემა ითვალისწინებს წინა დამტკიცების ისტორიას.
უპირატესობები: ეს ფუნქცია ზრდის სამუშაოს ეფექტურობას დავალების გადანაწილებისთვის საჭირო დროის შემცირებით, რაც საშუალებას აძლევს მონაწილეებს, რომლებიც უკვე იცნობენ კონტექსტს, უფრო სწრაფად განაახლონ დავალების შესრულება.

განხორციელდა მრავალი ფაილის დამატების შესაძლებლობის იმნპლემენტაცია "მთავარი ფაილების" განყოფილებაში. მომხმარებლებს ახლა უკვე შეუძლიათ ერთზე მეტი ფაილის დამატება „მთავარი ფაილების“ განყოფილებაში დოკუმენტის ბარათის შექმნისას.

როგორ მუშაობს თუ დოკუმენტის ბარათის შექმნისას მომხმარებელი დაამატებს ერთზე მეტ ფაილს "მთავარი ფაილების" განყოფილებაში, ნებისმიერი ადრე დამატებული ფაილი ავტომატურად გადადის "ფაილის ისტორიის" საქაღალდეში. უპირატესობები: ეს ფუნქცია აადვილებს ფაილების მართვას დოკუმენტების შექმნისას, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც მომხმარებლებს სჭირდებათ რამდენიმე მნიშვნელოვანი ფაილის ერთდროულად ატვირთვა. ის ასევე ხელს უწყობს ფაილის ცვლილებების ისტორიის შენარჩუნებას, რაც უზრუნველყოფს დოკუმენტების უკეთეს კონტროლს.

დამატებულია სპინერი (ჩატვირთვის მაჩვენებელი). დატვირთვის ინდიკატორი ახლა აისახება სისტემაში ხანგრძლივი ოპერაციების დროს.

როგორ მუშაობს სპინერი აქტიურდება სისტემის მიერ მოთხოვნის დამუშავებისას ან მონაცემების ატვირთვისას. ეს შეიძლება მოიცავდეს დიდი დოკუმენტების ატვირთვას, რთული მოთხოვნების დამუშავებას ან მონაცემთა განახლებას. მომხმარებლები ხედავენ ინდიკატორს, რომელიც აჩვენებს, რომ პროცესის მიმდინარეობას.
უპირატესობები: ჩატვირთვის ინდიკატორი აუმჯობესებს მომხმარებლის გამოცდილებას მოთხოვნის დამუშავების სტატუსის შესახებ ინფორმაციის მიწოდებით. ეს ხელს უწყობს მომხმარებლის გაურკვევლობის თავიდან აცილებას, აცნობებს მათ, რომ სისტემა აქტიურად მუშაობს მათ მოთხოვნაზე. ეს, თავის მხრივ, ზრდის სისტემის გამოყენების კმაყოფილებას.

დაემატა ავტომატური შეტყობინებების გაგზავნა Microsoft Teams-ში და Outlook-ში იმ მონაწილეებისთვის, რომლებზეც დაინიშნა კონკრეტული დავალება. შეტყობინება შეიცავს ყველა საჭირო ინფორმაციას დავალების შესახებ და საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს სწრაფად მიიღონ გადაწყვეტილებები უშუალოდ მესიჯიდან.

როგორ მუშაობს როდესაც დავალება გადაეცემა სხვა მონაწილეს, სისტემა ავტომატურად უგზავნის მას შეტყობინებას Microsoft Teams-ში და Outlook-ში. შეტყობინება შეიცავს დავალების სათაურს, აღწერას, ვადას და იმ პირის სახელს, ვინც მოახდინა მისი დელეგირება. შეტყობინებას აქვს ინტერაქტიული ღილაკები, რომლებიც მომხმარებელს საშუალებას აძლევს დაუყოვნებლივ დაამტკიცოს ან უარყოს დავალება SmartPoint სისტემაში ნავიგაციის გარეშე. უპირატესობები: ეს ფუნქცია მნიშვნელოვნად ამცირებს გადაწყვეტილების მიღების დროს, რაც უფრო მოსახერხებელსა და სწრაფს ხდის დავალებების მართვის პროცესს. გუნდს ყოველთვის ეცოდინება მიმდინარე ამოცანების სტატუსი, რაც გააძლიერებს საერთო პროდუქტიულობას და უზრუნველყოფს ეფექტური დელეგირებისა და ამოცანების შესრულების კონტროლს.

დაემატა ფილტრაციის შედეგების გაგზავნის შესაძლებლობა მომხმარებლის ელ. ფოსტაზე Excel ფორმატში. ამ ფუნქციის იმპლემენტაცია განხორციელდა "დოკუმენტაციის" განყოფილებისთვის.

როგორ მუშაობს მომხმარებლების მიერ ფილტრაციის პარამეტრების შეყვანის შემდეგ იქმნება ანგარიში. ღილაკი ხელმისაწვდომი ხდება. როდესაც მომხმარებელი დააჭერს ღილაკს , ჩნდება მოდალური ფანჯარა, რომელიც ადასტურებს ანგარიშის გაგზავნას ელექტრონული ფოსტით. ანგარიში იხსნება Excel ფორმატში. უპირატესობები: ეს ფუნქცია საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს მოხერხებულად მიიღონ და დაამუშაონ მონაცემები Excel ფორმატში, გაამარტივონ ინფორმაციის ანალიზი და გააუმჯობესონ მართვის პროცესები ანგარიშებზე სწრაფი წვდომის უზრუნველყოფით მონაცემთა ხელით ექსპორტის გარეშე.

განხორციელდა გამავალი დოკუმენტის ბარათების შექმნა დავალებებიდან ან შემომავალი დოკუმენტის ბარათებიდან. მომხმარებლებს შეუძლიათ შექმნან გამავალი დოკუმენტის ბარათი უშუალოდ დავალებებიდან ან შემომავალი დოკუმენტის ბარათებიდან ღილაკის გამოყენებით.

როგორ მუშაობს მომხმარებლებს შეუძლიათ დააწკაპუნონ ღილაკზე შემომავალი დოკუმენტაციის დავალებების განყოფილებაში ან შემომავალი დოკუმენტის ბარათში. ავტომატურად იწყება ახალი გამავალი დოკუმენტის ბარათის შექმნის პროცესი, შესაბამისი ველებით შევსებული ინფორმაციით შემომავალი დოკუმენტიდან. დოკუმენტის ბარათის ბმული ავტომატურად ემატება მიბმული დოკუმენტების ბლოკს სწრაფი წვდომისთვის. უპირატესობები: ეს ფუნქცია ამარტივებს გამავალი დოკუმენტების შექმნის პროცესს, რაც მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს სწრაფად და მოხერხებულად გადავიდნენ შემომავალი დოკუმენტაციიდან გამავალზე დამატებითი ნაბიჯების გარეშე. ის ზრდის მუშაობის ეფექტურობას მონაცემთა შეყვანის დროის შემცირებით და ინფორმაციის სიზუსტის გაუმჯობესებით. მომხმარებლებს შეუძლიათ კონცენტრაცია უფრო მნიშვნელოვან ამოცანებზე, რაც უზრუნველყოფს პროდუქტიულობის ზრდას.

უზრუნველყოფილია SPDMS მოთხოვნების მოდულის ახალი გადახდების განყოფილების იმპლემენტაცია, რაც მომხმარებლებისთვის გადახდის დამტკიცების პროცესის ავტომატიზაიის საშუალებას იძლევა. მოდული მოიცავს ინვოისის მიღებისას გადახდის მოთხოვნის შექმნის ფუნქციას, რომლის დამტკიცება შესაძლებელია სპეციალური პროცესით.

როგორ მუშაობს ინვოისის მიღებისთანავე მომხმარებლებს შეუძლიათ შექმნან გადახდის მოთხოვნა და გაგზავნონ იგი დამტკიცების ცალკეული მარშრუტით. დოკუმენტები, რომლებიც საჭიროებენ დამტკიცებას, ავტომატურად ეგზავნება შესაბამის პოზაციებზე მომუშავე პირებს ან დეპარტამენტებსს კომპანიის შიდა პოლიტიკის შესაბამისად. ყველა მარშრუტის კონფიგურაცია შესაძლებელია პროცესის შემქმნელის მეშვეობით. მოდული ასევე საშუალებას გაძლევთ ჩაწეროთ როგორც დაგეგმილი, ასევე რეალური გადახდის თარიღები.
უპირატესობები: ეს მოდული მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს უზრუნველყონ ინვოისების დამტკიცებისა და გადახდის პროცესის ავტომატიზაცია, რაც მნიშვნელოვნად ზრდის ფინანსური დეპარტამენტის ეფექტურობას. კომპანიის შიდა წესების მიხედვით დამტკიცების მარშრუტების დადგენა უზრუნველყოფს ყველა დოკუმენტის დროულად და სათანადოდ დამტკიცებას. დაგეგმილი და რეალური გადახდის თარიღების ჩაწერა ხელს უწყობს ფინანსური ნაკადების მონიტორინგს და გადახდის დაგვიანების თავიდან აცილებას.

დაემატა ახალი ფუნქცია დავალებების სიაში პრიორიტეტული დონის ვიზუალური ჩვენებისთვის. ახალი ფუნქცია ვიზუალურად მიუთითებს დავალების პრიორიტეტულ დონეს ამოცანების სიაში, უმაღლესი პრიორიტეტული დავალებების მქონე ინდიკატორით.

როგორ მუშაობს დავალების სიაში ვიზუალური მაჩვენებელი აისახება ყველაზე პრიორიტეტული დავალების გვერდით. ეს საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს სწრაფად დაადგინონ, თუ რომელი დავალებები საჭიროებს დაუყოვნებლივ ყურადღებას და შესაბამისად გაანაწილონ თავიანთი სამუშაო. უპირატესობები: ვიზუალური პრიორიტეტის ჩვენების ფუნქცია აუმჯობესებს სამუშაო ნაკადის მართვას, რაც მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს კონცენტრაცია მოახდინონ ყველაზე მნიშვნელოვან ამოცანებზე, რაც ზრდის გუნდური მუშაობის ეფექტურობას და პროდუქტიულობას.

დაემატა ძირითადი ბანკის რეკვიზიტების კონფიგურაციის შესაძლებლობა. "მთავარი" ჩამრთველი შეიძლება გააქტიურდეს მხოლოდ ერთი ჩანაწერისთვის.

როგორ მუშაობს ახალი რეკვიზიტების დამატებისას, ჩნდება ფანჯარა, რომელიც ითხოვს ცვლილების დადასტურებას. მომხმარებლებს შეუძლიათ აირჩიონ შეინარჩუნონ წინა რეკვიზიტები, როგორც ძირითადი ან ჩაანაცვლონ ისინი ახლით. უპირატესობები: ეს ფუნქცია უზრუნველყოფს ბანკის რეკვიზიტების მართვის მოქნილობას და საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს სწრაფად მოერგონ ცვლილებებს მნიშვნელოვანი ინფორმაციის დაკარგვის გარეშე.

PDF ფორმატში რელიზის სრული ვერსიების ჩამოსატვირთად გამოიყენეთ ქვემოთ მოცემული ღილაკები.

Worldwide SmartPoint DMS Release 3.2 ჩამოტვირთვა Ukraine SmartPoint DMS Release 3.2 ჩამოტვირთვა
September 26th, 2023 5 oxumaq üçün dəqiqə
როგორ ეხმარება Microsoft 365 და SmartPoint DMS ინსტრუმენტები დოკუმენტებთან მუშაობის პროცესს
როგორც ორგანიზმში კარგი სისხლის მიმოქცევა, დოკუმენტების ეფექტური მიმოქცევაც მთელი ორგანიზაციის ჯანმრთელობის მნიშვნელოვანი მაჩვენებელია. მაგრამ როდესაც უამრავი დოკუმენტიდან თითოეულზე, თანამშრომლების მთელი გუნდი მუშაობს დამტკიცების პროცესი ქაოტური ხდება, საჭიროა ინსტრუმენტები, რომლებსაც ამ პროცესში სრული წესრიგისა და სიცხადის შემოტანა შეუძლიათ. პირველ რიგში, თვალი გადავავლოთ Microsoft 365 ინსტრუმენტებს, რომლებიც ხელს უწყობენ დოკუმენტების სამუშაო ნაკადების შექმნას, ორგანიზაციები კი მთელი მსოფლიოს მასშტაბით, აქტიურად სარგებლობენ მათი უპირატესობებით. ჩვენ ასევე ვისაუბრებთ იმაზე, თუ როგორ აფართოებს ამ ხელსაწყოების შესაძლებლობებს Microsoft 365-ით აღჭურვილი SmartPoint DMS. თუ გსურთ გაიგოთ მეტი უშუალოდ ჩვენს ექსპერტებთან საუბრით, მოითხოვეთ კონსულტაცია და ჩვენი გუნდის წევრები ოპერატიულად დაგიკავშირდებიან. კონსულტაციის მოთხოვნა

Microsoft 365 ინსტრუმენტები და შესაძლებლობები

დოკუმენტების მართვის ეფექტური სისტემის შესაქმნელად, ჩვეულებრივ შემდეგი Microsoft 365 გადაწყვეტილებები გამოიყენება:
  • SharePoint და OneDrive, როგორც დოკუმენტებთან მუშაობის მოსახერხებელი ციფრული გარემო თანამშრომლობისთვის,
  • პროგრამები Word, Excel და PowerPoint დოკუმენტების თანაავტორებისთვის,
  • Microsoft Teams დოკუმენტებზე სწრაფი წვდომისა და Outlook დოკუმენტებთან დაკავშირებული საქმიანობის შესახებ შეტყობინებების მისაღებად.
მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ ყველა ეს ინსტრუმენტი ერთსა და იმავე პლატფორმას ეკუთვნის, შესაბამისად, ისინი საუკეთესოდ არის ინტეგრირებული ეფექტური მუშაობის უზრუნველყოფისთვის.

დოკუმენტებზე ერთობლივი მუშაობა OneDrive-სა და SharePoint-ში

ღრუბლოვანი სერვისების გარეშე, როგორიცაა SharePoint და OneDrive, თანამშრომლებს მაინც მოუწევთ ყველა დოკუმენტის საკუთარ მოწყობილობაზე შენახვა და შემდეგ ელ. ფოსტით გაგზავნა კოლეგებისა თანამშრომლობისთვის. საბედნიეროდ, ეს აღარ არის საჭირო. რამდენიმე ავტორს შეუძლია ერთდროულად იმუშაოს ღრუბლოვან სისტემაში უსაფრთხოდ შენახულ ერთსა და იმავე დოკუმენტზე და ჰქონდეს მასზე წვდომა ნებისმიერი მოწყობილობიდან, მსოფლიოს ნებისმიერ წერტილში, სადაც არის ინტერნეტი. ამავდროულად, დოკუმენტი სრულად არის დაცული სარეზერვო და ღრუბლოვანი უსაფრთხოებით.

OneDrive

OneDrive-ზე შენახული დოკუმენტები – Word, Excel ან PowerPoint – ადვილად შეგიძლიათ გაუზიაროთ თანამშრომლებს დოკუმენტის ზედა მარჯვენა კუთხეში გაზიარებაზე დაწკაპუნებით. ფანჯარაში, რომელიც გამოჩნდება, აირჩევთ მომხმარებლებს, ვისთვისაც გსურთ წვდომის მინიჭება. წვდომის დონე შეგიძლიათ განსაზღვროთ ნახვის, განხილვის ან რედაქტირების სახით. გაგზავნაზე დაწკაპუნების შემდეგ, ყველა არჩეული თანამშრომელი მიიღებს შეტყობინებას Outlook-ში წვდომის მინიჭების შესახებ. ასევე შეგიძლიათ უბრალოდ დააკოპიროთ დოკუმენტის ბმული და გაუგზავნოთ მომხმარებლებს, მაგალითად, Microsoft Teams-ში. ამის შემდეგ, თქვენ შეძლებთ თვალყური ადევნოთ თქვენი კოლეგების მიერ განხორციელებულ ყველა ცვლილებას (და მათ ადრესატებს), ასევე იხილოთ დოკუმენტის ყველა ვერსია შესაბამისი ღილაკების დაწკაპუნებით მიმოხილვის ჩანართში.

SharePoint

მიუხედავად იმისა, რომ OneDrive ფართოდ გამოიყენება საქმიანი სამუშაოებისთვის, SharePoint უფრო მეტ შესაძლებლობებს იძლევა გუნდური თანამშრომლობისთვის. მაგალითად, ის საშუალებას გაძლევთ უფრო მოქნილად დააკონფიგურიროთ წვდომის უფლებები როლებზე დაყრდნობით და შექმნათ დოკუმენტის დამტკიცების მარშრუტები და სხვა. კონფიგურაციისა და დამტკიცების პროცესის დაწყების შემდეგ, ვინც უნდა დაამტკიცოს დოკუმენტი, მიიღებს ამ დოკუმენტის ბარათს დადასტურების ან უარყოფის შესაძლებლობით.

SmartPoint DMS-თან მუშაობა ახლა კიდევ უფრო მოსახერხებელია

SmartPoint DMS ინსტრუმენტი შექმნილია დოკუმენტებთან მუშაობის მაქსიმალურად გასამარტივებლად, რაც განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია იმ ორგანიზაციებისთვის, რომლებშიც დოკუმენტების ნაკადი დიდი მოცულობის დოკუმენტაციისა და განშტოებული დამტკიცების ჯაჭვების გამო უსასრულო პროცესია უამრავი შეფერხებით. თუმცა ეს გადაწყვეტილება ასევე ნაკლებად რთული პროცესების ოპტიმიზაციისთვისაც სასარგებლო იქნება. ხელსაწყო გაძლიერებულია SharePoint და Power Platform, Microsoft-ის low-code-ის პლატფორმით, რომელიც საშუალებას აძლევს თითოეულ მომხმარებელს დააკონფიგურიროს ბიზნეს პროცესები სპეციალური ცოდნის გარეშე. მეტი კომფორტისთვის, ინსტრუმენტი დაყოფილია მოდულებად, როგორიცაა გამავალი და შემომავალი დოკუმენტაცია, კონტრაქტები, ტენდერები და მოთხოვნები. ისევე როგორც SharePoint-ში, აქაც შეგიძლიათ სისტემატურად იმუშაოთ სხვადასხვა სახის დოკუმენტებთან, დაიწყოთ დამტკიცების პროცესები, თუმცა ეს ოპერაციები მნიშვნელოვნად გამარტივებულია. მაგალითად, ვენდორის კონტრაქტის ბარათის შექმნისას, მომხმარებელი მას მზა, წინასწარ კონფიგურირებულ მნიშვნელობებს ანიჭებს. შემდეგი, იმის მიხედვით, თუ ვინ ქმნის ამ ბარათს, ასევე ხელშეკრულების სხვადასხვა მეტამონაცემებზე დაყრდნობით – მაგალითად, კონტრაქტის ტიპზე ან თანხაზე – სისტემა ქმნის დამტკიცების ჯაჭვს. მომხმარებლები, რომლებმაც უნდა დაამტკიცონ დოკუმენტი სხვადასხვა ეტაპზე, სათითაოდ იღებენ ხელშეკრულების ბარათს. თუმცა, შეგიძლიათ განახორციელოთ როგორც თანმიმდევრული, ასევე პარალელური დამტკიცების კონფიგურაცია, რაც განსაკუთრებით სასარგებლოა დამტკიცების რთული სქემებისთვის. მნიშვნელოვანია, რომ ჩაშენებული დიზაინერის წყალობით, თანამშრომლებს შეუძლიათ მარტივად შექმნან დამტკიცების პროცესების მოდელები ტექნიკური უნარების გარეშე. ანუ პროცესები, რომლებიც საჭიროებდა გარკვეულ ცოდნას და ძალისხმევას SharePoint-ში, ინტუიციურად და ავტომატურად იქმნება SmartPoint DMS-ში, რაც მნიშვნელოვნად ზოგავს თანამშრომლის დროს და ამარტივებს დოკუმენტების მენეჯმენტს. რა თქმა უნდა, SmartPoint DMS აგრეთვე უზრუნველყოფს ისეთ ძირითად ფუნქციებს, როგორიცაა დოკუმენტში ცვლილებების ისტორიის ჩაწერის და დათვალიერების შესაძლებლობა, რედაქტირებების ადრესატის და წინა ვერსიების ხილვის შესაძლებლობა და სხვა.

ყველა ინფორმაცია ერთ ბარათში

თითოეული დოკუმენტის ბარათი აგროვებს ყველა საჭირო ინფორმაციას, რაც მნიშვნელოვნად ამარტივებს მასზე მუშაობის პროცესს. იქ ემატება მთავარი დოკუმენტი, მაგალითად, თავად ხელშეკრულება, ასევე ნებისმიერი დამატებითი ფაილი, როგორიცაა PowerPoint პრეზენტაციები, Excel ცხრილები და ა.შ. დოკუმენტი აგრეთვე ინახავს მთლიან კომუნიკაციას, შესაბამისად ქრება კომპიუტერის საქაღალდეებში და მიმოწერაში ამ ყოველივეს ძებნის აუცილებლობა: რამდენიმე დაწკაპუნებით ყველაფერი რაც გჭირდებათ, თქვენს თვალწინ გაჩნდება. ყველა ბარათი და დოკუმენტი ლოგიკურად არის სტრუქტურირებული, რაც გათავისუფლებთ მათი ძებნის დამღლელი პროცესისგან. ასევე მოსახერხებელია, რომ ბარათი ვიზუალურად ასახავს თითოეული დოკუმენტის დამტკიცების პროცესს: დროის ნებისმიერ მონაკვეთში შეგიძლიათ ნახოთ რა ეტაპზეა იგი. ამავდროულად, პროცესის მონაწილეები იღებენ შეტყობინებას Outlook-ში დოკუმენტთან დაკავშირებული ყველა მოქმედების შესახებ, შესაბამისად მისი სტატუსის მუდმივი მონიტორინგი საჭირო აღარაა. თუ დოკუმენტი დამტკიცებულია, უარყოფილია ან რედაქტირდება, ინიციატორი იღებს შეტყობინებას ამის შესახებ. თუ კონტრაქტი უნდა გადაიხედოს, დამმტკიცებელი მიიღებს შეტყობინება ელ.ფოსტით ყველა საჭირო ინფორმაციასთან ერთად.

მუშაობა Teams-ის ფანჯარაში

დოკუმენტის დამტკიცება ასევე მარტივადაა შესაძლებელი Microsoft Teams-ში. ამ შემთხვევაში, დამმტკიცებელი იღებს უფრო დეტალურ დოკუმენტის ბარათს, რომელიც შეიცავს ინფორმაციას დოკუმენტის ტიპის შესახებ, დაადასტუროს თუ უარყოს იგი პროგრამიდან გაუსვლელად. საერთო ჯამში, SmartPoint DMS-ის სრული ფუნქციონალის გამოყენება ერთი Teams-ის ფანჯრიდანაა შესაძლებელი.

საბუთები წესრიგშია!

SmartPoint DMS, Microsoft 365 ინსტრუმენტებთან ერთად, შეუძლია საბუთების დატვირთული რუტინა მარტივ და მოსახერხებელ სამუშაოდ აქციოს. ამ გადაწყვეტილების წყალობით, თქვენს კომპანიაში დოკუმენტების მართვის პროცესები ავტომატიზირებული და გასაგები იქნება, ნებისმიერი თანამშრომელი სპეციალური ცოდნის გარეშე შეძლებს მათ შექმნას. თუ გსურთ გაიგოთ მეტი იმის შესახებ, თუ როგორ დაგეხმარებათ SmartPoint DMS თავი დააღწიოთ არასაჭირო ძალისხმევასა და ქაოსს დოკუმენტებთან მუშაობისას, მოითხოვეთ კონსულტაცია SMART business-ის ექსპერტებთან კონსულტაციის მოთხოვნა
August 17th, 2023 6 oxumaq üçün dəqiqə
რა არის HR დოკუმენტების მართვის სისტემა და როგორ განვახორციელოთ მისი ინტეგრაცია კომპანიაში?
ამ სტატიაში ვისაუბრებთ HR დოკუმენტების მენეჯმენტზე და განვიხილავთ ციფრული HR ინსტრუმენტების უპირატესობებს. სტატია ასევე მიზნად ისახავს ორგანიზაციებში ადამიანური რესურსების დოკუმენტების მენეჯმენტში საკანონმდებლო რეგულაციების ჩართულობას. HR დოკუმენტების მართვის კომპლექსური პროგრამული უზრუნველყოფის SmartPoint DMS-ის მაგალითზე გაჩვენებთ, რომ დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა შეიძლება იყოს არა მხოლოდ მოსახერხებელი და ეფექტური, არამედ სრულად შეესაბამებოდეს მოქმედ კანონმდებლობას. ღრუბლოვან სისტემაზე დაფუძნებულ მონაცემთა შენახვასთან და Microsoft-ის უსაფრთხოების უმაღლეს სტანდარტებთან ერთად, SmartPoint DMS-მა გლობალურად აღიარებული დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის სტატუსი დაიმსახურა, რომლითაც სარგებლობენ მსხვილი კომპანიები მსოფლიოს განვითარებულ ქვეყნებში.

რა არის HR დოკუმენტების მენეჯმენტი?

HR ექსპერტები თავიანთ საქმიანობაში ამუშავებენ დიდი მოცულობის დოკუმენტებს, რომლებიც უნდა მომზადდეს, ხელი მოაწერონ, დაარქივდეს და გაეგზავნოს სამთავრობო უწყებებს მოთხოვნისთანავე. HR დოკუმენტების მენეჯმენტი არის მეთოდებისა და ტექნიკის ერთობლიობა, რომელიც ეხმარება HR დეპარტამენტს აკონტროლოს დოკუმენტების მიმოცვლის პროცესი და უზრუნველყოს კომპანიის სამართლებრივი რეგულირების სისტემის მთლიანობა. გამომდინარე იქიდან, რომ არა მხოლოდ ადამიანური რესურსების განყოფილებას სჭირდება დოკუმენტების შედგენა, ხელმოწერა და სხვადასხვა გზით დამუშავება. HR-თან დაკავშირებული დოკუმენტების მენეჯმენტზე საუბრისას, თანამშრომლები ხშირად მიმართავენ კომპანიის დოკუმენტების მართვის სისტემას.

რა არის HR დოკუმენტების მართვის სისტემა?

HR დოკუმენტების მართვის სისტემა არის პროგრამულ უზრუნველყოფაზე დაფუძნებული სისტემა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ ხელი მოაწეროთ სხვადასხვა დანიშნულების დოკუმენტებს ორგანიზაციებში. HR პროგრამული უზრუნველყოფა შემოკლებით HMS ან DMS წარმოადგენს მოსახერხებელ ბიზნეს გადაწყვეტილებებს მომხმარებლისთვის, რომლებიც ზოგავს HR მენეჯერების დროს, უზრუნველყოფს ოფისის სამუშაო პროცესებს და კონტროლის თვალსაჩინო დონეს იურიდიული კომუნიკაციებისთვის. ციფრული HR დოკუმენტების მართვის ორგანიზების პლატფორმის მაგალითია SmartPoint DMS. ამ გადაწყვეტილებით, თქვენ შეგიძლიათ დაუკავშიროთ ყველა თანამშრომელი სისტემას და ეტაპობრივად გადახვიდეთ სრულად ციფრულ სამუშაო პროცესზე. მნიშვნელოვანი შენიშვნა: SmartPoint DMS არის იურიდიულად თავსებადი სისტემა, რაც ნიშნავს, რომ ჩანაწერების შენახვის სტანდარტი აკმაყოფილებს მოქმედი კანონმდებლობის მოთხოვნებს.

საუკეთესო HR დოკუმენტების მართვის სისტემის ძირითადი მახასიათებლები

ციფრული HR დოკუმენტების მენეჯმენტზე გადასვლა, პირველ რიგში, გულისხმობს ტრადიციული სამუშაო პროცესის დაჩქარებას და მოდერნიზაციას, ისევე როგორც ძველ სისტემასთან დაკავშირებული მრავალი პრობლემის გადაჭრას. HR დოკუმენტების მართვის სისტემა არის ფიზიკური დოკუმენტების სისტემის ევოლუციური განვითარება. მოდით შევხედოთ რა ამოცანებს წყვეტს ციფრული HR ინსტრუმენტები.

Pმონაცემების დაცვა და ორგანიზება

კლასიკური ფიზიკური დოკუმენტაციის (ქაღალდის) არქივი არასანდოა: დოკუმენტების ასლები შეიძლება დაიკარგოს ან განადგურდეს ფიზიკური ზემოქმედებით. არქივზე წვდომა თეორიულად შეუძლია ჰქონდეს ნებისმიერს, ვინც კომპანიის ოფისს სტუმრობს. თუ თქვენ გჭირდებათ 14 წლის წინ ხელმოწერილი დოკუმენტის პოვნა, ამ დავალების შესრულებას შეიძლება საათები დასჭირდეს. თუ თქვენ გჭირდებათ რამდენიმე ასეთი დოკუმენტი, არქივისტს დასჭირდება დღეები და არა საათები. ეს ყველაფერი აფერხებს ბიზნეს პროცესებს.
პირიქით, ციფრული HR დოკუმენტების მართვის სისტემა დაცულია გარე გავლენისგან. მაგალითისთვის ავიღოთ SmartPoint DMS: ეს DM სისტემა დაფუძნებულია Microsoft-ის პროდუქტებზე, რაც ნიშნავს, რომ ყველა დოკუმენტი ინახება ღრუბლოვან სისტემაში და დაცულია უსაფრთხოების ყველაზე მოწინავე პროტოკოლებით. კომპანიის ყველა თანამშრომელს შეუძლია მოიპოვოს წვდომა დოკუმენტებზე, თუმცა მათი შეცვლა მხოლოდ თქვენ მიერ მოწონებულ ადმინისტრატორებს შეუძლიათ. ფაილების შექმნას, ხელმოწერას და ავტომატურად ორგანიზებას დაახლოებით 3 წუთი სჭირდება. იგივე დროა საჭირო ფაილებზე ადმინისტრაციული წვდომის შესაცვლელად ან წლების წინანდელი დოკუმენტების მოსაძიებლად. HR დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა დაზოგავს დროს თქვენი თანამშრომლებისთვის.

გააერთიანეთ მრავალარხიანი სამუშაო პროცესი ერთ ადგილას

მსხვილი სავაჭრო კომპანიის მაგალითზე: HR დეპარტამენტი მუშაობს ერთი ტიპის დოკუმენტით, საწყობი იყენებს სხვა ზედნადებს და აქტებს, დამხმარე დეპარტამენტი ასევე ქმნის საკუთარ ინვოისებს - და ყველა თანამშრომელი ხელმძღვანელობს თავისი საქმიანობის სპეციფიკით. შეიძლება იყოს კიდევ ბევრი სხვა დეპარტამენტი, წლების ჰანმავლობაში ნაგროვები ოპერატიული დოკუმენტებით სხვადასხვა ორგანოებისთვის - ეს ყველაფერი კი უზარმაზარ შრომას უკავშირდება.
HR დოკუმენტების მართვის სისტემა ამარტივებს ყველა საოფისე სამუშაო პროცესს და ავტომატიზირებს მათ კონტროლს. არსებობს მრავალი დეპარტამენტი, რომელთაგან თითოეული მუშაობს საკუთარი ტიპის დოკუმენტებით ერთ ურთიერთდაკავშირებულ სისტემაში. ციფრული HR დოკუმენტების მენეჯმენტი არ არის კომფორტის მოჩვენებითი უპირატესობა, ის რეალურად ზოგავს ათასობით სამუშაო საათს. ადამიანური რესურსების დოკუმენტების მენეჯმენტის მიგრაციის პროცესი ბიზნესში ინვესტიციად უნდა ჩაითვალოს. ერთ წუთში გენერირებული ანგარიშები, არ არის საჭირო კონტროლი დოკუმენტების სწორად განაწილებისა და შენახვისთვის და ყველა თანამშრომელი იყენებს ერთ პროგრამას მინიმალური ტრენინგის დროით.

პერსონალის ძალისხმევის ოპტიმიზაცია, კონტროლის გამარტივება

ჩვენ უკვე აღვნიშნეთ, რომ საწარმოში HR დოკუმენტის მართვა შეიძლება იმდენად რთული აღმოჩნდეს, რომ მის კონტროლსა და ორგანიზაციაში მთელი ოპერატიული დეპარტამენტები ჩართვა გახდეს საჭირო. ამოცანას კიდევ უფრო ართულებს დოკუმენტების დიდი ოდენობის ერთ ადგილას დაგროვების აუცილებლობა, რადგან საწყობები და ოფისები შესაძლოა ფიზიკურად ქალაქის სხვადასხვა ნაწილში იყოს განთავსებული.
HR დოკუმენტების მართვის სისტემა ამარტივებს ორგანიზაციაში დოკუმენტების შექმნის, დამტკიცებისა და ხელმოწერის პროცესებს. თქვენ აღარ გჭირდებათ დოკუმენტების მისაღებად ფიზიკურად გამგზავრება ან მათი ცალკე ოთახში შენახვა. ერთ ადამიანს შეუძლია გააკონტროლოს აღრიცხვისა და ანგარიშგების პერიოდები, ხოლო ყველა სხვა ექსპერტს საკუთარი დროის დახარჯვა უფრო გადაუდებელ ამოცანებზე შეუძლია.

HR დოკუმენტების მართვის სისტემის უპირატესობები

წინა ნაწილში უკვე ვისაუბრეთ იმის შესახებ, თუ რა ამოცანებს წყვეტს მიგრაცია HR დოკუმენტის მენეჯმენტში, ჩვენ უკვე აღვნიშნეთ, თუ რა უპირატესობა აქვს ციფრული სამუშაო პროცესს ფიზიკურ დოკუმენტაციაზე დაფუძნებულ სისტემასთან შედარებით. ამავე დროს, ჩვენ არ გვიხსენებია ადამიანური რესურსების დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის არა აშკარა უპირატესობები. ზოგიერთ მათგანს ქვემოთ უფრო დეტალურად განვიხილავთ.

გაათავისუფლეთ დრო HR მენეჯერებისთვის

საბუთების ნაცვლად, თქვენი ექსპერტები შეძლებენ მეტი დრო გაატარონ კომპანიის ადამიანური რესურსების განვითარებაზე, რაც დადებითად აისახება თანამშრომლების ლოიალობაზე.

დააჩქარეთ პროცესები, რომლებიც საჭიროებენ დოკუმენტაციას

პერსონალის ხელშეკრულებიდან საოპერაციო ინვოისებამდე, დოკუმენტების მიმოცვლა ხორციელდება ყოველგვარი შეფერხების გარეშე HR დოკუმენტების მართვის სისტემის მხრიდან. კომპანიის მობილობის ზრდა პირდაპირ გავლენას ახდენს შემოსავალზე

შეამცირეთ შეცდომები დოკუმენტებთან მუშაობისას

დოკუმენტების შაბლონების შექმნის პროცესი მთლიანად ციფრულია, ასევე დოკუმენტების ხელმოწერა და განმეორებითი ხელმოწერა შეცდომის ან არასწორი ბეჭდვის შემთხვევაში. ციფრული HR დოკუმენტების მენეჯმენტი გამორიცხავს დოკუმენტების ასლების შეუსაბამობას, ვერსიებში შეუსაბამობას ან ერთ-ერთი მხარის მიერ ასლის დაკარგვას. ზემოთ, ჩვენ აღვწერეთ HR დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის უპირატესობები მხოლოდ ზოგადი თვალსაზრისით, მაგრამ პრაქტიკაში, გაციფრულება და ავტომატიზაცია აუმჯობესებს სამუშაო პროცესს კომპლექსურად: ეს ნიშნავს დოკუმენტების დამუშავების ყველა ეტაპის გაუმჯობესებას გამონაკლისის გარეშე.

დააკმაყოფილეთ მოქმედი კანონმდებლობის მოთხოვნები დოკუმენტების მენეჯმენტით

SMART business-ის ინჟინრებს აქვთ მდიდარი გამოცდილება დოკუმენტების მენეჯმენტის სხვადასხვა ტიპებთან HR დოკუმენტების მართვის თანამედროვე პროგრამულ უზრუნველყოფაზე, როგორიცაა SmartPoint DMS. ეს HR პროგრამა აკმაყოფილებს ყველაზე განვითარებული დემოკრატიული ქვეყნების სამართლებრივ მოთხოვნებსაც კი, რაც ნიშნავს, რომ თქვენ შეგიძლიათ განახორციელოთ დოკუმენტების მენეჯმენტი ექსკლუზიურად ციფრულ ფორმატში და ამით დააკმაყოფილოთ ყველა სახელმწიფო მოთხოვნა. კონსულტაციის დროს შეგვიძლია დეტალურად განვიხილოთ ეს საკითხი, რათა დარწმუნდეთ თქვენს არჩევანში. SMART business-ის ექსპერტებს შეუძლიათ ადამიანური რესურსების დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის ინტეგრაცია თქვენი კომპანიის მიერ გამოყენებულ ნებისმიერ პროგრამულ სისტემაში. უფრო მეტიც, ჩვენი სპეციალისტები მზად არიან გასცენ ღირებული რჩევები Microsoft-ის პროდუქტებზე დაფუძნებული სხვა მზა გადაწყვეტილებებზე გადასვლისა და თქვენი თანამშრომლების პლატფორმის გამოყენების სწავლებაზე.

როგორ დაგეხმარებათ SmartPoint DMS HR დოკუმენტების მენეჯმენტში

SmartPoint DMS არის HR დოკუმენტების მართვის კომპლექსური სისტემა, რომელიც შექმნილია Microsoft-ის პროდუქტებზე დაყრდნობით. SMART business ექსპერტები უზრუნველყოფენ მომსახურებას HR პროგრამული უზრუნველყოფის ინტეგრირებისთვის ნებისმიერ პროგრამირების სისტემაში, რომლითაც მუშაობთ. გარდა თავად პროდუქტის ინტეგრაციისა, ჩვენ მზად ვართ მოგაწოდოთ სხვა გადაწყვეტილებები ორგანიზაციის სხვა პროცესების ოპტიმიზაციისთვის:
  • რესურსების დაგეგმვა (ERP);
  • მომხმარებლებთან და კლიენტებთან ურთიერთობა (CRM)
  • ადამიანური კაპიტალის განვითარება (HRM) და სხვა.
კომპანიაში HR დოკუმენტების მართვის სისტემის დასანერგად დაგვიკავშირდით. ჩვენ ყურადღებით განვიხილავთ თქვენს ქეისს და მოგაწვდით ამომწურავ ინფორმაციას ადამიანური რესურსების დოკუმენტების მართვის სისტემის ინტეგრაციის სავარაუდო შედეგების შესახებ. ჩვენ კონცენტრირებული ვართ ექსკლუზიურად თქვენს საჭიროებებზე, SMART business-ის ექსპერტები დაგეხმარებიან თქვენი ბიზნესის განვითარებაში შიდა ინვესტიციების მეშვეობით. კომპანიის ზომისა და პროცესების სირთულის მიუხედავად.
mail
მადლობა
თქვენი მოთხოვნა წარმატებით გაიგზავნა