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Se ha implementado la posibilidad de crear una ficha individual para cada documento en función de su categoría.

Se ha añadido la posibilidad de aprobar simultáneamente varios documentos.

Se ha añadido la posibilidad de rechazar simultáneamente varios documentos.

Se ha ampliado la búsqueda por el contenido de los archivos (Word, Excel, PDF).

Se ha implementado la posibilidad de volver la aprobación al paso seleccionado.

Se ha implementado la posibilidad de configurar los parámetros de los recordatorios o notificaciones para los pasos de la ruta de aprobación.

Se ha actualizado el módulo “Documentos internos”.

Se ha actualizado el módulo “Documentos externos (entrantes y salientes)”.

Se ha actualizado el módulo “Solicitudes financieras”.

Azure Document Intelligence — una nueva herramienta en el campo de la gestión moderna de documentos electrónicos

• Obtención de documentos de diversas fuentes y su procesamiento de conformidad con los requisitos de un proceso empresarial específico;
• Análisis de los documentos obtenidos mediante el reconocimiento de metadatos clave y su clasificación posterior.

Principales escenarios de uso de las soluciones para Intelligent Document Processing

• Programa para el reconocimiento de texto basados en IA capaz de cumplimentar automáticamente las plantillas a partir de los datos obtenidos de los sistemas internos (ERP, CRM, SharePoint).
• Tecnologías de IA para el reconocimiento de texto en tiempo real capaces de realizar diversas verificaciones de documentos: conformidad con la estructura establecida, la legislación vigente o las políticas internas de la empresa, coherencia entre los documentos, así como la presencia de información sensible o confidencial (por ejemplo, si surge la necesidad de utilizar un contrato redactado para un cliente, para el otro es importante asegurarse de que toda la información sensible ha sido eliminada por completo);
• Búsqueda inteligente basada en las tecnologías de IA para el reconocimiento de texto que permite encontrar rápidamente el fragmento necesario en un documento de múltiples páginas;

• El programa para el reconocimiento de texto basado en IA es un corrector excelente. Gracias a él se pueden revisar los documentos para verificar si cumplen con el estilo, las reglas ortográficas y de puntuación; detectar repeticiones, duplicaciones de la información y contradicciones semánticas;
• La inteligencia artificial para el procesamiento automatizado de documentos es un asistente indispensable para gestionar cualquier solicitud de búsqueda de información gracias a su capacidad de analizar rápidamente grandes volúmenes de datos.

Casos típicos de aplicación de la inteligencia artificial para el procesamiento automatizado de documentos

• Documentos entrantes y salientes: clasificación automatizada, enrutamiento y archivo de correos electrónicos y documentos;
• Contratos: extracción de condiciones clave, plazos y detalles para acelerar la aprobación y reducir los riesgos;
• Actas de trabajos realizados y facturas: adaptación al estándar aceptado de los documentos financieros, coordinación automática con sistemas contables;
• Documentos de personal: tramitación de órdenes, solicitudes y expedientes personales de conformidad con los requisitos de la legislación laboral;
• Informes reglamentarios: estructuración de los formularios de informes y preparación para su presentación a los organismos de control;
• Manuscritos digitales: archivo y sistematización de bibliotecas digitales.

Ejemplo del uso de la IA para el procesamiento de documentos por parte de la empresa Emaar

Cómo se ha implementado la gestión de documentos electrónicos mediante la inteligencia artificial en la solución SmartPoint DMS

Funcionalidad del sistema de gestión de documentos electrónicos SmartPoint DMS como una solución moderna para el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP)

• Obtener las imágenes de documentos de distintas fuentes (copias escaneadas, correo electrónico, directorios protegidos);
• Digitalizar los documentos si es necesario;
• Reconocer el texto y extraer metadatos clave;
• Clasificar los documentos mediante la IA basándose en estos metadatos;
• Procesar los datos obtenidos según los requisitos de un proceso empresarial específico;
• Automatizar las acciones posteriores (registro, aprobación, almacenamiento, etc.) si es necesario.

Características clave del uso de IA en el sistema de gestión de documentos electrónicos SmartPoint DMS

• Amplia compatibilidad con dispositivos: las tecnologías de escaneo son compatibles con la mayoría de los escáneres modernos;
• Flexibilidad en las fuentes de datos: el sistema procesa tanto los documentos escaneados como sus imágenes, incluidas fotocopias recibidas desde el correo electrónico o desde directorios protegidos;
• Universalidad lingüística: la extracción de metadatos es igualmente eficaz para los documentos creados en alfabeto cirílico o latino, lo que es especialmente importante para las empresas que trabajan con los contratos internacionales;
• Automatización del registro: los documentos pueden registrarse automáticamente en el sistema de gestión documental o almacenarse en forma de fichas en el perfil del registrador;
• Aprobación automática: el sistema permite iniciar automáticamente el proceso de aprobación a partir de los metadatos obtenidos del documento.

Sistemas de gestión de documentos electrónicos con servicios de IA integrados: una ventaja competitiva más para el negocio

Se ha actualizado la cuenta personal de cada empleado.

Se ha implementado una herramienta para configurar la estructura de la ficha del documento.

Se han ampliado las posibilidades de filtrado y visualización de documentos.

Se ha desarrollado e implementado una interfaz de administración centralizada y unificada que integra todas las funciones clave de gestión de la configuración del sistema.

Se ha optimizado la lógica y el rendimiento de la búsqueda en el sistema.

Se ha añadido la integración básica con plataformas externas para trabajo conjunto.

Centro de tareas: se ha añadido un nuevo módulo para trabajar con las tareas de los empleados.

Se ha implementado un nuevo sistema de comentarios para tareas y documentos.

Se ha adaptado la interfaz del sistema para el soporte multilingüe.

Se ha mejorado el rendimiento general del sistema.

Navegación personalizada por el sistema: se ha añadido la posibilidad de almacenar los elementos del menú más utilizados para un acceso rápido.

Medios principales para proteger datos confidenciales

• Defense-in-depth. Se trata de una estrategia de seguridad de datos multinivel que combina la segmentación de la red, autenticación multifactorial, protección de los puntos finales y servicios en la nube. Una de las herramientas clave en este ámbito es la integración con Azure Sentinel - una solución SIEM basada en la IA que proporciona monitoreo centralizado, análisis y respuesta a incidentes de seguridad en tiempo real.
• Protección de datos en Azure. La plataforma en la nube Azure ofrece un amplio conjunto de funciones para proteger la gestión electrónica de documentos. Incluye el cifrado de datos en reposo y en tránsito, también Azure Key Vault para el almacenamiento seguro de claves, certificados y secretos, y el control de acceso basado en roles (RBAC), que permite determinar con precisión quién tiene acceso a qué.
• Seguridad de Microsoft 365. Microsoft 365 proporciona potentes herramientas de seguridad de datos integradas. En particular, DLP (Data Loss Prevention) permite detectar y bloquear la transmisión de información confidencial, EDR (Microsoft Defender for Endpoint) brinda protección activa contra amenazas y ATP (Advanced Threat Protection) ofrece un análisis profundo de archivos adjuntos, enlaces y otros canales de ataque.
• Detección automatizada de amenazas. Gracias a la solución Microsoft Defender, en combinación con Microsoft Sentinel, el sistema detecta automáticamente las amenazas potenciales analizando millones de señales por segundo. Esto permite no solo identificar los riesgos en una fase temprana, sino también reaccionar ante ellos antes de que se produzcan daños.

Requisitos y estándares internacionales de protección de datos

• GDPR (Reglamento general de protección de datos). Es un reglamento de la Unión Europea que establece reglas de protección de datos personales de los ciudadanos de la UE.
• ISO 27001 (Estándar internacional de para la seguridad de la información). Es un estándar internacional que determina los requisitos del sistema de gestión de la seguridad de información (ISMS).
• Reglamento sobre las firmas electrónicas de la Unión Europea (eIDAS). Es un acto normativo de la UE que regula el uso de firmas electrónicas, identificación digital y servicios de confianza electrónicos, garantizando su validez jurídica en el territorio de la UE.
• NIST (Requisitos del Instituto Nacional de Estándares y Tecnologías de EE. UU.). Son unas normas de la organización gubernamental de EE. UU. que elabora estándares en materia de la ciberseguridad, incluidas recomendaciones sobre gestión de riesgos, criptografía y protección de la información en estructuras públicas y privadas.

Requisitos de la legislación ucraniana para la protección de datos:

• La Ley de Ucrania «Sobre documentos electrónicos y gestión electrónica de documentos» №851-IV del 22 de Mayo de 2003.
• La Ley de Ucrania «Sobre la protección de la información en los sistemas de información y telecomunicaciones» №80/94-ВР del 5 Julio de 1994.
• La Ley de Ucrania «Sobre los servicios electrónicos de confianza» №2155-VIII del 5 de Octubre de 2017. Es un análogo de eIDAS que regula las firmas electrónicas y la certificación.

SmartPoint DMS: qué ventajas y funciones ofrece el sistema de gestión electrónica de documentos

• Responsabilidad jurídica: SmartPoint DMS es un sistema legalmente válido. Esto significa que el estándar de gestión de documentos cumple con los requisitos de la legislación vigente.
• Integración con otros sistemas: SmartPoint DMS se integra fácilmente con sistemas CRM, ERP, BI, chatbots, bibliotecas de QES y otras soluciones, lo que permite implementarlo sin problemas en una infraestructura informática ya existente de la empresa.
• Configuración de las rutas de aprobación. El sistema permite configurar cadenas de aprobación ramificadas y personalizadas, automatizando su movimiento entre las personas y departamentos responsables y garantizando la protección de la información confidencial.
• Módulos para diferentes tipos de operaciones. SmartPoint DMS contiene módulos especializados para trabajar con los contratos, correspondencia, licitaciones, adquisiciones, etc. La solución proporciona una gestión integral de todos los tipos de documentos de la empresa.
• Trabajo conjunto en documentos. El sistema soporta la funcionalidad de edición y discusión conjunta de documentos, haciendo que el proceso sea controlable y transparente.
• Trabajo con firmas electrónicas QES (EDS). SmartPoint DMS admite el uso de la firma electrónica cualificada, garantizando la validez legal de los documentos electrónicos de conformidad con la legislación vigente. Además, la solución brinda la posibilidad de firmar y verificar los documentos directamente en el sistema.
• Interfaz intuitiva. El sistema está basado en plataformas low-code de Microsoft SharePoint y Power Platform, lo que permite a la empresa configurar rápidamente los procesos empresariales necesarios en el sistema sin tener conocimientos específicos.

• Constructor interno de procesos. Permite distribuir con precisión los derechos de acceso para cada rol en cada etapa del proceso, lo que minimiza los riesgos de acceso no autorizado a los documentos y protege la información contra la eliminación o distorsión maliciosa o accidental.
• Gestión de contrapartes. Una base de datos centralizada con validación de datos, vinculación de documentos y acceso controlado para cada etapa de la interacción.
• Búsqueda basada en el acceso. El usuario solo ve aquellos documentos a los que tiene acceso según el modelo de roles, lo que evita la violación accidental o intencionada de la confidencialidad de datos.
• Modelo de roles integrado. La gestión de los derechos de acceso está implementada a través de un sistema flexible de roles que permite tomar en cuenta la jerarquía corporativa y las especificidades de los procesos empresariales.
• Comunicación integrada. El chat interno y los mecanismos de comentarios permiten debatir los documentos sin necesidad de utilizar herramientas externas, lo que aumenta la seguridad del intercambio de información.
• Obtención automatizada de resultados con valor legal. La integración con servicios como «Vchasno» permite obtener documentos firmados con QES y la confirmación de su almacenamiento, cumpliendo con los requisitos legales.
• Control de cambios y registro de auditoría. Cada acción realizada con un documento queda registrada, incluyendo la hora, el usuario y el contenido de los cambios. Esto garantiza la transparencia y la posibilidad de hacer el seguimiento de los acontecimientos.

Se han añadido dos nuevos parámetros en la ficha de la Contraparte, lo que permite separar las contrapartes en función de la empresa con la que colaboran

Se ha mejorado la integración con Power BI para utilizar informes analíticos directamente en el entorno de trabajo

Cumplimentación del campo «Email» a la hora de crear una contraparte desde la ficha de documento

Clonación de la solicitud creada anteriormente

Soporte para la localización de la interfaz en español

Actualizado el módulo “Documentos Internos y Externos” con integración ampliada entre módulos

¿En qué KPIs influye la implementación de la gestión electrónica de documentos?

• Tiempo de procesamiento de documentos: se define como el tiempo medio empleado en la empresa para procesar un documento. Se calcula como la relación entre el tiempo dedicado a procesar todos los documentos y la cantidad de documentos procesados;
• Porcentaje de las tareas terminadas a tiempo: se define como la relación entre las tareas terminadas a tiempo y la cantidad total de las tareas multiplicada por 100;
• Porcentaje de errores en la documentación: se calcula como la relación entre la cantidad de documentos con errores y la cantidad total de documentos multiplicada por 100;
• Ahorro de tiempo en el procesamiento de documentos: diferencia entre el tiempo dedicado al procesamiento manual de documentos y el tiempo necesario para procesar la misma cantidad de documentos tras la automatización de estos procesos;
• Porcentaje de empleados que utilizan EDMS: se define como la relación entre los usuarios activos del sistema y la cantidad total de empleados multiplicada por 100;
• Reducción de los costes operativos, en particular, en papel y suministros de oficina: se calcula como la relación entre los costes de estas necesidades antes y después de la implementación, multiplicada por 100 con respecto a los costes totales;
• Cantidad de documentos procesados en el sistema: se compara la cantidad de documentos procesados en un determinado periodo de tiempo con la cantidad procesada en el mismo periodo antes de la implementación del EDMS;
• Disponibilidad de los documentos o tiempo dedicado por los empleados a la búsqueda de documentos. Se define como la relación entre el tiempo dedicado por el personal a buscar todos los documentos y la cantidad de documentos encontrados;
• Reducción de errores debidos a almacenamiento inadecuado o pérdida de documentos: se define como la relación entre la cantidad de documentos perdidos o almacenados inadecuadamente y la cantidad total de documentos multiplicado por 100;
• Tiempo medio necesario para formar a los empleados a trabajar en el nuevo sistema EDMS.

Resultados de la investigación sobre el impacto de la automatización de la gestión electrónica de documentos en los indicadores clave de rentabilidad empresarial

Sistema de gestión electrónica de documentos SmartPoint DMS: un motor de los procesos empresariales

• reducción en un 52% de los costes de procesamiento de documentos, debido principalmente a la disminución de los costes operativos: papel, impresión, envío y almacenamiento de documentos;
• reducción en un 64% del tiempo de procesamiento de documentos y minimización del tiempo dedicado por el personal a las tareas rutinarias;
• alto nivel de seguridad de los datos y transparencia de gestión empresarial, lo que es importante para la conformidad corporativa para y la gestión de riesgos. Y, al mismo tiempo, proporciona un cómodo acceso a los datos desde cualquier lugar con acceso a Internet.

Identificación automática de un sustituto al cambiar el estado de la tarea a "Nueva"

Posibilidad de forzar la conversión a PDF  

Filtrado de documentos y tareas para usuarios con la funcionalidad avanzada

Empleo del directorio de empleados con configuración flexible de las direcciones de correo electrónico

Envío automático por correo electrónico de los informes sobre los directorios cumplimentados incorrectamente

Ajuste de la fecha y la hora para restablecer automáticamente la numeración para el nuevo año, con la posibilidad de utilizar la numeración anterior para cerrar los contratos en el año anterior.

Configuración del filtrado de la visualización de registros agregadas a los directorios

Configuración de la navegación desde la página de inicio de la sección "Solicitudes" a las aplicaciones correspondientes (solicitudes de RRHH o financieras) en función de la configuración del directorio. 

Contracción automática de menú para optimizar el espacio en la pantalla

Se ha ampliado la funcionalidad de Anulación, lo que permite al iniciador revocar un documento desde el proceso de aprobación en cualquiera de sus fases.  

Se ha ampliado a otros módulos la funcionalidad de compartir los derechos de acceso a las fichas de documentos, lo que permite a los usuarios manejar de forma eficaz y flexible el acceso a los documentos en el sistema.

Ampliación del registro de eventos para mejorar el diagnóstico y la transparencia del sistema