Təkmilləşdirmə qeydləri buraxılışı (Reliz) 4.4 versiyasında İdarəetmə Mərkəzinə yeni funksionallıq əlavə etdik, sənədlərlə iş üzrə mövcud imkanları təkmilləşdirdik, həmçinin sənədlərlə bağlı məlumatların kənar sistem və xidmətlərlə mübadiləsi üçün API imkanlarını genişləndirdik.
Biz həmçinin sənədlər, bildirişlər və kənar biznes sistemləri ilə qarşılıqlı inteqrasiyanın əsas istifadə ssenarilərini daha da təkmilləşdirdik.
Aşağıda həyata keçirilmiş əsas yeniliklər haqqında daha ətraflı məlumat təqdim olunur.
Sənədlərin nəzərdən keçirilməsi prosesi
- Hansı yeniliklər tətbiq olundu?
Bu relizdə sənədin razılaşdırılması prosesi zamanı nəzərdən keçirmə tapşırıqlarının yaradılması imkanı əlavə edilib. Həmçinin nəzərdən keçirmə protokolunun formalaşdırılması funksiyası təqdim olunub.
Bu o deməkdir ki, biznes administratoru sənədin razılaşdırılması prosesinin hansı mərhələsində əməkdaşlar üçün sənədin nəzərdən keçirilməsi ilə bağlı tapşırıqların yaradılacağını müəyyən edə bilər. İstifadəçi isə öz növbəsində seçilmiş razılaşdırma mərhələsində belə bir tapşırıq yarada bilər.
- Necə işləyir?
Tapşırığın icrası zamanı, əgər biznes administratoru sənədin nəzərdən keçirilməsi üzrə tapşırıqların yaradılması imkanını aktivləşdiribsə, istifadəçi “Nəzərdən keçirmək üçün” tipli əlavə tapşırıq yarada və məsul əməkdaşları seçə bilər.
Sistem həmin tapşırığı yaradır və məsul əməkdaşlara sənədi nəzərdən keçirməyin zəruriliyi barədə müvafiq bildirişlər göndərir. Zərurət olduqda sistem sənədin nəzərdən keçirilməsi protokolunu da avtomatik formalaşdırmağa imkan verir.
- Nə üçün faydalıdır?
Sənədin nəzərdən keçirilməsi funksionallığı əməkdaşların vacib sənədlər və ya həmin sənədlərdə edilmiş dəyişikliklərlə tanış edilməsinin zəruri olduğu hallarda faydalıdır. Bu funksionallıq nəzarəti gücləndirməyə və bütün əməkdaşların şirkətin vacib sənədləri ilə vaxtında tanış olmasını təmin etməyə imkan verir.
Elektron məktublar əsasında sənədlərin qeydiyyatı
- Hansı yeniliklər tətbiq olundu?
Daxil olan elektron məktubların təhlili və onların əsasında sənədlərin avtomatik qeydiyyata alınması imkanı əlavə edilib.
Elektron məktubların təhlili funksiyası çevik şəkildə konfiqurasiya olunur və eyni zamanda bir neçə elektron poçt qutusunun emalını dəstəkləyir.
Məktubların kateqoriyalarına əsasən sistem müvafiq sənəd kateqoriyasını və ya sənəd növünü müəyyən edir və qeydiyyatçının kabinetində avtomatik olaraq müvafiq qeydlər yaradır.
- Necə işləyir?
Elektron poçt qutusuna məktub daxil olduqdan sonra istifadəçi məktuba müvafiq kateqoriya təyin edir. Bu kateqoriya sənəd növünün müəyyən edilməsi üçün istifadə olunur. Daha sonra AI mexanizmi məktubu və ona əlavə edilmiş faylları təhlil edir və SmartPoint DMS sisteminin Qeydiyyatçı kabinetində müvafiq sənəd qeydini avtomatik yaradır.
- Nə üçün faydalıdır?
Yeni funksionallıq elektron məktubların təhlilini sürətləndirir və çoxsaylı elektron poçt məlumatlarının emalı zamanı Qeydiyyatçının işini sadələşdirir. Həmçinin elektron məktubların avtomatik emalı imkanı istifadəçinin poçt qutusuna daxil olan çoxsaylı sənədlərin qeydiyyata alınması və işlənməsi üçün tələb olunan vaxtı əhəmiyyətli dərəcədə azaldır.
Excel formatında məlumatların çıxarılması
- Hansı yeniliklər tətbiq olundu?
Excel formatında məlumatların çıxarılması funksiyası təkmilləşdirilib: Excel hesabatının formalaşdırılması üçün tələb olunan xanaların seçilməsi imkanı əlavə olunub. Funksionallıq həm ayrı-ayrı statuslar üzrə, həm də bütün sistem üzrə məlumatların eksportuna imkan verir.
- Necə işləyir?
İstifadəçi sənədlər üzrə məlumatların eksportu üçün tələb olunan xanaların siyahısını və ya bütün xanaları seçir. Daha sonra məlumatların çıxarılacağı sənəd növünü müəyyən edir: öz sənədləri və ya istifadəçiyə giriş icazəsi verilmiş sənədlər. Bundan sonra “Eksport” düyməsini sıxır. Sistem hesabatı arxa planda hazırlayır və hazır hesabatı eksport təşəbbüskarının elektron poçt ünvanına göndərir.
- Nə üçün faydalıdır?
Sənədlər reyestri ilə işləyərkən sistemdəki istənilən məlumat əsasında Excel hesabatları formalaşdırmaq mümkündür. Bu imkan çevik analitik hesabatların hazırlanmasına və sistemdəki məlumatların əlavə təhlil edilməsinə şərait yaradır. Həmçinin Excel və ya Power BI funksiyalarından istifadə etməklə rəhbərlər və biznes analitikləri üçün idarəetmə qərarlarının qəbulunda tələb olunan hesabatları hazırlamaq mümkündür.
İdarəetmə Mərkəzində bildiriş və xatırlatmaların sazlanması üçün ayrıca bölmə
- Hansı yeniliklər tətbiq olundu?
Bu relizdə sistemin İdarəetmə Mərkəzinə xatırlatmaların və bildirişlərin sazlanması üçün yeni imkanlar əlavə edilib. Bildiriş kateqoriyalarının siyahısı genişləndirilib. Məsələn, istifadəçilərin yeni şərhin əlavə edilməsi, sənədə ümumi girişin təqdim olunması və digər hadisələr barədə məlumatlandırılması imkanları əlavə edilib.
- Necə işləyir?
İdarəetmə Mərkəzində biznes administratoru həm sənədlər, həm də tapşırıqlar üçün müxtəlif şərtlər əsasında bildirişlərin göndərilməsini sazlaya bilər. Bunun üçün sadəcə bildirişlər kataloqunda müvafiq qeyd yaratmaq kifayətdir. Sistem isə göstərilən triggerləri avtomatik olaraq izləyir və bildiriş və ya xatırlatmaları həmin bildiriş sazlamalarına uyğun olan istifadəçilərə göndərir.
- Nə üçün faydalıdır?
Bu imkan sayəsində müştərilər istifadəçilərə bildirişlərin göndərilməsi şərtlərini və zəruriliyini müstəqil şəkildə müəyyən edə bilərlər. Beləliklə, istifadəçilərin həddindən artıq sayda bildirişlə yüklənməsinin qarşısı alınır və daha vacib bildirişlər üçün prioritetlər təyin etmək mümkün olur.
Sazlanmış razılaşdırma marşrutlarının importu və eksportu
- Hansı yeniliklər tətbiq olundu?
İdarəetmə Mərkəzində “Proseslər” bölməsinə sənədlərin razılaşdırılması üçün sazlanmış marşrutların import və eksport etmə imkanını təmin edən yeni funksionallıq əlavə edilib.
- Necə işləyir?
Əvvəlcədən sazlanmış razılaşdırma marşrutlarının sxemlərini (məsələn, test mühitində yaradılmış marşrutları) import və eksport etmək üçün biznes administratoru iki düymədən istifadə edə bilər: “İmport” və ya”Eksport”.
- Nə üçün faydalıdır?
Yeni şablonların importu və eksportu funksionallığı biznes administratorlarına əvvəlcədən sazlanmış razılaşdırma marşrutlarının sxemlərini daha sürətli tətbiq etməyə və onların əl ilə köçürülməsi zamanı yarana biləcək səhvlərin qarşısını almağa imkan verir.
Vchasno.EDO və PTAH API ilə sənəd mübadiləsi
- Hansı yeniliklər tətbiq olundu?
Bu reliz çərçivəsində Vchasno.EDO və PTAH API xidmətləri ilə sənəd mübadiləsinin əsas ssenariləri həyata keçirilib. Bu yenilik kontragentlərlə sənəd mübadiləsi imkanlarını genişləndirib və istifadəçilərə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin interfeysindən çıxmadan sənədlərlə işləməyə imkan verir. Beləliklə, kontragentlərlə sənəd mübadiləsi üçün əlavə kənar xidmətləri açmağa ehtiyac qalmır.
- Necə işləyir?
SmartPoint DMS sisteminin “Elektron rəqəmsal imzalar (ERİ) və İnteqrasiyalar” modulu mövcud olduqda, müştərilər Vchasno.EDO və ya PTAH API xidmətlərindən istifadə edən kontragentlərlə sənəd mübadiləsi apara bilərlər. Bunun üçün müvafiq xidmətlərlə konnektorlar sazlanır, inteqrasiya prosesləri müəyyən edilir və müştərinin mühitində məlumat mübadiləsi test olunur. Bundan sonra kontragentlərdən daxil olan sənədlər və ya kontragentlərə göndərilməli olan sənədlər birbaşa SmartPoint DMS interfeysində emal olunur.
- Nə üçün faydalıdır?
Vchasno.EDO və PTAH API sistemləri ilə inteqrasiya vasitəsilə kontragentlərlə sənəd mübadiləsi sənədlərin emalı və qeydiyyata alınması prosesini əhəmiyyətli dərəcədə sürətləndirir. Bu funksionallıq həmin sistemlərdən daxil olan bütün sənədlər üçün vahid sənəd bazasının formalaşdırılmasını təmin edir, həmçinin sənədlərlə iş və kontragentlərlə qarşılıqlı əlaqə üzrə məlumatların tamlığını və ardıcıllığını qoruyur.
ERP, CRM və digər biznes sistemləri ilə inteqrasiya üçün açıq API
- Hansı yeniliklər tətbiq olundu?
Bu relizdə SmartPoint DMS məhsulunun kənar sistem və xidmətlərlə inteqrasiya imkanlarını təmin edən API əhəmiyyətli dərəcədə yenilənib. Əsas servis və metodların ətraflı sənədləşdirilməsi sayəsində müştərilər inteqrasiyaları öz mütəxəssislərinin iştirakı ilə müstəqil şəkildə konfiqurasiya edə və ya mövcud inteqrasiyaları təkmilləşdirə bilərlər.
- Necə işləyir?
SmartPoint DMS ilə sifarişçinin sistemləri (ERP, CRM və s.) arasında məlumatların saxlanılması və ya ikitərəfli mübadiləsinin tələb olunduğu hallarda, SMART business tərtibatçılarına müraciət etmədən sistemin mövcud API-sindən istifadə etmək mümkündür. Bundan əlavə, biznes administratorları digər sistemlərlə məlumat mübadiləsinin hansı mərhələlərdə başladılacağını müstəqil şəkildə müəyyən edə, sistem administratorları isə məlumat mübadiləsi zamanı istifadə olunacaq xanaların siyahısını sazlaya bilərlər.
- Nə üçün faydalıdır?
İnteqrasiya prosesinin müstəqil şəkildə konfiqurasiyası SmartPoint DMS məhsulunun dəstəklənməsi xərclərinin daha səmərəli idarə olunmasına və müştərinin müxtəlif sistemləri ilə çevik inteqrasiyaların qurulmasına imkan yaradır. Öz kompetensiya mərkəzinə malik olan müştərilər SmartPoint DMS sistemini öz biznes proseslərinə və informasiya sistemlərinə uyğun şəkildə müstəqil olaraq uyğunlaşdıra bilərlər.
