У Релізі 4.4 ми додали нову функціональність в Центрі адміністрування, оновили поточні функції роботи з документами, а також розширили можливості API для обміну даними за документами з зовнішніми системами та сервісами.
Ми покращили ключові сценарії роботи з документами та повідомленнями, а також взаємодію з зовнішніми бізнес-системами.
Далі докладніше про основні доопрацювання.
Процес ознайомлення з документами
- Що було зроблено?
В релізі було передбачено можливість ініціації завдань на ознайомлення в процесі погодження документа. Додано можливість формування протоколу ознайомлення.
Це означає, що бізнес-адміністратор може визначити, на якому кроці можлива постановка співробітникам завдань на ознайомлення, а користувач, відповідно, може поставити таке завдання на обраному етапі погодження документа.
- Як це працює?
Протягом виконання свого завдання, якщо бізнес-адміністратор налаштував можливість створення завдань на ознайомлення, користувач може створити додаткове завдання з відповідним типом «На ознайомлення» і обрати відповідальних співробітників.
Система створить завдання та надішле відповідні повідомлення відповідальним співробітникам про необхідність ознайомлення з документом. За потреби система надає змогу згенерувати Протокол ознайомлення з документами.
- Чим це буде корисно?
Функціонал ознайомлення з документами буде корисним у випадку, коли необхідно ознайомити співробітників з важливим документами або змінами, які відбулися у відповідних документах. Цей функціонал надає змогу підсилити контроль та забезпечити своєчасне ознайомлення усіх співробітників з важливими документами компанії.
Реєстрація документів на основі електронних листів
- Що було зроблено?
Додано можливість аналізу електронних листів та автоматичної реєстрації документів на основі отриманих листів.
Можливість аналізувати електронні листі є гнучкою та може підтримувати аналіз декількох поштових скриньок.
За допомогою категорій листів система визначає необхідну категорію або тип документу та автоматично створює записи в кабінеті реєстратора.
- Як це працює?
Після отримання листа на поштову скриньку користувач встановлює відповідну категорію листа, яка використовується для визначення типу документа. Далі механізм AI розбирає лист та вкладення і створює відповідний допис в кабінеті Реєстратора системи SmartPoint DMS.
- Чим це буде корисно?
Новий функціонал пришвидшує аналіз поштових листів та спрощує роботу Реєстратора під час опрацювання великої кількості даних в електронній пошті. Також можливість опрацювання електронних листів зменшує час на обробку великої кількості документів, що надходять на поштову скриньку користувача.
Експорт в Excel
- Що було зроблено?
Вдосконалено функцію експорту даних до Excel: додано можливість вибору полів, за якими необхідно сформувати звіт Excel. Функціонал дозволяє експортувати дані як за окремими статусами, так і за всією системою.
- Як це працює?
Користувач обирає необхідний перелік полів документів або всі поля для вивантаження даних за документами. Визначає тип документів, за якими необхідно здійснити експорт — власні документи або ті, до яких користувачеві надано дозволи, — і натискає на кнопку «Експорт». Система фоново підготує відповідний звіт та надішле його на поштову скриньку ініціатора експорту.
- Чим це буде корисно?
Під час роботи з реєстром документів можна генерувати Excel-звіти за будь-якими даними системи. Це дозволяє формувати гнучкі аналітичні звіти та виконувати додатковий аналіз даних в системі. Також за допомогою функцій Excel або Power BI можна створювати звіти, які необхідні керівникам або бізнес-аналітикам для прийняття управлінських рішень.
Окремий розділ для налаштувань сповіщень та нагадувань в Центрі адміністрування
Окремий розділ для налаштувань сповіщень та нагадувань в Центрі адміністрування
- Що було зроблено?
У цьому релізі додано нові можливості в Центрі адміністрування системи для налаштувань нагадувань та сповіщень. Розширено перелік категорій сповіщень, наприклад, інформування користувачів у разі додавання нового коментаря, надання спільного доступу до документу та інші.
- Як це працює?
В Центрі Адміністрування бізнес-адміністратор може налаштувати відправлення сповіщень за різними умовами як для документа, так і для завдання. Для цього необхідно просто створити необхідний запис в довіднику сповіщень, а система сама буде відстежувати вказані тригери та відправляти сповіщення або нагадування користувачам, які відповідають налаштуванням у сповіщенні.
- Чим це буде корисно?
Завдяки цьому клієнти можуть самостійно визначати умови та необхідність відправлення сповіщень користувачам, не перевантажувати їх великою кількістю повідомлень, та визначати пріоритетні сповіщення.
Імпорт та експорт налаштованих маршрутів погодження
- Що було зроблено?
В Центрі адміністрування в розділі «Процеси» додано нову функціональність, яка дає можливість експортувати та імпортувати налаштовані маршрути погодження документів.
- Як це працює?
Для того, щоб виконати експорт або імпорт схем маршрутів погодження, які було попередньо налаштовано, наприклад, на тестовому середовищі, бізнес-адміністратор може скористатися двома кнопками: «Імпорт» або «Експорт».
- Чим це буде корисно?
Новий фунціонал експорту та імпорту шаблонів дозволяє бізнес-адміністраторам швидше застосовувати попередньо налаштовані схеми маршрутів погодження та уникнути помилок під час ручного перенесення.
Обмін документами з Вчасно.ЕДО та PTAH API
- Що було зроблено?
Протягом релізу було виконано реалізацію основних сценаріїв обміну з сервісами Вчасно.ЕДО та ПТАХ.АПІ. Це дозволило розширити сценарії обміну документами з контрагентами та забезпечити роботу користувачів з інтерфейсу системи електронного документообігу без відкриття зовнішніх сервісів для обміну документами з контрагентами.
- Як це працює?
За наявності модулю SmartPoint DMS «КЕП та Інтеграції» клієнти мають можливість здійснювати обмін документами з контрагентами, які користуються сервісами Вчасно.ЕДО або ПТАХ.АПІ. Для цього здійснюється налаштування конекторів з відповідними сервісами, визначаються інтеграційні процеси та тестування обміну даними на середовищах клієнта. Після цього документи, які надсилаються контрагентами, або ті, які потрібно надіслати контрагентові, опрацьовуються в інтерфейсі SmartPoint DMS.
- Чим це буде корисно?
Обмін даними з контрагентами за допомогою інтеграції з системами Вчасно.ЕДО та ПТАХ.АПІ дозволяє суттєво пришвидшити обробку та реєстрацію документів, сформувати єдину базу документів, що надходять з цих систем, та забезпечити цілісність інформації щодо роботи з документами та взаємодії з контрагентами.
Відкритий API для інтеграції з бізнес-системами (ERP, CRM та ін.)
- Що було зроблено?
В цьому релізі зазнало суттєвих оновлень API продукту SmartPoint DMS, яке надає можливості інтеграції з зовнішніми системами та сервісами. Завдяки детальному опису основних сервісів та методів роботи з системою, клієнти самостійно можуть налаштовувати або доопрацьовувати інтеграції силами власних спеціалістів.
- Як це працює?
За потреби збереження або двостороннього обміну даними між SmartPoint DMS та системами замовника (ERP, CRM та ін.) можна використовувати наявний API системи без необхідності звертатися до розробників SMART business. Крім того, бізнес-адміністратори можуть самостійно визначати кроки, на яких необхідно ініціювати обмін з іншими системами, а системні адміністратори можуть визначити перелік полів, за якими необхідно здійснювати обмін даними.
- Чим це буде корисно?
Можливість самостійного налаштування інтеграції надає гнучкі можливості ефективного керування витратами на супровід продукту SmartPoint DMS та налаштування інтеграцій з різними системами клієнта. За наявності власного центру компетенцій клієнти самостійно можуть адаптувати продукт SmartPoint DMS під власні бізнес-процеси та системи.
