Blog

• poziomu cyfryzacji obiegu dokumentów w firmach różnej wielkości;
• głównych wyzwań operacyjnych i organizacyjnych związanych z wdrażaniem EOD oraz systemów zarządzania dokumentami;
• priorytetów biznesowych w zakresie automatyzacji obiegu dokumentów w najbliższych latach;
• oczekiwań kadry zarządzającej wobec nowoczesnych rozwiązań IT w obszarze zarządzania dokumentami.

Kluczowe wnioski z badania

1.    Większość firm nadal działa w modelu hybrydowym obiegu dokumentów

2.    Poziom cyfryzacji bezpośrednio zależy od skali działalności firmy

• Wśród firm globalnych w pełni cyfrowy obieg dokumentów deklaruje 44% respondentów.
• Wśród firm lokalnych odsetek ten wynosi jedynie 6%.

3.    Główne wyzwania mają charakter procesowy, a nie technologiczny

• duże wolumeny archiwów papierowych — 45,5%;
• dublowanie procesów i ponowne wprowadzanie danych — 36,4%;
• brak centralnego repozytorium dokumentów — 34,1%.

4.    Oczekiwania wobec EOD różnią się w zależności od poziomu dojrzałości cyfrowej organizacji

• dla organizacji działających w modelu hybrydowym kluczowe znaczenie mają łatwość użytkowania, integracja z innymi systemami biznesowymi oraz podstawowa automatyzacja procesów;
• dla firm z w pełni zdigitalizowanymi procesami priorytetami są dalsza automatyzacja, wykorzystanie narzędzi AI w systemach EOD oraz zgodność z wymaganiami bezpieczeństwa.

5.    EOD jako fundament transformacji cyfrowej biznesu

Dlaczego to badanie jest istotne dla kadry zarządzającej

• cyfryzacja obiegu dokumentów w większości firm wciąż nie została zakończona, co oznacza istotny potencjał dalszej poprawy efektywności procesów;
• konkurencyjność przedsiębiorstw w coraz większym stopniu zależy od szybkości przetwarzania informacji, przejrzystości procesów oraz poziomu ich dojrzałości technologicznej;
• w perspektywie najbliższych 2–3 lat kluczowymi czynnikami rozwoju będą wykorzystanie AI (oraz jego przejście z fazy technologii eksperymentalnej do standardowego narzędzia biznesowego), automatyzacja workflow oraz integracja obiegu dokumentów z systemami ERP i CRM.

Dlaczego warto wdrożyć system DMS w swojej firmie?

1. Rosnąca liczba danych (dziennie na świecie przybywa ich aż 328,77 mln terabajtów ) — firmy pracują z coraz większymi zbiorami informacji: umowami, raportami finansowymi, dokumentami kadrowymi czy wewnętrznymi politykami. Za tym gwałtownym przyrostem stoi szereg czynników: procesy biznesowe się rozszerzają, pojawiają się nowe produkty i rynki, co automatycznie generuje więcej dokumentów; wymagania regulacyjne zobowiązują do przechowywania znacznie większej liczby raportów i archiwów; praca hybrydowa i zdalna tworzy dodatkowe cyfrowe ślady w postaci wniosków, akceptacji oraz komunikacji wewnętrznej; integracja oprogramowań ERP, CRM i HRM generuje kolejne dane; firmy chcą podejmować decyzje w oparciu o analitykę, dlatego gromadzą i przechowują coraz więcej wskaźników. W rezultacie procesy papierowe nie są w stanie sprostać temu obciążeniu, a chaotyczne przechowywanie plików w folderach prowadzi do straty czasu i błędów.
2. Koszt błędu — w środowisku, w którym każda umowa czy raport mają moc prawną, nawet najmniejsza nieścisłość może generować straty. Utrata dokumentu, duplikowanie wersji czy przekroczenie terminu akceptacji to realne ryzyko finansowe i wizerunkowe.

3. Wymagania dotyczące bezpieczeństwa i presja regulacyjna — aktualne przepisy w sektorach finansowym, medycznym oraz publicznym wymagają przechowywania znacznie większej liczby dokumentów niż wcześniej. Dotyczy to sprawozdawczości, audytów, archiwów oraz podpisów elektronicznych. Banki i firmy ubezpieczeniowe są zobowiązane do przechowywania historii transakcji, dokumentacji kredytowej oraz raportów audytowych przez okres od 5 do 10 lat na potrzeby ewentualnych kontroli. Placówki medyczne muszą przechowywać elektroniczną dokumentację medyczną pacjentów (EDM), wyniki badań oraz historię leczenia zgodnie z wymogami dotyczącymi poufności danych (np. HIPAA w USA czy GDPR w UE), ponieważ nawet pojedyncze naruszenie bezpieczeństwa danych może prowadzić do postępowań sądowych. Z kolei instytucje publiczne są zobowiązane do archiwizowania protokołów posiedzeń, zarządzeń, decyzji oraz dokumentacji zamówień publicznych w celu zapewnienia audytu i przejrzystości wydatków budżetowych. Dodatkowo wraz z przejściem na elektroniczny obieg dokumentów pojawiły się nowe wymagania: konieczne jest przechowywanie nie tylko samego dokumentu, lecz także potwierdzeń jego autentyczności (takich jak podpis elektroniczny, certyfikaty czy dzienniki aktywności użytkowników). Zapewnia to moc prawną dokumentu w przypadku sporów oraz sprawia, że zgodność z regulacjami staje się dla firm kwestią krytyczną. Dlatego przedsiębiorstwa potrzebują systemów, które gwarantują ochronę informacji, kontrolę dostępu oraz pełną przejrzystość działań użytkowników.
4. Elastyczne modele pracy — współczesne firmy coraz częściej funkcjonują w trybie hybrydowym: część pracowników pracuje w biurze, a część zdalnie. Oznacza to, że dokumenty powinny być dostępne z dowolnego urządzenia i w dowolnym miejscu, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Taki model pracy znacząco zmienia wymagania wobec systemów DMS: muszą one zapewniać bezpieczny dostęp do dokumentów, synchronizację w czasie rzeczywistym oraz przejrzystość procesów niezależnie od lokalizacji zespołów.

5. Presja zwiększenia wydajności — rynek wymaga szybkich decyzji. Jest to szczególnie widoczne w sektorach, w których operatywność stanowi kluczową przewagę konkurencyjną. W obszarach zakupów czy przetargów firma, która uzgadnia dokumenty w ciągu kilku godzin, zdobywa kontrakt wcześniej niż konkurenci, którzy potrzebują na te same procesy kilku dni. W sektorze finansowym opóźnienie w akceptacji dokumentów płatniczych może skutkować utratą transakcji lub klienta, podczas gdy zautomatyzowane systemy elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiają zatwierdzanie w czasie rzeczywistym. Pokazuje to, że szybkość obiegu dokumentów bezpośrednio wpływa zarówno na wewnętrzną efektywność firmy, jak i na zdolność biznesu do utrzymania pozycji na rynku.

Jak wybrać odpowiedni system elektronicznego obiegu dokumentów? Kryteria i wyzwania rynkowe

Integracje

Funkcjonalność

Skalowalność

• umożliwiać konfigurowanie ścieżek akceptacji;
• obsługiwać różne typy dokumentów oraz scenariusze pracy z nimi;
• posiadać elastyczny interfejs, który dostosowuje się do ról i procesów;
• łatwo integrować się z innymi systemami za pomocą konektorów i otwartych API.

1. Technologiczny — system radzi sobie ze zwiększonym obciążeniem i zapewnia stabilną pracę.
2. Funkcjonalny — możliwość łatwego dostosowania i rozbudowy funkcjonalności w zależności od potrzeb firmy.
3. Serwisowy — dostęp do wsparcia, doradztwa i szkoleń dla użytkowników.
4. Integracyjny — proste podłączanie systemów wewnętrznych i zewnętrznych za pomocą API i konektorów.

Wykorzystanie narzędzi AI

• OCR (Optical Character Recognition — optyczne rozpoznawanie znaków) — przekształca skany, zdjęcia i pliki PDF w uporządkowany tekst, który można wyszukiwać, analizować i natychmiast przesyłać do innych systemów.
• NLP (Natural Language Processing — przetwarzanie języka naturalnego) — pozwala systemowi rozumieć kontekst dokumentu: wyłapywać błędy, braki formalne, dwuznaczne zapisy i niezgodności z szablonem.
• IDP (Intelligent Document Processing — inteligentne przetwarzanie dokumentów) — łączy OCR, AI i logikę biznesową, umożliwiając automatyczne wyodrębnianie kluczowych danych oraz kierowanie dokumentów do właściwych procesów.

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

Intuicyjne środowisko pracy

Całkowity koszt posiadania (TCO)

Wsparcie i rozwój

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę i zautomatyzować obieg dokumentów w firmie?

1. Reputacja i doświadczenie firmy: wiarygodny dostawca to taki, który od lat pracuje z dokumentami, procesami i transformacją cyfrową. Doświadczenie, portfolio zrealizowanych projektów oraz długoterminowe relacje z klientami pokazują, że firma potrafi poprowadzić skuteczne wdrożenie i zapewnić długofalowe wsparcie.
2. Platforma technologiczna i podejście do realizacji potrzeb biznesowych: warto ocenić, na jakich technologiach potencjalny partner buduje swoje rozwiązania oraz czy potrafi działać systemowo, a nie tylko punktowo.

3. Kompetencje doradcze: obecnie wiele firm chce wdrażać rozwiązania oparte na AI lub automatyzację, jednak nie posiada wystarczającej wiedzy i kompetencji, aby samodzielnie utrzymywać i rozwijać te technologie.

4. Zdolność integracji rozwiązania DMS z ekosystemem IT firmy: kluczowym wyzwaniem dla zamawiającego jest weryfikacja kompetencji dostawcy w zakresie integracji systemu DMS z istniejącym już w firmie środowiskiem IT — systemami CRM, ERP, finansowymi, kadrowymi, narzędziami do podpisu elektronicznego oraz innymi wewnętrznymi i zewnętrznymi rozwiązaniami. System DMS nie może funkcjonować jako odrębna „wyspa” — dokumenty zawsze są powiązane z procesami zakupowymi, sprzedażowymi, finansowymi, HR czy prawnymi. Dlatego partner powinien umieć zintegrować rozwiązanie ze wszystkimi punktami styku, zapewniając ciągłość procesów, automatyczną wymianę danych oraz minimalny udział pracy manualnej.
5. Elastyczność, skalowalność i możliwości dostosowania: procesy biznesowe nie są statyczne: powstają nowe działy, zmieniają się ścieżki akceptacji, pojawiają się nowe usługi zewnętrzne, a liczba dokumentów stale rośnie. Dlatego ważne jest, aby dostawca oferował nie „zamknięty produkt”, lecz rozwiązanie, które może ewoluować wraz z firmą.

• elastyczność procesów — możliwość szybkiej zmiany ścieżek akceptacji, ról użytkowników czy logiki pracy z dokumentami bez czasochłonnych prac programistycznych;
• skalowalność — zdolność systemu do obsługi rosnącej liczby dokumentów i użytkowników bez utraty wydajności;
• możliwości dostosowania (kastomizacji) — dopasowanie systemu do specyfiki firmy, a nie odwrotnie. Może to obejmować konfigurację pól, dodatkowych walidacji, automatyzacji, reguł czy integracji.

Jak wdrożyć elektroniczny system obieg dokumentów?

Krok 1. Analiza potrzeb

Krok 2. Wybór systemu

Krok 3. Planowanie i realizacja

Krok 4. Szkolenie pracowników

Krok 5. Stopniowe wdrażanie

Krok 6. Monitorowanie i aktualizacje

Wprowadzono możliwość tworzenia indywidualnej karty dokumentu w zależności od jego kategorii.

Dodano możliwość jednoczesnego zatwierdzania kilku dokumentów.

Dodano możliwość jednoczesnego odrzucania kilku dokumentów.

Rozszerzono wyszukiwanie według zawartości plików (Word, Excel, PDF).

Wprowadzono możliwość cofnięcia akceptacji do wybranego etapu.

Wprowadzono możliwość ustawiania parametrów przypomnień lub powiadomień dla poszczególnych kroków ścieżki akceptacji.

Zaktualizowano moduł „Dokumenty wewnętrzne”.

Zaktualizowano moduł „Dokumenty zewnętrzne (przychodzące i wychodzące)”.

Zaktualizowano moduł „Wnioski finansowe”.

Azure Document Intelligence — nowa era w cyfrowym obiegu dokumentów

• Pozyskiwanie dokumentów z różnych źródeł oraz ich przetwarzanie zgodnie z wymaganiami konkretnego procesu biznesowego;
• Analiza pozyskanych dokumentów dzięki rozpoznawaniu kluczowych metadanych i ich dalszemu sortowaniu.

Główne scenariusze wykorzystania rozwiązań z zakresu Intelligent Document Processing

• System oparty na AI umożliwia automatyczne uzupełnianie szablonów na podstawie danych pochodzących z wewnętrznych systemów (ERP, CRM, SharePoint);
• Technologie rozpoznawania tekstu w czasie rzeczywistym pozwalają na przeprowadzanie różnego rodzaju analiz dokumentów — pod kątem zgodności ze strukturą, obowiązującymi przepisami prawa, politykami wewnętrznymi firmy, spójności między dokumentami, a także obecności danych wrażliwych lub poufnych (np. w przypadku konieczności ponownego wykorzystania umowy przygotowanej dla jednego klienta — ważne jest upewnienie się, że wszelkie dane wrażliwe zostały całkowicie usunięte).
• Inteligentne wyszukiwanie oparte na technologii AI umożliwia szybkie odnajdywanie potrzebnych fragmentów w wielostronicowych dokumentach;

• Narzędzie AI do rozpoznawania tekstu może pełnić funkcję zaawansowanego korektora, umożliwiając sprawdzanie dokumentów pod kątem stylu, poprawności ortograficznej i interpunkcyjnej, a także wykrywanie powtórzeń, dublowania treści oraz nieścisłości znaczeniowych;
• Sztuczna inteligencja wykorzystywana do automatycznego przetwarzania dokumentów to niezastąpione wsparcie w realizacji zapytań związanych z wyszukiwaniem informacji — dzięki możliwości szybkiej analizy dużych zbiorów danych.

Przykładowe zastosowania sztucznej inteligencji w automatycznym przetwarzaniu dokumentów

• Dokumentów przychodzących i wychodzących – w tym do automatycznej klasyfikacji, kierowania oraz archiwizacji korespondencji i plików;
• Umów – wyodrębnianie kluczowych warunków, terminów i danych formalnych w celu przyspieszenia procesu zatwierdzania oraz ograniczenia ryzyka.
• Protokołów odbioru i faktur – poprzez dostosowanie dokumentów do obowiązujących standardów finansowych oraz ich automatyczne uzgadnianie z systemami księgowymi;
• Dokumentów kadrowych – w tym obsługi wniosków, pism i akt osobowych zgodnie z wymaganiami prawa pracy;
• Raportów regulacyjnych – obejmujących strukturyzację formularzy sprawozdawczych i przygotowanie ich do przekazania organom nadzorczym;
• Rękopisów cyfrowych – poprzez ich archiwizację i systematyzację w bibliotekach cyfrowych.

Przykład zastosowania AI do przetwarzania dokumentów – firma Emaar

Jak w rozwiązaniu SmartPoint DMS zrealizowano zarządzanie dokumentacją elektroniczną z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

Funkcjonalność systemu elektronicznego obiegu dokumentów SmartPoint DMS jako nowoczesnego rozwiązania Intelligent Document Processing (IDP)

• Odbieranie obrazów dokumentów z różnych źródeł (zeskanowane kopie, poczta elektroniczna, zabezpieczone katalogi);
• Cyfryzację dokumentów w razie potrzeby;
• Rozpoznawanie tekstu i wyodrębnianie kluczowych metadanych;
• Klasyfikowanie dokumentów z wykorzystaniem AI, na podstawie zawartych w nich metadanych;
• Przetwarzanie pozyskanych danych zgodnie z wymaganiami konkretnego procesu biznesowego;
• Automatyzację dalszych działań — takich jak rejestracja, akceptacja, archiwizacja — w zależności od potrzeb.

Kluczowe cechy wykorzystania AI w systemie zarządzania dokumentami SmartPoint DMS

• Szerokie wsparcie urządzeń – technologia skanowania kompatybilna z większością nowoczesnych skanerów;
• Elastyczność w źródłach danych – system przetwarza zarówno zeskanowane dokumenty, jak i ich obrazy, w tym kopie otrzymane z poczty elektronicznej lub z zabezpieczonych folderów;
• Uniwersalność językowa – wyodrębnianie metadanych działa równie skutecznie dla dokumentów tworzonych w cyrylicy i łacinie, co ma szczególne znaczenie dla firm współpracujących z partnerami międzynarodowymi;
• Automatyzacja rejestracji – dokumenty mogą być automatycznie rejestrowane w systemie EOD lub przechowywane w formie kart w panelu rejestratora.
• Obsługa procesu akceptacji – system umożliwia automatyczne uruchomienie procesu akceptacji na podstawie metadanych pozyskanych z dokumentu

Systemy zarządzania dokumentacją elektroniczną zintegrowane z usługami AI — dodatkowa przewaga konkurencyjna dla biznesu

Zaktualizowano osobisty pulpit pracownika.

Wprowadzono narzędzie do konfigurowania struktury karty dokumentu.

Rozszerzono możliwości filtrowania i wizualizacji dokumentów.

Opracowano i wdrożono jednolity, scentralizowany interfejs administracyjny, który łączy wszystkie kluczowe funkcje zarządzania ustawieniami systemowymi.

Zoptymalizowano logikę i wydajność wyszukiwania w systemie

Dodano możliwość podstawowej integracji z zewnętrznymi platformami do współpracy

Centrum zadań — dodano nowy moduł do zarządzania zadaniami pracownika

Wprowadzono nowy system komentowania zadań i dokumentów

Interfejs systemu został dostosowany do obsługi wielu języków

Zoptymalizowano ogólną wydajność systemu

Nawigacja personalna — dodano możliwość zapisywania najczęściej używanych elementów menu dla szybkiego dostępu

1. Tworzenie lub wpływ dokumentu – stworzenie dokumentu w firmie lub jego otrzymanie od zewnętrznych partnerów, klientów bądź instytucji publicznych.
2. Przetwarzanie – edytowanie, uzgadnianie, podpisywanie i zatwierdzanie dokumentu przez odpowiednie działy.
3. Wykorzystanie – monitorowanie realizacji terminów i warunków zawartych w dokumencie w trakcie jego obowiązywania.
4. Archiwizacja – przechowywanie dokumentu przez określony czas zgodnie z przepisami wewnętrznymi oraz wymogami prawnymi.

Tradycyjny a elektroniczny obieg dokumentów: różnice i zalety

Sposoby ochrony danych w SmartPoint DMS:

1. Kontrola dostępu: Określenie praw dostępu dla każdego użytkownika zapewnia, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do określonych dokumentów. Zastosowanie dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA) dodaje dodatkowy poziom ochrony, wymagając potwierdzenia logowania przez niezależny kanał.
2. Szyfrowanie danych: Kryptograficzne metody szyfrowania, oparte na technologiach Microsoft i wykorzystywane w systemie SmartPoint DMS, zapewniają poufność danych, czyniąc je niedostępnymi dla osób nieuprawnionych.
3. Zgodność z modelem ról: Jasno określone obowiązki i uprawnienia użytkowników zgodnie z ich funkcjami służbowymi minimalizują ryzyko zagrożeń wewnętrznych i nieautoryzowanego dostępu do poufnych informacji.
4. Rejestry audytowe i historia zmian: Prowadzenie szczegółowych logów wszystkich działań użytkowników w systemie umożliwia monitorowanie i analizowanie wszelkich podejrzanych lub nieautoryzowanych działań, co ułatwia szybką reakcję na incydenty związane z bezpieczeństwem danych.
5. Kopie zapasowe i odzyskiwanie danych: Regularne tworzenie kopii zapasowych danych w chmurze oraz plany odzyskiwania po awarii zapewniają integralność informacji i ciągłość procesów biznesowych w przypadku problemów technicznych lub cyberataków.
6. Podpis elektroniczny lub QES: Podpis cyfrowy zapewnia autentyczność i spójność dokumentów poprzez potwierdzenie ich pochodzenia oraz tego, że nie zostały one zmienione po podpisaniu. Dokumenty elektroniczne podpisane podpisem cyfrowym są uznawane przez instytucje rządowe i sądy oraz mają taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki.

Kompleksowe podejście do ochrony danych: jak narzędzia Microsoft pomagają chronić informacje korporacyjne

Główne sposoby ochrony poufnych danych

1. Defense-in-depth (obrona w głąb): Strategia wielopoziomowego bezpieczeństwa danych, łącząca segmentację sieci, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, ochronę punktów końcowych oraz usług chmurowych. Kluczowym narzędziem w tym zakresie jest integracja z Azure Sentinel – rozwiązaniem SIEM opartym na sztucznej inteligencji, które zapewnia centralny monitoring, analitykę i reakcję na incydenty w czasie rzeczywistym.
2. Ochrona danych w Azure: Platforma chmurowa Azure oferuje szeroki zestaw funkcji zabezpieczających elektroniczny obieg dokumentów – od szyfrowania danych w spoczynku i w trakcie przesyłania, Azure Key Vault do bezpiecznego przechowywania kluczy, certyfikatów i sekretów, aż po kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC), która pozwala precyzyjnie określić, kto ma dostęp do jakich danych.
3. Bezpieczeństwo Microsoft 365: Microsoft 365 dostarcza zaawansowane wbudowane narzędzia ochrony danych. DLP (Data Loss Prevention) umożliwia wykrywanie i blokowanie wycieku poufnych informacji, EDR (Microsoft Defender for Endpoint) zapewnia aktywną ochronę urządzeń przed zagrożeniami, a ATP (Advanced Threat Protection) umożliwia dogłębną analizę załączników, linków i innych kanałów ataków.
4. Automatyczne wykrywanie zagrożeń: Dzięki połączeniu Microsoft Defender i Microsoft Sentinel system automatycznie identyfikuje potencjalne zagrożenia, analizując miliony sygnałów na sekundę. Umożliwia to identyfikację ryzyk już na wczesnym etapie i reakcję jeszcze zanim dojdzie do szkody.

Międzynarodowe wymogi i standardy ochrony danych

• RODO (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) – rozporządzenie Unii Europejskiej, które określa zasady ochrony danych osobowych obywateli UE.
• ISO 27001 (Międzynarodowy standard bezpieczeństwa informacji) – międzynarodowa norma określająca wymagania dla systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISMS).
• Rozporządzenie eIDAS (Rozporządzenie UE w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania) – akt prawny UE regulujący stosowanie podpisów elektronicznych, identyfikacji cyfrowej oraz usług zaufania, zapewniający ich moc prawną na terenie UE.
• NIST (Wytyczne Narodowego Instytutu Standardów i Technologii, USA) – dokumenty wydawane przez amerykańską instytucję rządową, która opracowuje standardy w zakresie cyberbezpieczeństwa, w tym zalecenia dotyczące zarządzania ryzykiem, kryptografii i ochrony informacji w sektorze publicznym i prywatnym.

Wymagania ustawodawstwa Ukrainy w zakresie ochrony danych

• Ustawa Ukrainy o dokumentach elektronicznych i elektronicznym obiegu dokumentów nr 851-IV z dnia 22 maja 2003 roku.
• Ustawa Ukrainy o ochronie informacji w systemach informacyjno-telekomunikacyjnych nr 80/94-VR z dnia 5 lipca 1994 roku.
• Ustawa Ukrainy o elektronicznych usługach zaufania nr 2155-VIII z dnia 5 października 2017 roku – odpowiednik eIDAS, który reguluje kwestie podpisów elektronicznych i certyfikacji.

SmartPoint DMS – jakie korzyści i funkcje oferuje system elektronicznego obiegu dokumentów

• Zgodność z przepisami prawa: SmartPoint DMS jest systemem zgodnym z przepisami prawa. Oznacza to, że standard zarządzania dokumentami spełnia wymagania obowiązującego prawa.
• Integracja z innymi systemami: SmartPoint DMS można łatwo zintegrować z systemami CRM, ERP, BI, chatbotami, bibliotekami QEA oraz innymi rozwiązaniami, co pozwala na jego bezproblemową integrację z istniejącą infrastrukturą IT firmy.
• Konfigurowanie ścieżek zatwierdzania: System pozwala skonfigurować niestandardowe rozgałęzione łańcuchy zatwierdzeń, automatyzując ich przepływ między odpowiedzialnymi osobami i działami oraz zapewniając ochronę poufnych informacji.
• Moduły dla różnych typów operacji: SmartPoint DMS zawiera wyspecjalizowane moduły do pracy z umowami, korespondencją, przetargami i zamówieniami itp. Rozwiązanie zapewnia kompleksowe zarządzanie wszystkimi rodzajami dokumentów firmowych.
• Współpraca nad dokumentami: System wspiera funkcjonalność wspólnej edycji i dyskusji nad dokumentami, zapewniając kontrolowany i przejrzysty proces.
• Obsługa podpisów cyfrowych SmartPoint DMS pozwal na wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zapewniając prawną ważność dokumentów elektronicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Rozwiązanie zapewnia również możliwość podpisywania i weryfikacji dokumentów bezpośrednio w systemie.
• Intuicyjny interfejs użytkownika: System bazuje na SharePoint i Power Platform – platformach low-code firmy Microsoft – co umożliwia szybkie konfigurowanie potrzebnych procesów biznesowych bez konieczności posiadania specjalistycznej wiedzy technicznej.

• Wewnętrzny kreator procesów: Umożliwia precyzyjne przypisywanie uprawnień dostępu dla każdej roli na każdym etapie procesu, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do dokumentów oraz chroni dane przed przypadkowym lub celowym usunięciem czy zniekształceniem.
• Zarządzanie kontrahentami: Scentralizowana baza danych z walidacją danych, możliwością powiązania dokumentów i kontrolowanym dostępem dla każdego etapu interakcji.
• Wyszukiwanie z uwzględnieniem poziomu dostępu: Użytkownik widzi tylko te dokumenty, do których ma przyznane uprawnienia zgodnie z jego rolą – eliminuje to przypadkowe lub celowe naruszenia poufności informacji.
• Wbudowane role: Zarządzanie dostępem realizowane jest przez elastyczny system ról, który uwzględnia strukturę organizacyjną i specyfikę procesów w firmie.
• Zintegrowana komunikacja: Wewnętrzny czat i możliwość komentowania dokumentów eliminują konieczność korzystania z zewnętrznych komunikatorów, zwiększając bezpieczeństwo wymiany informacji.
• Automatyczne uzyskiwanie prawnie wiążących wyników: Integracja z usługami takimi jak Vchasno umożliwia otrzymywanie podpisanych przez QES dokumentów i potwierdzeń ich przechowywania, zgodnie z wymogami prawnymi.
• Rejestr zmian i dziennik audytu: Każda czynność związana z dokumentem jest rejestrowana – wraz z datą, użytkownikiem i zakresem zmian. Gwarantuje to przejrzystość i możliwość pełnego śledzenia zdarzeń.

Na karcie Kontrahenta pojawiły się dwa nowe parametry, które pozwalają na rozdzielenie kontrahentów w zależności od firmy, z którą współpracują.

Ulepszono integrację z Power BI umożliwiającą korzystanie z raportów analitycznych bezpośrednio w środowisku pracy.

Wprowadzanie adresu email kontrahenta z poziomu dokumentu

Klonowanie wcześniej utworzonego wniosku

Wersja hiszpańska

Zaktualizowany moduł „Dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne” z ulepszoną integracją między modułami.