Blog

Wprowadzono możliwość tworzenia indywidualnej karty dokumentu w zależności od jego kategorii.

Dodano możliwość jednoczesnego zatwierdzania kilku dokumentów.

Dodano możliwość jednoczesnego odrzucania kilku dokumentów.

Rozszerzono wyszukiwanie według zawartości plików (Word, Excel, PDF).

Wprowadzono możliwość cofnięcia akceptacji do wybranego etapu.

Wprowadzono możliwość ustawiania parametrów przypomnień lub powiadomień dla poszczególnych kroków ścieżki akceptacji.

Zaktualizowano moduł „Dokumenty wewnętrzne”.

Zaktualizowano moduł „Dokumenty zewnętrzne (przychodzące i wychodzące)”.

Zaktualizowano moduł „Wnioski finansowe”.

Azure Document Intelligence — nowa era w cyfrowym obiegu dokumentów

• Pozyskiwanie dokumentów z różnych źródeł oraz ich przetwarzanie zgodnie z wymaganiami konkretnego procesu biznesowego;
• Analiza pozyskanych dokumentów dzięki rozpoznawaniu kluczowych metadanych i ich dalszemu sortowaniu.

Główne scenariusze wykorzystania rozwiązań z zakresu Intelligent Document Processing

• System oparty na AI umożliwia automatyczne uzupełnianie szablonów na podstawie danych pochodzących z wewnętrznych systemów (ERP, CRM, SharePoint);
• Technologie rozpoznawania tekstu w czasie rzeczywistym pozwalają na przeprowadzanie różnego rodzaju analiz dokumentów — pod kątem zgodności ze strukturą, obowiązującymi przepisami prawa, politykami wewnętrznymi firmy, spójności między dokumentami, a także obecności danych wrażliwych lub poufnych (np. w przypadku konieczności ponownego wykorzystania umowy przygotowanej dla jednego klienta — ważne jest upewnienie się, że wszelkie dane wrażliwe zostały całkowicie usunięte).
• Inteligentne wyszukiwanie oparte na technologii AI umożliwia szybkie odnajdywanie potrzebnych fragmentów w wielostronicowych dokumentach;

• Narzędzie AI do rozpoznawania tekstu może pełnić funkcję zaawansowanego korektora, umożliwiając sprawdzanie dokumentów pod kątem stylu, poprawności ortograficznej i interpunkcyjnej, a także wykrywanie powtórzeń, dublowania treści oraz nieścisłości znaczeniowych;
• Sztuczna inteligencja wykorzystywana do automatycznego przetwarzania dokumentów to niezastąpione wsparcie w realizacji zapytań związanych z wyszukiwaniem informacji — dzięki możliwości szybkiej analizy dużych zbiorów danych.

Przykładowe zastosowania sztucznej inteligencji w automatycznym przetwarzaniu dokumentów

• Dokumentów przychodzących i wychodzących – w tym do automatycznej klasyfikacji, kierowania oraz archiwizacji korespondencji i plików;
• Umów – wyodrębnianie kluczowych warunków, terminów i danych formalnych w celu przyspieszenia procesu zatwierdzania oraz ograniczenia ryzyka.
• Protokołów odbioru i faktur – poprzez dostosowanie dokumentów do obowiązujących standardów finansowych oraz ich automatyczne uzgadnianie z systemami księgowymi;
• Dokumentów kadrowych – w tym obsługi wniosków, pism i akt osobowych zgodnie z wymaganiami prawa pracy;
• Raportów regulacyjnych – obejmujących strukturyzację formularzy sprawozdawczych i przygotowanie ich do przekazania organom nadzorczym;
• Rękopisów cyfrowych – poprzez ich archiwizację i systematyzację w bibliotekach cyfrowych.

Przykład zastosowania AI do przetwarzania dokumentów – firma Emaar

Jak w rozwiązaniu SmartPoint DMS zrealizowano zarządzanie dokumentacją elektroniczną z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

Funkcjonalność systemu elektronicznego obiegu dokumentów SmartPoint DMS jako nowoczesnego rozwiązania Intelligent Document Processing (IDP)

• Odbieranie obrazów dokumentów z różnych źródeł (zeskanowane kopie, poczta elektroniczna, zabezpieczone katalogi);
• Cyfryzację dokumentów w razie potrzeby;
• Rozpoznawanie tekstu i wyodrębnianie kluczowych metadanych;
• Klasyfikowanie dokumentów z wykorzystaniem AI, na podstawie zawartych w nich metadanych;
• Przetwarzanie pozyskanych danych zgodnie z wymaganiami konkretnego procesu biznesowego;
• Automatyzację dalszych działań — takich jak rejestracja, akceptacja, archiwizacja — w zależności od potrzeb.

Kluczowe cechy wykorzystania AI w systemie zarządzania dokumentami SmartPoint DMS

• Szerokie wsparcie urządzeń – technologia skanowania kompatybilna z większością nowoczesnych skanerów;
• Elastyczność w źródłach danych – system przetwarza zarówno zeskanowane dokumenty, jak i ich obrazy, w tym kopie otrzymane z poczty elektronicznej lub z zabezpieczonych folderów;
• Uniwersalność językowa – wyodrębnianie metadanych działa równie skutecznie dla dokumentów tworzonych w cyrylicy i łacinie, co ma szczególne znaczenie dla firm współpracujących z partnerami międzynarodowymi;
• Automatyzacja rejestracji – dokumenty mogą być automatycznie rejestrowane w systemie EOD lub przechowywane w formie kart w panelu rejestratora.
• Obsługa procesu akceptacji – system umożliwia automatyczne uruchomienie procesu akceptacji na podstawie metadanych pozyskanych z dokumentu

Systemy zarządzania dokumentacją elektroniczną zintegrowane z usługami AI — dodatkowa przewaga konkurencyjna dla biznesu

Zaktualizowano osobisty pulpit pracownika.

Wprowadzono narzędzie do konfigurowania struktury karty dokumentu.

Rozszerzono możliwości filtrowania i wizualizacji dokumentów.

Opracowano i wdrożono jednolity, scentralizowany interfejs administracyjny, który łączy wszystkie kluczowe funkcje zarządzania ustawieniami systemowymi.

Zoptymalizowano logikę i wydajność wyszukiwania w systemie

Dodano możliwość podstawowej integracji z zewnętrznymi platformami do współpracy

Centrum zadań — dodano nowy moduł do zarządzania zadaniami pracownika

Wprowadzono nowy system komentowania zadań i dokumentów

Interfejs systemu został dostosowany do obsługi wielu języków

Zoptymalizowano ogólną wydajność systemu

Nawigacja personalna — dodano możliwość zapisywania najczęściej używanych elementów menu dla szybkiego dostępu

1. Tworzenie lub wpływ dokumentu – stworzenie dokumentu w firmie lub jego otrzymanie od zewnętrznych partnerów, klientów bądź instytucji publicznych.
2. Przetwarzanie – edytowanie, uzgadnianie, podpisywanie i zatwierdzanie dokumentu przez odpowiednie działy.
3. Wykorzystanie – monitorowanie realizacji terminów i warunków zawartych w dokumencie w trakcie jego obowiązywania.
4. Archiwizacja – przechowywanie dokumentu przez określony czas zgodnie z przepisami wewnętrznymi oraz wymogami prawnymi.

Tradycyjny a elektroniczny obieg dokumentów: różnice i zalety

Sposoby ochrony danych w SmartPoint DMS:

1. Kontrola dostępu: Określenie praw dostępu dla każdego użytkownika zapewnia, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do określonych dokumentów. Zastosowanie dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA) dodaje dodatkowy poziom ochrony, wymagając potwierdzenia logowania przez niezależny kanał.
2. Szyfrowanie danych: Kryptograficzne metody szyfrowania, oparte na technologiach Microsoft i wykorzystywane w systemie SmartPoint DMS, zapewniają poufność danych, czyniąc je niedostępnymi dla osób nieuprawnionych.
3. Zgodność z modelem ról: Jasno określone obowiązki i uprawnienia użytkowników zgodnie z ich funkcjami służbowymi minimalizują ryzyko zagrożeń wewnętrznych i nieautoryzowanego dostępu do poufnych informacji.
4. Rejestry audytowe i historia zmian: Prowadzenie szczegółowych logów wszystkich działań użytkowników w systemie umożliwia monitorowanie i analizowanie wszelkich podejrzanych lub nieautoryzowanych działań, co ułatwia szybką reakcję na incydenty związane z bezpieczeństwem danych.
5. Kopie zapasowe i odzyskiwanie danych: Regularne tworzenie kopii zapasowych danych w chmurze oraz plany odzyskiwania po awarii zapewniają integralność informacji i ciągłość procesów biznesowych w przypadku problemów technicznych lub cyberataków.
6. Podpis elektroniczny lub QES: Podpis cyfrowy zapewnia autentyczność i spójność dokumentów poprzez potwierdzenie ich pochodzenia oraz tego, że nie zostały one zmienione po podpisaniu. Dokumenty elektroniczne podpisane podpisem cyfrowym są uznawane przez instytucje rządowe i sądy oraz mają taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki.

Kompleksowe podejście do ochrony danych: jak narzędzia Microsoft pomagają chronić informacje korporacyjne

Główne sposoby ochrony poufnych danych

1. Defense-in-depth (obrona w głąb): Strategia wielopoziomowego bezpieczeństwa danych, łącząca segmentację sieci, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, ochronę punktów końcowych oraz usług chmurowych. Kluczowym narzędziem w tym zakresie jest integracja z Azure Sentinel – rozwiązaniem SIEM opartym na sztucznej inteligencji, które zapewnia centralny monitoring, analitykę i reakcję na incydenty w czasie rzeczywistym.
2. Ochrona danych w Azure: Platforma chmurowa Azure oferuje szeroki zestaw funkcji zabezpieczających elektroniczny obieg dokumentów – od szyfrowania danych w spoczynku i w trakcie przesyłania, Azure Key Vault do bezpiecznego przechowywania kluczy, certyfikatów i sekretów, aż po kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC), która pozwala precyzyjnie określić, kto ma dostęp do jakich danych.
3. Bezpieczeństwo Microsoft 365: Microsoft 365 dostarcza zaawansowane wbudowane narzędzia ochrony danych. DLP (Data Loss Prevention) umożliwia wykrywanie i blokowanie wycieku poufnych informacji, EDR (Microsoft Defender for Endpoint) zapewnia aktywną ochronę urządzeń przed zagrożeniami, a ATP (Advanced Threat Protection) umożliwia dogłębną analizę załączników, linków i innych kanałów ataków.
4. Automatyczne wykrywanie zagrożeń: Dzięki połączeniu Microsoft Defender i Microsoft Sentinel system automatycznie identyfikuje potencjalne zagrożenia, analizując miliony sygnałów na sekundę. Umożliwia to identyfikację ryzyk już na wczesnym etapie i reakcję jeszcze zanim dojdzie do szkody.

Międzynarodowe wymogi i standardy ochrony danych

• RODO (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) – rozporządzenie Unii Europejskiej, które określa zasady ochrony danych osobowych obywateli UE.
• ISO 27001 (Międzynarodowy standard bezpieczeństwa informacji) – międzynarodowa norma określająca wymagania dla systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISMS).
• Rozporządzenie eIDAS (Rozporządzenie UE w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania) – akt prawny UE regulujący stosowanie podpisów elektronicznych, identyfikacji cyfrowej oraz usług zaufania, zapewniający ich moc prawną na terenie UE.
• NIST (Wytyczne Narodowego Instytutu Standardów i Technologii, USA) – dokumenty wydawane przez amerykańską instytucję rządową, która opracowuje standardy w zakresie cyberbezpieczeństwa, w tym zalecenia dotyczące zarządzania ryzykiem, kryptografii i ochrony informacji w sektorze publicznym i prywatnym.

Wymagania ustawodawstwa Ukrainy w zakresie ochrony danych

• Ustawa Ukrainy o dokumentach elektronicznych i elektronicznym obiegu dokumentów nr 851-IV z dnia 22 maja 2003 roku.
• Ustawa Ukrainy o ochronie informacji w systemach informacyjno-telekomunikacyjnych nr 80/94-VR z dnia 5 lipca 1994 roku.
• Ustawa Ukrainy o elektronicznych usługach zaufania nr 2155-VIII z dnia 5 października 2017 roku – odpowiednik eIDAS, który reguluje kwestie podpisów elektronicznych i certyfikacji.

SmartPoint DMS – jakie korzyści i funkcje oferuje system elektronicznego obiegu dokumentów

• Zgodność z przepisami prawa: SmartPoint DMS jest systemem zgodnym z przepisami prawa. Oznacza to, że standard zarządzania dokumentami spełnia wymagania obowiązującego prawa.
• Integracja z innymi systemami: SmartPoint DMS można łatwo zintegrować z systemami CRM, ERP, BI, chatbotami, bibliotekami QEA oraz innymi rozwiązaniami, co pozwala na jego bezproblemową integrację z istniejącą infrastrukturą IT firmy.
• Konfigurowanie ścieżek zatwierdzania: System pozwala skonfigurować niestandardowe rozgałęzione łańcuchy zatwierdzeń, automatyzując ich przepływ między odpowiedzialnymi osobami i działami oraz zapewniając ochronę poufnych informacji.
• Moduły dla różnych typów operacji: SmartPoint DMS zawiera wyspecjalizowane moduły do pracy z umowami, korespondencją, przetargami i zamówieniami itp. Rozwiązanie zapewnia kompleksowe zarządzanie wszystkimi rodzajami dokumentów firmowych.
• Współpraca nad dokumentami: System wspiera funkcjonalność wspólnej edycji i dyskusji nad dokumentami, zapewniając kontrolowany i przejrzysty proces.
• Obsługa podpisów cyfrowych SmartPoint DMS pozwal na wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zapewniając prawną ważność dokumentów elektronicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Rozwiązanie zapewnia również możliwość podpisywania i weryfikacji dokumentów bezpośrednio w systemie.
• Intuicyjny interfejs użytkownika: System bazuje na SharePoint i Power Platform – platformach low-code firmy Microsoft – co umożliwia szybkie konfigurowanie potrzebnych procesów biznesowych bez konieczności posiadania specjalistycznej wiedzy technicznej.

• Wewnętrzny kreator procesów: Umożliwia precyzyjne przypisywanie uprawnień dostępu dla każdej roli na każdym etapie procesu, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do dokumentów oraz chroni dane przed przypadkowym lub celowym usunięciem czy zniekształceniem.
• Zarządzanie kontrahentami: Scentralizowana baza danych z walidacją danych, możliwością powiązania dokumentów i kontrolowanym dostępem dla każdego etapu interakcji.
• Wyszukiwanie z uwzględnieniem poziomu dostępu: Użytkownik widzi tylko te dokumenty, do których ma przyznane uprawnienia zgodnie z jego rolą – eliminuje to przypadkowe lub celowe naruszenia poufności informacji.
• Wbudowane role: Zarządzanie dostępem realizowane jest przez elastyczny system ról, który uwzględnia strukturę organizacyjną i specyfikę procesów w firmie.
• Zintegrowana komunikacja: Wewnętrzny czat i możliwość komentowania dokumentów eliminują konieczność korzystania z zewnętrznych komunikatorów, zwiększając bezpieczeństwo wymiany informacji.
• Automatyczne uzyskiwanie prawnie wiążących wyników: Integracja z usługami takimi jak Vchasno umożliwia otrzymywanie podpisanych przez QES dokumentów i potwierdzeń ich przechowywania, zgodnie z wymogami prawnymi.
• Rejestr zmian i dziennik audytu: Każda czynność związana z dokumentem jest rejestrowana – wraz z datą, użytkownikiem i zakresem zmian. Gwarantuje to przejrzystość i możliwość pełnego śledzenia zdarzeń.

Na karcie Kontrahenta pojawiły się dwa nowe parametry, które pozwalają na rozdzielenie kontrahentów w zależności od firmy, z którą współpracują.

Ulepszono integrację z Power BI umożliwiającą korzystanie z raportów analitycznych bezpośrednio w środowisku pracy.

Wprowadzanie adresu email kontrahenta z poziomu dokumentu

Klonowanie wcześniej utworzonego wniosku

Wersja hiszpańska

Zaktualizowany moduł „Dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne” z ulepszoną integracją między modułami.

Na które kluczowe wskaźniki KPI ma wpływ wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentami

• Czas przetwarzania dokumentów: rozumiany jako średni czas poświęcany w firmie na przetworzenie jednego dokumentu. Oblicza się na podstawie stosunku czasu spędzonego na przetwarzaniu wszystkich dokumentów do liczby przetworzonych dokumentów;
• Procent zadań wykonanych na czas: definiowany jako stosunek zadań wykonanych na czas do całkowitej liczby zadań pomnożony przez 100;
• Procent błędów w dokumentacji: obliczany jako stosunek liczby dokumentów z błędami do całkowitej liczby dokumentów pomnożony przez 100;
• Czas zaoszczędzony na przetwarzaniu dokumentów: jest to różnica między czasem spędzonym na ręcznym przetwarzaniu dokumentów a czasem wymaganym do przetworzenia tej samej liczby dokumentów po automatyzacji tych procesów;
• Procent pracowników korzystających z EZD: określany jako stosunek aktywnych użytkowników systemu do całkowitej liczby pracowników pomnożony przez 100;
• Zmniejszenie kosztów operacyjnych, w szczególności papieru i artykułów biurowych: jest to stosunek kosztów związanych z tymi potrzebami przed i po wdrożeniu pomnożony przez 100 do wszystkich kosztów;
• Liczba dokumentów przetwarzanych w systemie: porównanie liczby dokumentów przetworzonych w określonym czasie z liczbą dokumentów przetworzonych w tym samym okresie przed wdrożeniem EZD;
• Dostępność dokumentów lub czas spędzony przez pracowników na wyszukiwaniu dokumentów. Oblicza się jako stosunek czasu poświęconego na wyszukiwanie wszystkich dokumentów do liczby odnalezionych dokumentów.
• Zmniejszenie liczby błędów spowodowanych nieprawidłowym przechowywaniem lub utratą dokumentów: stosunek liczby utraconych lub nieprawidłowo przechowywanych dokumentów do całkowitej liczby dokumentów pomnożony przez 100;
• Średni czas potrzebny na przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi nowego systemu EZD.

Wyniki badań dotyczących wpływu automatyzacji elektronicznego obiegu dokumentów na kluczowe wskaźniki rentowności biznesu

System elektronicznego zarządzania dokumentami SmartPoint DMS jest motorem procesów biznesowych

• zmniejszenie kosztów przetwarzania dokumentów o 52%, głównie dzięki niższym kosztom operacyjnym: papieru, drukowania, wysyłki i przechowywania dokumentów;
• skrócenie czasu przetwarzania dokumentów o 64% i minimalizacja czasu poświęcanego przez pracowników na rutynowe zadania;
• wysoki poziom bezpieczeństwa danych i przejrzystości biznesowej, co jest ważne dla zgodności z regulacjami korporacyjnymi i zarządzania ryzykiem. Jednocześnie system zapewnia wygodny dostęp do danych z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.