W wersji 4.4 wprowadziliśmy nową funkcjonalność w Centrum administracyjnym, rozszerzyliśmy dotychczasowe funkcje zarządzania dokumentami oraz rozbudowaliśmy możliwości interfejsu API w zakresie wymiany danych dotyczących dokumentów z zewnętrznymi systemami i usługami.
Usprawniliśmy kluczowe scenariusze pracy z dokumentami i powiadomieniami oraz integrację z zewnętrznymi systemami biznesowymi.
Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis najważniejszych zmian.
Proces zapoznawania się z dokumentami
Co zostało wprowadzone?
W tej wersji dodano możliwość inicjowania zadań związanych z zapoznaniem się z dokumentem na etapie procesu jego akceptacji. Dodano również możliwość generowania Protokołu zapoznania się z dokumentem.
Oznacza to, że administrator biznesowy może określić, na którym etapie procesu akceptacji możliwe będzie przypisanie pracownikom zadań dotyczących zapoznania się z dokumentem, a użytkownik może utworzyć takie zadanie na wybranym etapie procesu akceptacji dokumentu.
- Jak to działa?
Podczas realizacji swojego zadania użytkownik może utworzyć dodatkowe zadanie typu „Do zapoznania się”, o ile administrator biznesowy skonfigurował taką możliwość. Następnie wybiera pracowników odpowiedzialnych za zapoznanie się z dokumentem.
System utworzy zadanie i wyśle odpowiednie powiadomienia do wskazanych pracowników o konieczności zapoznania się z dokumentem. W razie potrzeby system umożliwia również wygenerowanie Protokołu zapoznania się z dokumentem.
- Jakie są korzyści?
Funkcjonalność zapoznawania się z dokumentami jest przydatna w sytuacjach, gdy pracownicy muszą zapoznać się z ważnymi dokumentami lub zmianami wprowadzonymi w tych dokumentach. Rozwiązanie to zwiększa kontrolę nad procesem oraz pomaga zapewnić terminowe zapoznanie wszystkich pracowników z ważnymi dokumentami obowiązującymi w firmie.
Rejestracja dokumentów na podstawie wiadomości e-mail
- Co zostało wprowadzone?
Wprowadzono możliwość analizowania wiadomości e-mail oraz automatycznej rejestracji dokumentów na podstawie otrzymanych wiadomości.
Funkcja analizy wiadomości e-mail jest elastyczna i umożliwia analizę wielu skrzynek pocztowych.
Na podstawie wiadomości system określa odpowiednią kategorię lub typ dokumentu i automatycznie tworzy wpisy w panelu Rejestratora.
- Jak to działa?
Po otrzymaniu wiadomości e-mail użytkownik przypisuje jej odpowiednią kategorię, która służy do określenia typu dokumentu. Następnie mechanizm AI analizuje treść wiadomości oraz załączniki i tworzy odpowiedni wpis w panelu Rejestratora systemu SmartPoint DMS.
- Jakie są korzyści?
Nowa funkcjonalność przyspiesza analizę wiadomości e-mail i usprawnia pracę Rejestratora podczas przetwarzania dużej liczby wiadomości. Ponadto możliwość przetwarzania wiadomości e-mail skraca czas potrzebny na obsługę dużej liczby dokumentów trafiających do skrzynki pocztowej użytkownika.
Eksport do Excel
- Co zostało wprowadzone?
Rozszerzono funkcję eksportu danych do programu Excel o możliwość wyboru pól, które mają zostać uwzględnione w raporcie Excel. Funkcjonalność umożliwia eksport danych zarówno dla wybranych statusów, jak i dla całego systemu.
- Jak to działa?
Użytkownik wybiera pola dokumentu, które mają zostać uwzględnione w eksporcie, lub zaznacza wszystkie dostępne pola. Następnie określa, które dokumenty mają zostać wyeksportowane — własne dokumenty lub dokumenty, do których posiada uprawnienia — i klika przycisk „Eksport”. System przygotowuje raport w tle i wysyła go na adres e-mail użytkownika, który zainicjował eksport.
- Jakie są korzyści?
Podczas pracy z rejestrem dokumentów można generować raporty Excel na podstawie dowolnych danych dostępnych w systemie. Umożliwia to tworzenie elastycznych raportów analitycznych oraz przeprowadzanie dodatkowej analizy danych. Ponadto dane można wykorzystać w programie Excel lub Power BI do tworzenia raportów wspierających kierowników i analityków biznesowych w podejmowaniu decyzji.
Oddzielna sekcja konfiguracji powiadomień i przypomnień w Centrum administracyjnym
- Co zostało wprowadzone?
W tej wersji dodano nowe możliwości konfiguracji przypomnień i powiadomień w Centrum administracyjnym. Rozszerzono również listę kategorii powiadomień, obejmującą między innymi powiadomienia o dodaniu nowego komentarza, udostępnieniu dokumentu oraz inne zdarzenia.
- Jak to działa?
W Centrum administracyjnym administrator biznesowy może skonfigurować wysyłanie powiadomień dla różnych warunków dotyczących zarówno dokumentów, jak i zadań. W tym celu wystarczy utworzyć odpowiedni wpis w słowniku powiadomień. System będzie automatycznie monitorował skonfigurowane wyzwalacze i wysyłał powiadomienia lub przypomnienia do użytkowników zgodnie z określonymi ustawieniami.
- Jakie są korzyści?
Dzięki tej funkcjonalności klienci mogą samodzielnie określać, kiedy i w jakich przypadkach użytkownicy mają otrzymywać powiadomienia, ograniczyć liczbę zbędnych komunikatów oraz ustalać priorytety najważniejszych powiadomień.
Import i eksport skonfigurowanych ścieżek akceptacji
- Co zostało wprowadzone?
W sekcji Procesy w Centrum administracyjnym dodano nową funkcjonalność umożliwiającą import i eksport skonfigurowanych ścieżek akceptacji dokumentów.
- Jak to działa?
Aby zaimportować lub wyeksportować wcześniej skonfigurowane schematy ścieżek akceptacji, na przykład ze środowiska testowego, administrator biznesowy może skorzystać z przycisków „Import” i „Eksport”.
- Jakie są korzyści?
Nowa funkcjonalność importu i eksportu szablonów umożliwia administratorom biznesowym szybsze wdrażanie wcześniej skonfigurowanych schematów ścieżek akceptacji oraz pozwala uniknąć błędów związanych z ich ręcznym przenoszeniem.
Wymiana dokumentów z Vchasno.EDO i PTAH API
- Co zostało wprowadzone?
W tej wersji zaimplementowano podstawowe scenariusze wymiany dokumentów z usługami Vchasno.EDO oraz PTAH API. Pozwoliło to rozszerzyć scenariusze wymiany dokumentów z kontrahentami oraz umożliwiło użytkownikom obsługę dokumentów bezpośrednio z poziomu interfejsu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, bez konieczności otwierania zewnętrznych usług służących do wymiany dokumentów z kontrahentami.
- Jak to działa?
Klienci korzystający z modułu SmartPoint DMS „KEP i Integracje” mogą wymieniać dokumenty z kontrahentami korzystającymi z usług Vchasno.EDO lub PTAH API. W tym celu konfigurowane są konektory z odpowiednimi usługami, definiowane są procesy integracyjne oraz przeprowadzane są testy wymiany danych w środowiskach klienta. Po zakończeniu konfiguracji dokumenty otrzymywane od kontrahentów oraz dokumenty przeznaczone do wysłania do kontrahentów są obsługiwane bezpośrednio w interfejsie SmartPoint DMS.
- Jakie są korzyści?
Wymiana danych z kontrahentami za pośrednictwem integracji z systemami Vchasno.EDO i PTAH API znacząco przyspiesza przetwarzanie i rejestrację dokumentów, umożliwia utworzenie jednolitego repozytorium dokumentów pochodzących z tych systemów oraz zapewnia spójność informacji dotyczących obsługi dokumentów i współpracy z kontrahentami.
Otwarte API do integracji z systemami biznesowymi (ERP, CRM itp.)
- Co zostało wprowadzone?
W tej wersji interfejs API produktu SmartPoint DMS został znacząco rozbudowany, zapewniając szersze możliwości integracji z zewnętrznymi systemami i usługami. Dzięki szczegółowej dokumentacji podstawowych usług oraz metod pracy z systemem klienci mogą samodzielnie konfigurować i rozwijać integracje z wykorzystaniem własnych specjalistów.
- Jak to działa?
Jeżeli zachodzi potrzeba przechowywania danych lub dwukierunkowej wymiany danych pomiędzy SmartPoint DMS a systemami klienta (ERP, CRM itp.), można wykorzystać dostępny interfejs API bez konieczności angażowania programistów SMART business. Ponadto administratorzy biznesowi mogą samodzielnie określać etapy, na których ma zostać zainicjowana wymiana danych z innymi systemami, natomiast administratorzy systemowi mogą wskazać pola, które mają być uwzględnione w procesie wymiany danych.
- Jakie są korzyści?
Możliwość samodzielnej konfiguracji integracji zapewnia większą elastyczność w zarządzaniu kosztami utrzymania rozwiązania SmartPoint DMS oraz integracji z systemami wykorzystywanymi przez klienta. Klienci posiadający własne centrum kompetencyjne mogą samodzielnie dostosowywać SmartPoint DMS do swoich procesów biznesowych i wykorzystywanych systemów.
